ORDEM DE SERVIÇO Nº 25, DE 02 DE MARÇO DE 2018
O DIRETOR DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA, DA SUBSECRETARIA DE VIGILÂNCIA À SAÚDE, DA SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e em conformidade com o disposto no artigo13 da Portaria SES/GDF Nº 196 de 10 de abril de 2017 e Artigo 1º da Portaria SES/GDF nº 197 de 10 de abril de 2017, RESOLVE:
Art. 1º Aprovar o Regimento Interno do Comitê Gestor da Qualidade em Vigilância Sanitária do Distrito Federal.
REGIMENTO INTERNO DO COMITÊ GESTOR DA QUALIDADE EM VIGILÂNCIA SANITÁRIA DO DISTRITO FEDERAL (CGQ)
Art.1º - O Comitê Gestor da Qualidade (CGQ) tem por objetivo assegurar que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da Diretoria de Vigilância Sanitária do Distrito Federal (DivisaDF) seja estabelecido, implantado e implementado, de acordo com a Política da Qualidade em Vigilância Sanitária do Distrito Federal, estabelecida pela Portaria SES-DF nº 196, de 10 de abril de 2017 (DODF nº 71 de 12 de abril de 2017, pag. 11-12) suas atualizações ou substituição, e as normas e instruções definidas pela ANVISA, gestora do Sistema Nacional de Vigilância Sanitária.
Art.2º - Para a consecução dos seus objetivos, o Comitê Gestor da Qualidade tem as seguintes atribuições:
- Estudar e propor à Direção Superior, no âmbito da Gestão da Qualidade, medidas para assegurar a mais adequada estruturação dos processos organizacionais, adequando-os ao cumprimento da missão institucional da DIVISA;
- Apoiar as Gerências da DIVISA no sentido de implantar o Sistema de Gestão da Qualidade nas suas unidades, formando multiplicadores por meio dos representantes dessas gerencia no Colegiado Técnico do CGQ;
- Assegurar a implantação e manutenção dos processos organizacionais estabelecidos e aprovados, buscando viabilização junto à Direção Superior, de recursos financeiros necessários;
- Incentivar estudos e debates visando o aperfeiçoamento permanente da estrutura e dos processos de trabalho Institucionais, inclusive estabelecendo estreita articulação com outras organizações parceiras;
- Apreciar e deliberar sobre propostas apresentadas no âmbito deste comitê;
- Assegurar a implantação das medidas aprovadas.
Art.3º - O Comitê Gestor da Qualidade, composto pelos servidores da SVS conforme estabelece a Portaria 197, de 10 de abril de 2017 (DODF nº 71 de 12 de abril de 2017, pag. 12-13) e Ordem de Serviço nº 17 de 13 de julho de 2017 (Primeira Indicação de Composição) (DODF nº 173 de 19 de julho de 2017, pag. 38), responsáveis pela consolidação da Implantação do Sistema de Gestão da Qualidade é formado por:
- 1 Presidente do Comitê (Que sempre será o Diretor (a) da Divisa, o qual poderá substabelecer essa função para um Coordenador Pró-Tempore);
- 1 Coordenador Pró-Tempore do Comitê;
- 1 Secretário Geral do Comitê e no mínimo 4 outros servidores administrativos;
- 7 Membros do Colegiado Técnico (Representantes Técnicos das Gerências);
- 1 Representante da Subsecretaria de Vigilância em Saúde (SVS), com caráter de observador; e;
- 1 Representante do Serviço de Ouvidoria da DIVISA.
Art.4º - O mandato de cada representante no CQ é pelo período de 2 anos, prorrogável uma única vez, definido pela Direção Superior de acordo com a conveniência da organização, onde o rodízio e a participação são estimulados.
Art.5º - Toda vez que houver alguma alteração na composição do CGQ deverá ser publicada nova ordem de serviço com a descrição integral dos membros do comitê e com a menção de revogação da Ordem de Serviço anterior.
Art.6º - Fica facultado ao CGQ propor a colaboração/contratação de entidades técnicocientíficas ou profissionais especializados, quando necessário, para atuarem como apoio técnico na implementação do Sistema de Gestão da Qualidade.
