INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03, DE 13 DE ABRIL DE 2017
Estabelecer normas a serem observadas na Gestão de Contratos/Convênios do Serviço de Limpeza Urbana do Distrito Federal.
A DIRETORA PRESIDENTE DO SERVIÇO DE LIMPEZA URBANA DO DISTRITO FEDERAL, com fundamento no art. 94, incisos I, II e XII, do Regimento Interno, aprovado pelo Decreto 35.972, de 04 de novembro de 2014, RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer, no âmbito do Serviço de Limpeza Urbana do Distrito Federal - SLU/DF, normas sobre o acompanhamento e execução de todo contrato de obras, de prestação de serviços, de aquisição de equipamentos, de materiais de consumo ou permanentes e convênios, bem como quaisquer outros instrumentos que envolvam compromissos financeiros de responsabilidade desta autarquia.
Art. 2º O Gestor de Contratos/Convênios do SLU/DF tem a competência e a responsabilidade, além das fixadas por lei ou demais normas aplicáveis:
I - Informar ao superior hierárquico, com antecedência mínima de 90 dias, sobre insuficiência de recursos materiais ou pessoais para a boa fiscalização do contrato;
II - Manter controle atualizado dos números dos processos referentes à execução do contrato e/ou convênio que se encontra em andamento, em ordem cronológica, para o efetivo acompanhamento;
III - monitorar os prazos de vigências dos ajustes celebrados, bem como verificar junto aos setores requisitantes e executores o interesse na continuidade dos termos com a devida antecedência;
IV - Requerer a autuação de processo administrativo específico para cada ajuste a ser celebrado contendo, no mínimo, cópia do Projeto Básico ou Termo de Referência, Edital de licitação e proposta da contratada vencedora do certame, bem como ata da licitação e o ato de sua homologação/plano de trabalho;
V - Adotar providências necessárias para que os reajustes contratuais, que visam a recomposição dos valores por meio de índice geral ou especifico, sejam efetivados por apostilamento e plano de trabalho.
Art. 3º Os Executores ou Comissão Executora de Contratos/Convênios tem a competência e a responsabilidade, além dos fixados por lei ou demais normas aplicáveis:
I - propor ao Ordenador de Despesas, com a devida justificativa, a prorrogação de prestação de serviços, continuados ou não, com a antecedência mínima de 120 dias do vencimento da vigência do contrato/convênio, acompanhada de relatório sobre a adequação dos serviços prestados e a vantajosidade, bem como prova de que o contratado mantém as condições iniciais de habilitação;
II - solicitar ao setor competente a autuação de apenas um processo para pagamento das notas fiscais referentes às despesas relativas a um determinado contrato, devendo ser utilizado durante toda a vigência do ajuste;
III - elaborar e prestar ao Ordenador de Despesas informações necessárias ao cálculo do reajustamento de preços, quando necessário;
IV - propor alterações contratuais, desde que haja previsão legal, interesse da Administração e para melhor atendimento ao interesse público, sendo necessária, para serem válidas, justificadas por escrito para posterior autorização pela autoridade competente para celebrar o aditivo contratual;
V - sugerir modificações no contrato, desde que devidamente fundamentada, para a manutenção das condições de pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estável a relação entre retribuição da Administração e as obrigações da contratada, visando a justa remuneração.
VI - verificar se o cronograma físico-financeiro das obras e serviços ou a aquisição de materiais se desenvolvem de acordo com o contrato, nota de empenho ou Plano de Trabalho.
VII - comunicar formalmente ao setor requisitante, com ciência do supervisor hierárquico, as pendências não solucionadas, descumprimento de prazo de entrega de material ou na realização de serviços ou etapas de serviços, após esgotados os recursos e as tratativas de sua competência, com a finalidade de subsidiar a tomada de decisão da Administração quanto ao adimplemento contratual, inclusive acerca de penalidade vinculada às obrigações da contratada.
§ 1º A análise acerca da vantajosidade que se refere o inciso I deste artigo deverá considerar eventual requerimento de reajuste feito pelo contratado.
§ 2º A justificativa que trata o inciso I deste artigo deverá conter, nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, informações de que a contratada continua mantendo, em relação à execução do objeto, as condições que ensejaram sua contratação direta, em conformidade com a fundamentação legal pertinente. adotar medidas para que a Administração e seu representante não exerçam poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente aos prepostos e responsáveis por ela indicados.
