Legislação Correlata - Resolução 1 de 30/05/2008
Legislação Correlata - Instrução Normativa 1 de 10/05/2019
MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DA FUNDAÇÃO DE APOIO À PESQUISA DO DISTRITO FEDERAL
(Revogado(a) pelo(a) Instrução Normativa 3 de 21/05/2019)
1.1 - Recomenda-se a leitura deste manual antes de utilizar os recursos concedidos pela FAPDF. O manual está disponível no site http://www.fap.df.gov.br.
1.2 - Todo responsável por benefício de apoio concedido pela FAPDF está obrigado a prestar contas.
1.3 - Os recursos concedidos a pessoas físicas ou jurídicas bem como a entidades ou órgãos públicos devem ser utilizados de acordo com as cláusulas previstas no instrumento firmado entre as partes.
1.4 - Todo o recurso deve ser aplicado dentro do prazo de vigência do instrumento firmado e deve obedecer ao cronograma de atividades físico-financeiras.
1.5 - A utilização dos recursos e a prestação de contas devem seguir as disposições contidas neste manual, que foi formulado com base nos seguintes diplomas legais: Lei nº 8.666 de 21 de junho de 1993, alterada pela Lei n° 8.883 de 08 de junho de 1994; Lei nº 320, de 17 de março de 1964, a qual institui Normas Gerais de Direito Financeiro para Elaboração e Controle dos Orçamentos e Balanços da União, dos Estados, dos Municípios do Distrito Federal; Decreto nº 16.098, de 29 de novembro de 1994, Lei Orçamentária vigente no Distrito Federal; e Instrução Normativa n° 01, de 22 de dezembro de 2005, da Corregedoria Geral do Distrito Federal.
1.6. - A FAPDF acompanhará e avaliará a execução dos projetos e a utilização dos recursos concedidos, podendo solicitar informações em até 05 anos após a aprovação da prestação de contas.
1.7 - A responsabilidade pelo controle de saldo da conta corrente é do beneficiário, através de conta vinculada.
1.8 - Em caso de extravio do talão de cheques é necessária a imediata comunicação à autoridade policial, agência bancária e FAPDF.
1.9 - A Prestação de Contas compõe-se de Relatório Técnico e Prestação de Contas Financeira, conforme estabelecido neste MANUAL.
2 - Itens não financiáveis pela FAPDF.
2.1 - Realização de despesas a título de taxa de administração, gerência ou similar.
2.2 - Pagamento de serviços de consultoria ou assistência técnica a servidor ou empregado público da administração direta, indireta ou fundacional.
2.3 - Pagamento de taxas bancárias, de multas, juros ou qualquer encargo decorrente de pagamento fora do prazo, devendo, no caso de dúvida ser consultada à FAPDF.
2.4 - Realização de despesas com publicidade, exceto as de caráter educativo ou de orientação social, vedada a vinculação de nome ou símbolo que caracterizem promoção pessoal de autoridade, servidor ou empresa privada.
2.5 - Remuneração de pesquisadores, envolvidos no projeto, exceto no caso do pagamento de bolsa prevista no projeto de pesquisa, quando previsto no edital.
2.6 - Aquisição de equipamentos que representem a montagem de novo laboratório.
2.7 - Aquisição e aluguel de imóvel, exceto no caso de locação de espaços para eventos, quando expressamente previsto no edital.
2.8 - Aquisição de veículos automotores, peças, acessórios e mão-de-obra para manutenção de veículos.
2.9 - Tese, dissertações e cursos.
2.10 - Pagamento de refeições com convidados pessoais e despesas afins, tais como produto e material de higiene pessoal.
3 - São financiáveis pela FAPDF.
A FAPDF financia, além dos itens especificamente previstos nos editais:
3.1 - Material de consumo para uso exclusivo em pesquisa, tais como reagentes, vidraria, plásticos, artigos de papelaria em geral, cartuchos para impressão, tonner, software e outros.
