ORDEM DE SERVIÇO Nº 64, DE 18 DE MARÇO DE 2022
O SUPERINTENDENTE DA REGIÃO DE SAÚDE CENTRAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições Regimentais, conforme Decreto nº 38.017, de 21 de fevereiro de 2017, republicado no DODF nº 38, de 22 de fevereiro de 2017, e o Art. 13 da Portaria nº 708, de 02 de julho de 2018, republicada no DODF nº 149, de 07 de agosto de 2018, resolve:
Art. 1º Publicar, em forma de anexo, o REGIMENTO INTERNO DACOMISSÃO DE REVISÃO DE PRONTUARIO E DE DOCUMENTAÇÃO MÉDICA E ESTATISTICA HOSPITAL REGIONAL DA ASA NORTE - CRPDME/HRAN.
Art. 2º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na da data de sua publicação.
ANEXO
REGIMENTO INTERNO COMISSÃO DE REVISÃO DE PRONTUARIO E DE DOCUMENTAÇÃO MÉDICA E ESTATISTICA HOSPITAL REGIONAL DA ASA NORTE
Art. 1º A Comissão de Revisão de Prontuários e de Documentação Médica e Estatística é um órgão do HRAN, de natureza consultiva, normativa e educativa. O seu objetivo é analisar e acompanhar os prontuários preenchidos em relação aos aspectos éticos e legais, conforme Resolução CFM nº 1.638/2002.
Art. 2º Resolução do Conselho Federal de Medicina (CFM) nº 1.638/2002 – Estabelece a criação das Comissões de Revisão de Prontuários nos estabelecimentos e/ou instituições de saúde onde se presta assistência médica.
Art. 3º Resolução CFM nº 1.639/2002. O Art. 4º Estabelece o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel. E o Art 6º Autoriza, no caso de digitalização dos prontuários, a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça à norma específica de digitalização contida no anexo desta resolução e após análise obrigatória da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 4º Resolução CFM nº 1.821/2007 – Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e ao uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.
Art. 5º Resolução do Conselho Nacional de Saúde nº 466/2012.
Parágrafo único. A Comissão é designada pela Direção do Hospital, devendo atuar em estreita relação com a Comissão de Ética Médica, segundo as disposições deste Regimento, que por sua vez baseia-se, especialmente, na Resolução CFM nº 1.638/2002, e legislações correlatas.
Art. 6º A Comissão será formada por, no mínimo, 6 (seis) membros indicados pela Direção do Hospital, cuja distribuição se orientará por:
I - Um representante da medicina do núcleo de captação e análise de informações do SUS (NCAIS);
II - Um representante da enfermagem da gerência de planejamento e avaliação (GPMA);
III - Um representante da área administrativa do núcleo de captação e análise de informações do SUS (NCAIS);
IV - Um representante da área administrativa do arquivo médico do núcleo de matricula, marcação de consultas e prontuários de pacientes (NMCP);
V - Um representante do setor de estatística do núcleo de captação e análise de informações do SUS (NCAIS);
VI - Um representante da área administrativa do programa de descentralização progressiva das ações de saúde (PDPAS).
§ 1º Entre os membros da Comissão, a Direção do Hospital designará um Secretário Executivo.
§ 2º O Presidente desta Comissão será o profissional com formação em medicina, conforme estabelecido na Resolução CFM nº 1.638/2002 e será designado pela Direção do Hospital.
§ 3º A Direção do Hospital poderá designar mais que seis membros, a depender da necessidade da Comissão.
Art. 7º Os membros da Comissão de Revisão de Prontuários e de Documentação Médica e Estatística terão mandatos de 2 (dois) anos, a contar da data de publicação da relação dos membros no Diário Oficial do Distrito Federal, podendo ser prorrogado por igual período.
Art. 8º Os membros não terão dedicação exclusiva para exercerem as atividades na Comissão.
Art. 9º Será dispensado automaticamente o membro que deixar de comparecer a três reuniões consecutivas ou a quatro intercaladas no período de um ano e não apresentar justificativa da sua ausência até o início da reunião.
§ 1º Em caso de saída de qualquer membro da Comissão, a sua substituição deverá ser na forma do Art. 2º.
§ 2º Na impossibilidade de participação do titular, o mesmo possui a incumbência de notificar um suplente para o comparecimento na reunião ou informará ao chefe do setor de sua lotação, que indicará um substituto imediatamente.
Art. 10. A Comissão reunir-se-á, mensalmente, em dias úteis, na 4º quinta-feira do mês preferencialmente às 15h.
§ 1º O calendário anual de reuniões ordinárias será aprovado pela Comissão até o mês de dezembro do exercício anterior.
§ 2º A Comissão instalar-se-á e deliberará com a presença da maioria simples dos seus membros, devendo ser verificado o “quórum” em cada sessão antes de cada votação.
§ 3º A depender da matéria, conforme julgamento dos membros presentes na reunião, a votação poderá ser nominal.
