PORTARIA CONJUNTA Nº 31, DE 14 DE OUTUBRO DE 2016.
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais do Distrito Federal (CACI), e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO DO DISTRITO FEDERAL e o SECRETÁRIO DE ESTADO DA CASA CIVIL, RELAÇÕES INSTITUCIONAIS E SOCIAIS DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto nº 37.565, de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais do Distrito Federal (CACI), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF deve ocorrer de forma escalonada, iniciando-se pelo processo de negócio "Proposta de Projeto de Lei e Proposta de Decreto", sendo os demais processos previamente definidos pelo Órgão Gestor e pela CACI.
Art. 3º As espécies documentais numeradas, produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF, na CACI, devem ser acrescidas da descrição "SEI-GDF".
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" devem iniciar com o número 1 devendo ser reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em toda a CACI, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida nos novos documentos.
Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF, na CACI, os processos devem ser iniciados com o número 5000, e reiniciada a contagem cada ano com o número 5000.
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da CACI, a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1, sem a milhar 5000, e reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos devem ser feitas exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º Cada processo de negócio implantado, no âmbito da CACI, e que deva ser tramitado para órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deve seguir os seguintes procedimentos:
I - a CACI deve encaminhar um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEIGDF, bem como mídia eletrônica em anexo com os autos gravados em formato PDF;
II - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
III - após análise, a unidade de destino encaminhará resposta à CACI, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos de negócio "Proposta de Projeto de Lei e Proposta de Decreto" tramitados à CACI por órgãos e entidades do Distrito Federal e que ainda não estejam autuados no SEI-GDF devem ser submetidos aos seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo físico utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a Unidade Protocolizadora da CACI deve:
a) receber o processo físico no SICOP e digitalizar os autos;
b) iniciar/cadastrar o processo no SEI-GDF, com mesmo número do processo físico, acrescido da descrição "SEI-GDF", e
c) proceder ao devido encaminhamento interno no SEI-GDF;
III - a Unidade Protocolizadora da CACI deve registrar no SICOP que o processo físico foi convertido em processo eletrônico e indicar que a numeração foi apenas acrescida da descrição "SEI-GDF";
IV - publicado o decreto ou a lei, a CACI deve encaminhar Ofício ao órgão ou entidade de origem contendo link de acesso do processo eletrônico no SEI-GDF.
Art. 8º Os demais processos tramitados à CACI por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo físico utilizando o SICOP;
II - a CACI deve receber o processo físico e tramitá-lo internamente utilizando o SICOP;
III - os documentos relacionados ao processo físico serão produzidos em suporte papel e inseridos nos autos, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;
IV - finalizada a análise pela CACI, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 9º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 10. Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da CACI, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 11. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da CACI:
I - Gustavo Shimoda Cupertino - matrícula n° 1.672.485-2, na qualidade de coordenador;
II - Fabiano Gomes Barreto - matrícula nº 154.495-0, na qualidade de suplente do coordenador;
III - Edna Vilas Boas Silva - matrícula nº 174.631-6;
IV - Leonardo Costa Reges - matrícula nº 174.646-4;
V - Marcelo Silva Pontes - matrícula nº 269.052-7;
VI - Pedro Paulo Valadares de Souza - matrícula nº 260.860-X;
VII - Rosimeyre Mendes de Araújo - matrícula nº 1.200.308-5.
Art. 12. Compete à CACI disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
Art. 13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta devem ser dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
SÉRGIO SAMPAIO CONTREIRAS DE ALMEIDA
Secretário de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 197, seção 2 de 18/10/2016 p. 21, col. 2