INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº 03/2006.

Dispõe sobre normas para orientação quanto à administração e controle dos bens Patrimoniais da FHB.

A DIRETORA PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO HEMOCENTRO DE BRASÍLIA, no uso das atribuições que lhe confere o inciso VII, do artigo 35, do Decreto nº 14.937, de 13 de agosto de 1993, considerando a necessidade de normatizar as atividades de aquisição, recebimento, incorporação, utilização, guarda, conservação, distribuição e controle de bens patrimoniais no âmbito desta Fundação, resolve:

Art. 1º - Instituir a presente Instrução de Serviço com o objetivo orientar os servidores os procedimentos referentes aos bens patrimoniais da Fundação Hemocentro de Brasília.

Art. 2º - Compete ao Setor de Patrimônio:

I – Cadastrar, codificar, catalogar e classificar os bens patrimoniais pertencentes à FHB;

II - Administrar os bens patrimoniais da FHB de acordo com normas e legislações vigentes;

III – Promover e controlar o tombamento, a incorporação e acompanhar a movimentação e a cessão de uso dos bens patrimoniais da FHB;

IV – Encaminhar e distribuir os bens patrimoniais mediante emissão de termo próprio, conforme solicitação do setor usuário;

V – Emitir, formalizar, atualizar e manter sob sua guarda os Termos de Guarda e Responsabilidade;

VI – Providenciar a recuperação de bens móveis, acompanhando e controlando a execução dos contratos de serviços pertinentes;

VI – Proceder ao inventário anual, consistindo em contagem física dos bens e sua comparação com os registros da Carga Geral com detalhamento setorial que servirá de suporte para verificação de possíveis danos e/ou uso inadequados dos bens;

VII – Instruir e manifestar-se em processos relativos a assuntos de sua competência;

VIII – Orientar quanto à correta especificação do bem a ser adquirido;

IX – Zelar pelos bens, prestando informações aos usuários sobre sua correta utilização;

X – Fornecer elementos que subsidiem o trabalho realizado por Comissão de Inventário Físico.

Art. 3º - Considera-se bens permanentes, aqueles destinados à execução dos serviços públicos, manutenção e funcionamento das atividades da FHB e, que, em razão do seu uso corrente não perde sua identidade física e tem durabilidade superior a 02 (dois) anos.

Art. 4º - Recebimento é o ato pelo qual o bem é entregue ao Setor de Patrimônio, o que não implica em aceitação, apenas transfere a responsabilidade pela guarda do fornecedor ao recebedor, configurando-se assim, o recebimento provisório.

I – O recebimento definitivo do bem, dar-se-á mediante conferência, pelo setor requisitante, das características constantes da solicitação inicial e após atesto de recebimento na nota fiscal;

II – O recebimento decorrerá de compra, cessão de uso, doação e comodato;

III – São considerados documentos hábeis para o recebimento a nota fiscal, documento que comprove a doação, contrato de comodato, e recibo. Nesses documentos constarão obrigatoriamente: a descrição do bem, a quantidade e o preço;

IV – No caso de doação, os bens somente serão incorporados quando for de interesse da FHB e depois de identificadas pelo Setor de Patrimônio, as características exatas e o valor do bem;

V – A aceitação do bem é condição essencial para o seu recebimento definitivo, o que dependerá de conferência e de exame qualitativo e/ou técnico, quando for o caso;

VI – O bem que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega será recebido e aceito pelo Setor de Patrimônio;

VII – O recebimento de bem com valor superior ao limite estabelecido para a modalidade de Convite, deverá ser efetuado por uma Comissão de Recebimento, com no mínimo 03 (três) membros, sendo um deles o responsável pelo Setor de Patrimônio;

VIII – A Comissão de Recebimento deverá lavrar termo circunstanciado sobre o bem recebido;

IX – Se o bem depender também de exame qualitativo, o responsável pelo Setor de Patrimônio convocará o usuário solicitante para esse fim e para a respectiva aceitação;

X – O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual fará parte o responsável pelo Setor de Patrimônio;

XI – Quando o bem não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falta de peças ou defeito, o responsável pelo Setor de Patrimônio ou a Comissão de Recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação;

XII – O não recebimento do bem deverá ser formalizado através de Termo de Recusa no qual são declarados os motivos da recusa;

XIII – No caso de recusa do bem por qualquer motivo, não ocorrerá a suspensão do prazo de entrega ficando o fornecedor obrigado a retirar o bem ou substitui-lo, se for o caso, sem ônus para a FHB no prazo determinado pela Administração;

XIV – No ato de recebimento de bem permanente deverão ser observados se a especificação e o quantitativo constante da solicitação inicial, corresponde ao bem que está sendo recebido, além dos seguintes aspectos:

a) Data de entrega conforme documentação;

b) Valor constante da Nota de Empenho;

c) Catálogos, manuais, certificados e prospectos contendo a descrição do bem;

d) Garantia;

e) Instalação e/ou treinamento quando necessário;

e) Embalagens;

f) Assistência Técnica; e

g) Acessórios.

