PORTARIA Nº 489, DE 11 DE SETEMBRO DE 2017
Dispõe sobre o uso e administração do sistema de correio eletrônico da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no exercício das atribuições que lhe conferem o art. 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, o Decreto n° 23.212 de 6 de setembro de 2002, bem como o art. 448 do Regimento Interno da Secretaria de Saúde, aprovado pelo Decreto nº 34.213, de 14 de março de 2013, publicado no DODF nº 54, de 15 de março de 2013, e considerando a necessidade de modernizar e disciplinar o uso e a administração do sistema de correio eletrônico da Secretaria de Estado de Saúde, RESOLVE:
Capítulo I
Disposições Preliminares
Art. 1º O correio eletrônico, serviço provido pela Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, tem como finalidade permitir a troca de informações relacionadas às atividades da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal (SES), sendo seu uso e administração regulamentados por esta Portaria.
Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera- se:
I - endereço de correio eletrônico: identificação digital no formato suportado pelo protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), com final @saude.df.gov.br;
II - e-mail: conjunto de informações em formato digital, encapsuladas em um invólucro virtual, do qual consta, no mínimo, o endereço de correio eletrônico do destinatário;
III - caixa postal ou caixa de correio: repositório de dados, associado a um endereço de correio eletrônico, de capacidade definida e destinada a armazenar, prioritariamente, emails;
IV - serviço de correio eletrônico: conjunto de recursos computacionais que permitem o envio e recebimento de e-mails, bem como seu armazenamento em caixas postais;
V - armazenamento local: repositórios de dados, sob gestão direta do usuário, como arquivos de Pastas Particulares, nos quais podem ser armazenados itens de correio eletrônico;
VI - usuários externos: funcionários de contratadas, voluntários que exerçam suas atividades nas dependências da SES, estagiários, alunos e residentes que utilizem o serviço de correio eletrônico para o desempenho das tarefas que lhe são atribuídas.
Art. 3º Compete à Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF a oferta regular da infraestrutura computacional para a implementação do serviço de correio eletrônico.
Art. 4º Compete à equipe de Administradores do Correio Eletrônico designada pelo Coordenador da Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF a manutenção do sistema e a gerência das caixas postais.
Capítulo II
Da Caixa de Correio Individual
Art. 5º As caixas postais são consideradas de uso individual e designadas como caixas de correio individuais quando estiverem associadas, por um endereço de correio eletrônico, a uma única pessoa.
Parágrafo único. O acesso à caixa postal individual é pessoal e intransferível, realizado por meio de identificação única e senha pessoal, e, no caso de delegação do acesso ou informação da senha a terceiro, a responsabilidade pelo uso permanece com o titular da caixa.
Art. 6º Todo servidor ativo da Secretaria de Saúde deverá utilizar-se de uma caixa de correio individual, respeitadas as restrições impostas por sua chefia imediata, em conformidade com a política de segurança da informação e comunicação e os princípios da administração pública.
§ 1º Os endereços de e-mail de servidores obedecerão o seguinte critério: primeironome.ultimonome@saude.df.gov.br.
§ 2º As caixas de correios de servidores serão criadas automaticamente pela CTINF, no momento da posse no cargo.
Art. 7º A utilização do serviços de correio eletrônico por usuários externos fica limitada ao envio e recebimento de mensagens no ambiente da rede local.
§ 1º Os endereços de e-mail para usuários externos deverão seguir o critério de identificação de acordo com a natureza do vínculo com a Secretaria de Saúde:
I - terceirizados: primeironome.ultimonome.terceirizado@saude.df.gov.br;
II - voluntários: primeironome.ultimonome.voluntario@saude.df.gov.br;
III - estagiários: primeironome.ultimonome.estagiario@saude.df.gov.br;
IV - alunos: primeironome.ultimonome.aluno@saude.df.gov.br;
V - residentes: primeironome.ultimonome.residente@saude.df.gov.br
§ 2º A solicitação para criação das caixas de correio individuais será realizada pelo responsável do setor no qual o interessado desempenha suas atividades e encaminhada ao respectivo setor de atendimento da Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF.
