Dispõe sobre a classificação, elaboração e uniformização dos atos administrativos expedidos pelo Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal - Iprev/DF.
O DIRETOR-PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pelos artigos 3º, 4º e 93 da Lei Complementar nº 769, de 30 de junho de 2008 c/c o inciso I, art. 5 do Decreto nº 37.166, de 08 de março de 2016, RESOLVE:
Art. 1º Os atos administrativos expedidos pelas Diretorias do Iprev/DF e pelas Unidades deverão observar os padrões estabelecidos para a redação oficial, caracterizando-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão e formalidade, buscando, sempre que possível, estabelecer uma correlação entre a matéria tratada e a natureza do ato a ser editado.
§ 1º A competência para a edição dos atos administrativos de que trata esta Portaria corresponderá às atribuições fixadas para o ocupante do cargo público, conforme estabelecido na Lei Complementar nº 769, de 2008 e no Regimento Interno do Iprev/DF, aprovado pelo Decreto nº 37.166, 2016, ou, quando for o caso, no ato de delegação.
§ 2º A técnica de redação dos atos administrativos atenderá, conforme o caso, às disposições contidas na Lei Complementar nº 13, de 03 de setembro de 1996, que regulamenta o art. 69 da Lei Orgânica, dispondo sobre a elaboração, redação, alteração e consolidação das leis do Distrito Federal.
Art. 2º Compreende-se por ato Administrativo todo ato editado pela Administração com a finalidade de registrar, criar, modificar ou extinguir situação, esclarecer ou informar fato e orientar os trabalhos, no âmbito do Iprev/DF.
§1º Será circular o ato administrativo destinado a divulgar ou comunicar, concomitantemente, informação de mesmo teor para diversos destinatários.
§2º Será conjunto o ato cujo assunto envolva área de competência de mais de um órgão e/ou unidade organizacional.
Art. 3º Os atos administrativos expedidos pelo Iprev/DF são enquadrados, de acordo com sua natureza jurídica, como atos normativos, decisórios, enunciativos e de comunicação oficial.
§ 1º Os atos emitidos, sempre que possível, terão numeração sequencial, iniciando-se nova numeração a cada ano civil, ressalvando os atos normativos que terão numeração contínua.
§ 2º Quando couber, os atos administrativos serão acrescidos da expressão "Conjunto", se emitidos por mais de uma autoridade, devendo cada uma delas ser identificada no documento.
§ 3º Em caso de ato conjunto, a numeração será efetuada pela unidade a que esteja vinculada a primeira autoridade indicada na autoria.
§4º Caso as especificações e a formatação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI divirjam das regras estabelecidas neste artigo, devem os servidores do IPREV/DF utilizar as regras do SEI, propondo ao gestor do sistema eletrônico seu aperfeiçoamento, conforme o caso.
Art. 4º Os atos normativos são aqueles que contêm um comando geral, visando explicitar a norma legal ou regulamentar a ser observada pelos órgãos administrativos e demais interessados envolvidos, compreendendo:
I - Resoluções: editadas pelos órgãos colegiados do Iprev/DF, quando tenha como objetivo aprovar matéria de sua competência legal;
II - Portarias: editadas pelo Diretor-Presidente, por meio das quais regulamenta a organização e o funcionamento dos serviços administrativos, podendo produzir ou não efeitos externos, ressalvadas as matérias disciplinadas por meio de Resoluções; e
III - Minutas de projetos de emenda à lei orgânica, de lei complementar, de lei ordinária e de decretos: quando tenha por objetivo encaminhar propostas legislativas de iniciativa privativa do Governador do Distrito Federal, acompanhadas da exposição de motivos que justificará a necessidade de edição do ato normativo, nos termos do Decreto nº 36.384, de 03 de março de 2015.