Art. 11. A rotina das reuniões da Comissão será a seguinte:
I - Verificação de presença e existência de “quórum”;
II - Avaliação e assinatura de ata da reunião anterior;
III - Inclusão e/ou exclusão de itens da pauta da reunião;
IV - Informes da Presidência desta Comissão, quando for o caso;
V - Apresentação, discussão e votação de matérias constantes em pauta;
VI - Organização da pauta da próxima reunião;
VII - Encerramento da reunião.
Art. 12. Quando uma reunião não puder ser concluída na sessão em andamento, ao encerrar a sessão, deverá ser retomada junto com os membros na sessão subsequente.
Art. 13. As decisões da Comissão, quando necessárias, serão tomadas por maioria simples de votos, cabendo ao presidente o voto de qualidade no caso de empate.
Art. 14. De cada reunião deve ser lavrada Ata sucinta, que deve ser elaborada pelo Secretário-Executivo ou um dos membros presentes e assinada por todos, em sistema SEI.
Parágrafo único. As atas deverão ser elaboradas ou inseridas em um único processo SEI e enviadas ao final de cada reunião para o Núcleo de Ensino e Pesquisa da Região.
Art. 15. Além das reuniões ordinárias, poderão ser realizadas, sempre que necessário, reuniões extraordinárias para tratar de assuntos que exijam discussões emergentes ou urgentes, podendo ser convocadas pelo Diretor Hospitalar, pelo Presidente da Comissão ou por solicitação de algum membro.
Art. 16. Compete à Comissão de Revisão de Prontuário e Documentação Médica e Estatística:
I - Observar os itens que deverão constar obrigatoriamente do prontuário confeccionado em qualquer suporte, eletrônico ou papel:
a) Identificação do paciente - nome completo, data de nascimento (dia, mês e ano com quatro dígitos), sexo, nome da mãe, naturalidade (indicando o município e o estado de nascimento), endereço completo (nome da via pública, número, complemento, bairro/distrito, município, estado e CEP);
b) Anamnese, exame físico, exames complementares solicitados e seus respectivos resultados, hipóteses diagnósticas se possível e tratamento efetuado;
c) Evolução diária do paciente, com data e hora, discriminação de todos os procedimentos aos quais o mesmo foi submetido e identificação dos profissionais que os realizaram;
d) Nos casos emergenciais, nos quais seja impossível a colheita de história clínica do paciente, deverá constar relato médico completo de todos os procedimentos realizados e que tenham possibilitado o diagnóstico e/ou a remoção para outra unidade.
II - Detectar e avaliar as falhas de preenchimento;
III - Informar o responsável do setor para adotar as providências cabíveis quando da continuidade das falhas;
IV - Orientar o correto preenchimento dos documentos;
V - Examinar e emitir parecer quando da solicitação de inclusão de novos impressos ou modificação dos já adotados no sistema Hospitalar.
Art. 17. São atribuições do Presidente:
I - Oferecer aos membros da Comissão o apoio necessário à realização de suas atividades;
II - Encaminhar à Direção do Hospital, para homologação, as propostas de atividades aprovadas pela Comissão;
III - Encaminhar trimestralmente às Comissões de Ética Médica os resultados das avaliações dos prontuários e de documentação médica;
IV - Zelar pela observação da Ética Profissional e dos Atos Normativos referentes ao Prontuário e Documentação Médica;
V - Expedir convites especiais;
VII - Designar seu substituto legal;
IX - Votar quando houver empate;
X - Representar a comissão em outros(as) comitês/comissões e perante à Administração Superior;
XI - apresentar os resultados da Comissão.
Art. 18. São atribuições do Secretário-Executivo:
II - Garantir a elaboração de plano de trabalho;
III - Conferir publicidade e transparência aos trabalhos;
IV - Solicitar a prorrogação do prazo para conclusão das atividades;
Art. 19. São atribuições de cada membro da Comissão:
I - Comparecer às reuniões para as quais tenha sido convocado;
II - Participar de todo o processo da avaliação de prontuários e documentações médicas e de qualquer outra atividade designada pelo Coordenador;
III - Elaborar, conjuntamente com a Comissão a organização e revisão dos prontuários e de documentação médica;
IV - Zelar pelo sigilo ético das informações;
V - Emitir parecer técnico ou relatório, quando solicitado pelas Comissões de Ética Médica;
VI - Assessorar a alta governança da Instituição em assuntos de sua competência;
VII - Definir anualmente metas de melhorias e suas estratégias, sempre buscando a qualidade com atuação de educação permanente;
VIII - Desenvolver atividades de caráter técnico-científico com fins de subsidiar conhecimentos relevantes à Instituição;
IX - Estudar e relatar, nos prazos estabelecidos, as matérias que lhes forem atribuídas pelo Presidente;
X - Requerer votação de matéria em regime de urgência;
XI - Executar tarefas que lhes forem atribuídas pelo residente.
Art. 20. A Comissão de Revisão de Prontuário e de Documentação Médica e Estatística, observada a legislação vigente, estabelecerá normas complementares relativas ao seu funcionamento e a ordem dos trabalhos.
Art. 21. Este regimento poderá ser alterado por votação de maioria de seus membros ou por exigência de normativa superior.
Art. 22. O presente Regimento entra em vigor a partir de sua data de publicação em DODF.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 54, seção 1, 2 e 3 de 21/03/2022 p. 16, col. 2