Legislação Correlata - Portaria 477 de 30/10/2017
Legislação Correlata - Ordem de Serviço 108 de 25/06/2020
PORTARIA Nº 469, DE 24 DE OUTUBRO DE 2017
Regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal - SEEDF.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE EDUCAÇÃO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das suas atribuições previstas no art. 172, I, IV, XXV do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal, regulamentado pelo Decreto nº 31.195/99 e, considerando o disposto no Decreto nº 37.565, de 23 de agosto de 2016, que altera o Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015 ena Portaria Conjunta SEPLAG/SEEDF nº 11, de 14 de março de 2014, RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI na Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal.
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é o sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos e digitais, no âmbito da Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal - SEEDF.
§ 1º Na operacionalização do SEI, deverá ser observada, no que couber, a legislação vigente, no que se refere à documentação, tramitação e destinação final de documentos e processos.
§ 2º A partir de 24 de outubro de 2017, o uso do SEI é obrigatório em todas as atividades relacionadas à produção, uso, tramitação e destinação final de documentos arquivísticos, excluídos os procedimentos que tramitam no Sistema de Consulta Pública - GDF (SICOP), os quais migrarão para o SEI conforme disposto em orientações expedidas pelo Órgão Gestor do SEI-GDF, Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG.
§ 3º Entre o dia 24 de outubro e o dia 24 de novembro de 2017, admitir-se-á que as unidades responsáveis pelos serviços inerentes ao protocolo recebam, digitalizem e autuem requerimentos de servidores efetivos da SEEDF, os quais serão orientados pelas disposições desta Portaria e sua vigência. Após o prazo citado, cada unidade será responsável por autuar, digitalizar, bem como capturar os documentos afetos à sua área de atuação.
§ 4º Os multiplicadores do SEI, indicados por suas respectivas unidades, irão sanar as dúvidas dos demais servidores de sua unidade e deverão reportar problemas ou sugestões à Unidade Setorial de Gestão do SEI-SEEDF, com o apoio da Gerência de Gestão Processual e de Arquivo - GEPA/SUAG e da Unidade de Tecnologia da Informação, Subsecretaria de Modernização e Tecnologia - SUMTEC.
DO ACESSO AO SEI
Art. 3º O acesso ao SEI será por meio de usuário, senha e órgão, os mesmos utilizados para acessar o e-mail institucional (https://cas.gdfnet.df.gov.br) ou a rede GDFNet.
Art. 4º O acesso do usuário se dará de acordo com a unidade administrativa em que esteja lotado no Sistema de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH.
§ 1° A unidade superior poderá ter acesso às unidades que lhe são hierarquicamente subordinadas, caso seja solicitado pelo titular da unidade.
§ 2° O cadastro, a movimentação e a atualização de unidades e usuários internos no SEI serão de responsabilidade da Gerência de Lotação e Movimentação - GLM/SUGEP, quando se tratar de servidores de áreas da administração central e das Unidades de Gestão de Pessoas de cada Coordenação Regional de Ensino, quando se tratar de servidores em movimentação para essas áreas.
§ 3° A liberação do acesso e a atualização de usuários externos no SEI serão de responsabilidade da Gerência de Gestão Processual e de Arquivo - GEPA/SUAG e seguirão as regras dispostas nesta Portaria.
§ 4° Os professores de contrato temporário não terão acesso ao SEI.
Art. 5º Os Usuários do SEI-GDF são servidores lotados nos órgãos e entidades do Distrito Federal e público externo, cujo acesso se dará conforme os seguintes perfis:
I - usuário: servidor ativo do Governo do Distrito Federal com cadastro e acesso à rede de seu órgão ou entidade, com permissões no SEI-GDF, de acordo com seu perfil de acesso e suas competências funcionais;
II - usuário colaborador: servidor ativo do Governo do Distrito Federal com permissão temporária em unidade diferente de sua lotação, estagiário ou prestador de serviço.
