PORTARIA CONJUNTA Nº 75, DE 15 DE NOVEMBRO DE 2017
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO E A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS, no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 8.539, de 14 de março de 1983, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto n.º 37.565 de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), no âmbito da Secretária de Estado de Projetos Estratégicos (SEPE) e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF inicia em 16 de novembro de 2017, ocorre em todos os processos de negócio da SEPE e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF na SEPE os processos iniciam com o número 1.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos da SEPE ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º Os processos produzidos, no âmbito da SEPE, que devam ser tramitados fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - a SEPE produz um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e grava em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a SEPE imprime o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminha à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora recebe o Ofício e procede ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminha resposta a SEPE, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados a SEPE por órgãos e entidades do Distrito Federal que não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramita o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a SEPE recebe o processo no SICOP e tramita o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo são produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela SEPE, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º A SEPE pode expedir normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema, a Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 10. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 11. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
Secretária de Estado de Projetos Estratégicos
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 246, seção 1, 2 e 3 de 27/12/2017 p. 24, col. 1