ORDEM DE SERVIÇO Nº 50, DE 06 DE FEVEREIRO DE 2025
O SUPERINTENDENTE DA REGIÃO DE SAÚDE CENTRAL, DA SECRETARIA DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe foi conferida pelo artigo 13º da Portaria nº 396, de 20 de junho de 2022, publicada no DODF nº 114, de 21 de junho de 2022, resolve:
Art. 1º Publicar, na forma de anexo, o Regimento Interno da COMISSÃO DE DOCUMENTAÇÃO MÉDICA E ESTATÍSTICA HOSPITAL REGIONAL DA ASA NORTE (SES/SRSCE/HRAN/CDME)
Art. 2º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na da data de sua publicação.
ANEXO
REGIMENTO INTERNO DA COMISSÃO DE DOCUMENTAÇÃO MÉDICA E ESTATÍSTICA HOSPITAL REGIONAL DA ASA NORTE (SES/SRSCE/HRAN/CDME)
Art. 1º A Comissão de Documentação Médica e Estatística é um órgão do HRAN, de natureza consultiva, normativa e educativa. O seu objetivo é analisar e acompanhar os prontuários preenchidos em relação aos aspectos éticos e legais, A Comissão de Documentação Médica e Estatística (CDME) é regulamentada pela Portaria nº 127, de 14/02/2022, publicada em DODF nº 36, de 21 de fevereiro de 2022, página 12. É também regulamentada pelas normas correlatas da SES bem como por ordens do serviço do Hospital Regional da Asa Norte(HRAN).
Art. 2º A Comissão será formada por, no mínimo, 6 ( seis) membros indicados pela Direção do Hospital, cuja distribuição se orientará preferencialmente por:
I - Um representante do núcleo de captação e análise de informações do SUS (NCAIS);
II - Um representante da gerência de planejamento e avaliação (GPMA);
III - Um representante do Núcleo de Recepção de Emergência (NUREM);
IV - Um representante do Núcleo de Matrícula, Marcação de Consultas e Prontuários de pacientes (NMCP);
V - Um representante do Setor de Estatística do Núcleo de Captação e análise de informações do sus (NCAIS);
VI - Um representante da Gerência de Assistência Multidisciplinar e Apoio Diagnóstico(GAMAD)
§ 1º As chefias dos núcleos listados acima serão responsáveis pela designação do representante; na falta de indicação, fica a chefia responsável pela representação na comissão, bem como nos casos de afastamentos legais.
§ 2º Poderão ser designados mais de seis membros, a depender da necessidade da Comissão.
Art. 3º Os membros da Comissão de Documentação Médica e Estatística terão mandatos de 2 (dois) anos, a contar da data de publicação da relação dos membros no Diário Oficial do Distrito Federal, podendo ser prorrogado por igual período.
Art. 4º Os membros não terão dedicação exclusiva para exercerem as atividades na Comissão.
Art. 5º Será dispensado automaticamente o membro que deixar de comparecer a três reuniões consecutivas ou a quatro intercaladas no período de um ano e não apresentar justificativa da sua ausência até o início da reunião.
§ 1º Em caso de saída de qualquer membro da Comissão, a sua substituição deverá ser na forma do caput do Art. 2º.
§ 2º Na impossibilidade de participação do titular, o mesmo possui a incumbência de notificar um suplente para o comparecimento na reunião ou informará ao chefe do setor de sua lotação, que indicará um substituto imediatamente.
Art. 6º A Comissão reunir-se-á, bimestralmente, em dias úteis, conforme cronograma.
§ 1º O calendário anual de reuniões ordinárias será aprovado pela Comissão até o mês de dezembro do exercício anterior; o calendário poderá ser ajustado conforme a necessidade do andamento dos trabalhos da comissão.
§ 2º A Comissão instalar-se-á e deliberará com a presença da maioria simples dos seus membros, devendo ser verificado o “quorum” em cada sessão antes de cada votação.
§ 3º A depender da matéria, conforme julgamento dos membros presentes na reunião, a votação poderá ser nominal.
Art. 7º A rotina das reuniões da Comissão será a seguinte:
I - Verificação de presença e existência de “quórum”;
II - Avaliação e assinatura de ata da reunião anterior;
III - Inclusão e/ou exclusão de itens da pauta da reunião;
IV - Informes da Presidência desta Comissão, quando for o caso;
V - Apresentação, discussão e votação de matérias constantes em pauta;
VI - Organização da pauta da próxima reunião;
VII - Encerramento da reunião.
Art. 8º Quando uma reunião não puder ser concluída na sessão em andamento, ao encerrar a sessão, deverá ser retomada junto com os membros na sessão subsequente.
Art. 9º As decisões da Comissão, quando necessárias, serão tomadas por maioria simples de votos, cabendo ao presidente o voto de qualidade no caso de empate.