3.2 - Passagens e diárias, quando destinados ao desenvolvimento das necessidades do projeto e com autorização formal e antecipada da FAPDF.
3.3 - Combustível, exclusivamente quando destinado ao desenvolvimento do projeto, ou seja, pesquisa de campo fora do Distrito Federal, onde não houver transporte regular e acessível.
3.4 - Serviços de terceiros, pessoa física, desde que seja contratação eventual e temporária de mão-de-obra para atender necessidades de fases específicas da pesquisa ou evento.
3.5 - Serviço de terceiros, pessoa jurídica, para limpeza, segurança, aluguel de espaço físico, a traslados, montagem, desmontagem de stands e balcões, quando esses serviços forem destinados exclusivamente para execução de eventos no Distrito Federal.
3.6 - Aquisição de equipamentos e material permanente, inclusive material bibliográfico, quando absolutamente necessário para atender especificidades e desenvolvimento do projeto de pesquisa, devidamente aprovado pela FAPDF.
4 - Da Utilização dos Recursos
A utilização dos recursos está condicionada às seguintes condições que, não sendo observadas, ensejará o bloqueio do saldo bancário pela FAPDF.
4.1 - Os recursos serão depositados, aplicados e administrados, obrigatoriamente, em conta específica vinculada à FAPDF, na Agência JK - Agência número 100 (cem) -, do Banco de Brasília S/A. - BRB, em nome do beneficiário e da FAPDF.
4.2 - A movimentação da conta far-se-á mediante cheques nominativos aos favorecidos, correspondendo cada cheque a um único pagamento de despesa.
4.3 - Os rendimentos da aplicação financeira só poderão ser utilizados na mesma proporção destinada a cada grupo de despesa (custeio ou capital), constante do orçamento detalhado do projeto, previamente aprovado pela FAPDF, ficando sujeito às mesmas condições da prestação de contas.
4.4 - Todo comprovante de despesa relativa a prestação de serviços, pagamento de diária ou outra despesa de custeio, deve ser emitido em nome do beneficiário/FAPDF, contendo, imprescindivelmente: número do processo, data da emissão, descrição detalhada do material de consumo ou do serviço e quitação.
4.4.1 - Entende-se por quitação o carimbo com palavra “recebemos”, data e a assinatura do favorecido. Quando o favorecido não dispuser de carimbo, deverá descrever no próprio documento: “recebemos”, seguidas da data, da assinatura e do número do CPF ou CNPJ. Quando a assinatura for rubricada ou inelegível deverá constar abaixo da assinatura o nome legível do favorecido. Os comprovantes não devem ter rasuras ou borrões em quaisquer de seus campos.
4.4.2 - Toda nota fiscal referente à aquisição de material permanente (equipamento e material bibliográfico) deve ser emitida em nome do beneficiário e da FAPDF, contendo o número do processo, data da emissão, descrição detalhada do bem, valor e quitação.
4.4.3 - É necessária a anotação, em cada comprovante de despesa, do número do cheque ou da ordem bancária que efetivou o pagamento e a sua organização cronológica, seqüencial e numérica, antes da transcrição no formulário Relação de Pagamento (anexo II).
4.4.4 - É obrigatório o preenchimento do formulário “recibo” (anexo III), quando ocorrer pagamento de diárias ou remuneração de serviços a pessoa física (outros serviços de terceiros - pessoa física).
4.4.5 - Na execução de projeto que inclua a realização de missão e expedição (trabalho de campo), ou ainda trabalho artesanal, cujo pagamento seja inviável na forma usual, em face da peculiaridade Regional, o beneficiário pode pagar em espécie, com valor financeiro sacado antecipadamente, mediante recibo contendo o CPF do favorecido. Neste caso, o saldo remanescente deverá retomar à conta vinculada através de depósito devidamente comprovado.
