PORTARIA CONJUNTA Nº 30, DE 27 DE SETEMBRO DE 2016
Estabelece competências e procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) no âmbito do Instituto Brasília Ambiental (IBRAM), institui o Comitê Setorial de Gestão do Sistema e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO e a PRESIDENTE DO INSTITUTO BRASÍLIA AMBIENTAL, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, § 3º, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015 e pelo Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer competências e procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) no âmbito do Instituto Brasília Ambiental (IBRAM), instituir o Comitê Setorial de Gestão e dar outras providências relacionadas à utilização do Sistema no Instituto.
I. apoiar o Comitê Setorial de Gestão e a Unidade Setorial de Gestão no cumprimento de suas atividades e atribuições;
II. garantir a execução das ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF no âmbito da IBRAM;
III. definir dois servidores como ponto focal em cada uma das Superintendências do seu órgão ou unidades correlatas;
IV. desenvolver o Plano de Comunicação Social referente à utilização do Sistema com a área de comunicação social do Órgão Gestor do Sistema e com a Secretaria da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais;
V. demandar a aquisição de certificados digitais para as áreas estratégicas, de acordo com as necessidades apontadas pelo Comitê Setorial de Gestão;
VI. garantir suporte tecnológico referente à implantação e utilização do Sistema;
VII. garantir a continuidade da implantação do Sistema, definindo com o Órgão Gestor do Sistema os processos de negócio que serão implantados;
VIII. garantir a manutenção do Sistema após finalizada a fase de implantação.
Art. 3º Compete ao Comitê Setorial de Gestão, no âmbito do IBRAM:
I. executar as ações de gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) em con- sonância com os normativos do Órgão Gestor durante a fase de implantação do Sistema;
II. executar as ações previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF no âmbito do IBRAM;
III. levantar e validar as informações referentes às estruturas das unidades administrativas, usuários e demais tabelas auxiliares do SEI-GDF;
IV. manter atualizadas as tabelas de unidades, assinaturas, usuários, assuntos, tipo de processos, modelos e hipóteses legais;
V. orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI-GDF em relação às especificidades dos processos definidos pelo IBRAM, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;
VI. orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos implantados a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento do SEI-GDF;
VII. orientar as unidades administrativas quanto à guarda e acondicionamento dos documentos digitalizados não certificados digitalmente e que forem inseridos no SEI-GDF;
VIII. orientar as unidades administrativas quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente, e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
IX. receber, analisar e encaminhar ao Órgão Gestor do Sistema as ocorrências de problemas técnicos não solucionados;
X. indicar quais as unidades administrativas procederão à Certificação Digital de documentos;
XI. monitorar e elaborar relatórios sobre a fase de implantação e funcionamento do Sistema;
XII. monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central do SEI-GDF.
Art. 4º Compete à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do IBRAM:
I. executar as ações de gestão do SEI-GDF em consonância com os normativos do Órgão Gestor, depois de finalizada a fase de implantação do Sistema.
II. aplicar e disseminar as diretrizes, normas e procedimentos relacionadas ao Sistema no âmbito do IBRAM;
III. informar à Unidade Central de Gestão a necessidade de alimentação e atualização das tabelas auxiliares do Sistema;
IV. manter atualizadas as tabelas auxiliares do Sistema;
V. cadastrar, atribuir e gerenciar os perfis de acesso dos usuários;
VI. orientar e assistir aos usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do Sistema em relação às especificidades dos processos de negócio, e solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário;
VII. orientar as unidades administrativas envolvidas nos processos implantados a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento;
VIII. orientar as unidades administrativas quanto à guarda e acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente e que forem inseridos no SEI-GDF;
IX. atender e orientar as unidades administrativas quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
XII. receber, analisar e encaminhar à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente;
XIII. monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas pela Unidade Central do SEI-GDF;
XIV. monitorar e elaborar relatórios mensais de funcionamento do Sistema que forneçam dados sobre a implantação e manutenção do sistema;
