PORTARIA CONJUNTA Nº 28, DE 16 DE ABRIL DE 2018
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) no âmbito da Fundação Universidade Aberta do Distrito Federal (FUNAB) e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, O SECRETÁRIO DE ESTADO DE EDUCAÇÃO E O DIRETOR EXECUTIVO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE ABERTA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 8.539, de 14 de março de 1983, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto n.º 37.565 de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer os procedimentos de utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) no âmbito da Fundação Universidade Aberta do Distrito Federal (FUNAB) e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos de negócio da FUNAB a partir de 19 de março de 2018 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI - GDF.
§ 1º Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF promover a gestão do projeto e a capacitação dos gestores do Sistema de Permissões (SIP).
§ 2º Compete à Secretaria de Estado de Educação (SEE) o apoio à execução das atividades previstas no cronograma de implantação do SEI-GDF, à capacitação dos servidores da FUNAB e apoio às atividades de Tecnologia da Informação previstas no cronograma.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF na FUNAB os processos iniciam com o número 1000.
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos na FUNAB ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo produzido no âmbito da FUNAB, que deva ser tramitados fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a FUNAB produz um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e grava em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a FUNAB imprime o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminha à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora recebe o Ofício e procede ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminha resposta a FUNAB, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à FUNAB por órgãos e entidades do Distrito Federal que não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramita o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a FUNAB recebe o processo no SICOP e tramita o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo são produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela FUNAB, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º A FUNAB poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 10. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 11. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretário de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
Secretário de Estado de Educação
Diretor Executivo da Fundação Universidade Aberta do Distrito Federal
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 85, seção 1, 2 e 3 de 04/05/2018 p. 12, col. 1