4.4.6 - A utilização de passagem e de transporte de carga, por meio de companhia aérea, entre o Brasil e o exterior, somente pode ocorrer através de empresa nacional. A situação que requerer atendimento especial, somente poderá ser realizada mediante aprovação formal e antecipada pela FAPDF.
4.4.7 - Quando se tratar de material permanente, de consumo ou equipamento importado, deverá ser encaminhada à FAPDF, no prazo estabelecido pelo “Termo de Outorga, a seguinte documentação (em original ou em tradução autenticada pela FAPDF):
- Fatura Comercial (Proforma Invoice);
- Despesa com frete, taxa operacional (fax, telefonema);
4.5 - Na aquisição de equipamento e material permanente é obrigatória a comprovação de pesquisa de mercado, contendo no mínimo 03 (três) propostas, devendo prevalecer aquela que oferecer melhor condição quanto ao preço e qualidade.
4.5.1 - Excluem do item anterior material importado ou de representação exclusiva do fornecedor.
4.5.2 - Ao adquirir o bem, o beneficiário deve encaminhar à Diretoria TécnicoCientifica da FAPDF (DTC), no prazo máximo de 30 (trinta) dias, cópia da nota fiscal e a DTC emitirá o termo de depósito.
4.6 - O remanejo entre elementos de despesas dentro de uma mesma rubrica, acima de 20%, deve ser previamente solicitado à FAPDF.
4.7 - A solicitação de prorrogação de prazo para execução do projeto de pesquisa, ou de saldo disponível, deverá ser encaminhada à FAPDF, devidamente justificada, com 30 (trinta) dias de antecedência do final da vigência do Termo de Outorga para evitar o bloqueio do saldo financeiro.
5 - Da Classificação das Despesas: Para efeito de aplicação de recurso financeiro concedido pela FAPDF, entende-se por:
A despesa relativa a serviço prestado por pessoas física ou jurídica e aquisição de material de consumo, tais como:
a) Material de Consumo: Compreende a despesa com material nãodurável de uso exclusivo no projeto, tais como: produtos de conservação e limpeza; material de desenho e de expediente; combustível e lubrificante; embalagem, material fotográfico, de filmagem e gravação; produtos químicos, biológicos, farmacêuticos e odontológicos em geral; programas de computador, material de impressão; vidrarias de laboratório; plásticos e outros necessários ao desenvolvimento do projeto.
b) Passagens Serão aceitas despesas com passagens para deslocamentos, comprovadamente, pertinentes ao projeto e previstos na proposta.
c) Diárias As despesas com hospedagem, transporte urbano e alimentação são consideradas como parte da diária, sendo que o valor que exceder correrá por conta do usuário. A despesa com diárias deverá obedecer à tabela da FAPDF. Não é autorizado gasto com bebida alcoólica, fumo e produtos de higiene pessoal. O pagamento de diárias será comprovado pelo documento contido no anexo III. Quando se tratar de evento, deverá ser observado o disposto no edital.
c) Diárias - As despesas com hospedagem, transporte urbano e alimentação são consideradas como parte integrante da diária, sendo que o valor que exceder correrá por conta do usuário. A despesa com diárias deverá obedecer os valores estabelecidos nos itens 1 e 2 desta resolução. O pagamento de diárias será comprovado pelo documento contido no Anexo III. Quando se tratar de evento, além do documento contido no Anexo III, o usuário deverá apresentar documento que comprove a participação no evento e cópias das passagens (ida e volta) referentes ao transporte do usuário, do local de residência até o local do evento. (Alínea Alterado(a) pelo(a) Resolução Normativa 1 de 16/08/2013)
c) Diárias - As despesas com hospedagem, transporte urbano e alimentação são consideradas como parte integrante da diária, sendo que o valor que exceder correrá por conta do usuário. A despesa com diária deverá obedecer os valores estabelecidos nos incisos I e II do artigo 1º desta Instrução nº 02 de 06 de janeiro de 2016. O pagamento de diárias será comprovado pelo documento contido no Anexo III. Quando se tratar de evento, além do documento contido no Anexo III, o usuário deverá apresentar documento que comprove a participação no evento e cópias das passagens (ida e volta) referentes ao transporte do usuário, do local de residência até o local do evento. (Alínea Alterado(a) pelo(a) Instrução 2 de 06/01/2016)
d) Outros serviços de terceiros - Pessoa Física Compreende a despesa realizada com pagamento de diária e prestação de serviço de pessoal técnico e de apoio, ligados diretamente ao resultado pretendido na pesquisa e que, por sua natureza, só pode ser executado por pessoa física, para a qual deverá ser utilizado o formulário (anexo IV) e da declaração de que o prestador de serviço não é servidor público. Neste caso, o prestador de serviço - pessoa física - fica responsável pelo recolhimento de todo e qualquer encargo social, considerando que, de acordo com a legislação vigente, a pessoa física, no caso o coordenador do projeto, não pode recolher qualquer tributo, imposto ou encargo de qualquer natureza.
