PORTARIA CONJUNTA Nº 31, DE 22 DE JUNHO DE 2017

Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal - Iprev/DF, e dá outras providências.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) E O DIRETOR-PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL - IPREV/DF, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal - Iprev/DF, e dar outras providências.

Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos de negócio do Iprev/DF.

Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.

§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.

§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".

Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF, no Iprev/DF, os processos se iniciam com o número 100.

Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio do Iprev/DF, a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e ser reiniciada a cada ano.

Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.

Art. 6º O processo de negócio implantado, no âmbito do Iprev/DF, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham o SEIGDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:

I - o Iprev/DF deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravar em mídia eletrônica em formato PDF;

II - o Iprev/DF deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;

III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;

IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta ao Iprev/DF, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.

Art. 7º Os processos tramitados ao Iprev/DF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:

I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);

II - o Iprev/DF deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;

III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;

IV - finalizada a análise pelo Iprev/DF, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.

Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.

Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito do Iprev/DF, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.

Art. 10º Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do IPREV/DF:

I - Diogo Coelho de Magalhães Farias, matrícula nº 262.268-8, que o Coordenará;

II - Leandro Amador da Silveira, matrícula nº 268.408-X, como suplente do Coordenador;

III - Alex Santos de Araujo, matrícula nº 269.556-1;

IV - Everaldo de Melo Santos, matrícula nº 270.203-7;

V - Yara Fernanda Olimpio Brandão, matrícula nº 266.722-3;

VI - Felipe Augusto Lopes Ruela, matrícula nº 270.963-5; VII - Milena Guimarães Cunha, matrícula nº 271.204-0;

Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.

Art. 11 O Comitê Setorial de Gestão pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.

Art. 12 Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, o Iprev/DF deve expedir Portaria com os ajustes necessários.

Art.13 Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 14 Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

LEANY BARREIRO DE SOUSA LEMOS

Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal

ADLER ANAXIMANDRO ALVES

Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 127, seção 1, 2 e 3 de 05/07/2017 p. 20, col. 2