PORTARIA Nº 182, DE 17 DE AGOSTO DE 2018
(Revogado(a) pelo(a) Resolução 401 de 19/02/2025)
Dispõe sobre a regulamentação e o funcionamento da Ouvidoria do Tribunal de Contas doDistrito Federal - TCDF.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, LI, do Regimento Interno, tendo em vista o que consta no Processo nº 38665/16-e, RESOLVE:
Art. 1º Fica regulamentado, nos termos desta Portaria, o funcionamento da Ouvidoria do Tribunal de Contas do Distrito Federal, que constitui um canal de comunicação com o cidadão e tem por finalidade receber denúncias, elogios, reclamações, solicitações e sugestões referentes aos serviços prestados pelo Tribunal ou às matérias de sua competência, bem como acolher os pedidos de acesso à informação de que tratam as Leis Federal nº 12.527/11 e Distrital nº 4.990/12, por meio do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC.
Parágrafo único. A Ouvidoria é uma unidade da Presidência e as decisões, que visam a promover a ampla participação da sociedade no exercício do controle social, contribuindo, assim, para a melhoria da gestão do Tribunal, serão deliberadas em conjunto com a Presidência.
Art. 2º Para os fins desta Portaria, entende-se por:
I - demanda: comunicação feita ao TCDF por meio de manifestação ou de pedido de acesso à informação, que não se caracterize como consulta ou qualquer das espécies previstas no Regimento Interno do Tribunal, exceto a denúncia;
II - demandante: pessoa natural ou jurídica que encaminha demanda ao TCDF;
III - manifestação: comunicação encaminhada à Ouvidoria do Tribunal contendo denúncia, elogio, reclamação, solicitação ou sugestão;
IV - manifestante: autor da manifestação, pessoa natural ou jurídica, identificada ou não;
V - pedido de acesso à informação: pedido de informação formulado com fundamento na Lei Federal nº 12.527/11 e/ou na Lei Distrital nº 4.990/12;
VI - requerente: pessoa natural ou jurídica, obrigatoriamente identificada, que envia ao Tribunal pedido de acesso à informação;
VII - triagem: conjunto de procedimentos a ser realizado com vistas a esclarecer o conteúdo das demandas e viabilizar os atos de recebimento, classificação e distribuição;
VIII - distribuição: encaminhamento das demandas para as unidades do Tribunal e/ou para outros órgãos e entidades;
IX - resposta preliminar: resposta inicial encaminhada ao demandante para cientificá-lo do recebimento de sua demanda pela Ouvidoria;
X - sistema eletrônico específico: Sistema de Gestão dos Atendimentos da Ouvidoria, para recebimento de manifestações e pedidos de acesso à informação.
Art. 3º O Ouvidor será nomeado ou designado pelo Presidente do Tribunal.
Art. 4º O Ouvidor exercerá a direção das atividades da Ouvidoria, atentando para os parâmetros fixados na legislação vigente e nos atos normativos do Tribunal.
Art. 5º A Ouvidoria terá estrutura de pessoal adequada ao cumprimento de suas finalidades, em número suficiente ao atendimento de suas demandas, com disposição de cargos e funções definida em ato do Presidente.
Art. 6º As competências da Ouvidoria e do Ouvidor estão disciplinadas nos arts. 33 e 88 da Resolução nº 273/14.
Art. 7º São atribuições dos servidores da Ouvidoria:
I - realizar os serviços administrativos da Ouvidoria, bem como o atendimento presencial, telefônico e eletrônico, prestando orientações ao público interno e externo acerca das formas de acesso e das atividades desenvolvidas, assim como disponibilizando informações inerentes às demandas encaminhadas à Unidade;
II - receber e registrar no sistema eletrônico específico, em até 2 (dois) dias úteis, as demandas que chegarem por quaisquer dos canais de comunicação disponibilizados, com exceção daquelas que já tiverem sido enviadas pelo próprio sistema;
III - enviar resposta preliminar ao demandante por e-mail, em até 2 (dois) dias úteis do recebimento da demanda, caso o sistema eletrônico não esteja operando;
IV - realizar triagem das demandas enviadas à Ouvidoria e, se for o caso, encaminhá-las à Presidência do Tribunal, bem como sugerir ao demandante para direcioná-las a outro órgão ou entidade, quando o assunto não for da competência do Tribunal;
V - receber denúncias e encaminhá-las à Presidência do Tribunal para conhecimento e posterior encaminhamento ao setor competente para providências, alertando ao demandante acerca do disposto no art. 229 do RI/TCDF;
VI - indicar ao demandante, quando possível, o caminho de acesso ao sítio eletrônico do TCDF ou do órgão ou entidade em que seja viável obter a informação por ele desejada;
VII - atender às demandas, sempre que possível, sem a participação de outra unidade do Tribunal;
VIII - interagir com os demandantes, com as outras unidades do Tribunal, com os demais órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal, com a Rede Ouvir-DF e com outras ouvidorias, visando a atender às demandas recebidas;
IX - comunicar ao manifestante sempre que da manifestação apresentada tenha resultado na autuação de processo, informando-lhe seu número para acompanhamento no sítio eletrônico do Tribunal;
X - elaborar anualmente, em conjunto com o Ouvidor, o Plano Setorial de Ação da Ouvidoria, em conformidade com o Plano Estratégico do TCDF;
XI - elaborar relatório estatístico trimestral e anual contendo dados sobre as demandas recebidas na Ouvidoria e as providências gerais adotadas, bem como informações genéricas dos requerentes;
a) as medidas necessárias para o atendimento das demandas;
b) a realização de palestras, seminários e cursos voltados ao controle social e à transparênciapública;
c) a solicitação à Presidência e às demais unidades do Tribunal dos recursos necessários ao bom desempenho das atribuições da Ouvidoria.