e) Outros serviços de terceiros - Pessoa Jurídica Compreende a despesa com prestação de serviço por pessoa jurídica, tais como: adaptações, reparos e conservação de bens móveis, despesas com instalações e consertos de equipamentos, reprodução, reprografia, impresso e serviço gráfico, passagens, assinatura de revista, exposição, conferência, congresso, diferença de câmbio e outras necessárias e afins, referentes a cada projeto. Considera-se, ainda, como prestação de serviços a licença ou aquisição de programa de computador, especificamente, desenvolvido para o Projeto.
As relativas à aquisição de bens patrimoniais, como equipamento e material permanente para pesquisa, tais como: equipamentos de comunicação; máquinas e aparelhos gráficos; aparelhos técnicos e científicos; material bibliográfico; ferramentas; equipamentos de laboratório, enfermagem e desenho, desde que aplicáveis ao projeto.
6.1 - Efetuar pagamento a si próprio, exceto:
6.1.1 - quando se tratar de diária, por ocasião de deslocamento para outra localidade, no desempenho de atividade, comprovadamente, pertinente ao projeto. Nesse caso, deve ser preenchido o formulário “Declaração de Diárias” (anexo III).
6.2 - Transferir recursos de uma rubrica para outra, tal como custeio para capital e vice-versa.
6.3 - Efetuar pagamento de despesa relativa à multa-e taxa de permanência.
6.4 - Transferir verba de um processo para outro, ainda que se trate de projeto em continuação.
6.5 - Emitir cheque sem suprimento de fundo.
6.6 - Realizar despesa não prevista e não aprovada para o projeto.
6.7 - Execução de despesas fora do prazo de vigência, devendo ser observadas as exatas datas de início e término do projeto.
NOTA: As despesas que contrariarem os itens anteriores serão glosadas e os valores correspondentes corrigidos monetariamente, conforme legislação vigente, ficando o beneficiado responsável pelo ressarcimento à FAPDF ou por responder pelo ato nas instâncias administrativa e judicial.
7 - Condições de Utilização dos Bens
7.1 - O beneficiário que der ao bem destinação diversa daquela para a qual foi aprovada, fica sujeito à devolução do mesmo ou do valor correspondente à FAPDF. No caso de devolução do valor, o mesmo será atualizado monetariamente, acrescido de juros legais, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda do Distrito Federal, ficando impedido, ainda, de obter novos apoios, enquanto perdurar a irregularidade e responder pelo ato nas instâncias administrativa e judicial.
7.2 - Toda e qualquer redistribuição que tiver sido dada ao bem, na hipótese de conclusão antecipada, interrupção do projeto ou utilização indevida, deve ser comunicada, formalmente, à FAPDF, pelo beneficiário.
7.3 - O bem deve ser mantido em perfeito estado de conservação e funcionamento, correndo às expensas do beneficiário ou da instituição toda e qualquer despesa nesse sentido.
