PORTARIA Nº 130, DE 27 DE ABRIL DE 2021

Regulamenta, no âmbito da Defensoria Pública do Distrito Federal, o procedimento de comunicação eletrônica com os(as) usuários(as) dos serviços da instituição.

A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO DISTRITO FEDERAL, no exercício das atribuições previstas no artigo 114, da Lei Orgânica do Distrito Federal, nos artigos 97-A, incisos II e III, 99 e 100, da Lei Complementar nº 80/1994, e nos artigos 9º, incisos IV a VII, e 21, incisos I e XIII, da Lei Complementar Distrital nº 828/2010, alterada pela Lei Complementar Distrital nº 908/2016,

CONSIDERANDO a necessidade de promover a desburocratização, a modernização, o fortalecimento e a simplificação da relação da DPDF com a sociedade, mediante procedimentos digitais de solicitação, oferta e acompanhamento dos serviços da DPDF, com foco na universalização do acesso e no autosserviço;

CONSIDERANDO a possibilidade de demandar e de acessar serviços da DPDF por meio digital, sem necessidade de solicitação presencial, mediante utilização de dispositivos móveis, através de formulários eletrônicos de solicitação de serviços, mensagens de áudio, de vídeo ou de texto, enviadas aos telefones, aos correios eletrônicos (e-mails) ou aos aplicativos de mensagens instantâneas (Whatsapp ou similar) utilizados pela Defensoria Pública do Distrito Federal;

CONSIDERANDO a necessidade de eliminação de formalidades e de exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido;

CONSIDERANDO a utilidade de se realizar, preferencialmente de modo imediato e de uma única vez, as exigências necessárias à prestação dos serviços da DPDF;

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de parâmetros mínimos claros e padronizados para o procedimento de comunicação eletrônica com os(as) usuários(as) dos serviços da instituição; e

CONSIDERANDO, ainda, os termos das Leis de Acesso à Informação (Lei Federal nº 12.527/2011 e Lei Distrital nº 4.990/2012), das Leis do Processo Administrativo (Lei Distrital nº 2.834/2001 e Lei Federal nº 9.784/1999), da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) (Lei Federal nº 13.709/2018) e da Lei Federal nº 11.419/2006, que permite o uso de meio eletrônico para comunicação de atos processuais, resolve:

Art. 1º Regulamentar, no âmbito da Defensoria Pública do Distrito Federal (DPDF), o procedimento de comunicação eletrônica com os(as) interessados(as) nos serviços da instituição.

Parágrafo único. Para os fins desta Portaria, considera-se agente comunicante qualquer membro, servidor(a) público(a), estagiário(a) ou voluntário(a) da DPDF responsável, ainda que eventualmente, pela comunicação com os(as) interessados(as) nos serviços da instituição.

Art. 2º Serão divulgados no Portal da DPDF na internet:

I - as ferramentas digitais disponíveis para a solicitação virtual de atendimento remoto, as quais objetivarão a universalização do acesso e primarão pelo autosserviço;

II - os números de telefone e de aplicativo de mensagens instantâneas (Whatsapp ou similar) especificamente destinados ao recebimento de comunicações eletrônicas dos(as) interessados(as) nos serviços dos Núcleos de Assistência Jurídica (NAJs) da DPDF;

III - facultativamente, os endereços de correio eletrônico (e-mails) especificamente destinados ao recebimento de comunicações eletrônicas dos(as) interessados(as) nos serviços dos NAJs da DPDF.

Parágrafo único. Caberá à Coordenação dos NAJs da DPDF zelar pela constante atualização dos meios eletrônicos de contato disponíveis no Portal da DPDF que sejam concernentes aos seus órgãos de execução.

Art. 3° As comunicações eletrônicas com os(as) interessados(as) nos serviços da instituição poderão ser feitas, a critério do(a) Defensor(a) Público(a) responsável, mediante mensagem de áudio, de vídeo ou de texto, enviada ao telefone, ao correio eletrônico (e-mail), ao aplicativo de mensagens instantâneas ou às redes sociais, que tenham sido informadas pelo(a) interessado(a).

§1º É facultado ao(à) agente comunicante, com o consentimento do(a) interessado(a), utilizar qualquer outra ferramenta tecnológica que se mostre adequada para o atendimento virtual.

§2º As comunicações ocorrerão, sempre que possível, mediante uso de aparelhos, números telefônicos e endereços de correio eletrônico (e-mail) de uso institucional, sendo facultada a utilização de meios particulares do(a) agente comunicante.

§3º Caso não seja possível a comunicação pelos meios descritos no caput deste artigo, poderá ser solicitada a intimação pessoal da parte, nos termos do artigo 186, §2º, do CPC, ou poderá ser realizada a comunicação pela via postal.