Art. 8º Caso haja mais de um servidor ou usuário externo com o mesmo endereço, considerando os critérios do art. 6º, § 1º, e 7º, § 1º, será acrescentado o penúltimo nome e, caso ainda persista a duplicação, caberá à CTINF estabelecer outro critério de distinção.
Parágrafo único. Os critérios mencionados no art. 6º, § 1º, e 7º, § 1º, desta Portaria devemse basear no nome social adotado pelo servidor ou usuário externo, desde que conste no sistema de informações da SES.
Art. 9º As caixas de correio individuais de servidores poderão ser acessadas por seus titulares de forma remota, a partir de equipamentos externos à rede local da SES, nos termos definidos pela CTINF, por meio de Norma Técnica.
Parágrafo único. O envio e recebimento de mensagens externas ao ambiente da rede local da SES somente será autorizado aos usuários externos em caso de solicitação justificada de servidor ao Coordenador da CTINF para sua deliberação, e o servidor requisitante será solidariamente responsável pelo uso que for feito da caixa postal individual criada.
Art. 10. A caixa de correio individual será inativada caso ocorra uma das seguintes hipóteses:
I - exoneração ou aposentadoria de servidor;
II - cessão de servidor a outro órgão;
III - qualquer afastamento de servidor com duração superior a 90 (noventa) dias;
IV - cessação do vínculo com a Secretaria de Saúde;
V - usuário especial desligado de função;
VI - fim do vinculo com a contratada;
VII - transcurso de dois meses sem qualquer acesso.
Parágrafo único. Nas hipóteses previstas nos incisos I a III, as mensagens recebidas pelo sistema de correio eletrônico serão encaminhadas ao endereço de correio eletrônico informado pelo interessado pelo período máximo de até três meses.
Art. 11. Permanecendo a caixa postal inativa por três meses, será excluída do sistema de correio eletrônico, juntamente com seu conteúdo, exceto nas hipóteses dos incisos II e III do art. 10 desta Portaria.
Art. 12. Após a exclusão da caixa, o endereço eletrônico associado a ela não poderá ser reutilizado pelo prazo de 180 (cento e oitenta) dias, após o qual ficará novamente disponível para outro usuário, respeitadas as disposições desta Portaria.
Art. 13. É facultado ao usuário o serviço de armazenamento local de dados, tal como "Pastas Particulares", ficando a manutenção dos arquivos sob a responsabilidade do interessado.
Parágrafo único. Considerando as limitações destes recursos em relação a seus aspectos de integridade e segurança, inerentes à tecnologia atualmente existente, as Pastas Particulares não são recomendadas para o armazenamento de informações consideradas críticas ou de alta relevância.
Capítulo III
Da Caixa de Correio Coletiva
Art. 14. A caixa postal será considerada como caixa de correio coletiva quando:
I - estiver associada, por meio de um endereço de correio eletrônico, a uma unidade organizacional da SES, preferencialmente adotando-se a sigla da unidade para a composição do endereço de correio eletrônico;
II - estiver associada a um grupo de pessoas, para finalidades específicas, criado ou autorizado em ato próprio;
III - estiver vinculada a aplicações computacionais específicas ou ao próprio sistema de correio eletrônico, denominando-se caixa corporativa.
§ 1º No caso estabelecido pelo inciso II, a criação da caixa coletiva será solicitada pelo servidor responsável pela principal unidade organizacional interessada ou pelo presidente do grupo de trabalho ou comissão, quando for o caso.
§ 2º O responsável pela caixa coletiva poderá indicar outras pessoas como seus usuários.
Art. 15. As caixas de correio coletivas poderão ser acessadas remotamente pelos usuários autorizados, ou seja, a partir de equipamentos externos à rede local da SES, nos termos definidos pela Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, por meio de Norma Técnica.
