PORTARIA Nº 109, DE 12 DE MAIO DE 2025
Institui o fluxo de tramitação do processo licitatório e de contratação no âmbito da Secretaria de Estado de Administração Penitenciária do Distrito Federal-SEAPE/DF.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO PENITENCIÁRIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e V do art. 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, resolve:
Art. 1º Fica instituído o fluxo de tramitação dos processos licitatórios e de contratação no âmbito da Secretaria de Estado de Administração Penitenciária do Distrito Federal.
§ 1º Para fins desta Portaria, consideram-se as seguintes definições:
I - Área demandante da contratação: unidade responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras e por formalizar o respectivo pedido por meio da Documentação de Formalização da Demanda (DFD). São consideradas unidades demandantes:
a) o Gabinete, suas Assessorias, Comissões, Unidades e a Ouvidoria;
b) a Subsecretaria de Administração Geral – SUAG, incluindo sua Assessoria, Coordenações e respectivas Diretorias;
c) a Coordenação do Sistema Prisional – COSIP, abrangendo todas as unidades prisionais, a Gerência de Saúde – GSAU, a Gerência de Tecnologia da Informação – GTI e a Diretoria Penitenciária de Operações Especiais – DPOE;
d) a Academia de Polícia Penal do Distrito Federal – APPDF;
e) a Diretoria de Inteligência Penitenciária – DIP.
II - Área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC): unidade setorial responsável pela gestão da Tecnologia da Informação e Comunicação, incluindo o planejamento, a coordenação e o acompanhamento das ações relacionadas às soluções de TIC no âmbito da SEAPE, bem como pela identificação da necessidade de contratação de bens e serviços de sua área de atuação, devendo formalizar a demanda por meio de DFD;
III - Área Administrativa: unidades setoriais com competência para planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relacionadas aos processos de contratação;
IV - Área Técnica: agente público ou unidade com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar a demanda e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza;
V - Equipe de Planejamento da Contratação: é o conjunto de servidores, que reúne as competências necessárias à completa execução das etapas de Planejamento da Contratação, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros, composta por:
a) Integrante Requisitante: servidor representante da área demandante da solução ou material, indicado pela autoridade competente da respectiva unidade;
b) Integrante Técnico: servidor da área técnica responsável pelo objeto a ser contratado, indicado pela autoridade competente;
c) Integrante Administrativo: servidor representante da área administrativa, indicado pela autoridade competente.
VI - Preposto: representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder às questões técnicas, legais e administrativas relativas à execução contratual;
VII - Documento de Formalização da Demanda (DFD): documento inicial de instrução do processo, aplicável tanto em licitações quanto em contratações diretas, no qual a área demandante detalha e justifica a necessidade da contratação;
VIII - Estudo Técnico Preliminar (ETP): documento que integra a etapa inicial do planejamento da contratação, destinado a indicar a solução mais adequada para atender à necessidade administrativa, avaliando sua viabilidade técnica e econômica;
IX - Análise de Riscos: processo que busca identificar, descrever e reconhecer riscos, abrangendo as principais fontes de risco, seus eventos, causas e potenciais consequências;
X - Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TIC, elaborado para atender às necessidades finalísticas e informacionais da SEAPE em determinado período;
XI - Plano de Contratações Anual (PCA): documento que formaliza o plano anual de aquisições da SEAPE, garantindo transparência, planejamento e agilidade nos processos de contratação;
XII - Ata de Registro de Preços (ARP): documento vinculativo e obrigacional que gera expectativa de contratação, registrando preços, fornecedores, condições de fornecimento e órgãos participantes, conforme disposto no edital e nas propostas vencedoras da licitação;
XIII - Solicitação de Compra: requerimento para aquisição de quantidade específica registrada em ARP, a fim de atender a uma demanda identificada dentro de período previamente definido;
XIV - Intenção de Registro de Preços (IRP): manifestação de interesse em procedimento licitatório promovido por outro órgão, com a expectativa de adesão a Ata de Registro de Preços, tornando a SEAPE órgão participante;
XV - Solicitação de Saldo de Ata (SSA): solicitação de aquisição com base em ARP gerida pela Secretaria de Economia do DF (SEEC), operacionalizada por meio do Sistema de Gestão de Atas de Registro de Preços – SGARP;
XVI - Intenção de Registro de Preços de outros órgãos: expectativa de participação em Ata de Registro de Preços de outro órgão, formalizada por meio de sistema específico, geralmente o compras.gov;
XVII - Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC): conjunto de bens e/ou serviços que suportam processos de negócio mediante a integração de recursos de TIC.
