SINJ-DF

PORTARIA N9 32, DE 23 DE DEZEMBRO DE 1996

(revogado pelo(a) Portaria 421 de 04/09/2018)

Regulamenta o Decreto n° 17.616, de 21 de agosto de 1996 e define normas para o funcionamento do Malote Externo do Sistema Integrado de Malotes do Governo do Distrito Federal.

O SECRETÁRIO DE ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais, e tendo em vista o disposto no artigo 105, parágrafo único, incisos III e V da Lei Orgânica do Distrito Federal, combinado com os artigos 3º e 4º do Decreto nº 17.616, de 21 de agosto de 1996 resolve:

1 - O Sistema Integrado de Malotes tem por objetivos principais:

1.1 - Realizar o transporte agrupado de documentos produzidos e recebidos por órgãos do Governo do Distrito Federal, no âmbito de suas atividades;

1.2 - Racionalizar os recursos envolvidos na comunicação administrativa, reduzindo o consumo de combustível e desgaste dos veículos da frota oficial;

1.3 - Otimizar os recursos humanos, racionalizando o tempo e a quantidade de motoristas, auxiliares e técnicos de administração envolvidos na entrega, coleta e transporte de documentos oficiais;

1.4 - Proporcionar maior segurança e controle na tramitação de processos, correspondências e demais documentos, por meio do uso de formulários adequados de controle da entrega e recebimento, evitando extravio de documentos e a entrega 'em mãos'.

2 - A estrutura orgânica do Sistema Integrado de Malotes do Governo do Distrito Federal compõe-se dos seguintes órgãos:

2.1 - Órgão Central de Coordenação do Sistema - Departamento de Documentação e Comunicação Administrativa da Subsecretária de Modernização e Organização Administrativa da Secretaria de Administração - DDCA/SMOA/SEA.

2.2 - Órgãos Setoriais de Execução - Unidades específicas de Protocolo ou Comunicação Administrativa dos órgãos da Administração Direta, Indireta e Fundacional do Distrito Federal, constantes do anexo l.

2.2.1 - Os Órgãos Setoriais serão identificados no malote pela sigla do órgão ou entidade à qual se subordinam.

2.3 - Poderão integrar o Sistema de Malotes o Tribunal de Contas do Distrito Federal e a Câmara Legislativa do Distrito Federal, desde que manifestem interesse

2.4 - Poderá ser instituído, no interesse da Administração do Governo do Distrito Federal, um roteiro do malote que inclua órgãos da Administração Pública Federal e outros com os quais o GDF possua troca significativa de documentos.

3 - A entrega e a coleta de malotes será efetuada diariamente entre as 09:00 e 19:00 hs, de acordo com os roteiros estabelecidos pelo Órgão Central do Sistema.

4 - O Sistema Integrado de Malotes utilizará para transporte dos documentos, viaturas fechadas pertencentes á frota de veículos oficiais do Governo do Distrito Federal.

5 - É vedada a utilização de veículos de serviço ou de carga não autorizados pelo malote para executar a entrega e coleta de documentos, com exceção dos veículos de representação.

6 - É vedado o recebimento pelos órgãos, de documentos fora do malote, com exceção daqueles que possuam caráter de Urgência, desde que obtenham a chancela do dirigente maior do órgão, do Chefe de Gabinete ou do Diretorde Administração Geral.

6.1 - Recomenda-se que, prioritariamente, os documentos de caráter urgente sejam enviados por meio de facsimile (Fax) e o original seja remetido via malote no dia seguinte.

7 - Poderá ser dispensado o uso de malote entre os órgãos de cada grupo relacionado no anexo II, desde que não utilizem veículo oficial.

8 - A distribuição sendo direta, nos termos dos itens 6 e 7, o órgão remetente enviará, obrigatoriamente, ao serviço de Comunicação Administrativa do Departamento de Documentação e Comunicação Administrativa da Subsecretária de Modernização e Organização Administrativa da SEA, através do malote, a segunda via da ficha "Controle de Movimentação de Processo".

9 - Os malotes serão fechados com lacres plásticos numerados e identificados pela sigla do órgão de origem.

10 - A abertura do malote ocorrerá exclusivamente no órgão destinatário e por agente designado, ficando proibida a sua abertura durante o percurso.

11 - A distribuição tem como instrumentos de controle as fichas "Controle de Movimentação de Processo" e "Recibo de Distribuição de Correspondência" (anexo III).

12 - A distribuição obedecerá às seguintes rotinas de execução:

12. 1 - PARA O ÓRGÃO CENTRAL

12.1.1 - fazer triagem de processos e correspondência recebidas, separando-os por órgão de destino;

12.1.2 - preencher o Espelho de Controle de Expedição de Malote (anexo IV) em duas vias, de toda a documentação enviada, com Recibo de Distribuição de Correspondência em uma via, ou ficha Controle de Movimentação de Processo em duas vias;

12.1.3 - acondicionar processos e correspondências nos malotes, fechando com lacre plástico;

12.1.4 - receber do condutor - mensageiro os malotes enviados pelos órgãos setoriais, conferindo os documentos recebidos com os espelhos e fichas, assinando o Espelho de Controle de Expedição de Malote;

12.1.5 - devolver ao órgão expedidor, através de malote, a primeira via da ficha Controle de Movimentação de Processos, dos Recibos de Distribuição de Correspondência e a via do Espelho conferida.

12 2 - PARA OS ÓRGÃOS SETORIAIS

12.2.1 - fazer triagem de processos e correspondências da unidade a que se subordinam, promovendo a separação por órgão de destino;

12.2.2 - preencher o Espelho de Controle de Expedição de Malote em duas vias, de toda a documentação enviada, com a ficha Controle de Movimentação de Processo em duas vias, e preparar e Recibo de Distribuição de Correspondência em uma via;

12.2.3 - acondicionar processos e correspondências no malote, fechando com lacre plástico fornecido pelo órgão central, observando-se o controle da numeração;

12.2.4 - fazer permuta de malotes com o condutor - mensageiro do Órgão Central, no horário estabelecido por este;

12.2.5 - conferir os processos e correspondência, de acordo com os espelhos e a rotina de execução estabelecida;

12.2.6 - passar recibo nos instrumentos de controle de distribuição e devolvê-los, no malote seguinte, ao Órgão Central, juntamente com a via do Espelho conferida;

12.2.7 - distribuir internamente os processos e correspondências.

13 - Os órgãos constantes do anexo l, que possuam unidades descentralizadas de seu edifício sede, poderão estabelecer Sistemas de Malote Interno, que racionalizem a entrega e a coleta de documentos, desde que estejam de acordo com as normas do órgão central;

14 - O horário de recebimento de documentos para inclusão no malote, tanto no Órgão Central quanto nos Órgãos Setoriais, será estabelecido pelo respectivo responsável, de acordo com o horário de saída dos malotes no órgão, quando o mesmo deverá estar lacrado para entrega.

15 - O DDCA/SMOA/SEA proporá alterações ou ajustes necessários á permanente atualização das normas que regem este Sistema.

16 - As dúvidas que surgirem na aplicação do disposto nesta Portaria serão dirimidas pelo DDCA/SMOA/SEA.

17 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

18 - Revogam-se as Portarias/SEA nº 7, de 31 de março de 1977, nº 15, de 18 de agosto de 1977 e demais disposições em contrário.

ANTÓNIO CARLOS DE ANDRADE

Os anexos constam no DODF nº 249, de 24/12/1996, pág. 10586.

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 249 de 24/12/1996 p. 10586, col. 1