Art. 4° A confirmação de recebimento de comunicações eletrônicas promovidas por interessados(as) nos serviços da instituição será feita em até 05 (cinco) dias úteis, ressalvados os casos de urgência comprovada pelo(a) interessado(a).

§1º Ao confirmar o recebimento de comunicações promovidas por interessados(as), o(a) agente comunicante fornecerá estimativa de prazo para a análise do caso, a continuidade do atendimento e a realização das providências pertinentes.

§2º O prazo previsto no §1º considerará:

I - as necessidades do(a) interessado(a), relacionadas à urgência do caso, ao possível risco de perecimento de direito ou de prejuízo grave e irreparável ao(à) interessado(a), bem como ao prazo processual eventualmente aplicável; e

II - as possibilidades de atuação do órgão de execução, tendo-se em conta a complexidade das providências a serem realizadas, a quantidade de demandas de outros(as) interessados(as) ainda pendentes de execução, assim como outros obstáculos, dificuldades e exigências funcionais a cargo do(a) Defensor(a) Público(a) responsável.

§3º Na hipótese prevista no §1º, os órgãos da DPDF manterão registro:

I - das comunicações eletrônicas enviadas pelos(as) interessados(as) nos serviços da instituição que estejam pendentes de resposta;

II - do prazo informados ao(à) interessado(a); e

III - do(s) agente(s) designado(s) para a análise da solicitação de atendimento, para a elaboração da resposta e para a sua comunicação aos(às) interessados(as), para fins de rastreamento das medidas já adotadas e daquelas ainda pendentes de realização.

§4º Na hipótese prevista no §1º, recomenda-se que a resposta do(a) agente comunicante reproduza as seguintes informações, sem prejuízo do acréscimo de outros dados:

“Devido à grande procura pelos serviços de atendimento eletrônico da Defensoria Pública, pedimos compreensão caso ocorra demora para a continuidade do seu atendimento. Trabalhamos para que o seu atendimento seja o melhor e mais rápido possível. A continuação do atendimento será feita de acordo com a urgência dos casos recebidos e a ordem de recepção de outras mensagens de pessoas interessadas em nossos serviços. Evite enviar mensagens com o mesmo conteúdo ou para fazer cobranças de resposta, pois isso poderá conduzir o seu caso ao último lugar da fila de atendimentos.

Caso você tenha solicitado atendimento e não tenha recebido resposta no prazo informado pela DPDF, entre em contato com a nossa Ouvidoria, mediante preenchimento do formulário disponível em http://131.72.220.28/ouvidoria/.

Havendo situação urgente, de risco de vida ou de prejuízo grave, que não possam esperar o prazo estimado de resposta, você deverá esclarecer e comprovar a razão alegada na próxima mensagem.

A Defensoria Pública estará autorizada a coletar, armazenar, processar e compartilhar os seus dados pessoais e sensíveis para fins institucionais e de acordo com o interesse público, conforme o art. 7º da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei Federal nº 13.709/2018).

Para mais informações, consulte o Manual Digital de Acesso aos Serviços da DPDF em: http://www.defensoria.df.gov.br/manual-digital-de-acesso-aos-servicos/.

Atenciosamente, Defensoria Pública do Distrito Federalhttp://www.defensoria.df.gov.br Nossos serviços são 100% gratuitos"

Art. 5° As comunicações eletrônicas mantidas com os(as) interessados(as) nos serviços da instituição observarão os seguintes parâmetros:

I - identificarão o NAJ, o Ofício ou a Defensoria de atuação;

II - identificarão o(a) destinatário(a) da comunicação, caso conhecido(a),

III - identificarão o número do processo judicial ou administrativo de referência, se houver;

IV - se houver necessidade de obtenção de informações mais detalhadas, poderão solicitar o preenchimento de ferramentas digitais de solicitação de atendimento, a exemplo do formulário disponível em http://131.72.220.28/covid2/acompanhamento.php, que poderá ser preenchido por dispositivo móvel, mediante compartilhamento desse link;

V - se houver dúvida sobre a identidade do(a) interessado(a), solicitarão a apresentação de fotografia do documento de identidade pessoal e de fotografia no estilo 'selfie';

VI - descreverão, preferencialmente de modo imediato e de uma única vez, os formulários, os documentos e as informações a serem apresentados pelo(a) destinatário(a) da comunicação, para a prestação da assistência jurídica necessária no momento;

VII - informarão como a resposta do(a) destinatário(a) da comunicação deverá ser apresentada, em especial:

a) se a resposta poderá ser apresentada por mensagem de áudio e de vídeo ou apenas de texto;

b) se a resposta deverá ser enviada por correio eletrônico (e-mail) e/ou por aplicativo de mensagens instantâneas (Whatsapp ou similar), fornecendo o endereço eletrônico e/ou o número pertinente.