III - usuário externo: pessoa física ou jurídica com permissões para acessar processos e assinar documentos internos no sistema, desde que o acesso seja autorizado mediante solicitação formal à SEEDF, nos moldes do art. 6º;
Parágrafo Único. Mediante autorização do Secretário de Educação do Distrito Federal, poderão ser concedidos, em caráter excepcional e por prazo determinado, os perfis
DO CADASTRO DE USUÁRIOS EXTERNOS
Art. 6º Os usuários externos, mediante cadastro, poderão:
I - obter, por prazo determinado e mediante autorização da unidade responsável pela informação, a visualização parcial ou integral de um processo, incluindo atualizações posteriores à disponibilização do acesso;
II - assinar eletronicamente documentos.
Art. 7º O cadastro de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento do formulário disponível no sítio da SEEDF (http://www.se.df.gov.br/usuario-externo.html) na internet.
§ 1º Após o preenchimento do cadastro, o interessado deverá entregar à Gerência de Gestão Processual e de Arquivo - GEPA/SUAG, pessoalmente, por meio de terceiros ou por via postal, a seguinte documentação:
1 . Documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física - CPF, original e cópia.
2 . Caso o usuário seja vinculado a uma pessoa jurídica, deve encaminhar o comprovante de inscrição e situação cadastral no CNPJ disponível no sítio da Receita Federal (http://www.receita.fazenda.gov.br), além de documentação que comprove a vinculação.
3 . Declaração de Concordância e Veracidade, preenchida e assinada, cujo modelo será enviado ao e-mail do interessado.
§ 2º As cópias dos documentos relacionados no § 1º deste artigo deverão ser autenticadas em cartório no caso de envio postal ou por terceiros. No caso de entrega presencial, a autenticação poderá ser efetuada por servidor da SEEDF, mediante apresentação do respectivo original.
§ 3º Verificada a documentação entregue, a GEPA realizará a liberação de acesso do usuário externo no prazo de até 5 dias úteis contados a partir do recebimento.
§ 4º A efetivação do acesso de usuário externo será indeferida no caso de não apresentação da documentação citada no §1º.
§ 5º Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pela SEEDF, poderão conter a exigência de cadastramento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI.
§ 6º O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.
Art. 8º No caso de inviabilidade de acesso externo ao SEI, configurada por indisponibilidade do sistema, deverão ser utilizadas as seguintes alternativas para o encaminhamento de documento ou processo:
I - correspondência eletrônica (e-mail)?
Parágrafo Único. O documento ou processo enviado ao destinatário externo, em meio físico deverá indicar, em seu rodapé, a forma de conferência de sua autenticidade.
DA FORMAÇÃO PROCESSUAL
Art. 9º Não se prestam como inicial de procedimento administrativo atas, despachos, portarias, resoluções, faturas, notas fiscais, cópias xerográficas e correspondência eletrônica (email).
Parágrafo único. Para situações em que são utilizados os Requerimentos com formulários padronizados e que ainda não tenham sido disponibilizados, deve-se utilizar o formulário de Requerimento Geral, disponibilizado no SEI.
Art. 10. O processo deverá conter os documentos estritamente necessários à compreensão, à fundamentação e à resolução do assunto tratado.
Parágrafo único. O processo será organizado de acordo com as formalidades essenciais à garantia dos direitos dos administrados e ao cumprimento dos deveres nele arbitrados.
Art. 11. Fica vedada a inclusão no processo de:
I - documento relacionado a outro processo que não tenha ligação com o assunto tratado;
II - documento já constante dos autos;
III - cópia digitalizada de documento sem a devida autenticação eletrônica;
IV - cópia digitalizada com rasura que dificulte a identificação do autor ou a compreensão do conteúdo.
Parágrafo Único - A verificação da legibilidade de cópia digitalizada inserida como documento externo no processo eletrônico e a sua substituição, caso necessário, é de responsabilidade da unidade administrativa em que se executou a ação de inserção.
Art. 12. A inclusão de documentos no processo é ato formal e será efetuada observando-se os seguintes procedimentos:
I - deverão ser incluídos no processo exclusivamente os documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados;
II - a inclusão de documento no processo deverá observar a ordem cronológica dos atos e fatos ocorridos, de forma a não comprometer o encadeamento lógico das informações;
III - os documentos iniciais recebidos em suporte físico serão digitalizados pela Gerência de Gestão Processual e de Arquivo - GEPA/SUAG, nas unidades I e II, e encaminhados eletronicamente para os destinatários, observado o inciso I deste artigo;
IV - os documentos em suporte físico, após digitalização e inserção no SEI, não serão devolvidos ao interessado, estes serão arquivados na unidade que realizou a digitalização e depois transferidos ao Arquivo.