§ 2º As atribuições dos integrantes requisitante e técnico, previstas no inciso V, poderão ser cumulativamente exercidas, em caráter excepcional, por um único agente público ou unidade, desde que detenha conhecimento técnico e operacional suficiente para atender à demanda correspondente.
DAS RESPONSABILIDADES DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO
Art. 2º A Equipe de Planejamento da Contratação será constituída por meio de designação prévia da Subsecretaria de Administração Geral – SUAG.
§ 1º Os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação deverão manifestar ciência expressa de suas atribuições no momento da designação oficial.
§ 2º A manifestação técnica durante a condução do processo licitatório, quando necessária, deverá ser realizada de forma conjunta pelos integrantes requisitante, técnico e administrativo, visando sanar dúvidas e assegurar o suporte necessário ao certame, admitindo-se, em casos de maior complexidade ou situações específicas, a solicitação de apoio técnico adicional.
§ 3º As Equipes de Planejamento da Contratação vinculadas a processos de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) serão constituídas exclusivamente por servidores lotados na Gerência de Tecnologia da Informação – GTI.
Art. 3º Compete ao integrante requisitante, com o apoio do integrante técnico, definir, quando aplicável:
I - as características tecnológicas, a fim de estabelecer as necessidades e os aspectos funcionais da contratação, de forma a atender integralmente à necessidade do setor;
II - a consolidação das demandas individuais das unidades, estruturando a estratégia de contratação para otimizar os processos de aquisição e evitar o retrabalho ou o fracionamento indevido do objeto;
III - o planejamento da contratação, incluindo a definição do quantitativo necessário para o período de vigência contratual;
Art. 4º Compete ao integrante técnico, quando aplicável, especificar os seguintes requisitos:
I - especificação técnica do objeto a ser contratado;
II - arquitetura tecnológica, incluindo hardware, software, padrões de interoperabilidade, linguagens de programação, interfaces, dentre outros;
III - elaboração de projetos e diretrizes de implementação, abrangendo processos, técnicas, métodos, gestão, documentação, dentre outros aspectos;
IV - procedimentos de implantação do objeto contratado, inclusive sua disponibilização ao usuário final;
V - garantia e manutenção, especificando as ações de manutenção, acionamento da garantia e os mecanismos de comunicação entre as partes envolvidas;
VI - capacitação, detalhando o ambiente de treinamento, perfis dos instrutores e outros requisitos necessários;
VII - experiência profissional da equipe responsável pela execução dos serviços, implantação de equipamentos ou soluções, definindo a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação dessa experiência, dentre outros;
VIII - formação acadêmica e técnica requerida da equipe responsável pela projeção, implementação e implantação de equipamentos ou soluções, com os respectivos meios de comprovação;
IX - segurança da informação e privacidade, em colaboração com o integrante requisitante.
Art. 5º Compete ao integrante administrativo, quando aplicável, definir os aspectos relacionados à condução administrativa do processo licitatório, incluindo:
I - a estruturação formal do processo;
II - a metodologia de trabalho a ser adotada;
III - a elaboração de modelos e formulários padronizados para os documentos do processo;
IV - a disponibilização eletrônica dos artefatos às áreas competentes para produção;
V - os critérios administrativos aplicáveis à contratação;
VI - o planejamento e a gestão das reuniões da Equipe de Planejamento da Contratação;
VII - os procedimentos e padrões necessários para orientar os demais integrantes quanto à correta elaboração dos artefatos produzidos.
§ 1º A contratação deverá estar alinhada ao Planejamento Estratégico da SEAPE e, quando aplicável, ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação – PDTIC.
§ 2º As demandas deverão ser priorizadas conforme as diretrizes estabelecidas pela alta administração da SEAPE.