Art. 8º O processo de trabalho a ser desenvolvido pela Ouvidoria será definido pelo Ouvidor e observará as seguintes diretrizes:
II - informação como direito fundamental do cidadão;
III - clareza e objetividade nas comunicações.
Art. 9º A Ouvidoria funcionará, para atendimento ao público, das 13 às 19 horas, em espaço físico com infraestrutura adequada à execução de suas atividades, preferencialmente no andar térreo do Tribunal, a fim de que seja facilitado o acesso ao público.
Art. 10. A Ouvidoria adotará sistema informatizado específico, com banco de dados atualizado, que deverá conter os registros das demandas, as respostas fornecidas à Ouvidoria pelas unidades do Tribunal e pelos órgãos e entidades da Administração Pública do Distrito Federal, como também as da própria Ouvidoria aos demandantes.
Art. 11. O atendimento das demandas encaminhadas à Ouvidoria do TCDF obedecerá ao disposto nesta Portaria, observada a legislação vigente.
Parágrafo único. O atendimento deverá fazer uso da linguagem cidadã que permita ao demandante, de forma clara e objetiva, a compreensão da informação.
Art. 12. São demandas passíveis de encaminhamento à Ouvidoria do TCDF as manifestaçõese os pedidos de acesso à informação.
Art. 13. Qualquer pessoa poderá apresentar demanda à Ouvidoria.
Art. 14. As demandas devem ser apresentadas de forma clara e objetiva.
§ 1º No caso de a demanda estar insuficientemente formulada, a Ouvidoria entrará em contato com seu autor, havendo meio de contato disponível, a fim de obter novas informações.
§ 2º Não havendo resposta do demandante em até 10 (dez) dias, a manifestação ou o pedidode acesso à informação a que se refere o parágrafo anterior serão arquivados.
§ 3º Não serão aceitas demandas com uso de palavras de baixo calão, teor ofensivo ou discriminatório, assim como aquelas que impossibilitem a formação de juízo prévio sobre sua procedência e plausibilidade.
Art. 15. Será exigida a identificação do autor de manifestação, devendo ser observado, ainda, o disposto no § 7º do art. 229 do Regimento Interno do Tribunal.
Parágrafo único. O manifestante, ao identificar-se, poderá solicitar o sigilo de seus dados pessoais.
Art. 16. Os pedidos de acesso à informação deverão conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida.
Art. 17. Duas ou mais demandas de mesmo conteúdo e autoria serão consideradas como única desde que a primeira recebida esteja dentro do prazo para resposta previsto nesta Portaria.
Art. 18. As demandas deverão ser apresentadas preferencialmente por intermédio do sistema eletrônico específico disponível no sítio oficial do TCDF na internet.
§ 1º O demandante poderá, ainda, utilizar os seguintes canais de comunicação:
II - atendimento presencial: caso em que a demanda será apresentada por escrito ou reduzida a termo por servidor da Ouvidoria;
III - atendimento telefônico: quando a ligação será gravada para fins de comprovação e preservação da integridade do diálogo estabelecido entre os servidores da Ouvidoria e os demandantes;
V - correspondência: a resposta encaminhada ao demandante pela via postal deverá ser remetida com Aviso de Recebimento - AR;
VI - urnas: distribuídas permanentemente, com formulários próprios, em pontos específicos do TCDF ou disponibilizadas pela Ouvidoria em eventos dos quais o Tribunal seja participante.
§ 2º As informações necessárias à utilização dos canais de comunicação mencionados neste artigo estão disponíveis no sítio eletrônico do Tribunal.