8 - Instruções para Prestação de Contas
A Prestação de Contas final ou parcial compõe-se de Relatórios Técnicos e Prestação de Contas Financeiras, em conformidade com a Portaria N.o. 18/05, da Corregedoria Geral do Distrito Federal e Instrução Normativa STN nº 01/97 e Decreto nº 6.098, de 19 de novembro de 1994.
8.1 - Não serão aceitas prestações de contas em desconformidade com a legislação acima destacada ou com as normas deste manual.
8.2 - Prestação de Contas Parcial
8.2.1 - quando a liberação dos recursos ocorrer em 3 (três) ou mais parcelas, a partir da terceira liberação será exigida a prévia apresentação de prestação de contas parcial referente à penúltima parcela liberada, composta da documentação especificada nos itens 111 a VII do artigo 26, da Instrução Normativa nº 01, de 22 de dezembro de 2005, da Corregedoria Geral do Distrito Federal.
8.2.2 - caso a liberação dos recursos seja efetuada em até duas parcelas, a apresentação da prestação de contas será feita até o prazo final da vigência do instrumento, globalizando as parcelas liberadas.
8.3 - Prestação de Contas Final:
8.3.1 - o órgão, entidade ou beneficiário que receber recurso financeiro da FAPDF, inclusive de origem externa, na forma estabelecida por lei, ficará sujeito a apresentar prestação de contas final sobre a aplicação dos recursos recebidos, que será constituída por relatório detalhado de cumprimento do objeto, acompanhado das seguintes peças:
I - cópia do Plano de Trabalho, quando este não constituir cláusula do ajuste.
II - quadro demonstrativo, elaborado e assinado pelo beneficiário, contendo resumo da execução da receita e despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferência, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e o saldo.
III - relação nominativa de pagamentos efetuados (anexo 11).
IV - relação dos bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da FAPDF ou de convênio com outra instituição, contendo os respectivos valores e, quando houver, o valor da contrapartida.
V - Extrato da conta bancária, contendo a movimentação financeira e os valores aplicados e respectivos rendimentos, do período de recebimento da primeira parcela até o último pagamento, quando for o caso:
a) comprovante de depósito bancário referente à devolução de saldo não utilizado na conta 835090-4 da Agência 100 do Banco de Brasília S/A - BRB.
b) o talonário de cheques, com os cheques não utilizados, deverá ser devolvido à FAPDF, devidamente cancelado.
VI - cópia do Termo de Aceite de Gerenciamento dos Recursos concedidos pela FAPDF para desenvolvimento do projeto de pesquisa, evento ou afim.
VII - quadro demonstrativo, elaborado e assinado pelo beneficiário, da aplicação da contrapartida da entidade executora ou convenente, quando for o caso.
VIII - relatório de execução fisico-financeira do objeto do convênio, elaborado pelo coordenador ou entidade convenente.
IX - outros documentos exigidos no ajuste.
8.3.2 - As prestações de contas serão analisadas pela Diretoria Técnico-Científica.
8.3.3 - A prestação de contas e relatório final serão protocolados na FAPDF, no prazo de até 60 (sessenta) dias, a contar da data do término da vigência do convênio e serão encaminhados à Presidência da FAPDF.
8.3.4 - As despesas serão comprovadas mediante a apresentação de cópias autenticadas das vias originais, dos documentos fiscais ou equivalentes. Os documentos comprobatórios serão emitidos em nome do beneficiário e da FAPDF. Cada documento original deverá ser colado em folha de papel em branco, utilizando-se uma folha de papel em branco para cada documento.
8.4 - A prestação de contas parcial é aquela pertinente a cada uma das parcelas de recursos liberados, salvo nos casos em que houver uma única liberação de recurso e uma única prestação de contas.
8.4.1 - Recomenda-se ao beneficiário, antes de protocolar a prestação de contas parcial, manter contato pessoal com a Diretoria Técnico-Científica, para ser feita averiguação prévia.
