O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 100, inciso VII, da Lei Orgânica do Distrito Federal e tendo em vista o art. 5º do Decreto nº 8.530, de 14 de março de 1985, combinado com o art.4º da Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000, DECRETA:

Art. 1º. Ficam instituídas, em caráter permanente, a Comissão Central de Arquivos - CCA, para compor o Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal.

Art. 2º. A Comissão Central de Arquivos - CCA terá como atribuição orientar, preliminarmente, as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD no processo de avaliação documental.

Art. 3º. O processo de avaliação documental referido no artigo anterior tem como objetivo racionalizar e controlar a produção de documentos, normalizar o fluxo documental, elaborar o código de classificação de documentos das atividades-fim e preservar o patrimônio documental do Distrito Federal.

Art. 4º. O exercício das atividades desenvolvidas pelos integrantes das comissões é de natureza relevante e não ensejará qualquer remuneração, sendo prestado sem prejuízo das atribuições próprias dos cargos ou funções de cada membro.

Art. 5º. A Comissão Central de Arquivos - CCA funcionará onde estiver instalado o Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF.

Parágrafo único. As reuniões da Comissão Central de Arquivos - CCA poderão ser convocadas para local fora de sua sede, sempre que razão superior indicar conveniente.

Art. 6º. A Comissão Central de Arquivos - CCA é constituída por um representante do Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF, que presidirá a Comissão, um representante da Secretaria de Estado de Gestão Administrativa e um da Secretaria de Estado de Cultura, com conhecimentos na área de arquivo e, preferencialmente, por arquivista, historiador, administrador, contador e advogado.

Parágrafo único. O mandato dos membros terá duração de um (1) ano, admitindo-se recondução por igual período.

~~Art. 7º. Compete à Comissão Central de Arquivos - CCA, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal:~~

Art. 7º. Compete à Comissão Central de Arquivos - CCA, caso demandada: (Artigo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~I - prestar orientação técnica aos órgãos setoriais integrantes do SIARDF;~~

I - analisar novas propostas e alterações em Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~II - analisar propostas de alterações em Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;~~

II - analisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas para eliminação de documentos; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~III - analisar, conforme procedimentos arquivísticos, propostas apresentadas para eliminação de documentos;~~

III - manifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~IV - manifestar-se sobre conjuntos documentais a serem recolhidos ao Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF;~~

IV - sugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos do Distrito Federal. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~V - propor programas de gestão e preservação de documentos públicos;~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~VI - sugerir dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política de arquivos do Distrito Federal; e~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~VII - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF.~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

Art. 8º. As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD conduzirão o processo de avaliação documental, que consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, fixação de prazos de guarda e sua destinação e terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de determinação de funções e atividades dos órgãos geradores.

Art. 9º. As atividades de avaliação documental serão reservadas para execução direta pelos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD, ficando vedada a eliminação de documentos, sem prévia autorização do Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF.

Parágrafo único: As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos serão vinculadas hierarquicamente ao Gabinete ou unidade equivalente nos órgãos, inclusive sendo criada no Sistema Eletrônico de Informações - SEI a unidade CSAD vinculada ao Gabinete ou estrutura equivalente, garantindo independência e lisura no processo de avaliação de documentos. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~Art. 10. As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD serão integradas, preferencialmente, por:~~

Art. 10. O titular do órgão ou entidade determinará a constituição da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD, a qual será composta por, no mínimo 5 (cinco) servidores e dentre estes nomeará o presidente. (Artigo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~I - arquivista;~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~II - administrador;~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~III - advogado;~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~IV - contador;~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~V - historiador;~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~VI - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação; e~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~VII - servidor responsável pelas atividades de arquivo.~~ (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

Parágrafo único - O titular do órgão da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal constituirá a Comissão Setorial formada por um mínimo de 7 (sete) e máximo de 9 (nove) membros e dentre estes nomeará o presidente.

§ 1º As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSAD serão integradas por servidores do órgão/entidade sendo profissionais: (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

I - arquivista; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

II - administrador; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

III - advogado; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

IV - contador; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

V - historiador; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

VI - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objeto da avaliação; e (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

VII - servidor responsável pelas atividades de arquivo. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

§ 2º Na ausência dos servidores relacionados no parágrafo anterior, o titular do órgão ou entidade designará os membros da comissão. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

Art. 11. As Comissões Setoriais serão constituídas por funcionários e/ou servidores do próprio órgão ou de outros.

