PORTARIA CONJUNTA Nº 25, DE 06 DE ABRIL DE 2018
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito do Jardim Botânico de Brasília (JBB) e dá outras providências.
O Jardim Botânico de Brasília e o Secretário de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal, no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo artigo 105, da Lei Orgânica do Distrito Federal, bem como considerando o disposto no Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e no Decreto nº 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer os procedimentos de utilização do Sistema Eletrônico de Informações, SEI-GDF, no âmbito do Jardim Botânico de Brasília e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos e documentos do JBB a partir de 03 de maio de 2018 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Parágrafo único. Compete à Unidade Central de Gestão do SEI promover a gestão do projeto e a capacitação dos gestores do Sistema de Permissões no JBB.
Art. 3º Fica acrescentada a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no Sistema deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Após a finalização da fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, a descrição "SEI-GDF" deve ser suprimida.
Art.4º Na implantação do SEI-GDF os processos do JBB se iniciam com o número "1000".
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º A partir da implantação, a produção e a tramitação dos documentos e processos do JBB ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º Os processos produzidos no âmbito do JBB, que devam ser tramitados fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais ainda não tenham aderido ao SEI-GDF, devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o JBB produz Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o grava em mídia eletrônica em formato PDF;
II - o JBB deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar a resposta ao JBB, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados ao JBB por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham aderido ao SEI-GDF devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - o JBB ao receber o processo no SICOP deve tramitá-lo internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pelo JBB, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito do JBB, para executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores do JBB, abaixo discriminados, para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF:
I - Diego Antônio Maia Vinhas, matrícula nº 271.899-5, que o Coordenará;
II - Adão Roberto Dornele da Silva, matrícula nº 271.813-8, como suplente do Coordenador;
III - Kleymara Cavalcante Kopavnick, matrícula nº 271.898-7, como membro;
IV - Matheus Cartaxo Cavalcanti, matrícula nº 268.612-0, como suplente;
V - Shirley Margarete Soares Santos, matrícula nº 267.860-8, como membro;
VI - Lílian de Cássia Silva Breda, matrícula nº 271.920-5, como suplente.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. O JBB pode expedir normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/DF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, o JBB deve expedir normativo com os ajustes necessários.
Art. 13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entrará em vigor na data de sua publicação.
Secretário de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
JEANITTO SEBASTIÃO GENTILINI FILHO
Diretor Executivo Jardim Botânico de Brasília
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 77, seção 1, 2 e 3 de 23/04/2018 p. 23, col. 1