Art. 16. Os e-mails recebidos na caixa coletiva poderão ser redirecionados para as caixas individuais dos usuários autorizados e deverão ser respondidos por meio da caixa individual do servidor, a fim de identificar e individualizar o remetente da resposta.
Art. 17. Caso ocorra extinção da unidade organizacional à qual a caixa coletiva estiver relacionada, caberá à instância hierarquicamente superior decidir sobre as ações a serem tomadas sobre a caixa de correio e seu conteúdo.
Art. 18. A caixa postal coletiva será considerada inativa caso ocorra o transcurso de seis meses sem qualquer acesso, aplicando-se o disposto no caput do art. 12.
Capítulo IV
Dos Grupos de Distribuição de Mensagens
Art. 19. Com a necessária justificativa, poderá ser criado pela equipe de Administradores do Correio Eletrônico grupo de distribuição de mensagens.
Parágrafo único. Os grupos com mais de cem integrantes somente poderão ser criados mediante autorização do Coordenador da CTINF, e somente o Secretário de Saúde ou um dos Secretários-Adjuntos de Saúde poderá enviar ou autorizar o envio de mensagens para o grupo de distribuição que contenha todos os servidores da SES.
Art. 20. O servidor que solicitar a criação do grupo será responsável por sua gestão, devendo incluir e, quando necessário, excluir, os endereços dos integrantes da lista.
Art. 21. O envio de mensagens para grupos de distribuição será restrito aos usuários previamente autorizados por seu responsável.
Art. 22. Enviada mensagem a um grupo de distribuição, os receptores da mensagem não deverão utilizar o recurso de responder a todos os destinatários do grupo, devendo a CTINF parametrizar o sistema para evitar tal prática.
Capítulo V
Das Aplicações
Art. 23. O software utilizado como cliente do sistema de correio será aquele aquele indicado pela Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF.
Art. 24. Qualquer aplicativo ou sistema que utilize o serviço de correio eletrônico somente poderá ser utilizado no ambiente da rede local da SES após homologação da equipe de Administradores do Correio Eletrônico da Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF.
Art. 25. Para assegurar a continuidade da prestação dos serviços da rede local, a Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF deverá realizar o registro de informações estatísticas sobre o tráfego de dados gerado pelas aplicações, de forma a possibilitar ações preventivas quanto a eventuais colapsos.
Capítulo VI
Da Administração do Sistema
Art. 26. A administração do sistema de correio eletrônico compreende:
I - planejar, configurar, pôr à disposição e manter o funcionamento regular, estável e eficiente da infraestrutura de tecnologia da informação necessária ao serviço;
II - agregar mecanismos de segurança visando à preservação do sistema de correio eletrônico contra incidentes de segurança da informação que possam comprometer seu funcionamento;
III - implantar mecanismos de filtragem de mensagens eletrônicas indesejadas, como "spam" ou "fishing";
IV - realizar o registro e o tratamento de informações estatísticas sobre o uso do sistema de correio eletrônico e dos recursos de tecnologia da informação da SES;
V - executar e fiscalizar o cumprimento do disposto nesta Portaria.
Art. 27. A Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, por meio da equipe de Administradores do Correio Eletrônico, no desempenho de suas atribuições, observarão o sigilo das comunicações, abstendo-se de qualquer ação que implique violação de mensagem com o objetivo de conhecer ou divulgar seu conteúdo.
Art. 28. Em manutenções necessárias à solução de problemas técnicos que afetem o funcionamento normal do sistema, as caixas postais envolvidas poderão ser acessadas, vedada a divulgação de seus conteúdos.
Parágrafo Único. A divulgação do conteúdo de mensagem que tenha sido acessada em função de manutenção técnica ou restauração de cópias de segurança será considerada violação de sigilo funcional.