XV – Aceitação é a operação através da qual se declara, na documentação fiscal, que o bem recebido satisfaz à especificação;

XVI – A documentação fiscal de recebimento definitivo do bem só terá validade se devidamente atestada por servidor qualificado para esta finalidade;

XVII – É vedado aos servidores da FHB, o recebimento direto de bens permanentes sem o acompanhamento do Setor de Patrimônio, sob pena de responderem por irregularidades ou avarias que forem encontradas.

Art. 5º - A aceitação do bem será concluída mediante incorporação a ser procedida pelo responsável pelo Setor de Patrimônio e o conseqüente, registro em sistema próprio na condição de integrante do acervo patrimonial da FHB, atribuindo ao mesmo um número cronológico de tombamento e afixando a plaqueta patrimonial em local visível.

I - Do cadastramento do bem constarão obrigatoriamente as seguintes informações:

a) Número do Tombamento;

b) Data da aquisição;

c) Número do Processo de aquisição;

d) Nota de Empenho;

e) Nota Fiscal;

f) Valor;

g) Descrição detalhada do bem com marca e modelo;

h) Número de série;

i) Fornecedor;

j) Prazo de Garantia;

l) Estado de Conservação;

m) Localização;

n) Nota de lançamento/Ordem Bancária;

o) Classificação do bem;

p) Pedido de Aquisição;

q) Fonte de recursos;

r) Convênio;

s) Data da confecção do bem;

t) Forma de aquisição.

Parágrafo Único - Somente após a incorporação que o bem poderá ser distribuído à unidade usuária, mediante a emissão do Termo de Guarda e Responsabilidade.

Art. 6º - Os bens permanentes pertencentes ao acervo da FHB deverão ser identificados através de registro numérico cronológico, denominado registro patrimonial.

I – A identificação do bem permanente dar-se-á mediante fixação de chapa metálica, colagem de etiqueta, gravação, carimbo ou marcação à tinta;

II – O registro patrimonial do material bibliográfico, será realizado por meio de carimbo ou colagem de etiquetas;

III – A fixação de chapa será realizada por meio de rebites ou pregos, exceto nos casos em que o bem não possa ser perfurado, quando a mesma deverá ser realizada por meio de colagem. A fixação da chapa não deverá alterar, as condições de precisão, segurança ou integridade do bem, nem a segurança de seu usuário;

IV – A identificação do material, sempre que possível, deverá ser feita observando-se os seguintes critérios:

a) proteção contra intempéries;

b) fácil visualização;

c) padronização da colocação em materiais da mesma espécie.

Art. 7º - Os bens da FHB só poderão ser cedidos, no âmbito do GDF, mediante autorização da Presidência da FHB e de acordo a celebração de Convênio.

Art. 8º - Os bens em regime de comodato, só serão distribuídos após seu registro em cadastro específico, mediante o qual receberá número de identificação para seu controle e estarão sujeitos à celebração de contrato de comodato entre as partes.

Art. 9º - A movimentação de bens patrimoniais é o ato de deslocar o bem de um setor a outro.

I – A movimentação dos bens patrimoniais, ocorrerá com a emissão do Termo de Movimentação de Bens Patrimoniais, que será emitido pelo Setor de Patrimônio, em 03 (três) vias, e assinados pelos setores usuários;

II – Nenhum bem poderá sofrer movimentação sem que seja do conhecimento do Setor de Patrimônio;

III – Nenhum bem poderá estar em local diferenciado ao do constante da carga patrimonial de responsabilidade do usuário.

Art. 10 - Entende-se por controle patrimonial os registros e lançamentos realizados pelo Setor de Patrimônio, em documentação própria.

Parágrafo Único – As entradas de bens são, usualmente, constituídas pelos seguintes tipos de operação: compra, doação, comodato e cessão.

Art. 11 – São responsáveis pela guarda e uso dos bens patrimoniais os titulares dos setores usuários e os usuários do bem.