Art. 5º Os atos decisórios ou constitutivos são aqueles praticados pela autoridade competente com vistas à aplicação da legislação, ou que criem, modifiquem ou extinguem direitos, inclusive por meio de ato jurídico bilateral, compreendendo:
I - Despacho decisório: ato do Diretor Presidente, ou autoridade por ele delegada, que defere, defere em parte ou indefere questão posta à sua apreciação;
II - Edital: o ato administrativo por meio do qual a autoridade competente convoca todos os interessados a participarem de grupo de trabalho, bem como de procedimentos de licitação, seleção, provimento, promoção e remoção, dentre outros;
III - Contrato administrativo: ato por meio do qual o Iprev/DF celebra negócio jurídico com particular ou com outra pessoa jurídica pública, regido pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, para a aquisição de bem, fornecimento de serviço ou a execução de obra, tendo em vista o interesse público, nas condições estabelecidas pela Administração;
IV - Convênio: acordo ou ajuste que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas no orçamento do Distrito Federal e tenha como partícipe de um lado o Iprev/DF e, de outro lado, órgão ou entidade da administração pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, ou ainda, entidades privadas sem fins lucrativos, visando à execução de programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação;
V - Acordo de Cooperação Técnica: é o acordo firmado entre o Iprev/DF e outros órgãos ou entidades públicas, ou entre a autarquia e instituições privadas, para realização de atividades de interesse comum dos participantes e que não envolva repasse de dinheiro público; e
VI - Termo Aditivo: instrumento jurídico utilizado para a prorrogação ou alteração de contratos administrativos, convênios e acordos de cooperação técnica.
Parágrafo único. A Diretoria Jurídica do Iprev/DF criará ou proporá a utilização dos modelos da Procuradoria-Geral do Distrito Federal de minutas-padrão dos atos indicados nos incisos II a VI deste artigo, bem como check list dos requisitos necessários à análise jurídica, para serem utilizados pelas Diretorias nos processos administrativos que versem sobre a análise da juridicidade dos procedimentos licitatórios, sua dispensa ou inexigibilidade, e celebração de contratos administrativos, convênios e outros ajustes do interesse da autarquia.
Art. 6º Os atos enunciativos são aqueles, sem conteúdo decisório, que dão andamento ao processo administrativo, registram opiniões ou declaram situação preexistente relacionada às atividades administrativas e institucionais do Iprev/DF, compreendendo:
I - Despacho: ato destinado a dar andamento aos processos administrativos;
II - Certidão: ato por meio do qual a Administração afirma a existência de fato ou situação que pode ser verificada e extraída de assentamento existente no órgão público;
III - Atestado: ato por meio do qual a Administração declara situação ou fato conhecido, afirma a existência ou inexistência de direito em relação a alguém;
IV - Ata: registro sucinto, por escrito, de decisões e de acontecimentos havidos em reunião ou em sessão;
V - Informação: manifestação elaborada pela Diretoria Jurídica com base em elementos técnicos fornecidos pelas demais Diretorias, para a prestação de subsídios destinados à defesa judicial dos atos de autoridade ou da própria autarquia, quando demandados em juízo;
VI - Nota Técnica: análise técnica simplificada elaborada nos casos de menor complexidade, admitindo pronunciamento simplificado e resumido;
VII - Parecer: ato elaborado como resultado de estudos e análises técnicas ou jurídicas de natureza complexa que exijam aprofundamento, como também para responder consultas que exijam a demonstração do raciocínio empreendido e o seu desenvolvimento;
VII - Voto: ato pelo qual o membro de órgão colegiado registra seu entendimento;
VIII - Apostila: utilizada para fins de retificação ou de atualização de direitos ou dados funcionais com o objetivo de evitar a expedição de novo documento;
IX - Projeto Básico ou Termo de Referência: documento que reúne o conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo do bem, da obra ou do serviço e a definição dos métodos e do prazo de execução;
X - Extrato do Contrato: resumo do contrato ou negócio jurídico celebrado pela Administração que deve conter os elementos previstos no art. 33 do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010; e
XI - Ementa: síntese do entendimento do Iprev/DF em matéria de benefícios previdenciários.
§ 1º Os pareceres conterão, obrigatoriamente:
I - número que identifique o processo a que se refere;
III - ementa da matéria, a qual deverá resumir aspectos importantes do pronunciamento, priorizando-se o mérito da questão posta sob análise, nela constando o objeto do processo, o entendimento exarado e a providência sugerida;
V - apreciação das questões preliminares, se houver;
VI - apreciação do mérito, com os fundamentos de fato e de direito aplicáveis ao caso concreto;
VII - conclusão que deverá conter a opinião sobre o assunto;
VIII - o encaminhamento a ser conferido;
X - assinatura final e rubrica nas páginas anteriores.
§ 2º As notas e pareceres deverão ser encaminhados à chefia imediata para aprovação por meio de Despacho Decisório, quando for o caso.