Art. 29. A Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF realizará o armazenamento de mensagens trafegadas e outros dados do sistema de correio eletrônico, com os seguintes objetivos:
I - integridade do sistema, por meio de cópias de segurança ("backup");
II - recuperação de conteúdos de mensagens individuais;
III - validação do conteúdo da mensagem nos casos em que fizer parte da instrução de processo e houver dúvida sobre a integridade de seu teor;
IV - verificação do cumprimento das normas estabelecidas nesta Portaria.
Parágrafo Único. Compete ao Coordenador da Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF fixar, por meio de Norma Técnica, os prazos mínimos e demais parâmetros técnicos necessários às finalidades estabelecidas nos incisos do presente artigo.
Art. 30. Compete à Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, por meio de Norma Técnica, o estabelecimento de limites operacionais ao sistema de correio eletrônico, de modo a garantir seu pleno funcionamento, de forma contínua e ininterrupta, considerando a disponibilidade de espaço para armazenamento e as necessidades de desempenho do sistema de informática da SES.
§ 1º Compreendem tais limites os seguintes aspectos:
I - espaço físico destinado às caixas postais;
II - tamanho máximo de mensagens internas e externas;
III - número máximo de destinatários para cada mensagem a ser enviada.
§ 2º Na hipótese de ser atingido o limite relacionado com o espaço físico de armazenamento destinado às caixas postais, será adotada a seguinte política:
I - inicialmente, será enviada, de forma automática, mensagem de alerta ao proprietário da caixa postal, indicando que o limite foi atingido;
II - caso não haja providências e o espaço da caixa postal continue a crescer, o envio de mensagens será restringido a partir do endereço de correio eletrônico do proprietário;
III - ao atingir valores críticos de capacidade, será bloqueado o envio e recebimento de mensagens para a caixa postal.
Art. 31. Os procedimentos técnicos que visem a apurar fatos envolvendo o sistema de correio eletrônico somente poderão ser realizados pela Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF quando solicitados formalmente pela autoridade competente ou em casos de cumprimento de ordem judicial.
Art. 32. A Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, poderá implantar mecanismos de filtros de mensagens, com o objetivo de preservar a integridade do ambiente de rede da SES ou de seu sistema de correio eletrônico.
Capítulo VII
Das Diretrizes para Uso Adequado do Sistema de Correio Eletrônico
Art. 33. O uso do serviço de correio eletrônico tem como finalidade a comunicação e a troca de informações destinadas à execução das atividades da Secretaria de Estado de Saúde.
Art. 34. Toda a comunicação oficial por correio eletrônico deverá ser feita por meio das caixas de correio previstas nesta Portaria, sendo conferido valor probatório às mensagens enviadas e recebidas, que poderão ser anexadas aos processos eletrônicos, para fins de instrução.
Art. 35. São consideradas condutas de uso inadequado do sistema de correio eletrônico, sujeitando o infrator à responsabilidade administrativa, civil ou criminal:
I - acessar caixas postais de outros usuários, sem autorização prévia;
II - violar o sigilo das mensagens ou divulgar maliciosamente o conteúdo de mensagem que tenha tido conhecimento em razão do exercício de suas funções;
III - utilizar o sistema de correio eletrônico para veicular conteúdo ilegal, ofensas pessoais, ameaças, demonstrações de desapreço ou outras condutas que violem o princípios da administração pública;
IV - veicular, nas mensagens, linguagem chula, conteúdo com caráter discriminatório em relação a sexo, cor, raça, credo, orientação sexual, origem geográfica, identidade de gênero ou outra que atente contra a liberdade das pessoas, bem como outras manifestações incompatíveis com a dignidade do serviço público;
V - incomodar qualquer usuário seja por meio da quantidade ("mail bombing"), frequência ou tamanho das mensagens;
VI - insistir no envio de mensagens a qualquer pessoa que não deseje recebe-la;
VII - enviar mensagens que tenham como objetivo a promoção de produtos e serviços de caráter não institucional;
VIII - reenviar ou propagar mensagens em "correntes" ou "pirâmides";
IX - fraudar quaisquer das informações do cabeçalho do remetente;
X - descumprir qualquer das regras estabelecidas nesta Portaria.