§ 3º Compete ao integrante administrativo concluir a instrução da fase interna do processo licitatório, após a conclusão das atividades dos demais integrantes da equipe.
Art. 6º As aquisições e contratações no âmbito da SEAPE devem ser formalizadas por meio do Documento de Formalização da Demanda (DFD), devidamente preenchido pela Área Demandante no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), contendo a indicação dos gestores e fiscais responsáveis pela contratação pretendida.
§ 1º Cabe à Área Demandante fundamentar o DFD quanto à oportunidade, conveniência e necessidade da aquisição ou contratação, assegurando que a demanda esteja previamente aprovada no PCA, excetuando-se hipóteses de imprevisibilidade, emergência ou alterações supervenientes, devidamente justificadas no processo e autorizadas pela autoridade competente.
§ 2º O DFD deve demonstrar o alinhamento da contratação ao planejamento institucional, comprovando sua previsão no PCA e sua integração ao planejamento estratégico e ao orçamento da SEAPE.
§ 3º Excepcionalmente, em contratações de baixo custo destinadas à manutenção de atividades ordinárias, poderá haver inclusão no PCA mediante autorização do Ordenador de Despesas ou da Autoridade Superior.
§ 4º Quando não for possível cumprir o disposto no § 2º, a Área Demandante deverá comprovar e justificar a impossibilidade nos autos.
§ 5º Quando houver registro da mesma demanda por mais de uma unidade, a consolidação das informações deve observar as seguintes diretrizes:
I - demandas elaboradas por unidades subordinadas ao Gabinete ou à Subsecretaria de Administração Geral devem ser consolidadas em um único DFD, elaborado pela unidade de hierarquia igual ou superior àquelas que registraram as demandas;
II - quando registradas por áreas não listadas no inciso I do § 1º do art. 1º, as demandas devem ser consolidadas na fase de Estudos Técnicos Preliminares, reunindo as informações em um único processo que será priorizado para continuidade, enquanto os demais serão encerrados para evitar duplicidade.
§ 6º Cabe à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) analisar a conveniência e a oportunidade da contratação, podendo solicitar às áreas subordinadas informações necessárias para subsidiar sua decisão, como dados sobre estoques existentes, processos em andamento ou Atas de Registro de Preços disponíveis.
Art. 7º A aprovação da contratação pela Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) implicará o encaminhamento do processo à Diretoria de Planejamento da Contratação e Licitações (DILIC), responsável por indicar o integrante administrativo da Equipe de Planejamento da Contratação, cuja designação será formalizada pela autoridade competente.
Parágrafo único. Nos processos cuja contratação seja afeta à área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), após a aprovação pela SUAG, os autos serão encaminhados à Gerência de Tecnologia da Informação (GTI) para a elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP) e da Análise de Riscos, caso sejam necessários.
Art. 8º Compete à DILIC instruir os autos com o ETP e a Análise de Riscos, submetendo-os à autoridade competente, após análise da solução proposta e dos riscos identificados, acompanhados de conclusão sobre a viabilidade da contratação, para aprovação da continuidade do processo ou arquivamento dos autos por decisão da autoridade competente.
§ 1º Nos processos relativos à área de TIC, a tramitação deverá ocorrer exclusivamente na GTI, devendo a aprovação do ETP e da Análise de Riscos ocorrer somente após análise técnica prévia da DILIC.
§ 2º Após a análise mencionada no parágrafo anterior, a SUAG, em caso de aprovação, remeterá os autos à GTI para a elaboração do Termo de Referência, do Mapa Comparativo de Preços e de outros documentos necessários à contratação.
Art. 9º Após a aprovação da continuidade do processo pela SUAG, caberá à DILIC elaborar os documentos necessários para a instrução do processo, incluindo o TR, o Projeto Básico e o Mapa Comparativo de Preços, dando prosseguimento às etapas seguintes do processo licitatório.
Parágrafo único. Na hipótese de identificação, durante a pesquisa de preços, de Ata de Registro de Preços vigente que atenda às especificações técnicas do objeto e apresente viabilidade econômica para a SEAPE, a DILIC deverá dar prosseguimento à contratação por meio de adesão à Ata de Registro de Preços, em conformidade com os normativos vigentes.
