SINJ-DF

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 04, DE 08 DE JUNHO DE 2022

Regulamenta a execução da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, em especial seu Art. 67, considerando os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, probidade e eficiência dos atos administrativos, bem como o acompanhamento e a fiscalização da execução dos contratos, convênios ou instrumentos congêneres celebrados pela Universidade do Distrito Federal Jorge Amaury Maia Nunes - UnDF

A REITORA PRO TEMPORE, DA UNIVERSIDADE DO DISTRITO FEDERAL PROFESSOR JORGE AMAURY MAIA NUNES - UnDF, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Complementar 987, de 26 de julho de 2021, em especial as conferidas pelo art. 5º, §1º, incisos I e II, do Decreto Nº 42.333, de 26 de julho de 2021, combinado com o disposto no art. 6º, inciso IV, do Estatuto da Universidade do Distrito Federal - UnDF, resolve:

CAPÍTULO I

DO OBJETO

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre diretrizes para acompanhamento e fiscalização da execução de contratos, convênios, acordos e instrumentos congêneres celebrados pela Universidade do Distrito Federal Jorge Amaury Maia Nunes - UnDF, assim como os procedimentos a serem observados no desempenho do encargo.

Art. 2º Para efeitos desta Instrução Normativa considera-se:

I - executor titular do contrato: servidor previamente designado pela Unidade de Administração Geral – UAG/UnDF, por meio de Ordem de Serviço, publicada em Diário Oficial do Distrito Federal para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, convênios, acordos e instrumentos congêneres celebrados pela UnDF;

II - executor substituto do contrato: servidor previamente designado para o exercício das funções do executor titular nos casos de afastamento ou impedimentos legais;

III - contrato administrativo: todo e qualquer ajuste entre a UnDF e particulares em que há um acordo de vontade para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, estabelecendo com clareza e precisão as condições para sua execução, expressas em cláusulas que definam os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, em conformidade com os termos do processo de contratação e da proposta a que se vinculam;

IV - contratado: é a pessoa física ou jurídica que contrata com a Administração Pública;

V - contratante: é o órgão que representa a Administração, na celebração de um contrato administrativo;

VI - termo aditivo: documento utilizado para efetuar reequilíbrio econômico-financeiro, repactuação, reajuste, renegociação, acréscimo, supressão quantitativa do objeto ou prorrogação, além de outras modificações admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alterações substanciais do contrato;

VII - apostilamento: anotação do registro administrativo no próprio contrato ou em instrumento que o substitua, utilizado para reajustes de preços previstos no próprio contrato, empenhos suplementares ou outras anotações que não representem alteração do contrato nos termos da lei;

VIII - termo de rescisão: documento utilizado para efetuar a anulação ou cancelamento do contrato por algum motivo específico;

IX - preposto: é o representante da contratada perante a Administração, com indicação formal, para a prática dos atos necessários ao regular cumprimento das obrigações contratuais.

CAPÍTULO II

DA DESIGNAÇÃO DE EXECUTORES

Art. 3º A execução dos contratos, convênios, acordos ou instrumentos congêneres deve ser acompanhada e fiscalizada por servidor(es) previamente designado(s) pela Unidade de Administração Geral, da Universidade do Distrito Federal, por meio de Ordem de Serviço publicada em Diário Oficial do Distrito Federal.

Art. 4º O encargo de executor de contrato não pode ser recusado pelo servidor, devendo expor, por escrito, as eventuais deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso.

Parágrafo único. A Administração deverá providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições, conforme natureza e complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida, podendo, ainda, contratar terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do representante da Administração, desde que justificada a necessidade de assistência especializada.

CAPITULO III

DAS ATRIBUIÇÕES DOS EXECUTORES

Art. 5º O representante da Administração especialmente designado como executor de contratos, convênios, acordos ou instrumentos congêneres celebrados pela UnDF tem por atribuição o dever de observar a legislação vigente, em especial as regras previstas no artigo 67, da Lei nº 8.666, de 1993; no artigo 41, do Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010; na Portaria nº 29/SGA, de 24 de fevereiro de 2004, de 26 de fevereiro de 2004, bem como as orientações complementares elencadas na Cartilha do Executor e Contrato do Distrito Federal, conforme Portaria nº 222/SEPLAG, de 30 de dezembro de 2010, na Instrução Normativa nº 01, da Corregedoria-Geral do Distrito Federal - CGDF, de 22 de dezembro de 2005, publicada no DODF nº 243, de 26/12/2005 e na Instrução Normativa nº 5/2017 - SEGES/MPDG.