Art. 19. Os pedidos de acesso à informação e as manifestações recebidas por meio dos canais de comunicação mencionados no § 1º do art. 18 deverão ser cadastrados no sistema eletrônico específico, ocasião em que será gerado número de protocolo ao demandante para acompanhamento da tramitação da demanda.
Art. 20. Após seu recebimento, a demanda deverá ser submetida à triagem com o propósito de conhecimento e interpretação do seu conteúdo, de averiguação do atendimento às exigências legais e normativas, bem como de sua classificação e distribuição.
§ 1º Durante o processo de triagem poderá ser feita pesquisa prévia sobre o assunto mencionado na demanda, com o intuito de colher material que possa subsidiar a sua análise.
§ 2º Se ao término da triagem não forem detectados assuntos que se incluam na esfera de competência do Tribunal, a Ouvidoria dará ciência de tal fato ao demandante orientando-o, sempre que possível, dos meios para que ele possa buscar o atendimento da sua demanda junto ao órgão ou entidade responsável.
Art. 21. Sempre que possível, a Ouvidoria atenderá às demandas de imediato, desde que seu conteúdo não se refira à informação classificada como sigilosa e/ou pessoal.
§ 1º A resposta à demanda cujo assunto seja classificado como sigiloso e/ou pessoal deverá atentar para as disposições legais e normativas do TCDF.
§ 2º O prazo para resposta ao requerente dos pedidos de acesso à informação não poderá ser superior a 20 (vinte) dias, podendo ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa e comunicação ao manifestante, nos termos da Lei Federal nº 12.527/11 e da Lei Distrital nº 4.990/12.
§ 3º O prazo para resposta das manifestações da Ouvidoria ao requerente será de (30) dias, prorrogável de forma justificada uma única vez, por igual período, nos termos da Lei Federal nº 13.460/17.
§ 4º Na contagem de prazo para atendimento das demandas, será excluído o dia de seu recebimento e incluído o do vencimento; recaindo esse em dia que não houver expediente, o prazo será prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.
Art. 22. Quando a Ouvidoria não dispuser dos dados do manifestante que possibilitem o contato telefônico, o envio de correspondências ou de mensagens eletrônicas, a manifestação será considerada atendida no momento em que a unidade registrar, em seu sistema informatizado próprio, a resposta formulada.
Art. 23. Assim que receber demanda que requeira ação imediata, de caráter emergencial e/ou que represente grave risco ao erário, a Ouvidoria fará comunicação direta à Presidência do Tribunal para adoção das providências cabíveis.
Art. 24. A Ouvidoria, no exercício de sua competência, quando não dispuser de elementos suficientes ao pleno atendimento da demanda, requisitará, através da Presidência, aos órgãos auxiliares do Tribunal, esclarecimentos, processos, documentos ou quaisquer outras informações referentes aos assuntos demandados, solicitando que sejam observados os prazos dos §§ 2º e 3º do art. 21.
Parágrafo único. Na aplicação do disposto no caput deste artigo deverá ser dada preferência pela comunicação eletrônica, telefônica ou pessoal e, secundariamente, pelo envio de memorandos e ofícios.
Art. 25. Prescinde de resposta à Ouvidoria a manifestação encaminhada à unidade doTribunal apenas para ciência.
Art. 26. O Secretário-Geral de Controle Externo poderá realizar análise dos dados disponíveisnas demandas cadastradas no sistema eletrônico, a ser cedido pela Ouvidoria, para subsidiar o planejamento e a realização de ações de controle, resguardado o devido sigilo imposto por lei ou por atos normativos do TCDF.
Art. 27. O uso indevido das informações obtidas em razão do exercício de suas atribuições sujeitará o responsável às consequências previstas em lei.
Art. 28. A Ouvidoria deverá enviar à Presidência do Tribunal relatórios estatísticos trimestraise anuais contendo dados sobre as demandas recebidas e as providências gerais adotadas, bem como informações genéricas dos requerentes, em conformidade com as Leis Federal nº 12.527/11 e Distrital nº 4.990/12.
Art. 29. O portal do TCDF na intranet e na internet deverá conter identificação visual específica para a Ouvidoria e para o sistema específico de recebimento e tratamento de manifestações e de pedidos de acesso à informação.
Parágrafo único. Até que o sistema citado no caput opere plenamente, permanecem sendo utilizados o formulário eletrônico disponível no sítio do TCDF na internet e os demais procedimentos destinados ao recebimento, cadastro e atendimento das demandas.
Art. 30. Os casos omissos serão dirimidos pela Presidência do Tribunal em conjunto com a Ouvidoria.
Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 160, seção 1, 2 e 3 de 22/08/2018 p. 14, col. 2