~~Art. 12. Caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD:~~

Art. 12. Caberá à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD: (Artigo Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

I - sugerir ao titular do órgão da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal a indicação de equipe de trabalho que procederá à identificação dos conjuntos documentais a serem analisados;

I. Elaborar e submeter ao Arquivo Público do Distrito Federal o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~II - desenvolver as classes de assuntos relativos às suas atividades-fim, bem como estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos respectivos a essas atividades;~~

II. Tratar os documentos e processos digitais e não digitais por meio classificação, avaliação e destinação, aplicando os planos de classificação e a tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades- meio e fim; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

~~III - supervisionar e controlar a aplicação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio e fim; e~~

III. A Comissão deverá sugerir ao titular do órgão ou entidade, a constituição de grupos de trabalho para tratar os documentos em cada edifício ou complexo do órgão ou entidade. (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

IV - encaminhar ao Órgão Central do SIARDF propostas de adaptação no Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, referentes às atividades-meio e fim.

IV. Submeter anualmente ao Arquivo Público do Distrito Federal listagem de eliminação de documentos sem valor que ultrapassaram o prazo de guarda, conforme a legislação em vigor; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

V. Submeter anualmente ao Arquivo Público do Distrito Federal listagem de recolhimento de documentos em fase de guarda permanente, conforme a legislação em vigor; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

VI. Sugerir ao titular do órgão ou entidade a adequação das instalações físicas e segurança predial dos acervos arquivísticos, conforme legislação vigente; (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

VII. Enviar anualmente relatório de atividades da Comissão ao Arquivo Público do Distrito Federal. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

VIII. Realizar outras ações de gestão de documentos determinadas pelo Arquivo Público do Distrito Federal, como órgão central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

Art. 13. A Comissão Setorial, por intermédio de seu presidente, poderá sugerir a indicação de especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo avaliados, para plena consecução de suas atribuições.

Art. 14. Para proceder à identificação dos conjuntos documentais a serem analisados pela Comissão, os titulares dos órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal designarão equipes de trabalho.

§ 1º. As equipes de trabalho, referidas no caput deste artigo, serão formadas, preferencialmente, por funcionários e/ou servidores que possuam experiência em atividades de arquivo, de documentação e/ou de protocolo.

§ 2º. Compete à equipe de trabalho designada:

I - proceder ao levantamento da situação dos arquivos setoriais;

II - visitar as unidades setoriais detentoras de documentos para aplicação de questionários que indiquem a produção documental;

III - identificar os conjuntos documentais produzidos ou recebidos por cada unidade setorial;

IV - propor à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos os prazos necessários de guarda dos conjuntos documentais identificados, mediante análise junto às unidades setoriais;

V - fornecer informações necessárias à tomada de decisão da Comissão Setorial; e

VI - aplicar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 15. Concluído o processo de atribuição de prazos para cada conjunto documental identificado, a Comissão Setorial elaborará relatório propondo o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-fim, os quais deverão ser analisados e aprovados pelo Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF.

Parágrafo único. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos será publicada no Diário Oficial do Distrito Federal pelo órgão elaborador.

Art. 16. Qualquer pedido de reconsideração de critérios de valoração adotados na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos deverá ser dirigido ao órgão no prazo de 30(trinta) dias, contados a partir da publicação.

Parágrafo único - O pedido de alteração será analisado pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD e, posteriormente, pela Comissão Central de Arquivos - CCA, que deverão manifestar-se, sucessivamente, no prazo de 30 (trinta) dias cada uma delas.

Art. 17. Ao Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF caberá o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos adotadas pelos órgãos setoriais.

Art. 18. Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, condicionados à existência de dotação orçamentária.

Art. 19. Ao Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF caberá a prestação de orientação técnica necessária ao fiel cumprimento deste Decreto.

§ 1º Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, o órgão ou entidade que descumprir este Decreto por ação ou omissão. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

§ 2º Caberá ao Arquivo Público do Distrito Federal submeter formulário diagnóstico para averiguar o cumprimento deste Decreto a todos órgãos e entidades. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

§ 3º Caberá ao Arquivo Público do Distrito Federal propor a instauração de processo administrativo ao órgão ou entidade que descumprir este Decreto por ação ou omissão. (Acrescido(a) pelo(a) Decreto 43169 de 31/03/2022)

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 21. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 10 de novembro de 2003

115º da República e 44º de Brasília

JOAQUIM DOMINGOS RORIZ

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 218, seção 1 de 11/11/2003 p. 5, col. 1