Art. 6º É de responsabilidade dos executores:

I - supervisionar, fiscalizar e acompanhar a execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere, apresentando relatórios circunstanciados ao término de cada etapa ou quando solicitado pelo contratante;

II - zelar pelo fiel cumprimento do(s) contrato(s), convênio(s), acordo(s) ou instrumento(s) congênere(s) que forem formalmente designado(s), dispensando especial atenção às cláusulas referentes às obrigações contratuais;

III - manter a execução do objeto do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere, dentro dos limites legal e orçamentário previstos no instrumento contratual;

IV - solicitar à contratada e seus prepostos ou obter da Administração, tempestivamente, todas as providências necessárias ao bom andamento dos serviços;

V - verificar se o custo e o andamento das obras, serviços ou aquisições de materiais estão obedecendo às especificações do contrato, do edital de licitação, do termo de referência ou projeto básico, da ordem de serviço e da nota de empenho, e se estão se desenvolvendo de acordo com o cronograma físico-financeiro;

VI - prestar, à Diretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral da Universidade do Distrito Federal - DICC/UAG/REIT/UnDF, informações necessárias para subsidiar a elaboração dos cálculos do reajustamento de preços, quando previsto em normas próprias;

VII - encaminhar à Diretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral da Universidade do Distrito Federal - DICC/UAG/UnDF, qualquer pedido de alteração contratual, devidamente justificada;

VIII - receber provisória e/ou definitivamente o objeto do contrato, do convênio, do acordo ou do instrumento congênere, verificando se a prestação de serviços, o fornecimento de material ou a execução de obras se desenvolveram de acordo com o contrato/convênio/nota de empenho, com os prazos, com os projetos, com as especificações, com os valores, com as condições da proposta da empresa e com os demais documentos presentes no procedimento licitatório;

IX - controlar os pagamentos efetuados com a Nota de Empenho;

X - solicitar o reforço do saldo de empenho, quando necessário;

XI - documentar as ocorrências havidas, em registro próprio, firmado juntamente com o preposto da contratada;

XII - fiscalizar o cumprimento das obrigações, dos encargos sociais e dos encargos trabalhistas pela contratada, e, no caso de terceirização de serviços, a compatibilidade das obrigações, a frequência e registros dos empregados;

XIII - notificar à contratada para resolução de falhas verificadas na execução do contrato, convênio, acordo e instrumento congênere, no prazo contratual ou regulamentar;

XIV - registrar as ocorrências de irregularidades relacionadas à execução do contrato, convênio, acordo e instrumento congênere, anotando a cláusula e/ou item descumprido, a providência adotada e seu resultado;

XV - oficiar a empresa contratada, nas fases de pagamento e prorrogação, para comprovar a regularidade fiscal, assim como, para substituir a nota fiscal/fatura, quando verificada alguma desconformidade ou omissão em seu preenchimento, indicando, nesse caso, as informações corretas que deverão constar no documento;

XVI - enviar à Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças, da Unidade de Administração Geral - DICOF/UAG/REIT/UnDF, a documentação hábil para pagamento, no prazo mínimo de até 5 (cinco) dias antecedentes à data do vencimento da nota fiscal/fatura, salvo nos casos devidamente justificados;

