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Legislação correlata - Portaria 273 de 26/09/2017

PORTARIA CONJUNTA Nº 45, DE 1º DE SETEMBRO DE 2017

Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Cultura (SEC), e dá outras providências.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) E O SECRETÁRIO DE ESTADO DE CULTURA (SEC), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, com base no no processo-SEI nº 410- 00016903/2017-46, RESOLVEM:

Art. 1º. Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Cultura (SEC), e dar outras providências.

Art. 2º. A utilização do SEI-GDF ocorre de forma escalonada e se inicia pelo processo de negócio "Contratação de Serviços", que é assistido pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF, sendo os demais processos previamente definidos pelo Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF da SEC.

§ 1º A implantação do SEI-GDF na SEC se inicia a partir de 20 de novembro 2017, conforme previsto em cronograma de implantação.

§ 2º O Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF da SEC tem o prazo de 180 (cento e oitenta) dias para finalizar a implantação, a contar da data prevista no § 1º deste artigo.

Art. 3º. Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.

§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.

§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".

Art. 4º. Durante a fase de implantação do SEI-GDF, na SEC, os processos se iniciam com o número 3.500.

Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da SEC, a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.

Art. 5º. Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.

Art. 6º. O processo de negócio implantado, no âmbito da SEC, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:

I - A SEC deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravar em mídia eletrônica em formato PDF;

II - A SEC deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;

III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;

IV - Após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à SEC, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.

Art. 7º. Os processos tramitados à SEC por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:

I - O órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);

II - A SEC deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;

III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;

IV - Finalizada a análise pela SEC, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.

Art. 8º. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.

Art. 9º. Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SEC, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.

Art. 10º. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da SEC:

I - Fernando Ouriques de Vasconcelos Júnior, matrícula 158449-9, que o Coordenará;

II - Luciana Torres de França, matrícula 237496-X, como suplente do Coordenador;

III - Andréia Barreiro de Araújo, matrícula 154325-3, como membro;

IV - Daniela Diniz Tavares, matrícula 232600-0, como membro;

V - Francisco José Telles de Lima, matrícula 1650238-6, como suplente;

VI - Hernani Sousa Santos, matrícula 1650423-8, como membro;

VII - João Bosco Franco Cançado, matrícula 1650626-5, como membro;

VII - José Onofre Xavier Gonçalves, matrícula 1650254-2, como membro;

VIII - Karla Chaves Gentil, matrícula 174936-6, como membro;

IX - Renato Armando, matrícula 1650609-6, como membro.

X - Telma Aparecida Martins Cano, matrícula 232151-3, como membro.

Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.

Art. 11º. O Comitê Setorial de Gestão pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.

Art. 12º. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a SEC deve expedir Portaria com os ajustes necessários.

Art. 13º. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 14º. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

LEANY BARREIRO DE SOUSA LEMOS

Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal

GUILHERME REIS

Secretário de Estado de Cultura

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 182 de 21/09/2017