8.4.2 - Constatada irregularidade ou inadimplência na apresentação da Prestação de Contas Parcial, o ordenador de despesa suspenderá imediatamente a liberação de recursos, concedendo ao beneficiário ou convenente prazo, não superior a 30 (trinta) dias, para sanar a irregularidade ou cumprir a obrigação.
8.4.3 - Os relatórios parciais devem ser apresentados por ocasião do término de cada etapa do projeto, salvo quando houver uma única liberação de recursos e uma única prestação de contas.
8.5 - A entrega de relatório e prestação de contas deve ser protocolada na FAPDF ou remetida ao endereço da FAPDF, por via postal (SEDEX), com Aviso de Recebimento - AR.
8.6 - O Núcleo de Documentação da FAPDF, ao receber a prestação de contas e o relatório final enviados via postal, conforme item anterior deverá protocolar os documentos recebidos.
8.7 - Toda documentação que não tiver o formato A4 deverá ser afixada na respectiva folha de papel em branco - formato A4 -, sendo um documento por folha de papel.
A vigência ficará condicionada ao prazo aprovado pela FAPDF, constante do instrumento firmado entre as partes.
9.1 - Somente será concedida uma prorrogação a cada projeto, salvo quando houver mérito científico ou necessidade imperiosa na conclusão do projeto de pesquisa, devendo o pesquisador apresentar breve relato das atividades desenvolvidas e fundamentar a necessidade de prorrogação.
9.2 - Somente serão aceitos pedidos de prorrogação do prazo de vigência, até 30 (trinta) dias antes do vencimento.
10.1 - A substituição do beneficiário só pode ser efetivada com a prévia concordância da FAPDF. O substituo deverá ter, no mínimo, o mesmo nível de graduação do beneficiário anterior. Quando isso ocorrer, o primeiro será obrigado a apresentar a prestação de contas e relatório referentes ao período de sua coordenação do projeto, cabendo ao seu substituto as demais prestações de contas e emissão de relatórios parcial e final.
10.2 - Na aquisição de materiais e bens ou na contratação de serviços, o beneficiário deve seguir o princípio da economia de recursos, através do menor preço, objetivando o melhor aproveitamento possível do dinheiro público.
10.3 - Os acordos, convênios e contratos firmados entre a FAPDF, as instituições de apoio, agências de fomento e as entidades nacionais de direito privado sem fins lucrativos voltadas para as atividades de pesquisa, cujo objeto seja compatível com os objetivos da Lei nº 10.973, de 2004, poderão prever a destinação de até cinco por cento do valor total dos recursos financeiros destinados à execução do projeto, para cobertura de despesas operacionais e administrativas incorridas na execução destes acordos, convênios e contratos.
10.4 - É ressalvado à FAPDF o direito de acompanhar e avaliar, durante a vigência, a execução do projeto, fiscalizar in loco a utilização de recursos e solicitar outras informações, até 5 (cinco) anos, após o encerramento do projeto.
10.5 - É facultado à FAPDF, o seu exclusivo critério, o direito de bloquear e de levantar o saldo existente em conta corrente, nos casos de ato praticado em desacordo com a legislação vigente ou pelo falecimento do beneficiário.
10.6 - As comunicações entre a FAPDF, os convenentes e beneficiários devem ser sempre por escrito.
10.7 - Toda ocorrência fortuita ou de força maior, que venha trazer transtorno ao desenvolvimento do projeto, deverá ser comunicada à FAPDF, no prazo de até 05 (cinco) dias após o sinistro.
10.8 - Para todo e qualquer tipo de convênio, contrato, termo de outorga e aceitação, a FAPDF deverá nomear um Executor;
10.9 – Os casos omissos serão dirimidos pelo Conselho Diretor da FAPDF.
10.10 – O presente manual de prestação de contas entra em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho Diretor FAPDF. Brasília,
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 91, seção 1 de 15/05/2008 p. 27, col. 1