XVII - os executores de contratos, convênios, acordo e instrumento congêneres firmados pela UnDF, devem elaborar Relatório Circunstanciado de Execução de contrato/convênio, fornecendo informações sobre o acompanhamento, a fiscalização e o andamento dos respectivos contratos e instrumentos congêneres de sua atribuição, devendo conter, impreterivelmente, as seguintes informações:

a – número do contrato, convênio, acordo e instrumento congênere e número do processo;

b – objeto contratado;

c – nome da contratada e número do CNPJ;

d – a data da contratação e da vigência contratual;

e – fundamentação legal da contratação;

f – os valores contratados, incluindo acréscimos/decréscimos e reajustes se houver, valores executados e o saldo contratual;

g – manifestação quanto ao cumprimento integral das obrigações previstas no edital de licitação, contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere pela contratada;

h – ocorrências relacionadas a execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere;

i – as eventuais glosas no valor a ser pago, proveniente de ocorrências relacionadas com a execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere; e

j – outras informações relevantes

Parágrafo Único. Considera-se como documentação hábil, para fins de pagamento a que se refere o inciso XVI, a nota fiscal/fatura atestada, a comprovação da regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária, e, quando for o caso, a declaração de isenção/imunidade fiscal ou a declaração de opção pelo regime simples.

XVIII - acompanhar o registro dos pagamentos efetuados, observando o saldo de empenho, compatibilizando-o com as informações relativas à execução financeira e orçamentária;

Art. 7º O executor deve anexar ao processo de pagamento os seguintes documentos:

I - memorando ou despacho de encaminhamento;

II - relatório circunstanciado;

II - certidões de regularidade fiscal;

III - nota fiscal devidamente atestada.

Parágrafo Único. O atesto deve ser realizado no documento SEI próprio denominado “Atesto”, indicando o ID do documento fiscal e competência;

Art. 8º Em caso de falhas ou irregularidades relacionadas à execução do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere, o executor deve notificar a contratada, formalmente, para a correção da falha ou irregularidade, bem como, para se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias úteis;

Art. 9º O executor deverá se manifestar, de forma fundamentada, a respeito dos argumentos apresentados pela contratada, no prazo de 5 (cinco) dias úteis e comunicar formalmente à Gerência de Contratos, da Diretoria de Contratos e Convênios - GECONTR/DICC/UAG/REIT/UNDF sobre as falhas e irregularidades identificadas na execução do contrato, indicando a cláusula contratual que gerou a irregularidade, bem como informar os dias de atraso se for o caso;

Art. 10. Caberá à Gerência de Contratos - GECONTR/DICC/UAG/UnDF, a instrução processual atinente à aplicação de sanções administrativas previstas nas legislações vigentes e posterior envio à Gerência de Contabilidade e Custos Governamentais - GECCG/DICOF/UAG/UnDF, para a elaboração dos cálculos das penalidades de multa, sendo o Chefe da Unidade de Administração Geral - UAG/UnDF, a autoridade competente para a aplicação das penalidades.

CAPÍTULO IV

DOS DEVERES CONCERNENTES À PRORROGAÇÃO DE VIGÊNCIA

Art. 11. O executor, no prazo de 180 (cento e oitenta) dias antes do término da vigência do contrato, deve apresentar àDiretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral - DICC/UAG/UnDF, a manifestação sobre a necessidade da prorrogação da vigência do contrato

Art. 12. Toda prorrogação do prazo de vigência contratual deve ser justificada por escrito, cabendo ao executor proceder à juntada no processo de origem do contrato, dos seguintes documentos:

I - Pesquisa de Preços com pelo menos 3 (três) valores válidos, de modo a demonstrar a vantajosidade na sua prorrogação;

II - Manifestação do executor sobre o interesse na prorrogação, a adequação dos serviços prestados e a vantajosidade dos serviços a serem pagos, observada a pesquisa de preços;

III - Manifestação da contratada sobre o interesse em prorrogar a vigência do contrato;

IV - Demonstrar que o contrato mantém as condições iniciais de habilitação.

§ 1º Se a contratada solicitar o reajuste do valor do contrato quando da prorrogação contratual, a proposta deverá contemplar o valor reajustado, para efeito de comparação de preços de mercado e vantajosidade quanto à prorrogação contratual, ainda que o reajuste seja efetivado posteriormente à prorrogação.

§ 2º No caso de contratos de prestação de serviços continuados, em que a contratada possa solicitar a repactuação no momento da prorrogação contratual, o executor deverá juntar, no processo de contratação, no mínimo, os seguintes documentos, além dos documentos indicados no art. 12:

I - requerimento da repactuação, pela empresa contratada;

II - novo acordo ou convenção coletiva das categorias profissionais;

III - planilha de custos e formação de preços readequada;

Art. 13. Na hipótese de não renovação contratual, a área demandante/técnica responsável pelo ajuste deve providenciar a elaboração de novo Projeto Básico/Termo de Referência, se for o entendimento, com a ratificação do respectivo titular da Unidade ou, devendo eventual manifestação contrária do executor do contrato/convênio constar do Relatório Circunstanciado de Execução de Contrato/Convênio.