Art. 10. De cada reunião deve ser lavrada Ata sucinta, que deve ser elaborada pelo Secretário Executivo ou um dos membros presentes e assinada por todos, em sistema SEI. As atas deverão ser elaboradas ou inseridas em um único processo SEI e enviadas ao final de cada reunião para o Núcleo de Ensino e Pesquisa da Região. Deverão conter minimamente as informações abaixo:
I - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO DA ATA
Art. 11. Além das reuniões ordinárias, poderão ser realizadas, sempre que necessário, reuniões extraordinárias para tratar de assuntos que exijam discussões emergentes ou urgentes, podendo ser convocadas pelo Presidente da Comissão ou por solicitação de algum membro.
Art. 12. Compete à Comissão de Documentação Médica e Estatística:
I - Orientar e realizar a análise, avaliação e seleção de documentos produzidos e acumulados nas unidades do HRAN mediante:
a. Conhecimento da estrutura e o funcionamento da instituição detentora dos documentos;
b. Conhecimento da organização dos conjuntos documentais a serem avaliados, incluídos os métodos de classificação adotados, bem como sua importância para fins de prova, de informação, e de estudos e pesquisas nas áreas das ciências da saúde, humanas e sociais;
c. Conhecimento da terminologia e os procedimentos da área médica, bem como de suas especialidades;
d. Conhecimento da legislação pertinente à concessão de direitos relativos aos indivíduos portadores de necessidades especiais e de doenças graves e terminais.
II - Recomendar inclusão e exclusão de formulários, impressos e sistemas, bem como a conservação dos prontuários visando a qualidade destes;
III - Orientar o correto preenchimento dos impressos e monitorar os itens que deverão constar obrigatoriamente no prontuário:
a) Identificação do paciente em todos os impressos;
d) Exames complementares, bem como seus respectivos resultados;
h) Registro diário da evolução clínica do paciente, bem como a prescrição médica, consignando data e hora;
i) Outros documentos pertinentes ao atendimento.
IV - Examinar e emitir pareceres quando da solicitação de inclusão de novos impressos ou modificação dos já adotados pelo HRAN;
V - Manter estreita relação com a Comissão de Ética Médica, Comissão de Revisão de Prontuários e Núcleo de Educação Permanente do HRAN, com as quais deverão ser discutidos assuntos de sua competência.
VI - Informar a obrigatoriedade dos registros com letra legível por todos os profissionais que atenderam ao paciente, bem como da assinatura e carimbo ou nome legível do profissional e respectiva inscrição no conselho de classe;
VII - Normatizar o preenchimento das contra referências/resumos de altas hospitalares, conforme orientação da legislação do SUS e dos Conselhos de classe.
Art. 13. São atribuições do Presidente:
I - Oferecer aos membros da Comissão o apoio necessário à realização de suas atividades;
II - Encaminhar à Direção do Hospital, para homologação, as propostas de atividades aprovadas pela Comissão;
III - Encaminhar quando solicitado à Comissões de Ética Médica os resultados das avaliações dos prontuários e de documentação médica;
IV - Zelar pela observação da Ética Profissional e dos Atos Normativos referentes ao Prontuário e Documentação Médica;
V - Expedir convites especiais;
VII - Designar seu substituto legal;
IX - Votar quando houver empate;
X - Representar a comissão em outros(as) comitês/comissões e perante à Administração Superior;
XI - apresentar os resultados da Comissão.
Art. 14. São atribuições do Secretário-Executivo:
II - Garantir a elaboração de plano de trabalho;
III - Conferir publicidade e transparência aos trabalhos;
IV - Solicitar a prorrogação do prazo para conclusão das atividades;
Art. 15. São atribuições de cada membro da Comissão:
I - Comparecer às reuniões para as quais tenha sido convocado;
II - Participar de todo o processo da avaliação de prontuários e documentações médicas e de qualquer outra atividade designada pelo Coordenador;
III - Zelar pelo sigilo ético das informações;
IV - Emitir parecer técnico ou relatório, quando solicitado pelas Comissões de Ética Médica
V - Assessorar a alta governança da Instituição em assuntos de sua competência;
VI - Definir anualmente metas de melhorias e suas estratégias, sempre buscando a qualidade com atuação de educação permanente;
VII - Desenvolver atividades de caráter técnico-científico com fins de subsidiar conhecimentos relevantes à Instituição;
VIII - Estudar e relatar, nos prazos estabelecidos, as matérias que lhes forem atribuídas pelo Presidente;
IX - Executar tarefas que lhes forem atribuídas pelo Presidente.
Art. 16. A Comissão de Documentação Médica e Estatística, observada a legislação vigente, estabelecerá normas complementares relativas ao seu funcionamento e a ordem dos trabalhos.
Art. 17. Este regimento poderá ser alterado por votação de maioria de seus membros ou por exigência de normativa superior.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 27, seção 1, 2 e 3 de 07/02/2025 p. 9, col. 1