PORTARIA Nº 20, DE 14 DE JANEIRO DE 2025
Regulamenta o fluxo de documentos oriundos de órgãos de controle no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhes são conferidas pelo inciso II do art. 509 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde, aprovado pelo Decreto nº 39.546, de 19 de dezembro de 2018, e considerando a necessidade de regulamentação do fluxo de resposta aos órgãos de Controle Externo pelas Unidades orgânicas e todos os servidores, resolve:
Art. 1º Fixar critérios quanto ao fluxo de documentos provenientes de Órgãos de Controle no âmbito das Unidades Orgânicas da SES/DF.
Art. 2º Todo documento objeto desta portaria que for recebido pela Diretoria de Documentação e suas gerências subordinadas da Secretaria de Estado de Saúde deverá ser incluído no Sistema Eletrônico de Informações - SEI! e encaminhado ao destinatário, bem como à Assessoria de Acompanhamento de Diligências de Órgãos de Controle – ASDOC/CONT e Gabinete da Secretaria de Estado de Saúde – GAB/SES.
§ 1º Caso o documento tenha sido recebido diretamente pelo destinatário, sem passar pelo Protocolo da Secretaria de Estado de Saúde, o agente público deverá, imediatamente, dar ciência à ASDOC/CONT e ao GAB/SES.
§ 1º Caso o documento seja fisico e tenha sido recebido diretamente pelo destinatário, sem passar pelo Protocolo Geral da Secretaria de Estado de Saúde, o agente público deverá, imediatamente, inserir no SEI-GDF e dar ciência à ASDOC/CONT e ao GAB/SES encaminhando o respectivo processo gerado. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 40 de 31/01/2025)
§ 2° Os documentos enviados digitalmente, oriundos de órgãos de controle, endereçados ao Secretário de Estado de Saúde e à Chefia de Gabinete deverão ser protocolados diretamente na Assessoria de Apoio à Documentação Administrativa –ASADM/GAB/SES.
§ 2° Os documentos enviados digitalmente, oriundos de órgãos de controle, endereçados ao Secretário de Estado de Saúde e à Chefia de Gabinete deverão ser enviados digitalmente para a Assessoria de Apoio à Documentação Administrativa –ASADM/GAB/SES. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 40 de 31/01/2025)
§3º Para os demais destinatários deverá ser utilizado o Sistema e-Protocolo conforme disciplinado na Portaria nº 396, de 01 de Junho de 2023 (SEEC) e no art. 5º do Decreto nº 42.070, de 05 de maio de 2021.
§3º Para os demais destinatários deverá ser utilizado o Sistema e-Protocolo em subsituição ao e-mail conforme disciplinado na Portaria nº 396, de 01 de Junho de 2023 (SEEC) e no art. 5º do Decreto nº 42.070, de 05 de maio de 2021. (Alterado(a) pelo(a) Portaria 40 de 31/01/2025)
Art. 3º O âmbito desta portaria alcança qualquer agente público, servidor efetivo ou comissionado, desta Secretaria de Estado de Saúde, que receba documento oficial originado de Órgão de Controle, de nível municipal, distrital, estadual ou federal, requisitando informações ou esclarecimentos que envolvam, direta ou indiretamente, a Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.
Art. 4º A autoridade demandada pelo órgão de controle deverá elaborar a resposta, por ofício, e remetê-la, no prazo fixado, ao Gabinete, para poder ser enviado adequadamente, com cópia integral da resposta à ASDOC/CONT.
§ 1º A ASDOC remeterá, após conferência dos aspectos formais, a resposta ao GAB/SES, que encaminhará à Casa Civil do Distrito Federal, por meio de Ofício, ou solicitará adequações à autoridade responsável pela resposta.
§ 2º Consideram-se Órgãos de Controle, entre outros:
I - Os Ministérios Públicos (estaduais, distritais ou federais) de quaisquer especialidades;
II - Os Tribunais de Contas, estaduais, municipais ou da União;
III - As Controladorias Gerais (estaduais, distritais ou federais).
§ 3º As reiterações às áreas demandadas deverão ser elaboradas pela ASDOC/CONT, nos seguintes prazos:
I - 2 (dois) dias de antecedência do vencimento, quando o prazo total de resposta concedido for igual ou superior a 10 dias;
II - 1 (um) dia de antecedência do vencimento, quando o prazo total de resposta concedido for menor do que 10 dias.
Parágrafo único. A ASDOC/CONT deverá emitir aviso para cientificar o destinatário do ofício, no dia do vencimento da demanda, de forma que haja tempo hábil para solicitar prorrogação e/ou elaborar resposta.
Art. 5° Compete à ASDOC/CONT, sem prejuízo das atribuições previstas no Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde:
I - Acompanhamento das demandas de órgão de controle endereçadas às autoridades da Secretaria de Estado de Saúde;
II - Zelar pelo cumprimento de prazos, instando as autoridades competentes pela resposta, bem como promovendo as reiterações necessárias;
III - Verificar se foram atendidos os dispositivos nesta portaria e solicitar adequações aos setores competentes, caso seja necessário;
IV - Transcrever a resposta integral ou parcial da área técnica no expediente de envio ao GAB/SES, relacionando os questionamentos feitos pelo órgão de controle com as respectivas respostas;
IV - Verificar o atendimento da demanda e transcrever a resposta, integral ou parcial, da área técnica no expediente de envio ao GAB/SES, relacionando os questionamentos feitos pelo órgão de controle com as respectivas respostas; (Inciso Alterado(a) pelo(a) Portaria 55 de 14/02/2025)
V - Representar ao Controlador Setorial de Saúde, em caso de descumprimento de prazos.