CAPÍTULO V

DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS

Art. 14. O executor do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere responderá administrativamente pelo exercício irregular das atribuições de seu encargo.

§ 1º Sem prejuízo do previsto no caput deste artigo, será também responsabilizado financeiramente o executor de contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere que requeira serviços, dê causa a acréscimos, postergue iniciativas programadas ou programáveis ou ocasione, em razão de sua omissão ou negligência, ações onerosas não previstas e/ou inaceitáveis na execução do contrato.

§ 2º Desobrigar-se-á da responsabilidade de que trata este artigo, o executor de contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere que comprovar formalmente, e de modo inequívoco, não ter concorrido para a verificação da ocorrência.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. A Diretoria de Contratos e Convênios, da Unidade de Administração Geral - DICC/UAG/REIT/UnDF, deve disponibilizar o processo de origem concluído ao executor do contrato, convênio, acordo ou instrumento congênere devidamente designado, acompanhado da respectiva Ordem de Serviço, para a realização da conformidade de acompanhamento e fiscalização.

Art. 16. As providências e decisões que estiverem situadas fora das atribuições do executor do contrato/convênio deverão ser informadas imediatamente à Diretoria de Contrato de Convênios - DICC/UAG/REIT/UnDF de modo que a autoridade competente possa adotar as medidas cabíveis.

Art. 17. Aplica-se às contratações realizadas por dispensa ou inexigibilidade de licitação, no que couberem, as disposições desta Instrução Normativa.

Art. 18. O disposto nesta Instrução Normativa não exime os executores das demais obrigações e deveres decorrentes da lei ou regulamento.

Art. 19. Deverá o servidor designado como executor de contratos, convênios e outros instrumentos, realizar o curso de “Execução de Contratos” oferecido pela EGOV ou outra instituição, devendo apresentar a Gerência de Contratos- GECONTR/DICC/UAG/REIT/UNDF, o Certificado de Conclusão do Curso.

Art. 20. Os executores designados por Ordem de Serviços deverão observar os modelos de documentos contidos no Anexo Único para fins de monitoramento e subsidiar a elaboração dos respectivos Relatórios Circunstanciados.

Art. 21. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO ÚNICO

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE EXECUÇÃO DE CONTRATO/CONVÊNIO

1. DESCRIÇÃO DO CONTRATO

CONTRATO Nº

CNPJ

CONTRATADO

 

 

 

Objeto Contratado

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL DA CONTRATAÇÃO

 

 

 

Data da Contratação

Vigência do Contrato

Mês de Referência da Nota Fiscal

 

 

 

Valor Total do Contrato

Valor Mensal do Contrato

Acréscimos/Decréscimos e Reajustes

 

 

 

Número de Nota de Empenho

Número do Processo do Contrato

 

 

2. PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS

Descrição

Sim

Não

Cumpriu com as obrigações contratuais mensais previstas no Contrato

 

 

Obedeceu aos prazos estabelecidos

 

 

Entregou as certidões de regularidade

 

 

Prestou o serviço com a qualidade esperada

 

 

Informou ou comunicou situações a que estava obrigado

 

 

Observações

3. OCORRÊNCIAS

Data

Ocorrência

Notificação à empresa

Providências Adotadas

 

 

 

 

Pagamentos

MONITORAMENTO DO SALDO CONTRATO

realizados no contrato nº ____/______

Vigência __/__/__ A __/__/__

Referência de Pagamento

Link SEI Nota Fiscal

Link SEI Ordem Bancária

Valor

Valor Anual do Contrato

 

 

 

Ex: Nota fiscal nº ____/__

 

 

 

Saldo Contratual

SIMONE PEREIRA COSTA BENCK p. 6, col. 2

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 108, seção 1, 2 e 3 de 09/06/2022 p. 6, col. 2