I - O usuário não poderá eximir-se da responsabilidade que lhe for transmitida;

II – O instrumento que transmite a responsabilidade pela guarda e uso dos bens patrimoniais da FHB é o Termo de Guarda e Responsabilidade - TGR, que será emitido pelo Setor de Patrimônio e devidamente assinado pelo usuário final do bem e pela Divisão de Administração Geral da FHB;

III – O responsável por bem patrimonial é obrigado a guardá-lo em local determinado e, na falta deste, em lugar apropriado e seguro, de forma a evitar a ocorrência de dano, extravio ou subtração por qualquer forma, exercendo vigilância sobre sua utilização;

IV – O usuário do bem patrimonial é obrigado a utilizá-lo somente para o fim a que se destina, dentro dos padrões técnicos recomendados, sob pena de ser responsabilizado pelos danos advindos do uso inadequado ou da má conservação;

V – O titular do setor usuário deverá acompanhar os prazos relativos aos contratos de manutenção preventiva e/ou corretiva dos equipamentos sob sua guarda;

VI – Os bens pertencentes ao acervo patrimonial da FHB bem como os oriundos de cessão de uso ou de comodato são de uso exclusivo do serviço público sendo vedada a sua utilização para fins particulares;

VII – Os bens patrimoniais não poderão ser retirados do setor usuário, exceto aqueles necessários à realização de atividades externas, e os que forem movimentados por motivo de recolhimento ou manutenção;

VIII – Independente da assinatura do “Termo de Guarda e Responsabilidade”, é obrigação de todo servidor público zelar pela guarda, uso e pela sua boa conservação, além de diligenciar no sentido da recuperação daquele que sofrer avaria, sendo assim, qualquer servidor poderá ser responsabilizado por irregularidade ocorrida com o material que lhe for confiado;

IX – O detentor de carga patrimonial poderá emitir Termos de Co-responsabilidade para os demais servidores usuários de materiais permanentes, quando achar conveniente;

X – O servidor que causar dano a bem patrimonial ficará obrigado ao ressarcimento à FHB mediante reposição ou indenização em valor pecuniário, cuja responsabilidade será apurada em Tomada de Contas Especial, independente das sanções administrativas, penais ou cíveis.

Art. 12 - Aquele que perder a condição de titular do setor usuário responderá por eventuais danos, extravios ou subtrações sofridas pelos bens sob sua guarda, enquanto não transferir ao sucessor ou substituto a responsabilidade pela respectiva guarda.

I – Não ocorrendo a transferência de guarda e responsabilidade no prazo de vinte e quatro horas, responderão solidariamente o substituto e o substituído por eventuais irregularidades a bens patrimoniais sob sua guarda;

II – Havendo afastamento temporário do titular do setor usuário, a responsabilidade pela guarda dos bens patrimoniais será transferida ao seu substituto, mediante emissão do Termo de Transferência de Guarda e Responsabilidade;

III – No caso de afastamento definitivo do titular do setor usuário, o Setor de Patrimônio procederá ao levantamento dos bens emitindo o Termo de Guarda e Responsabilidade ao novo titular;

IV – O servidor afastado definitivamente poderá requisitar a DAG/FHB, declaração de quitação de bens patrimoniais, que será emitida pelo Setor de Patrimônio/FHB;

V – Na falta de titular de setor usuário em razão de afastamento definitivo ou temporário, a Divisão de Administração Geral deverá indicar um responsável para recebimento da carga patrimonial

do setor até a posse do novo titular.

Art. 13 - No caso de haver opção pelo servidor pela reposição do bem, esta somente será admitida quando o bem reposto guardar, além da similitude, as mesmas características do bem a ser substituído.

I – Em caso de ressarcimento, o valor a ser pago será o valor de mercado do bem, levando-se em conta a depreciação pelo tempo de uso e o seu estado de conservação;

III – Na impossibilidade de se indicar o valor de mercado do bem, por motivo devidamente justificado, o valor histórico respectivo deverá ser atualizado, mediante correção monetária e depreciação cabíveis, até a data do extravio, ou, se desconhecida esta, até a data do término do período a que se referir a tomada de contas especial;

IV – O Termo de Reposição será lavrado pelo Setor de Patrimônio, dele constando, no mínimo, as seguintes indicações:

a) especificação do bem substituído;

b) especificação e valor do bem dado em reposição;

c) data e assinatura do responsável pelo Setor de Patrimônio, da Administração Geral e do responsável pela reposição do bem.

Art. 14 - O bem patrimonial caracterizado como inservível, desde que não haja possibilidade de redistribuirão a outro setor, será recolhido ao Setor de Patrimônio para fins de alienação. Para efeito do disposto neste artigo, considera-se:

a) Bem ocioso, é aquele que, embora em condições de uso, não esteja sendo utilizado;

b) Bem recuperável é quando a sua recuperação é possível a um custo não superior a 50% de seu valor de mercado;

c) Bem de recuperação antieconômica, quando é de manutenção onerosa, devido ao uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

d) Bem irrecuperável não permite a recuperação por problemas técnicos ou de custo superior a 50% de seu valor de mercado.

