PORTARIA N° 07 DE 31 DE MARÇO DE 1977
(Revogado(a) pelo(a) Portaria 32 de 23/12/1996)
Estabelece normas para o Sistema Integrado de Coleta e Distribuição de Processo e Correspondência Oficial Interna.
O SECRETARIO DE ADMINISTRAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 1°, inciso II e III e artigo 91, inciso IV, do Regimento aprovado pelo Decreto n° 2978, de 14 de agosto de 1975, combinados com o artigo 3° do Decreto n° 3.625 de 15 de março de 1977,
1 - O Sistema Integrado de Coleta e Distribuição de Processo e Correspondência Oficial Interna - SICLO - será composto pelos órgãos de comunicação das unidades administrativas e das entidades da Administração Direta e Indireta e das Fundações do Distrito Federal.
2 - O órgão de comunicação será identificado por código e pela sigla da unidade, entidade ou Fundação a que se subordina.
3 - Ficam, inicialmente, estabelecidos os roteiros e os códigos constantes do anexo I que acompanha esta Portaria.
4 - O órgão central poderá, no interesse da Administração, alterar os roteiros mencionados no item anterior.
5 - Os órgãos de comunicação terão conhecimento prévio do horário de coleta e distribuição a ser cumprido em cada roteiro.
6 - A coleta e a distribuição serão feitas, diariamente, pelo órgão central, em malotes, usando-se como meio de transporte a motocicleta.
7 - Os malotes serão rotulados com o número do roteiro e o código correspondente ao órgão de comunicação.
8 - A distribuição tem como instrumentos de controle, a Guia de Remessa de Processos e o Recibo de Correspondência e obedecem aos modelos estabelecidos no Capítulo V do Manual de Comunicação Administrativa.
9 - A Guia de Remessa de Processos, para efeito de controle da distribuição, sara numerada somente pelo órgão central, em ordem cronológica.
10 - Os instrumentos de controle da distribuição, constantes de um malote, serão devidamente assinados por funcionário do órgão recebedor e devolvidos, obrigatoriamente, no malote seguinte.
11 - Será dispensado o uso de malotes quando a distribuição envolver dois ou mais órgãos, cuja distância, entre eles, seja inferior a um mil metros.
12 - A distribuição sendo direta, o órgão remetente enviará, obrigatoriamente, ao órgão central, através do malote, a segunda via da Guia de Remessa de Processos.
13 - A distribuição obedecerá a seguinte rotina de execução:
13.1.1 - fazer triagem de processos e correspondência, separando-os por órgão de destino;
13.1.2 - numerar, em ordem cronológica as Guias de Remessa dos processos a serem distribuídos:
13.1.3 - acondicionar processos e correspondência nos malotes;
13.1.4 - liberar condutor - mensageiro para permutar malotes com os órgãos de comunicação, de acordo com roteiro preestabelecido;
13.1.5 - receber do condutor - mensageiro os malotes enviados pelos órgãos de comunicação;
13.1.6 - devolver ao órgão expedidor, através de malote, as terceiras vias das Guias de Remessa de Processos e os Recibos de Correspondência.
13.2 - PARA OS ÓRGÃOS DE COMUNICAÇÃO
13.2.1 - fazer triagem de processos e correspondência da unidade a que se subordinam, promovendo a separação por órgão de destino;
13.2.2 - preparar Guia de Remessa de Processos, em quatro vias, e Recibo de Correspondência, em uma via;
13.2.3 - acondicionar processos e correspondência no malote;
13.2.4 - fazer permuta de malotes com o condutor - mensageiro;
13.2.5 - conferir processos e correspondência, de acordo com rotina de execução estabelecida no Manual de Comunicação Administrativa;
13.2.6 - passar recibo nos instrumentos de controle de distribuição e devolve-los, no malote seguinte, ao órgão central;
13.2.7 - distribuir internamente os processos e correspondência.
14 - A expedição da correspondência oficial externa das unidades fisicamente descentralizadas continuará obedecendo as normas contidas no Capítulo III do Manual de Comunicação Administrativo.
15 - A Coordenação do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa proporá alterações ou ajustes necessários à permanente atualizaçõo das normas que regem este Sistema.
16 - A presente Portaria integra o Livro IV, da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, nos termos do artigo 5° do Decreto N° 1891, de 21 de dezembro de 1971.
17 - Esta Portaria entrará em vigor em 1° de junho de 1977, revogadas as disposições em contrário. (Prorrogado(a) pelo(a) Portaria 15 de 01/06/1977)
JOSÉ AFFONSO MONTEIRO BARROS MENUSIER
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 63, seção 1, 2 e 3 de 01/04/1977 p. 3, col. 1