Art. 36. Todos os servidores deverão acessar suas caixas individuais pelo menos uma vez por dia útil, ficando responsáveis por quaisquer danos que possam advir do desconhecimento de informações decorrente da omissão no cumprimento dessa obrigação, sem prejuízo da responsabilização administrativa pela infração.
Art. 37. É obrigação do servidor da SES manter sua caixa individual com espaço de armazenamento suficiente para receber mensagens, considerando os limites estabelecidos pela CTINF, devendo promover a deleção ou arquivamento local de mensagens antigas, de forma a não prejudicar a remessa ou recebimento de e-mails.
Art. 38. Os servidores deverão configurar assinatura automática, conforme padrões estabelecidos pela Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, a ser incluída no primeiro e-mail de cada série de mensagens trocadas, do qual conste no mínimo o nome ou nome social, matrícula e cargo que ocupa na SES, vedado o uso de figuras, símbolos, imagens ou outros elementos que possam aumentar desnecessariamente o tamanho das mensagens.
§ 1º Caso não ocupe cargo em comissão, o servidor deverá incluir em sua assinatura o cargo efetivo.
§ 2º Os usuários externos deverão mencionar em sua assinatura a natureza do vínculo com a SES: terceirizado, voluntário, estagiário, aluno ou residente.
Art. 39. Por razões ambientais e de economia de recursos públicos, deve ser evitada a impressão de mensagens eletrônicas, a fim de reduzir o consumo de papel e outros insumos de impressão.
Art. 40. O descumprimento das disposições desta Portaria ou o uso inadequado do sistema, nos termos do art. 35, sujeitará o usuário à suspensão do uso do correio eletrônico, como medida preventiva que vise a assegurar a integridade do sistema.
§ 1º O restabelecimento do serviço somente ocorrerá mediante solicitação justificada da autoridade a qual esteja subordinado o servidor ou usuário especial, dirigida à respectiva área de atendimento da Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF.
§ 2º Na hipótese de reincidência ou considerando-se a gravidade do fato, poderá ser caracterizada infração funcional, a ser apurada em processo administrativo disciplinar, sujeitando o infrator às penalidades previstas na Lei Complementar nº 840, de 2011, sem prejuízo da responsabilidade penal e civil.
§ 3º É considerada falta grave vender, oferecer, divulgar ou disponibilizar a qualquer título, oneroso ou gratuito, lista ou relação de endereços eletrônicos da SES, ainda que incompleta ou parcial, bem como facilitar o acesso de terceiros a qualquer dessas listas sem prévia autorização da Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF, ficando o servidor que der causa ao vazamento da informação co-responsável pelo uso indevido da lista, sem prejuízo da responsabilização administrativa e criminal.
Art. 41. É responsabilidade de todos os usuários do sistema de correio eletrônico reportar à Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF os casos de condutas inadequadas identificadas no uso desse serviço. Capítulo VIII Das Disposições Finais e Transitórias
Art. 42. Os casos não previstos nesta Portaria serão analisados pela equipe de Administradores do Correio e apreciados para deliberação do Coordenador da CTINF.
Art. 43. A Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF deverá adotar as medidas necessárias para o cumprimento desta Portaria e a completa implantação no sistema de correio eletrônico da SES, de modo que seja utilizado por todos os servidores.
Parágrafo único. O Coordenador Coordenação Especial de Tecnologia da Informação em Saúde - CTINF poderá, por prazo determinado, limitar o acesso a outros serviços externos de correio eletrônico, a fim de garantir a migração para o sistema oficial previsto nesta Portaria, devendo os servidores ser orientados, durante esse período, a redirecionar seu e-mails pessoais para suas respectivas caixas individuais, segundo critérios definidos pela CTINF.
Art. 44. Esta Portaria entra em vigor trinta dias após a data de sua publicação.
HUMBERTO LUCENA PEREIRA DA FONSECA
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 183, seção 1, 2 e 3 de 22/09/2017 p. 16, col. 1