Art. 5º Determinar a todos os Executores e Comissões Executoras dos contratos firmados pelo Serviço de Limpeza Urbana do Distrito Federal que elaborem RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO sobre o recebimento de equipamentos e materiais, o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos de sua (s) competência(s), devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações sobre:
a) o Processo e Objeto do Contratado;
b) o Nome da Empresa Contratada, Razão Social e CNPJ;
d) a Fundamentação Legal da Contratação - Modalidade de Licitação;
e) a Necessidade e Justificativa da Contratação;
f) a Área de Abrangência do Contrato, com planilha resumo de terceirizados, no caso de contratação de mão-de-obra;
g) o Valor Contratado e Planilha dos Gastos Mensais;
h) saldo remanescente do Contrato;
i) ato de nomeação dos executores/comissão executora;
j) a Dinâmica de acompanhamento e fiscalização do contrato pelo Executor e Comissão Executora, com informações quanto à abertura de pasta de cada contrato para acompanhamento;
k) o Cumprimento integral das Obrigações previstas em Edital de Licitação, Proposta Comercial e/ou Contrato, pelo Contratado;
l) as Eventuais Ocorrências relacionadas à apresentação de documentos e/ou certidões para pagamento das faturas (SEFP, FGTS, CNDT e PGFN);
m) as Possíveis falhas a serem apontadas na contratação e que foram detectadas ao longo da execução do contrato, em observância aos princípios da eficiência e do interesse público, com a apresentação de novo Projeto Básico para nova licitação, caso necessário;
n) as Eventuais Ocorrências relacionadas com a execução do contrato e solicitações e/ou determinações apresentadas à empresa a fim de regularizar as faltas e defeitos observados, constantes do Livro de Ocorrências;
o) as Sugestões de medidas a serem adotadas pela Diretoria de Administração e Finanças - DIAFI para melhor acompanhamento e fiscalização dos contratos pelo Executor.
Art. 6º Para os Executores e Comissão Executora de Convênios firmados pelo Serviço de Limpeza Urbana do Distrito Federal que elaborem RELATÓRIO FISICO-FINANCEIRO sobre o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos convênios de sua (s) competência(s), devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações sobre:
a) o Processo e Objeto do Convênio;
b) o Nome da entidade conveniada;
d) a Fundamentação Legal do conveniamento;
e) a Necessidade e Justificativa do conveniamento;
f) o Valor do Convênio e a Relação de Pagamentos (Plano de Trabalho);
g) Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os respectivos saldos;
h) Relação de Bens adquiridos, produzidos ou construídos com os recursos do convênio e da contrapartida
i) Extrato da conta bancária específica, contemplando a movimentação ocorrida no período, e conciliação bancária, quando for o caso;
j) saldo remanescente do Convênio;
k) ato de nomeação dos executores/comissão executora;
l) a Dinâmica de acompanhamento e fiscalização do Convênio pelo Executor ou Comissão Executora, com informações quanto à abertura de pasta de cada convênio para acompanhamento;
m) As despesas serão comprovadas mediante apresentação de cópia autenticada, ou do original acompanhado da respectiva cópia para conferência dos executores ou comissão executora, dos documentos fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do convenente, devidamente identificado com referência ou título e ao número do convênio, exceto documentos relativos a pessoal e encargos sociais;
n) as Possíveis falhas a serem apontadas na contratação e que foram detectadas ao longo da execução do convênio, em observância aos princípios da eficiência e do interesse público, com a apresentação de novo Projeto Básico para nova concorrência, caso necessário;
o) as Eventuais Ocorrências relacionadas com a execução do convênio e solicitações e/ou determinações apresentadas à empresa a fim de regularizar as faltas e defeitos observados, constantes do Livro de Ocorrências;
p) as Sugestões de medidas a serem adotadas pela Diretoria de Administração e Finanças - DIAFI para melhor acompanhamento e fiscalização dos convênios pelo Executor/Comissão Executora.
Art. 7º Os Relatórios de que trata o artigo 5º e 6º devem ser encaminhado pelos Executores e entregue a Diretoria Administrativa e Financeira - DIAFI, do Serviço de Limpeza Urbana do Distrito Federal - SLU/DF, juntamente com as notas fiscais mensais relativas à execução contratual, a contar da data da publicação da presente Instrução Normativa.
Art. 8º Os Relatórios elaborado pelos executores e comissão executoras, servirão de balizamento de informações junto ao Ordenador de Despesas do Serviço de Limpeza Urbana Distrito Federal, particularmente, quanto aos procedimentos administrativos que nortearão a efetiva liquidação e pagamento das faturas/notas ficais objeto dos contratos e convênios.
Art. 9º A inobservância das normas contidas nesta Instrução deverá ser apurada mediante instauração de procedimentos disciplinar.
Art. 10. Fica revogada Instrução Normativa nº 101, de 27 de outubro de 2016 e as disposições em contrário.
Art. 11. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
HELIANA KÁTIA TAVARES CAMPOS
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 75, seção 1, 2 e 3 de 19/04/2017 p. 10, col. 1