I – Os bens móveis que se encontrarem nas situações descritas anteriormente serão recolhidos, mediante emissão do Termo de Recolhimento de Bens Móveis;

II – O Termo de Recolhimento de Bem Patrimonial será lavrado pelo Setor de Patrimônio, dele constando, no mínimo, as seguintes indicações:

a) número do Termo de Recolhimento;

b) especificação do bem;

c) setor usuário do bem;

d) referência à solicitação de recolhimento do bem expedida pelo usuário ou parecer emitido por servidor qualificado, constando a justificativa para o recolhimento;

e) data e assinatura do responsável pelo Setor de Patrimônio.

Art. 15 - A desincorporação ou baixa do bem permanente é o cancelamento e exclusão de seu registro no cadastro geral do acervo patrimonial, que poderá ser proposta pelo detentor da carga patrimonial e/ou pela Comissão de Avaliação de Bens Inservíveis, ou ainda por decisão final de Comissão Especial de Tomada de Contas. A baixa de bens patrimoniais será feita formalmente, através de processo administrativo e ocorrerá em caso de:

a) subtração;

b) perecimento;

c) extravio;

c) doação; e

d) alienação.

I - O processo de baixa deve ser precedido, no que couber, dos seguintes passos:

a) promoção de diligências administrativas cabíveis;

b) constatação, através de laudo técnico, de que o bem se encontra sem condição de uso, inservível; e

c) parecer da comissão com o acolhimento da autoridade superior autorizando a baixa.

II - Os bens permanentes para baixa, deverão ser considerados genericamente inservíveis para a FHB e, serão classificados como:

a) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

b) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoleto;

c) inservível - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

III – Os bens que se enquadrarem nas condições previstas no inciso anterior, poderão ser cedidos a outros órgãos do GDF que deles necessitarem;

IV – A cessão de bens será efetivada mediante “contrato de cessão de uso”, do qual constarão as indicações de transferência de carga patrimoniais, da unidade cedente para a cessionária, o valor da aquisição ou custo de produção;

V – A doação de bens móveis, verificada como de interesse social, será efetuada pela FHB, após avaliação de sua oportunidade e conveniência, relativamente à escolha de outra forma de alienação, em favor dos órgãos do Governo do Distrito Federal ou Instituições Filantrópicas reconhecidas na forma da lei, como de utilidade pública, como a seguir indicados:

a) ocioso ou recuperável - para órgãos do Governo do Distrito Federal;

b) antieconômico - para órgãos do Governo do Distrito Federal e instituições filantrópicas;

c) irrecuperável – para instituições filantrópicas.

Art. 16 - Inventário físico é o instrumento de controle para contagem e verificação física dos bens permanentes em uso nos diversos setores da Instituição, e sua comparação com os registros da Carga Geral.

I - O inventário, realizado para conferência física dos bens permanentes com a Carga Geral, visa:

a) confirmar a atribuição da carga e a localização dos bens;

b) manter atualizado o controle dos bens e seus registros; e

c) apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.

II - O inventário pode ser:

a) Anual - realizado por comissão especialmente constituída pelo dirigente da FHB, com a finalidade de comprovar a quantidade e o valor dos materiais permanentes existentes por ocasião do encerramento do exercício;

b) Eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do detentor de carga, por órgão de fiscalização ou pelo Setor de Patrimônio/FHB; e

c) Transferência de responsabilidade - realizado quando da substituição de chefias, desativação, junção ou desdobramento de setores.

III – O inventário anual deverá ser acompanhado de:

a) cópia do ato que designou a comissão encarregada do levantamento físico dos bens patrimoniais;

b) registro patrimonial, descrição, valor, quantidade, estado de conservação e localização dos bens móveis;

c) localização, características, registro patrimonial, número de registro em cartório e valor dos imóveis;

d) declaração, firmada pela comissão, de que o levantamento implicou verificação “in loco” da existência real dos bens móveis e confirmação da propriedade dos móveis;

e) demonstrativo das incorporações e desincorporações de bens patrimoniais ocorridas no período;

f) relatório a respeito das irregularidades apuradas e das condições de guarda e uso dos bens;

g) relação dos bens de terceiros, incluídos os em regime de comodato e em cessão de uso; e

h) relação dos bens que não constam da Carga Geral, assim como dos que não foram localizados, e informações sobre as providências adotadas pela FHB, visando a regularização da situação.

Art. 17 – No caso de perda de chapas metálicas, o detentor do bem deverá providenciar junto ao Setor de Patrimônio, a emissão de outra, com o mesmo número de registro anterior.

Art. 18 – As infrações aos dispositivos desta Instrução, serão aplicadas penas disciplinares, impostas pelo Regime Jurídico a que estiver subordinado o servidor infrator.

Art. 19 – Os casos omissos serão resolvidos pelos Conselhos Deliberativo e Fiscal da FHB.

Art. 20 – Esta Instrução de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

MARIA DE FÁTIMA BRITO PORTELA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 86, seção 1 de 08/05/2006 p. 18, col. 2