XV. propor melhorias ao Sistema do SEI-GDF.
Art. 5º Compete à Unidade de Tecnologia da Informação (TI) no âmbito do IBRAM:
I. definir um ponto focal da área;
II. manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local do seu órgão;
III. conhecer o tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão;
IV. conhecer a análise do tráfego de rede do órgão com a Unidade Técnica de Gestão;
V. conhecer o tipo de processo a ser implantado no SEI-GDF;
VI. fornecer suporte tecnológico referente à implantação e utilização do Sistema;
VII. disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e o suporte ao usuário.
Art. 6º A utilização do SEI-GDF no âmbito do IBRAM ocorrerá de forma escalonada, iniciando-se pelo processo de negócio Consulta Prévia - Licenciamento Ambiental, sendo os demais processos previamente definidos pelo Órgão Gestor e pelo IBRAM.
Art. 7º As espécies documentais numeradas, produzidas no Sistema, serão acrescidas da descrição "SEI-GDF" durante a fase de implantação do SEI no IBRAM.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" iniciará com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do Sistema em todo o Instituto, a descrição "SEI-GDF" será suprimida.
Art. 8º Durante a fase de implantação do SEI-GDF no IBRAM, cujo código de identificação e formação de processos é o 391, os processos serão iniciados com o número 10.000.
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF em todos os processos de negócio do IBRAM, a numeração dos processos será iniciada com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
Art. 9º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos dar-se-ão exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 10. Para cada processo de negócio implantado no âmbito do IBRAM que tenha que ser tramitado fisicamente para órgãos da Administração Direta e Indireta do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado, os seguintes procedimentos deverão ser seguidos:
I - a unidade setorial do IBRAM produzirá um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravará em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a unidade setorial do IBRAM deverá imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora receberá o Ofício e procederá ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminhará resposta ao IBRAM, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico.
Art. 11. Os processos tramitados para o IBRAM por órgãos da Administração Direta ou Indireta do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramitará o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - o IBRAM receberá o processo no SICOP e tramitará o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo serão produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;
IV - finalizada a análise pelo IBRAM, a unidade responsável tramitará o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 12. Para a solicitação de consulta prévia, o interessado deverá apresentar, na Unidade Protocolizadora do IBRAM, o Requerimento de Consulta Prévia disponível no site do Instituto (www.ibram.df.gov.br), bem como toda a documentação relacionada no requerimento.
§ 1º Os documentos em tamanhos maiores que o A4 deverão ser entregues também em mídia digital e no formato PDF.
§ 2º A comunicação com o interessado e a resposta sobre a consulta prévia serão realizados por meio do e-mail informado no Requerimento de Consulta Prévia.
Art. 13. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, esses poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o Sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 14. Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito do IBRAM, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF durante o processo de implantação.
§ 1º O Comitê Setorial de Gestão deverá atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
§ 2º Havendo divergências entre a padronização definida pelo Órgão Gestor do Sistema na implantação e na operacionalização executada pelo IBRAM, este terá o prazo de 15 dias corridos, a partir da notificação da desconformidade, para fazer a adequação, podendo apresentar contrarrazões.
§ 3º Expirado o prazo de adequação, o Órgão Gestor do Sistema SEI-GDF realizará os ajustes necessários no Sistema.
Art. 15. Para a utilização do SEI-GDF, faz-se necessário que o servidor tenha, obrigatoriamente, usuário de rede local do seu órgão e que esta seja acessível pela rede GDFNET.
Art. 16. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF no âmbito do IBRAM:
I - Alex de Oliveira Costa, matrícula 184.050-9 que o Coordenará; Márcia Adriana Monteiro de Lima, matrícula nº 184.089-4, como suplente do Coordenador; Eduardo da Cunha Lamounier Figueiredo dos Santos, matrícula nº 194.931-4 e José Tadeu Silva, matrícula nº 184.039-8.
Art. 17. Os processos físicos legados não serão digitalizados e inseridos no SEI-GDF.
Art. 18. O IBRAM poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
Art. 19. Os casos omissos nessa Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 20. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
Presidente do Instituto Brasília Ambiental
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 186, seção 1 de 30/09/2016 p. 24, col. 2