Art. 10. Concluída a fase de Planejamento da Contratação e após a assinatura de todos os documentos pela Equipe de Planejamento da Contratação (EPC), caberá à DILIC revisar os autos e elaborar a minuta do edital de licitação, quando aplicável, para análise e aprovação pela autoridade competente.
Parágrafo único. Nos processos relativos à área de TIC, a GTI deverá encaminhar os autos à DILIC, após a assinatura de todos os documentos pela EPC, para análise técnica dos aspectos administrativos antes da elaboração da minuta do edital.
Art. 11. Compete à DILIC encaminhar os autos à SUAG, solicitando análise técnica pela Assessoria Jurídico Legislativa (AJL) e recomendando o envio à Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) para preenchimento das informações orçamentárias, conforme disposto no art. 2º do Decreto nº 44.162/2023.
§ 1º Quando aplicável, caberá à COORF apresentar manifestação quanto à disponibilidade orçamentária, devendo a Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO) subsidiar essa análise com as informações necessárias.
§ 2º Compete à COORF informar a classificação orçamentária da despesa correspondente, com o devido subsídio da Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO).
Art. 12. Compete à Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL) emitir parecer quanto ao cumprimento das exigências legais e constitucionais aplicáveis ao processo de contratação.
§ 1º Nos processos devidamente instruídos, a AJL encaminhará os autos à SUAG, atestando a regularidade jurídico-formal da minuta de edital ou de outros instrumentos pertinentes à contratação.
§ 2º Identificadas inconsistências na instrução processual, a AJL restituirá os autos à SUAG para as correções necessárias pelo setor competente, acompanhadas de orientações para correção e padronização processual.
Art. 13. Compete à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG), considerando a manifestação da Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL):
I - aprovar o Projeto Básico ou o Termo de Referência;
II - aprovar a minuta de edital de licitação;
III - designar o agente de contratação/pregoeiro responsável pela condução do certame;
IV - autorizar a despesa e determinar o prosseguimento da contratação, encaminhando os autos à Diretoria de Planejamento da Contratação e Licitações (DILIC).
Art. 14. Após a finalização das análises e a realização das correções processuais, caberá à DILIC publicar o edital e executar os atos subsequentes, conduzindo as etapas de seleção do fornecedor e indicando o licitante vencedor, em conformidade com a legislação vigente.
§ 1º Concluído o procedimento licitatório, a DILIC providenciará as publicações necessárias e encaminhará o processo à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) para adjudicação do objeto, homologação do certame, autorização da contratação e remessa dos autos à Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) para emissão da nota de empenho.
§ 2º Após a emissão da nota de empenho, os autos serão enviados à Diretoria de Contratos e Convênios (DIRCC) para formalização do termo de contrato, quando aplicável, ou, nos casos de Registro de Preços, para formalização das Atas de Registro de Preços (ARPs).
§ 3º Compete à DIRCC elaborar o termo de contrato, quando exigido, e providenciar sua assinatura pelo Secretário de Administração Penitenciária ou do Presidente do Fundo Penitenciário do Distrito Federal, quando lhe couber, e pela empresa contratada, após análise jurídica da Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL).
§ 4º Concluídas as assinaturas, a DIRCC deverá providenciar a publicação do extrato do contrato e oficializar a designação dos gestores e fiscais responsáveis pelo acompanhamento da execução contratual.
§ 5º Nos casos em que a nota de empenho for utilizada como instrumento contratual, a publicação do extrato caberá à Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO).
§ 6º Após a publicação do extrato contratual, a Diretoria de Contratos e Convênios (DIRCC), em conjunto com os gestores dos contratos, será responsável pelo controle do início e término da vigência contratual. A Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) deverá ser formalmente cientificada da proximidade do término da vigência contratual para fins de planejamento e adequação orçamentária.
Art. 15. Compete à Diretoria de Contratos e Convênios (DIRCC) apresentar o Termo de Ciência aos servidores designados como gestores e fiscais do contrato, contendo as atribuições, responsabilidades e obrigações relativas ao acompanhamento e à fiscalização da execução contratual.
