PORTARIA CONJUNTA Nº 24, DE 23 DE MAIO DE 2017

Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF), e dá outras providências.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, O SECRETÁRIO DE ESTADO DA CASA CIVIL, RELAÇÕES INSTITUCIONAIS E SOCIAIS E O SUPERINTENDENTE DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 8.539, de 14 de março de 1983, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto n.º 37.565 de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF) e instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Arquivo Público do Distrito Federal (ArPDF).

Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorrerá em todos os processos de negócio do ArPDF.

Art. 3º A numeração das espécies documentais e processos produzidos no SEI-GDF será iniciada a partir do número 1 e será reiniciada a cada ano.

Art. 4º A produção e a tramitação dos documentos e processos dar-se-ão exclusivamente no SEI-GDF.

Art. 5º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.

Art. 6º Os processos de negócio implantados, no âmbito do ArPDF, que tenham que ser tramitados fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deverão seguir os seguintes procedimentos:

I - o ArPDF produzirá um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravará em mídia eletrônica em formato PDF;

II - o ArPDF deverá imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;

III - a Unidade Protocolizadora receberá o Ofício e procederá ao devido encaminhamento interno;

IV - após análise, a unidade de destino encaminhará resposta ao ArPDF, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico.

Art. 7º Os processos tramitados ao ArPDF por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado deverão seguir os seguintes procedimentos:

I - o órgão remetente tramitará o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP;

II - o ArPDF receberá o processo no SICOP e tramitará o processo físico internamente;

III - os documentos relacionados ao processo serão produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;

IV - finalizada a análise pelo ArPDF, a unidade responsável tramitará o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.

Art. 8º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito do ArPDF, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.

Art. 9º O Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do ArPDF, será composto pelos seguintes servidores:

I - Deuzani Candido Noleto, matrícula 267.114-X, que o coordenará; Iraldo Antonio dos Santos, matrícula 1.431.258-1, como suplente da coordenação; Alexander Regis Batista, matrícula 270.297-5; Denise Barros Pereira, matrícula 269.461-1; Laércio Souza Costa, matrícula 174.826-2; Marcleiton Vilarouca Teixeira, matrícula 1.431.253-0 e Rosália Saldanha Barboza, matrícula 156.978-3.

Art. 10. O ArPDF poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.

Art. 11. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 12. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

LEANY BARREIRO DE SOUSA LEMOS

Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão

SÉRGIO SAMPAIO CONTREIRAS DE ALMEIDA

Secretário de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais

JOMAR NICKERSON DE ALMEIDA

Superintendente de Arquivo Público do Distrito Federal

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 103, seção 1, 2 e 3 de 31/05/2017 p. 17, col. 1