PORTARIA N.º 421, DE 04 DE SETEMBRO DE 2018
O SECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I, II, III e V do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, considerando o que dispõe o Decreto nº 39.320, de 31 de agosto de 2018, RESOLVE:
Art. 1º Dispor sobre procedimentos a serem adotados para a entrega de documentação física oficial após a extinção do Sistema Integrado de Malotes do Governo do Distrito Federal.
Art. 2º Cada órgão ou entidade do Distrito Federal fica responsável pela entrega da sua documentação física oficial.
§ 1º Os órgãos ou entidades do Distrito Federal que possuam unidades descentralizadas de seu edifício sede disciplinarão as regras para entrega e coleta interna de sua documentação física oficial.
§ 2º A documentação destinada às unidades descentralizadas de órgãos ou entidades do Distrito Federal deverá ser encaminhada à Unidade Protocolizadora do edifício sede que realizará as ações necessárias para entrega interna.
§ 3º Cada órgão ou entidade do Distrito Federal disciplinará o horário de entrega da sua documentação física oficial, buscando-se a racionalização e a otimização dos recursos materiais e humanos existentes.
Art. 3º Para a entrega da documentação física oficial devem-se utilizar veículos da frota do Governo do Distrito Federal.
Parágrafo único. Nos casos de proximidade entre os órgãos ou entidades do Governo do Distrito Federal, fica dispensado o uso de veículos da frota oficial.
Art. 4º Para controle da entrega de documento, que necessite ser encaminhado fisicamente, será utilizado o formulário Recibo de Distribuição de Documentos, conforme preceitua o Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, disponível no sítio: www.seplag.df.gov.br
Art. 5º Para controle da entrega de processo físico será utilizado o formulário Remessa de Processos, gerado pelo Sistema Integrado de Controle de Processos (Sicop), impresso em uma única via, que acompanhará o processo físico encaminhado. Parágrafo único. A tramitação no Sicop deverá ser realizada pela unidade administrativa que estiver de posse do processo e analisando a matéria tratada.
Art. 6º Os formulários Recibo de Distribuição de Documentos e Remessa de Processos deverão ser assinados e devolvidos imediatamente após a verificação do(s) documento(s) ou processo(s) listado(s).
Parágrafo único. Os formulários Recibo de Distribuição de Documentos e Remessa de Processos devem ser arquivados pelo prazo previsto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - Atividade Meio, vigente.
Art. 7º Fica revogada a Portaria nº 32, de 23 de dezembro de 1996.
Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 173 de 11/09/2018 p. 1, col. 2
DODF nº 173, seção 1, 2 e 3 de 11/09/2018