VIII - informarão o prazo a ser observado pelo(a) destinatário(a) da comunicação; e

IX - reproduzirão a seguinte advertência, sem prejuízo do acréscimo de outras informações:

"O envio de documentos deverá ser feito por meio de fotografia legível ou arquivo em formato PDF. Confira as “Instruções para Fotografia e Envio de Documentos” disponíveis em: http://www.defensoria.df.gov.br/materiais-informativos/.

A falta de apresentação das informações e dos documentos solicitados, no prazo e no modo devidos, poderá prejudicar ou inviabilizar o seu atendimento jurídico pela Defensoria Pública.

Daqui para a frente, sempre que possível, deverá ser mantido o contato pelo mesmo número de telefone e endereço de correio eletrônico (e-mail) que você utilizou, de forma a preservar o histórico de mensagens trocadas. Para mais informações, consulte o Manual Digital de Acesso aos Serviços da DPDF em: http://www.defensoria.df.gov.br/manual-digital-de-acesso-aos-servicos/.

Atenciosamente,

Defensoria Pública do Distrito Federalhttp://www.defensoria.df.gov.br Nossos serviços são 100% gratuitos.”

Art. 6º Os(as) interessados(as) serão comunicados(as) eletronicamente das providências a serem por eles cumpridas, com antecedência mínima de três dias úteis quanto à data ou o termo final de realização, mencionando-se prazos, datas, horas, locais e modos de realização pertinentes.

Parágrafo único. O prazo previsto no caput deste artigo poderá ser inferior, a critério do(a) Defensor Público(a) natural, quando houver razões fáticas ou normativas que justifiquem a urgência na realização da providência.

Art. 7° Caso seja apresentada solicitação de informação por parte de interessados(as) nos serviços da DPDF, serão observados os seguintes parâmetros de resposta:

I - se a informação estiver disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer meio de acesso universal, será esclarecida a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará a DPDF da obrigação de seu fornecimento direto.

II - se a informação tratar de dados pessoais que não estiverem disponíveis ao público ou que estiverem protegidos pelo segredo de justiça, os dados à disposição da DPDF somente serão transmitidos ao titular dos dados ou à parte do processo, e mediante prévia apresentação de fotografia do documento de identidade e de fotografia, no estilo 'selfie', caso haja dúvida sobre a identidade do(a) solicitante.

Art. 8° Recebida a comunicação eletrônica por órgão incompetente para a adoção das providências pretendidas pelo(a) interessado(a):

I - caso esta tenha sido enviada via formulário eletrônico de solicitação de serviços, o órgão receptor:

a) encaminhará a comunicação eletrônica ao NAJ, Ofício ou Defensoria competente;

b) comunicará o interessado da realização da providência descrita na alínea anterior e informará que o órgão competente dispõe do prazo de até cinco dias úteis para confirmar o recebimento da comunicação.

II - caso esta tenha sido enviada por meios distintos daqueles previstos no inciso anterior, tais como e-mail, ligação ou mensagem de áudio, de vídeo ou de texto, ou aplicativo de mensagens instantâneas, o órgão receptor:

a) informará ao(à) interessado(a) o NAJ competente; e

b) compartilhará o link para acesso à página em que se encontram os meios de contato com os órgãos de execução da DPDF (http://www.defensoria.df.gov.br/nucleos-de-assistencia-juridica/), a fim de que o(a) próprio(a) interessado(a) realize o contato.

Art. 9º Após a realização da comunicação ou da notificação ao(à) usuário(a), é facultado realizar impressão ('print') da comunicação realizada ou elaborar certidão com o seu conteúdo, para anexá-la aos autos do processo e comprovar a veracidade de fatos relevantes para o processo.

Art. 10. É vedado a qualquer profissional a serviço da DPDF coletar, armazenar, processar, compartilhar e, de qualquer modo, tratar, os dados pessoais e sensíveis de usuários dos serviços da DPDF, para propósitos contrários às finalidades institucionais da DPDF e ao interesse público.

Parágrafo único. Os profissionais a serviço da DPDF comunicarão formalmente e de imediato à Corregedoria da DPDF a ocorrência de risco, ameaça ou incidente de segurança que possa acarretar comprometimento ou dano potencial ou efetivo a titular de dados pessoais.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 12. Revoga-se a Portaria n° 416, de 27 de setembro de 2018, da Defensoria Pública-Geral.

MARIA JOSÉ SILVA SOUZA DE NÁPOLIS

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 80, seção 1, 2 e 3 de 30/04/2021 p. 19, col. 2