VI - Diligenciar diretamente as unidades competentes sempre que receber processos encaminhados pela Gerência de Protocolo Geral (GEPROG), sem a necessidade de aguardar manifestação prévia do GAB/SES; (Acrescido(a) pelo(a) Portaria 55 de 14/02/2025)
VII - Manter o GAB/SES informado sobre a evolução dos processos sob sua responsabilidade, garantindo transparência e alinhamento institucional. (Acrescido(a) pelo(a) Portaria 55 de 14/02/2025)
Parágrafo único. Verificada a omissão ou a desídia administrativa nas informações a serem prestadas aos órgãos de Controle, o titular da unidade responsável e/ou o detentor da informação, ficará sujeito às penalidades da Lei Complementar nº 840/2011.
§1º Verificada a omissão ou a desídia administrativa nas informações a serem prestadas aos órgãos de Controle, o titular da unidade responsável e/ou o detentor da informação, ficará sujeito às penalidades da Lei Complementar nº 840/2011. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 55 de 14/02/2025)
§2º O GAB/SES acompanhará a tramitação dos processos e poderá intervir quando preciso, nos casos em que houver demanda estratégica ou necessidade de orientação adicional. (Acrescido(a) pelo(a) Portaria 55 de 14/02/2025)
Art. 6º Caberá à unidade demandada pela ASDOC, no que se refere as informações a serem prestadas aos órgãos de controle, nos exatos termos do art. 180 da Lei Complementar nº 840, de 23 de dezembro de 2011, exercer com zelo e dedicação suas atribuições, respondendo tempestivamente à demanda ou justificando fundamentadamente resposta parcial, indicando o período necessário para efetivo cumprimento da demanda.
Art. 7º A resposta ao órgão requisitante deverá atender ao seguinte padrão:
I - Organização em parágrafos ou tópicos, listados por ordem, cada um contendo obrigatoriamente a questão a qual está se referindo na resposta;
II - Assinatura(s) dos responsáveis pelo pronunciamento (com nome e matrícula);
Art. 8º Excetuam-se do art. 2º os documentos:
I - Do Poder Judiciário, que deverão ser acompanhados nos termos do Art. 36 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde;
II - De solicitações para atuação fiscal da vigilância sanitária e ambiental;
III - De requisições de perícia técnica;
VI - De pedidos de cópia de prontuário, relatório ou pareceres médicos, de qualquer órgão;
VII - De solicitações de consultas, exames, internações ou qualquer outro serviço em favor de paciente específico, originadas de qualquer órgão.
§ 1º Os documentos mencionados neste artigo serão diretamente respondidos pela autoridade demandada, mediante ofício, com o devido acompanhamento das áreas competentes, e, posteriormente, encaminhados ao Gabinete para ciência, conforme o Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.
§ 2º Os pedidos de prontuários, relatório ou pareceres médicos, deverão ser disponibilizados ao email do órgão remetente, em processo SEI sigiloso apartado do original, diretamente ao órgão demandante. Ato contínuo, deverá ser informado, no processo recebido pelo órgão de controle, que o acesso foi devidamente concedido, citando a data e número dos autos.
§ 3º As demandas que também forem objeto de ação judicial deverão ser remetidas à Assessoria Jurídico-Legislativa - AJL para conhecimento e apreciação.
Art. 9º No prazo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação desta portaria, deverá ser estabelecido Grupo de Trabalho para criação de sistema próprio para controle de prazos e demandas de órgãos de controle, que contará com a participação obrigatória de representantes das seguintes unidades:
I - Assessoria do Gabinete da Secretaria de Estado de Saúde;
II - Assessoria de Apoio à Documentação Administrativa – ASADM;
II - Assessoria de Acompanhamento de Diligências de Órgãos de Controle – ASDOC;
IV - Gerência de Protocolo Geral – GEPROG;
V - Coordenação Especial de Tecnologia de Informação em Saúde – CTINF;
Parágrafo único. É facultativa a designação de outras unidades que queiram participar da elaboração do referido sistema.
Art. 10. Os documentos públicos e restritos serão respondidos por meio do Tramita GOV.BR (Barramento) do Processo Eletrônico Nacional (PEN) ou outro meio que o substitua, e os sigilosos serão respondidos mediante correspondência eletrônica.
§ 1º Caberá ao gestor, que solicitar envio do processo pelo Tramita GOV.BR (Barramento) ao GAB/SES, certificar-se que todos os documentos estão devidamente assinados e que houve a devida conclusão em todas as unidades demandadas nos autos.
§ 2º No caso dos processos sigilosos, a correspondência eletrônica será enviada no próprio SEI, pelo gestor responsável destinatário do ofício inaugural.
§3º Após o envio da correspondência eletrônica nos processos sigilosos pelo gestor responsável, o processo deverá ser enviado ao Gabinete e à ASDOC para conhecimento da resposta. (Acrescido(a) pelo(a) Portaria 40 de 31/01/2025)
Art. 11. Revoga-se a Portaria 471, de 29 de junho de 2020.
Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
LUCILENE MARIA FLORÊNCIO DE QUEIROZ
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 10, seção 1, 2 e 3 de 15/01/2025 p. 46, col. 2