Parágrafo único. Deverá ser adotada cautela na remessa de processos, de forma simultânea, a mais de uma unidade, a fim de se evitar a quebra de fluxos e obrigações legais, bem como a sobreposição de competências administrativas.
Art. 13. O servidor responsável pela abertura do processo deverá:
I - certificar-se da necessidade do procedimento mediante consulta prévia sobre a existência ou não de processo sobre a mesma matéria?
II - escolher o tipo de processo e tipo de documento, devendo consultar a unidade administrativa responsável pelo assunto em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada?
III - cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo sistema.
IV - manter obrigatoriamente a classificação por assunto do processo, gerada automaticamente no ato da criação, conforme Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades Meio da Administração Pública.
Parágrafo Único. Constatada, a qualquer tempo, a tramitação de dois ou mais processos que tratam de objeto idêntico, deverá ser realizada a anexação dos procedimentos.
Art. 14. Os processos de contratação serão iniciados observando-se o seguinte desmembramento: I - principal, referente à contratação ou aquisição?
§ 1º Fica dispensado o desmembramento do processo para as aquisições e serviços de pronta entrega sem obrigação futura.
§ 2º O servidor responsável pela abertura do procedimento para pagamento das faturas deverá fazer sua vinculação no sistema com o procedimento principal.
§ 3º Os processos de licitação iniciarão com nível de acesso restrito e deverão tornar-se públicos após a publicação do edital do certame.
§ 4º Quaisquer alterações contratuais, formalizadas por aditamento ou apostilamento, que venham a ocorrer no decurso do contrato, deverão sempre ser instruídas e formalizadas no processo principal, sendo vedada abertura de qualquer novo processo ou a utilização do processo de pagamento para esse fim.
§ 5º Dar-se-á, também, no processo principal do contrato, a instrução para aplicação de penalidade por descumprimento contratual, a fim de se evitarem prejuízos aos procedimentos de pagamento da despesa.
§ 6º Concluso definitivamente o processo de pagamento, este deverá ser anexado ao processo principal pelo servidor responsável pela execução do contrato.
Art. 15. O sobrestamento é a suspensão temporária do processo administrativo em função da existência de questão prejudicial à Administração ou decisão judicial que tenha por objetivo essa ação.
Parágrafo Único. O sobrestamento deverá conter justificativa fundamentada, registrada no SEI pelo responsável pelo ato.
Art. 16. O processo será concluído nos seguintes casos:
I - por indeferimento do pleito;
II - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
IV - por desistência ou renúncia do(s) interessado(s), mediante expressa manifestação;
§ 1º Havendo vários interessados, o fato descrito no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do processo em relação aos remanescentes.
§ 2º A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto.
Art. 17. O prazo de guarda previsto na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, disponível no sítio do Arquivo Nacional (www.conarq.arquivonacional.gov.br), será contabilizado a partir da conclusão definitiva do processo.
Parágrafo Único. As unidades que atuaram no processo poderão realizar sua reabertura a qualquer momento, obedecidos os prazos de guarda previstos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
DA PRODUÇÃO E DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 18. Os documentos da SEEDF serão elaborados conforme modelos disponibilizados no SEI e de acordo com o Manual de Comunicação Oficial do Governo do Distrito Federal.
Parágrafo único. Caso haja necessidade de elaboração de documento que não disponha de modelo específico no SEI, deverão ser observadas as regras gerais de Redação Oficial.
Art. 19. Os documentos deverão ser produzidos no editor de texto do SEI, a fim de manter a originalidade e o valor probatório dos documentos.
Art. 20. Os documentos produzidos no SEI serão assinados eletronicamente por meio de login e senha ou, se for o caso, por meio de certificação digital, emitida pela ICP-Brasil, nos termos do Artigo 34, §3º da Portaria SEPLAG nº 459/16.