Art. 16. Nos casos de contratação por meio do Sistema de Registro de Preços, após a homologação do certame, compete à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) encaminhar os autos à Diretoria de Contratos e Convênios (DIRCC) para a formalização das Atas de Registro de Preços (ARPs) e o acompanhamento do saldo e da vigência.
Art. 17. Nos casos em que houver necessidade de cadastramento de usuários externos vinculados às empresas contratadas, os autos deverão ser encaminhados à Gerência de Documentação (GEDOC) para a realização dos procedimentos necessários à concessão de acesso e cadastramento no sistema.
DO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO POR DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO
Art. 18. Cabe à Diretoria de Planejamento da Contratação e Licitações (DILIC), no âmbito da elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETPs), avaliar a aplicabilidade das hipóteses legais de dispensa ou inexigibilidade de licitação.
§ 1º Constatada a possibilidade de enquadramento nas hipóteses previstas no caput, a DILIC deverá indicar a empresa contratada ou realizar o procedimento por meio de dispensa eletrônica, elaborando a minuta do termo correspondente.
§ 2º Compete à DILIC a responsabilidade pela juntada e análise dos documentos de habilitação da empresa contratada, em conformidade com as exigências legais, cabendo à Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO) consultar o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (Ceis) e o Cadastro Nacional de Empresas Punidas (Cnep), emitir as certidões negativas e de débitos trabalhistas e juntá-las ao respectivo processo ante da emissão do empenho da despesa e à Diretoria de Execução Financeira (DIREF) a análise dessa documentação no momento do pagamento da obrigação.
§ 3º Nos casos de inexigibilidade, a DILIC deverá apresentar justificativa formal que comprove a inviabilidade de competição, conforme os requisitos legais.
§ 4º Identificada a hipótese de dispensa ou inexigibilidade, a Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) deverá encaminhar os autos à Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) para manifestação sobre a disponibilidade orçamentária, e, em seguida, à Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL) para análise técnico-jurídica.
Art. 19. Compete à Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL) emitir parecer técnico-jurídico sobre a viabilidade ou inviabilidade da contratação por dispensa ou inexigibilidade de licitação, em conformidade com a legislação vigente, adotando as seguintes providências:
§ 1º Quando o parecer for favorável à dispensa ou inexigibilidade de licitação, a AJL deverá:
I - fundamentar juridicamente o enquadramento da hipótese apresentada, indicando a base legal aplicável;
II - verificar a conformidade jurídica dos documentos apresentados, incluindo os Estudos Técnicos Preliminares, Termo de Referência, certidões e demais exigências legais;
III - encaminhar o processo à unidade solicitante para a continuidade das etapas de contratação.
§ 2º Quando o parecer for contrário à dispensa ou inexigibilidade de licitação, a AJL deverá:
I - apontar, de forma fundamentada, os motivos pelos quais a situação não se enquadra nas hipóteses legais previstas nos artigos 72 a 75 da Lei nº 14.133/2021;
II - orientar a unidade responsável quanto às adequações necessárias ao processo, caso sejam possíveis;
III - remeter o processo à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG), recomendando a adoção do fluxo regular de contratação, em conformidade com os procedimentos licitatórios previstos na legislação.
§ 3º O parecer técnico-jurídico da AJL deverá ser fundamentado, indicando as normas aplicáveis e assegurando a segurança jurídica do processo de contratação.
§ 4º A emissão do parecer técnico-jurídico pela AJL será indispensável para a ratificação da dispensa ou inexigibilidade pela autoridade competente, exceto nas contratações dispensadas por valor, nos termos do art. 75, inciso II, da Lei nº 14.133/2021.
Art. 20. Após o recebimento do processo, a Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) deverá deliberar sobre a aprovação ou rejeição do Termo de Referência, proceder à ratificação da dispensa ou inexigibilidade de licitação e autorizar a realização da despesa.
Parágrafo único. Após a deliberação da SUAG, deverá ser providenciada a publicação da ratificação da dispensa ou inexigibilidade, em conformidade com os prazos e normas estabelecidos na legislação vigente.
Art. 21. Após a publicação da ratificação, o processo será encaminhado à Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF), que deverá solicitar à Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO) a emissão da nota de empenho e, em seguida, à Diretoria de Contratos e Convênios (DIRCC) a formalização do termo de contrato, quando aplicável.