§ 3º As manifestações jurídicas da Diretoria Jurídica serão aprovadas pelo Diretor Presidente do Iprev/DF, que dará o encaminhamento pertinente em cada caso.
§ 4º As manifestações técnicas das Diretorias de Previdência, de Investimentos, de Finanças e Administração e da Chefia de Governança, Projetos e Compliance serão aprovadas pelo Diretor Presidente do Iprev/DF, que dará o encaminhamento pertinente em cada caso.
Art. 7º Os atos de comunicação oficial compreendem:
I - Memorando: modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, dentro de uma mesma linha hierárquica ou não, destinando-se a um serviço interno e apenas a uma pessoa ou unidade administrativa;
II - Ofício: utilizado para a comunicação de assuntos oficiais com autoridades, órgãos externos ou particulares, é expedido por chefes e dirigentes de órgão ou unidade tendo como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si, e, também, com particulares;
III - Carta: correspondência sob a forma de comunicação escrita, de natureza administrativa, social, comercial ou qualquer outras, que contenha informação de interesse específico do destinatário;
IV - Correio Eletrônico: ato administrativo praticado no ambiente virtual, destinado à comunicação institucional entre servidores públicos ou entre estes e particulares; e
V - Comunicado: ato utilizado para divulgação de informações gerais ou específicas, contendo orientações referentes a procedimentos técnicos e administrativos, com divulgação interna e externa.
Art. 8º Os atos de comunicação oficial expedidos para órgãos ou entidades externas deverá ser assinado pelo Diretor Presidente.
Art. 9º Os atos administrativos que tramitarem entre as Diretorias e da Chefia de Governança, Projetos e Compliance devem ser encaminhados através dos respectivos titularesresponsável pela respectiva área para o Diretor da área de destino.
Art. 10. A Diretoria de Finanças e Administração divulgará, preferencialmente por meio eletrônico, formulários-padrão para auxiliar as unidades administrativas do Iprev/DF na elaboração dos atos administrativos elencados na presente Portaria.
Art. 11. A publicação dos atos administrativos atenderá ao disposto no Decreto nº 37.256, de 15 de abril de 2016 e ocorrerá:
I - no Diário Oficial do Distrito Federal (DODF) para os atos administrativos que impliquem efeitos externos, bem como aqueles cuja publicação seja prevista em lei ou em ato do Governo do Distrito Federal;
II - em Boletim de Serviço Eletrônico, publicado na página da internet do Iprev/DF, nos demais casos.
§ 1º O encaminhamento para publicação dos atos administrativos no DODF somente deve ser realizado quando estritamente necessário, utilizando-se como premissa a economia de recursos públicos, sendo possível a não publicação de anexos relacionados ao ato administrativo.
§ 2º A publicação de ato administrativo no DODF não supre eventual exigência legal de que seja publicado em outros meios oficiais, eletrônicos, jornal de circulação local e/ou de grande circulação, quando for o caso.
§ 3º Tratando-se de licitação, é obrigatória a publicação do edital no DODF integralmente ou sob a forma de aviso, no qual constarão informações gerais e a indicação do local para sua obtenção.
Art. 12. A revogação do ato administrativo deverá ser procedida por ato de mesma denominação.
Parágrafo único. A cláusula de revogação do ato administrativo deverá enumerar, expressamente, os atos ou disposições revogados.
Art. 13. A Diretoria de Finanças e Administração elaborará Manual de Padronização de Atos Administrativos do Iprev/DF e o encaminhará à Diretoria Jurídica para apreciação, sobre os aspectos da legalidade e formalidade de seus requisitos, submetendo-o à análise do Diretor - Presidente do Instituto, que o remeterá para aprovação da Diretoria Executiva do Iprev/DF.
Parágrafo único. Qualquer sugestão de alteração no Manual de Padronização de Atos Administrativos deste Instituto será encaminhada à Diretoria de Finanças e Administração, que a avaliará em conjunto com a Chefia de Governança, Projetos e Compliance, os quais deverão, por meio de proposição conjunta, submeter a matéria à análise do Diretor-Presidente do Instituto, que o remeterá para aprovação da Diretoria-Executiva do Iprev/DF.
Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
ADLER ANAXIMANDRO DE CRUZ E ALVES
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 211, seção 1, 2 e 3 de 03/11/2017 p. 12, col. 1