PORTARIA Nº 222, DE 14 DE SETEMBRO DE 2020
Institui o Protocolo Digital no âmbito do Tribunal de Contas do Distrito Federal e dá outras providências.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, LI do Regimento Interno, tendo em vista o que consta no Processo nº 00600-00004731/20-16-e, e
Considerando que a Política de Gestão de Documentos do Tribunal, aprovada pela Resolução nº 313/18, estabelece as diretrizes, premissas e regras gerais que visam garantir a produção, a manutenção e a preservação de documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis;
Considerando o uso, no âmbito do Tribunal, de meio digital para a tramitação de processos, comunicação de atos e transmissão de peças processuais, por força da Resolução nº 234/12;
Considerando os incisos I, II, III e V do art. 74-B da Resolução nº 273/14, dispositivos acrescidos pela Resolução nº 326/20, que tratam dos procedimentos e operações técnicas de protocolo, do recebimento, registro e distribuição de documentos remetidos ao Tribunal, em qualquer formato e suporte, e da gestão da plataforma de protocolo eletrônico;
Considerando a necessidade de garantir a eficiência na prática de atos processuais, em benefício das partes, com economia de tempo e recursos, resolve:
Art. 1º Fica instituído o Protocolo Digital, sistema destinado ao recebimento de documentos em meio digital no âmbito do Tribunal de Contas do Distrito Federal – TCDF.
Art. 2º Para efeito desta Portaria, considera-se:
I – autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção;
II – código e-doc: código alfanumérico composto de oito dígitos que garante a unicidade de um documento no e-TCDF;
III – documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
IV – confidencialidade: propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização para pessoas, entidades ou processos;
V – disponibilidade: propriedade da informação de estar acessível e utilizável sob demanda por uma entidade autorizada;
VI – integridade: informação não modificada, inclusive quanto à origem, ao trânsito e ao destino;
VII – usuário colaborador: prestador de serviço terceirizado, estagiário ou qualquer outro colaborador que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo Tribunal;
VIII – usuário interno: conselheiro, auditor, procurador ou servidor ativo que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo Tribunal;
IX – usuário externo: qualquer pessoa física, não caracterizada como usuário interno ou colaborador, que tenha acesso a informações produzidas ou custodiadas pelo TCDF de forma autorizada.
Art. 3º O recebimento de documentos digitais de usuários externos, nos termos desta Portaria, somente será aceito quando efetuado por meio do sistema de Protocolo Digital, vedada qualquer outra forma de envio.
Parágrafo único. Excetuam-se da situação descrita no caput os documentos e processos digitais enviados por órgãos e entidades integrantes da infraestrutura de Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional – PEN.
DO ACESSO AO SISTEMA E DO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Art. 4º O acesso ao Protocolo Digital será realizado por meio de página disponibilizada no sítio do TCDF na internet mediante log in e senha cadastrados no ato do credenciamento.
Parágrafo único. O credenciamento a que alude o caput deverá ser realizado no portal único “gov.br”, instituído pelo Decreto n° 9.756, de 11 de abril de 2019, no endereço eletrônico https://acesso.gov.br.
Art. 5º Após o credenciamento e acesso, a utilização do Protocolo Digital ficará sujeita:
I – à realização de cadastro, por meio de formulário digital, no qual devem constar dados pessoais relativos a endereços de residência e de e-mail e a número telefônico;
II – à manifestação de concordância com o termo de adesão vigente no primeiro acesso ou sempre que houver alterações no conteúdo do termo.
Art. 6º Os documentos digitais protocolados devem estar livres de ameaças que possam comprometer sua confidencialidade, autenticidade, disponibilidade e integridade, bem como atender aos seguintes requisitos:
I – conter identificação e indicação de restrição de acesso, mediante preenchimento dos campos pertinentes no ato do registro;
II – estar em formato PDF (Portable Document Format) com o tamanho máximo de 10 mbytes.
III – conter assinatura eletrônica gerada a partir de uma conta de nível Prata ou Ouro, conforme as orientações da Plataforma Gov.br. (Acrescido(a) pelo(a) Portaria 190 de 28/04/2025)
Parágrafo único. Os padrões de formato e tamanho dos documentos digitais aceitos serão disponibilizados no sítio do TCDF e poderão ser redefinidos em ato específico, após manifestação da Secretaria de Tecnologia da Informação.
Art. 7º Após o recebimento do documento pelo sistema, o Protocolo Digital disponibilizará, automaticamente, recibo digital.
§ 1º As seguintes informações constarão, necessariamente, do recibo digital:
I – código e-doc do documento protocolado;
II – data e hora do recebimento do documento;
III – identificação quanto à origem do documento.
§ 2º O recibo digital poderá ser emitido pelo usuário externo mediante consulta ao Protocolo Digital ou enviado para endereço de e-mail indicado no ato do cadastro.
§ 3º Considera-se realizado o protocolo do documento digital na data e hora do seu recebimento pelo sistema, conforme informações constantes do recibo digital.
Art. 8º São de exclusiva responsabilidade do usuário externo:
I – equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;
II – indicação de restrição de acesso ao documento, quando necessário;
III – edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pelo TCDF, notadamente no que se refere à formatação e tamanho do arquivo enviado;
IV – acompanhamento da divulgação, no sítio do TCDF na internet, dos períodos em que o Protocolo Digital não estiver em funcionamento, em decorrência de eventual indisponibilidade em razão de manutenção programada.
DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA E DOS PRAZOS
Art. 9º O Protocolo Digital estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.
Art. 10. As manutenções programadas serão sempre informadas com pelo menos 5 (cinco) dias de antecedência no sítio do Tribunal na internet e realizadas, preferencialmente, fora do horário de funcionamento do Tribunal.
Art. 11. Considera-se indisponibilidade por motivo técnico a interrupção de acesso ao sistema em decorrência de falha nos serviços de tecnologia da informação providos pelo Tribunal, devidamente atestada pela unidade técnica competente.
Parágrafo único. Não será considerada indisponibilidade por motivo técnico a impossibilidade de acesso ao sistema que decorrer de falha nos equipamentos e nas soluções de tecnologia de informação dos usuários externos ou em suas conexões com a internet.
Art. 12. Os prazos que prescreverem no dia da ocorrência de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico serão prorrogados para o dia útil seguinte, quando:
I – for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida durante o horário de funcionamento do Tribunal;
II – ocorrer entre 23h e 24h. Parágrafo único. As indisponibilidades ocorridas fora do horário de funcionamento do Tribunal e as ocorridas em feriados e finais de semana, a qualquer hora, não produzirão o efeito previsto no caput.
Art. 13. Constatando o usuário externo a indisponibilidade do sistema, poderá solicitar ao Tribunal restituição do prazo.
Parágrafo único. O pedido de restituição de prazo deverá ser instruído obrigatoriamente com a imagem da tela de erro, a operação que estava sendo realizada, a data e a hora, informações sem as quais o pedido não será conhecido.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 14. O uso inadequado do Protocolo Digital ficará sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.
Art. 15. A Coordenadoria de Gestão de Documentos e Preservação de Documentos e da Preservação da Memória Institucional – Cogedoc juntamente com a Secretaria de Tecnologia da Informação – STI e com outras unidades do Tribunal, observada a área de atuação, ficará incumbida de promover, interna e externamente ao Tribunal, a divulgação do sistema de Protocolo Digital e das informações contidas nesta Portaria.
Art. 16. Todos os horários indicados nesta Portaria correspondem ao horário oficial de Brasília.
Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 177, seção 1, 2 e 3 de 17/09/2020 p. 15, col. 1