Parágrafo único. Nos casos em que o instrumento contratual for formalizado exclusivamente por nota de empenho, será dispensado o encaminhamento dos autos à Assessoria Jurídico-Legislativa (AJL), devendo o processo ser enviado diretamente à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) para prosseguimento da contratação.
DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS POR MEIO DE ATA DE REGISTRO DE PREÇOS E INTENÇÃO DE REGISTRO DE PREÇOS
Art. 22. Após a conclusão do procedimento licitatório e a formalização da Ata de Registro de Preços (ARP), a Diretoria de Suporte Operacional (DISOP) receberá as demandas encaminhadas pelas demais unidades da SEAPE, relacionadas à sua competência, e deverá:
I - verificar a existência de saldo em estoque no almoxarifado;
II - realizar a consulta do saldo disponível na ARP em que a SEAPE seja Órgão Gerenciador;
III - verificar o saldo disponível na ARP em que a SEAPE seja Órgão Participante.
§ 1º Na hipótese de disponibilidade de estoque no almoxarifado, a entrega do material deverá ser realizada conforme o planejamento estabelecido e os procedimentos relativos ao Pedido Interno de Material (PIM).
§ 2º Havendo saldo em ARP da qual a SEAPE seja Órgão Gerenciador, incumbirá à DISOP:
I - realizar consulta acerca da validade;
II - encaminhar uma Solicitação de Compras, no mesmo processo de formalização da ARP, à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG).
§ 3º Instruído o processo na forma do parágrafo anterior, a SUAG encaminhará o processo à COORF, que deverá informar sobre a existência de disponibilidade orçamentária para fazer frente à contratação.
§ 4º No caso de Intenção de Registro de Preços - IRP para adequada instrução processual, a DISOP deverá anexar ao processo o Plano de Suprimentos, Ata de Registro de Preços, Edital de Licitação, Homologação e Adjudicação da Licitação, além dos documentos de habilitação.
§ 5º Quando a Ata de Registro de Preços contemplar mais de uma empresa, a DISOP deverá iniciar um processo apartado para cada empresa, anexando cópia da ARP e Solicitação de Compras.
§ 6º Compete à Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) informar à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) sobre a existência ou não de disponibilidade orçamentária, com base na análise realizada pela Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO).
Art. 23. Após a manifestação da Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) acerca da disponibilidade orçamentária, o processo será encaminhado à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG), que solicitará à COORF a adoção das providências necessárias para a emissão da autorização de despesa e da nota de empenho pela Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO).
§ 1º Na hipótese de ausência de disponibilidade orçamentária, a SUAG deverá, em conjunto com a COORF, avaliar alternativas para viabilizar a contratação, incluindo:
I - a suplementação orçamentária;
II - a antecipação de cota orçamentária;
III - o remanejamento de recursos entre programas de trabalho, conforme autorização da alta administração e em observância à legislação vigente.
§ 2º No caso de contratações ou aquisições de bens e serviços vinculados aos procedimentos de Intenção de Registro de Preços (IRP) da Secretaria de Economia do Distrito Federal (SEEC/DF), uma vez disponibilizadas as respectivas Atas de Registro de Preços (ARPs), caberá à Diretoria de Suporte Operacional (DISOP) realizar a Solicitação de Compra no Sistema de Gestão de Atas de Registro de Preços (SGARP).
§ 3º Após a realização da Solicitação de Compra no SGARP pela DISOP, o processo será encaminhado à SUAG para análise da viabilidade do prosseguimento da aquisição e, posteriormente, à COORF para verificação da disponibilidade orçamentária, observando os normativos internos aplicáveis.
Art. 24. Após a autorização expressa do Ordenador de Despesas para a utilização do saldo disponível na Ata de Registro de Preços (ARP), caberá à Coordenação de Orçamento e Finanças (COORF) coordenar as seguintes providências, com o suporte das diretorias subordinadas:
I - à Diretoria de Execução Orçamentária (DIREO):
b) providenciar a publicação do extrato da nota de empenho no Diário Oficial do Distrito Federal (DODF);
II - à Diretoria de Contratos e Convênios (DIRCC):
a) elaborar o instrumento contratual, quando aplicável;
b) elaborar a Ordem de Serviço, quando demandada pela Subsecretaria de Administração Geral (SUAG);
c) providenciar a publicação da Ordem de Serviço e, quando aplicável, do instrumento contratual no Diário Oficial do Distrito Federal (DODF).