§ 1º O nome do usuário, a data e hora de acesso, dentre outras informações, serão registradas em trilha de auditoria, com possibilidade de consulta a qualquer momento.
Art. 21. O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, cópia autenticada por cartório, cópia autenticada administrativamente e cópia simples, capturados pelo SEI, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.
Art. 22. A conversão de processos em papel para eletrônicos será realizada pela própria unidade administrativa com carga do processo, conforme as orientações elencadas no tutorial Conversão de Processos Físicos para Processos Eletrônicos, disponibilizado no sítio do Portal SEI - GDF (http://portalsei.df.gov.br/).
§ 1º O processo em papel, digitalizado nos termos do §1º do Art. 33 será a peça inicial de um novo processo eletrônico, seguido do Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo.
§ 2º O Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo deverá ser produzido e assinado eletronicamente, de acordo com modelo disponível no SEI.
§ 3º O encerramento do processo em papel e a abertura do correspondente processo eletrônico devem ser realizados por meio do Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo, que será impresso e inserido como último documento do processo em papel.
Art. 23. Os formatos/extensões de arquivo admitidos pelo SEI serão definidos pelo Comitê Gestor do Sistema no âmbito do GDF.
§ 1º O formato de arquivo homologado inicialmente pelo SEI é o .pdf (portable document format), com o tamanho máximo de arquivo de 20MB.
§ 2º Os demais formatos/extensões de arquivo serão analisados considerando a obsolescência tecnológica e as formas de apresentação e visualização, dentre outros, com o objetivo de preservação de longo prazo e acesso às informações.
Art. 24. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:
I - identificado com número SEI, sua localização e um resumo de seu conteúdo serão informados no SEI?
II - armazenado na própria unidade administrativa responsável pelo assunto, pelo tempo necessário à conclusão do processo.
Art. 25. A captura de documentos não produzidos originalmente no SEI deverá observar as seguintes regras:
I - os documentos e processos serão digitalizados, sendo imprescindível a conferência das imagens digitais e a indexação.
II - o processo objeto da conversão para o suporte eletrônico deve ser cadastrado no SEI com seu Número Único de Protocolo (NUP) já existente e mantidos o mesmo interessado e data de autuação do processo.
III - os documentos digitalizados deverão conter OCR (Optical Character Recognition), tecnologia para reconhecer caracteres a partir de arquivo de imagem ou mapa de bits. É de responsabilidade da área administrativa a verificação da existência da tecnologia nos arquivos digitalizados;
III - os documentos gerados por outros sistemas a serem inseridos no SEI devem ser gravados no formato .pdf (portable document format);
Art. 26. A unidade responsável pelo Arquivo não receberá:
I - documentos para arquivamento que estejam desorganizados, sem guias de remessas (cadastrados em outros sistemas) e em desconformidade às orientações da unidade responsável pelo Arquivo.
II - cópia do documento impresso a partir de documentos constantes do sistema SEI.
§ 1° Os originais dos documentos e processos digitalizados devem ser mantidos nas respectivas unidades em que se encontram até o prazo definido em cronograma de transferência para o Arquivo.
§ 2° O original do processo ou documento digitalizado permanecerá arquivado na unidade responsável pelo Arquivo até o cumprimento dos prazos de guarda previstos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
§ 3° Poderá ser solicitado o desarquivamento, dentro do prazo de guarda da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, do original de processo digitalizado que foi inserido no SEI.
DA TRAMITAÇÃO NO SEI
Art. 27. Considera-se recebido o processo administrativo eletrônico produzido no SEI no momento de sua abertura para visualização.
Art. 28. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos e processos produzidos ou recebidos pela SEEDF na forma da Lei nº 4.990/12.
Parágrafo único. Os documentos são, em regra, de acesso público, podendo a informação ser classificada como sigilosa ou restrita, nos moldes do ato normativo que trata da classificação das informações nesta Pasta.
Art. 29. O usuário que iniciar o processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais para a atribuição desta classificação, e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.
§ 1º O acompanhamento do trâmite de processos eletrônicos sigilosos será efetuado usuário a usuário, mediante a concessão de credencial de acesso ao SEI.
§ 2º O usuário que receber a credencial de acesso poderá concedê-la a outro usuário.
