PORTARIA CONJUNTA Nº 36, DE 08 DE DEZEMBRO DE 2016.
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) e institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Casa Militar da Governadoria do Distrito Federal (CM/GDF), e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO E O CHEFE DA CASA MILITAR DA GOVERNADORIA DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto 37.565 de 23 de Agosto de 2016, pelo Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016 e pelo Decreto nº 34.258, de 03 de abril de 2013, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) e instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Casa Militar da Governadoria do Distrito Federal (CM/GDF), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorrerá de forma escalonada, iniciando-se pelo processo de negócio Incorporação de Gratificação, sendo os demais processos previamente definidos pelo Órgão Gestor e pela CM/GDF.
Art. 3º As espécies documentais numeradas, produzidas no Sistema, serão acrescidas da descrição "SEI-GDF" durante a fase de implantação do SEI-GDF na CM/GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" iniciará com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
§ 2º Após finalizada a fase de implantação do Sistema em toda a Secretaria, a descrição "SEI-GDF", será suprimida.
Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF na Casa Militar, os processos serão iniciados com o número 1000 (mil).
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da CM/GDF, a numeração dos processos será iniciada com o número 1 (um) e será reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos dar-se-ão exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º Para cada processo de negócio implantado, no âmbito da CM/GDF, e que tenha que ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - a Casa Militar produzirá um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e salvará o processo em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a Casa Militar deverá imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica contendo o processo no formado PDF e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora receberá o Ofício e procederá ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminhará resposta à CM/GDF, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico.
Parágrafo único. O arquivo em formato PDF poderá ser enviado por correio eletrônico ao órgão de destino, ao invés de anexado ao ofício em mídia eletrônica, sendo vedada a utilização de e-mail não corporativo.
Art. 7º Os processos tramitados à CM/GDF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramitará o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP;
II - a CM/GDF receberá o processo no SICOP e tramitará o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo serão produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;
IV - finalizada a análise pela CM/GDF, a unidade responsável tramitará o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da CM/GDF, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF durante o processo de implantação devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os militares abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da CM/GDF:
I - WILTON DE MELO - CEL QOBM/Comb, Matrícula 1667701-3, que o coordenará;
II - AMILTON MARIANO RÊGO - CEL QOBM/Comb, Matrícula 1660588-8, como suplente do Coordenador;
III - PEDRO ANÍBAL CAIXETA JÚNIOR - TC QOBM/Comb, Matrícula 1661871-8;
IV - ADÃO TEIXEIRA DE MACEDO - TC QOPM, Matrícula 1669357-4;
V - ANDRÉ MAULAZ LACERDA - TC QOBM/Comb, Matrícula 1674736-4;
VI - HUDSON ONOFRE DE OLIVEIRA - MAJ QOPM, Matrícula 1675672-X;
VII - REGIANE BORGES DE MORAIS - CAP QOPM, Matrícula 1669339-6.
Art. 11. A CM/GDF poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
Art. 12. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 13. Esta Portaria Conjunta entrará em vigor na data de sua publicação.
Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
CLÁUDIO RIBAS DE SOUSA - CEL. QOPM
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 232, seção 2 de 12/12/2016 p. 19, col. 1