§ 1º Caberá à Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) designar os gestores e fiscais do contrato, em conformidade com os normativos internos.
§ 1º Caberá ao titular da Diretoria de Contratos e Convênios designar os servidores responsáveis pelo exercício das funções de gestor, executor e fiscal dos contratos, convênios e demais instrumentos de aquisição, inclusive daqueles formalizados exclusivamente por nota de empenho. (Parágrafo Alterado(a) pelo(a) Portaria 219 de 14/10/2025)
§ 2º O gestor ou fiscal do contrato será responsável por encaminhar ao fornecedor a solicitação e a nota de empenho.
§ 3º Caso a empresa não confirme o recebimento da nota de empenho por e-mail ou não a retire presencialmente no prazo de 5 (cinco) dias úteis, o prazo para entrega será contado a partir do envio ao endereço eletrônico indicado na proposta.
§ 4º Os dados fornecidos pela empresa durante a fase licitatória, como e-mail, telefone e fax, serão considerados meios oficiais de comunicação entre a SEAPE/DF e o fornecedor, aplicando-se também à fase de execução contratual.
Art. 25. Após a execução do serviço ou o recebimento do bem no almoxarifado da SEAPE, caberá à Diretoria de Suporte Operacional (DISOP):
I - registrar nos autos o cumprimento da entrega do bem ou da execução do serviço, em conformidade com os documentos comprobatórios apresentados;
II - elaborar e anexar ao processo o Relatório de Saldo de Ata, indicando o saldo remanescente disponível para futuras aquisições, em observância aos normativos internos aplicáveis.
DA RESPOSTA DA INTENÇÃO DE REGISTRO DE PREÇOS
Art. 26. A resposta da SEAPE à Intenção de Registro de Preços (IRP) da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal (SEEC/DF) observará o disposto neste Capítulo.
Art. 27. Compete à Diretoria de Suporte Operacional (DISOP):
I - elaborar a justificativa, a metodologia de cálculo e a consolidação do planejamento dos bens e serviços constantes nos procedimentos de IRP;
II - submeter a resposta de IRP da SEAPE/DF no Sistema de Gestão de Atas de Registro de Preço (SGARP) da SEEC/DF.
Art. 28. A Subsecretaria de Administração Geral (SUAG), ao ser comunicada sobre a abertura de novo procedimento de Intenção de Registro de Preços (IRP), por meio de Ofício Circular da Secretaria de Estado de Economia do Distrito Federal (SEEC/DF), deverá informar à Diretoria de Suporte Operacional (DISOP) para que analise a necessidade de manifestação da SEAPE.
Art. 29. Para subsidiar a elaboração da resposta aos procedimentos de IRP, a Diretoria de Suporte Operacional (DISOP) poderá solicitar informações diretamente ao setor técnico competente, sempre que necessário.
§ 1º A consulta direta pelo setor técnico será comunicada pela DISOP à Coordenação Administrativa (COAD), que informará às demais unidades, conforme a hierarquia, para conhecimento.
§ 2º A possibilidade de consulta direta a determinados setores é fundamental aos prazos exíguos dos procedimentos de IRP. A obrigatoriedade de seguir o fluxo hierárquico para o envio de documentos pode resultar em respostas insatisfatórias ou mesmo na perda de oportunidades de participação em IRPs.
Art. 30. O Secretário de Estado de Administração Penitenciária e a Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) poderão, mediante manifestação expressa, determinar a tramitação prioritária de processos licitatórios, quando caracterizada a necessidade de urgência.
Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 32. Revogam-se as Portarias nº 05, de 08 de janeiro de 2021, em seu inteiro teor e, no que tange à Portaria nº 419, de 08 de dezembro de 2021, as disposições que forem contrárias a presente Portaria.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 89, seção 1, 2 e 3 de 15/05/2025 p. 11, col. 2