INSTRUÇÃO Nº 03, DE 22 DE DEZEMBRO DE 1997
Dispõe sobre procedimentos administrativos para execução de contratos no âmbito do Tribunal de Contas do Distrito Federal.
O DIRETOR-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 41, inciso VIII, do Regulamento dos Serviços Auxiliares do Tribunal de Contas do Distrito Federal, aprovado pela Resolução-TCDF, nº 10, de 10 de setembro de 1986,
RESOLVE:
Art. 1º Os contratos administrativos de que trata a Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, alterações posteriores e, no que não lhes conflitar, o Decreto-GDF nº 10.996, de 26 de janeiro de 1988, serão acompanhados, controlados e fiscalizados por servidores previamente designados pela autoridade competente, de acordo com as orientações previstas nesta instrução, os quais serão denominados "executores de contratos".
Art. 2º Compete ao executor de contrato:
I) providenciar cópias dos documentos que se façam necessários ao fiel acompanhamento e fiscalização da execução do contrato, entre outros:
a) Edital / Ato Convocatório e seus anexos (p.ex. projeto básico, descrição dos serviços, cronograma físico-financeiro provisório e/ou definitivo);
c) contrato / Nota de Empenho; e
II) representar o Tribunal de Contas do Distrito Federal junto à parte Contratada;
III) emitir, após a formalização do contrato ou ajuste, "AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO - AF" - (anexo I), autorizando o fornecimento de materiais referentes a contratos desta natureza, devendo todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, inclusive soluções dadas às consultas formuladas pelo contratado, constarem do documento, que será emitido em 3 vias: a 1ª para o fornecedor, a 2ª para o arquivo do executor e a 3ª para a Seção Financeira para juntar ao processo de pagamento;
IV) registrar na "FICHA DE OCORRÊNCIA" (anexo II) todos os acontecimentos relacionados com a execução do contrato, inclusive as soluções dadas às consultas formuladas pelo contratado;
V) emitir, após a formalização do contrato ou ajuste, baseado no cronograma físico-financeiro aprovado (quando houver), "ORDEM DE SERVIÇO" (anexo IV) autorizando a prestação de serviço ou a execução de obra;
VI) aprovar cronograma físico-financeiro definitivo, se for o caso;
VII) verificar se o fornecimento de materiais, prestação de serviços e execução de obras se desenvolvem de acordo com o Contrato / Nota de Empenho, prazos, projetos, especificações, valores, condições da proposta da empresa, etc.;
VIII) prestar informações, à chefia superior, sobre a execução dos ajustes, encaminhando sempre que solicitado, relatório de acompanhamento das obras ou serviços contratados;
IX) receber, provisória e definitivamente, o objeto mediante emissão de termos circunstanciados assinados pelos representantes das partes interessadas, quando se tratar de execução de contrato de obras ou serviços. O recebimento provisório deverá ocorrer em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado e o definitivo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias;
X) O recebimento decorrente de aquisições de equipamentos de grande vulto será efetuado por comissão especialmente designada, mediante termo circunstanciado;
XI) o recebimento provisório e o definitivo, em se tratando de compras ou de locação de equipamentos, faz-se-á mediante recibo;
XII) o recebimento provisório poderá ser dispensado, nos casos de aquisição de gêneros perecíveis, alimentação preparada, serviços profissionais e também de obras e serviços, desde que o valor desses dois últimos não ultrapasse o estabelecido para a modalidade de Convite e, ainda, que não haja disposição em contrário no edital. Nestes casos o recebimento será feito mediante recibo;
XIII) criar mecanismos de controle para assegurar ao Tribunal a qualidade dos serviços prestados, como por exemplo, formulários para sugestão/reclamação, quando for o caso;
XIV) atestar a prestação dos serviços e entrega de material/equipamentos no verso da primeira via das Notas Fiscais e no campo inferior direito da primeira via das NEs, fazendo constar do atesto, a assinatura, o carimbo e a data em que efetivamente se deu a prestação do serviço/entrega do material, consignando, ainda, quaisquer irregularidades verificadas na execução do contrato/ajuste;
XV) atestar a conclusão das etapas de obras e serviços de engenharia mediante o preenchimento do "ATESTADO DE EXECUÇÃO" (anexo III);
XVI) encaminhar, dentro de 24 (vinte e quatro) horas, as Notas Fiscais atestadas ao Departamento Administrativo, que providenciará a fundamentação legal e o cálculo do valor da multa, acompanhadas de informação relatando o fato, quando ocorrerem atrasos na execução do contrato;
XVII) levar ao conhecimento de seus superiores, por escrito, instruções sobre modificações de projetos aprovados, alterações de prazos, cronogramas e demais informações relativas à execução do objeto do contrato, e suas conseqüências nos custos previstos;
XVIII) determinar, por escrito, durante o acompanhamento e fiscalização do contrato, o que for necessário para regularizar falhas ou inobservância de termos contratuais;
XIX) pronunciar-se, com antecedência mínima de 90 (noventa) dias do término do contrato, quanto à renovação, ou não, do contrato, quando permitida, apresentando as justificativas necessárias, visando a oferecer o suporte legal à autoridade competente para autorizar a prorrogação. Em caso negativo, deverá encaminhar expediente ao Departamento Administrativo com os elementos necessários à instauração de procedimento licitatório para a nova contratação;
XX) controlar os saldos de empenho estimativo, quando for o caso, solicitando, formalmente, com antecedência, ao Diretor do Departamento Administrativo, reforço orçamentário quando o saldo estiver próximo de esgotar-se, observado o limite de 50% (cinqüenta por cento) para reformas e de 25% para os demais casos.
XXI) assumir a carga patrimonial, na qualidade de detentor, dos bens adquiridos com base no art. 59, § 1º, do Decreto nº 16.098, de 29 de novembro de 1994, passando-a ao interessado por ocasião do adimplemento da obrigação objeto do contrato. (Alínea acrescido pelo(a) Instrução 1 de 19/04/1999)
Art. 3º Sempre que forem necessárias decisões e providências que ultrapassem a área de competência do executor, este deverá comunicar seus superiores em tempo hábil, para a adoção de medidas corretivas, sobre ocorrências que possam ensejar aplicação de penalidades, como atrasos, fuga da especificação, etc., devendo encaminhar relatório circunstanciado da situação verificada.
Art. 4º O executor responde administrativamente pelo exercício irregular das atribuições a ele confiadas, estando sujeito às penalidades previstas na Lei nº 8.112, de 11.12.90.
Art. 5º Aplicam-se as disposições desta Instrução, no que couber, aos convênios, ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados pelo TCDF.
Art. 6º Esta Instrução e seus anexos de I a V, entram em vigor na data de sua assinatura, revogadas as disposições em contrário.
* Os anexos constam do BTCDF n° 24, de 30/12/1997.
Este texto não substitui o publicado no BTCDF nº 24, seção 1, 2 e 3 de 30/12/1997 p. 615, col. 1