CAPÍTULO IV - DO FUNCIONAMENTO
Art.7º - Compete ao Presidente do Comitê:
- Aprovar e nomear os componentes do Comitê Gestor da Qualidade;
- Indicar e nomear o Coordenador Pró-Tempore;
- Substituir a qualquer tempo representantes do CGQ;
- Convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias do CGQ;
- Consolidar a pauta definitiva das reuniões do CGQ;
- Colocar em discussão qualquer matéria urgente ou de alta relevância, ainda que não constante da pauta de convocação;
- Representar o CGQ junto à Gestão Superior e entidades da sociedade;
- Delegar atribuições e promover convocações aos demais membros do CGQ;
- Constituir grupo(s) de trabalho(s), se e quando necessário, indicando para cada grupo um relator;
- Expedir todos os atos necessários à efetivação das deliberações do CGQ;
- Convidar, a seu critério ou por indicação dos membros do CGQ, autoridades ou técnicos de notória competência profissional, para participar das reuniões, sem direito à participação nas deliberações do CGQ;
- Conceder visto de matérias aos membros do CGQ, quando solicitado;
- Supervisionar as atividades exercidas pelo Coordenador Pró-Tempore e pelo Secretário do CGQ;
- Convocar e coordenar as reuniões de análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade e na periodicidade prevista no Manual da Qualidade;
- Fazer cumprir este Regimento
Art.8º - Compete ao Coordenador Pró-Tempore:
- Sugerir ao Presidente representantes/substitutos para a composição do CGQ;
- Exercer todas as competências do Presidente uma vez que pela indicação de Coordenador Pró-Tempore já está substabelecida a este a presidência pró-tempore do CGQ;
- Substituir o Presidente, nos temas relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade, nas suas ausências ou afastamentos temporários;
- Consolidar a pauta preliminar das reuniões do CGQ, e submeter ao Presidente;
- Estudar e propor ao CGQ, medidas para assegurar a estruturação dos processos organizacionais, adequando-os ao cumprimento da missão institucional da DIVISA-DF
- Acompanhar e monitorar a implantação das medidas e da estruturação dos processos organizacionais estabelecidos e aprovados pelo CGQ;
- Realizar estudos e debates visando ao aperfeiçoamento permanente dos processos de trabalho e da estrutura organizacional visando a melhoria da qualidade dos serviços e o cumprimento da missão institucional da DIVISA-DF;
- Apreciar e deliberar sobre propostas apresentadas por membros do CGQ, a serem levadas às reuniões do Comitê;
- Acompanhar e monitorar a implantação das medidas aprovadas pelo CGQ;
- Apoiar, acompanhar e controlar todas as ações voltadas para a implantação e manutenção do sistema da qualidade, de acordo com a NBR ISO 9001:2015;
- Assegurar a realização das reuniões de análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade conforme periodicidade prevista no Manual da Qualidade;
- Acompanhar os indicadores de desempenho do Sistema da Gestão da Qualidade para a tomada de decisão que garantam a eficácia do SGQ;
- Promover a integração do Comitê Gestor da Qualidade com os demais setores, sendo interlocutor que viabilize a consolidação dos ajustes necessários à implantação das medidas estabelecidas pelo CGQ;
- Prestar serviço interno de orientação no desenvolvimento organizacional que conduza à efetiva implantação do SGQ;
- Acompanhar os Planos Anuais de Auditoria Interna visando assegurar a sua realização;
- Coordenar os trabalhos da Secretaria Executiva do CGQ;
- Elaborar, revisar e aprovar documentos técnicos de sua competência no âmbito do SGQ.
Art.9º - Compete ao Secretário:
- Preparar pauta das reuniões do CGQ, fazendo constar as sugestões encaminhadas previamente pelos membros do Comitê para aprovação;
- Expedir convocação para as reuniões do CGQ, anexando a pauta e a documentação necessária para as deliberações;
- Providenciar a organização do local das reuniões e a infraestrutura necessária;
- Elaborar as atas ou notas de reuniões e encaminhá-las aos membros do CGQ, num prazo máximo de 7 dias;
- Organizar a comunicação, o arquivo e a documentação da qualidade, de forma a garantir o acesso rápido e seguro às informações;
- Realizar e manter organizadas as memórias de reunião e listas de presenças das reuniões do CGQ;
- Realizar o serviço administrativo da Secretaria do CGQ conjuntamente com os demais servidores que comporão a Secretaria Executiva;
- Elaborar e revisar documentos técnicos de sua competência no âmbito do SGQ;
- Assessorar o Coordenador da Qualidade em todos os assuntos de sua atuação;
- Codificar, revisar formatação, tramitar, emitir e controlar a distribuição de documentos do SGQ, inclusive cópias controladas;
- Realizar outras atividades que lhe forem delegadas no âmbito dos trabalhos do CGQ.