§ 3º A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.
§ 4º A visualização, a edição e a assinatura de documento sigiloso por usuários de outras unidades serão possíveis mediante concessão de credencial de assinatura pelo usuário gerador do documento, sem necessidade de realizar o trâmite do documento.
§ 5º A pessoa que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.
§ 6º Qualquer reprodução de documento sigiloso receberá a classificação correspondente ao original.
Art. 30. A tramitação de documentos e processos eletrônicos entre as unidades administrativas da SEEDF deverá ocorrer exclusivamente pelo SEI, salvo aqueles que ainda terão tramitação em papel e os que continuarão sendo tratados no SICOP.
DOS DEVERES E DAS RESPONSABILIDADES
Art. 31. São deveres dos usuários do SEI:
I - promover a adequada utilização do sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para trocar mensagens, recados ou assuntos de interesse pessoal?
II - registrar no SEI os documentos produzidos e/ou recebidos no ambiente eletrônico com os respectivos metadados;
III - comunicar à GEPA/SUAG quaisquer irregularidades e atuações contrárias às normas de classificação dos processos por ele detectadas;
IV - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições;
V - utilizar o Sistema consoante diretrizes de segurança no uso de recursos de tecnologia da informação da SEEDF;
VI - comunicar à Unidade Setorial de Gestão do SEI-SEEDF toda e qualquer mudança percebida em privilégios, inferiores ou superiores, de acesso ao SEI ou de disponibilização para alteração de processos diferentes dos estabelecidos para seu perfil;
VII - apenas imprimir documentos digitais destinados à remessa em suporte papel para destinatários externos, zelando pela economicidade e pela responsabilidade socioambiental?
VIII - assinar documentos no processo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo e com sua unidade de lotação?
IX - participar dos programas de capacitação referentes ao SEI?
X - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao SEI.
XI - verificar, em cada expediente, se há processos aguardando providências do próprio usuário ou de sua unidade;
XII - não se ausentar do computador sem encerrar a sessão de uso do sistema, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;
XIII - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado;
XIV - não fornecer a senha de acesso ao sistema a outros usuários, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO VII
DA CIÊNCIA DE DECISÕES PROFERIDAS EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Art. 32. A ciência de decisões e solicitações registradas no SEI, em processos de interesse de servidores, ativos e inativos, bem como beneficiários de pensão civil será de responsabilidade da unidade detentora da instrução processual.
Art. 33. Tratando-se de comunicação exarada em Processo Administrativo Disciplinar, o ato será de responsabilidade da respectiva Comissão de Processo Disciplinar;
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Art. 34. Não será exigida a digitalização dos processos iniciados em papel, desde que os mesmos sejam de rápida tramitação e conclusão ou que não necessitem tramitar por órgãos administrativos do GDF que utilizam o SEI.
§ 1º Caso a tramitação de um processo perdure ao longo dos anos, a unidade administrativa poderá proceder sua digitalização e inclusão no SEI, nos termos do disposto do Art. 22.
§ 2º Os processos em papel, depois de digitalizados, serão encaminhados para arquivamento na unidade responsável pelo Arquivo, procedendo-se a juntada do Termo de Encerramento de Trâmite Físico de Processo e a Remessa?
§ 3º Os processos em papel desarquivados que voltarem a tramitar deverão ser digitalizados e incluídos no SEI, excluídos os casos de desarquivamento para simples consulta.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 35. Prorrogam-se para o dia útil subsequente os prazos administrativos que vencerem em dia em que o SEI estiver inoperante.
Parágrafo único. A Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG é a unidade responsável por atestar os períodos de inoperância do sistema. A Subsecretaria de Modernização e Tecnologia - SUMTEC é a unidade responsável por atestar os períodos de indisponibilidade da rede.
Art. 36. Para comprovação de cumprimento de prazos, será considerado o horário de Brasília-DF.
Art. 37. Os casos omissos serão resolvidos pelo Secretário de Estado de Educação do Distrito Federal.
Art. 38. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 39. Ficam revogadas as disposições em contrário.
JÚLIO GREGÓRIO FILHO
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 206, seção 1, 2 e 3 de 26/10/2017 p. 7, col. 1