Art.10 - Compete a todos os Membros do CGQ:
- Participar das reuniões, discussões e deliberações sobre quaisquer assuntos constantes da pauta, conforme agenda anual de reuniões ordinárias e reuniões extraordinárias;
- Propor assuntos para a pauta das reuniões;
- Solicitar reunião extraordinária do CGQ;
- Colaborar com estudos e propostas ao CGQ, que contribuam para a implantação de medidas que venham a assegurar a estruturação organizacional mais adequada à execução dos processos e das atividades da DIVISA-DF;
- Colaborar com estudos e debates visando o aperfeiçoamento permanente dos processos e das atividades da DIVISA-DF;
- Orientar/realizar e monitorar a implantação, na sua área de lotação/atuação, das medidas e processos de trabalho aprovados pelo CGQ;
- Colaborar com as outras áreas de atuação da DIVISA-DF na implantação das medidas e processos aprovados pelo CQ;
- Elaborar Procedimentos Operacionais Padrões (POPs) em suas áreas de lotação/atuação;
- Elaborar , quando solicitado, outros POPs considerados estratégicos para o SGQ,
- Quando conhecedor da existência de conflito de interesses, declarar-se previamente aos atos de deliberação do CGQ que, por qualquer motivo que o seja, tem interesse particular ou conflitante com os interesses da Instituição quanto à determinada matéria submetida à sua apreciação, abstendo-se dessa forma de sua discussão e voto, conforme deverá estar previsto em Código Próprio de Conduta da Divisa.
- Pedir vistas de assuntos em discussão.
- Ordinariamente, uma vez por mês, por convocação do Presidente/Coordenador Pró-Tempore, conforme planejamento anual de reuniões.
- Extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Presidente/Coordenador ou por solicitação de qualquer um dos membros, com antecedência mínima de 3 dias, ou mesmo até de imediato, se o Presidente/Coordenador considerar a matéria urgente e inadiável.
§ 1º - Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados;
§ 2º - Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Presidente, ser colocada em discussão ainda que não constante da pauta de convocação;
Art.12 - As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas, com a presença de pelo menos 50% dos integrantes/representantes do CGQ.
Parágrafo único - Os representantes do CGQ deverão participar de pelo menos 70% das reuniões do Comitê. Ausências superiores a 30% das reuniões ordinárias programadas anualmente gerarão a necessidade imediata de substituição do referido representante.
Art.13 - As deliberações do CGQ serão tomadas por maioria simples do total geral de membros do CGQ.
Parágrafo único - Na impossibilidade de se atingir maioria simples, o tema poderá voltar à pauta em reuniões seguintes, por solicitação de qualquer membro, salvo se o Presidente decidir deliberar em consonância com o Coordenador-Pró Tempore da Qualidade.
Art. 14 - Em caso de empate em alguma deliberação cabe ao Presidente do Comitê emitir o voto de desempate. Não estando o Presidente e por haver sido substabelecida a função de presidente ao Coordenador Pró-Tempore o mesmo poderá lançar mão do voto de desempate, caso considere urgente aprovar a matéria. Poderá ser reagenda a votação se assim o Coordenador Pró-Tempore considerar mais adequado.
Art.15 - As deliberações do CGQ serão tomadas por meio de votação aberta sendo que no caso de impossibilidade de presença de algum membro e, tendo havido envio de representante, o representante não terá direito a voto, uma vez que conforme estabelece o Parágrafo 6º, do Artigo 1º da Portaria 197, de 10 de abril de 2017 (DODF nº 71 de 12 de abril de 2017, pag. 12-13) as funções dos membros do Comitê Gestor da Qualidade são indelegáveis, honoríficas e não remuneradas.
CAPÍTULO VI- DISPOSIÇÕES FINAIS
Art.16 - Este regimento entra em vigor na data de sua publicação e só poderá ser alterado em reunião ordinária do CGQ, cuja convocação e pauta conste especificamente proposta para sua alteração.
Regimento Interno aprovado pelo Comitê Gestor da Qualidade em 05/09/2017 e pelo Presidente do CGQ em 14/03/2018.
Art. 2º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 45, seção 1, 2 e 3 de 07/03/2018 p. 15, col. 2