PORTARIA-SEG N° 020, DE 06 DE setembro DE 1974
Institui o sistema de malotes e regulamenta o seu funcionamento na Secretaria do Governo e nos Órgãos a ela vinculados e dá outras providências.
O SECRETARIO DO GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o inciso XXVI, do artigo 31, do Regimento aprovado pelo Decreto n° 2.369, de 21 de setembro de 1973, e.
CONSIDERANDO a necessidade de dinamização dos fluxos direcionais da movimentação de papéis e documentos;
CONSIDERANDO a necessidade de padronizar a sistemática e racionalizar o transporte da comunicação oficial;
CONSIDERANDO, finalmente, a necessidade de proporcionar maior segurança e eficiência à movimentação de papéis e documentos, RESOLVE :
1 - Fica instituído o sistema de malotes para movimentacão de papéis e documentos entre a secretaria do Governo e os órgãos a ela vinculados, na forma regulamentada por esta Portaria.
2 - São Órgãos vinculados à Secretaria do Governo do Distrito Federal, para efeito desta Portaria:
b) Administrações de Cidades Satélites.
3 - A movimentação de papéis e documentos entre os òrgãos referidos no Item anterior, a partir da vigência desta Portaria, dar-se-à através da utilização de malotes pròprios.
4 - A movimentação de papéis e documentos dos órgãos vinculados à Secretaria do Governo, para os demais órgãos e entidades do Complexo Administrativo do Distrito Federal, far-se-á, através do sistema instituído por esta Portaria, ressalvado o disposto no ítem 16.
4.1 - No caso deste Item, o recebimento da documentação será centralizado na Seçao de Comunicação Administrativa, da Divisão de Administração Geral, do Gabinete, à qual caberá o seu encaminhamento aos órgãos e entidades de destino, observando as normas do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa, que regulamentam a matéria.
5 - Serão destinados dois malotes para cada uma das seguintes Administrações:
g) Setor Residencial Indústria e Abastecimento.
5.1 - As etiquetas de identificação dos malotes conterão, respectivamente, os seguintes elementos:
a) nome da Administração à qual se destina o malote;
6 - A implantação de qualquer das demais Administraoçes Regionais referidas no artigo 31, da Lei nº 4.545, de 10 de dezembro de 1964, implicará na sua automática inclusão na relacão do Item anterior.
6.1 - Aplica-se o disposto neste Item quando da criação de Administração de Cidade Satélite.
7 - São responsáveis pela expedição e recepção de mailotes, bem como pala distribuição dos papeis e documentos neles contidos, os seguintes órgãos:
a) Seção de Comunicação Administrativa da Secretaria do Governo do Distrito Federal;
b) Seções de Documentação e Comunicação Administra tiva dos órgãos vinculados à Secretaria;
8 - Os papéis e documentos, para efeito desta Portaria, serão classificados da seguinte maneira:
c) correspondência sem numeração;
9 - Os papéis e documentos classificados, de acordo com o ítem anterior, serão selecionados por destino e acondicionados nos respectivos malotes nos órgãos referidos no item 7, desta Portaria.
9.1 - Após o acondicionamento, os malotes serão fechados com cadeado para serem entregues ao funcionário encarregado pela sua distribuição.
10 - Cada malote terá duas chaves, ficando uma no órgão expedidor e a outra no órgão receptor.
11 - Será emitida, para cada malote, uma guia com a discriminação dos papéis e documentos nele contidos.
12 - A guia referida no Item anterior, denominar-se-a GUIA DE REMESSA DE MALOTE - GRM e será preenchida em três vias, que terão a seguinte destinação:
a) quando expedida pela SCA/SEG, a 1ª. e 3ª vias, acompanham o malote, sendo que a Ia. destina-se ao arquivo do órgão receptor e a 3ª, devidamente recibada, retorna àquele órgão;
b) quando expedida pelas Seções de Documentação e Comunicação Administrativa dos órgãos vinculados à SEG;
- a 1a. via acompanha o malote;
- a 3a. via, apôs o recibo dado pelo mensageiro, permanece no órgão expedidor, para fins de ar quivo;
c) em qualquer dos casos referidos nas alíneas "a" e "b", a 2a. via, para fins de confronto com a 1a., será colocada dentro do malote cujos doeu mentos correspondam.
13 - Em se tratando de documentos referidos na alínea "a" do Item 8, além de observado o disposto no Item anterior, serà emitida a Guia de Remessa de Processo.
13.1 - A destinação da Guia de Remessa de Processo é a reguladas pelas normas do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa.
14 - Mesmo não havendo documentos a serem expedidos, o malote será encaminhado ao órgão de destino para que se processe a permuta rotineira.
14.1 - No caso deste Item não é necessário o preenchimento da Guia de Remessa de malote não se aceitando, sob qualquer pretexto, a alegação de que o malote não foi entregue.
15 - Os papéis e documentos recebidos através dos malotes serão distribuídos ou expedidos na conformidade das normas baixadas pelo Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa.
16 - Somente em casos excepcionais, quando a urgência do assunto e o interesse do serviço assim o determinar, será permitida a remessa de papéis e documentos sem a utilização de malotes.
17 - Ficam aprovadas, para o transporte de malotes, as seguintes linhas:
a) linha 1 : Plano Piloto/Gama;
b) linha 2 : Plano Piloto/Braslândia;
c) linha 3 : Plano Piloto/Planaltina.
18 - Os itinerários, para as linhas referidas no Item anterior, são os seguintes:
a) linha l : Plano Piloto/Setor Residencial Indústria e Abastecimento/Núcleo Bandeirante/Gama/Plano Piloto;
b) linha 2 : Plano Piloto/Taguatinga/ Braslândia/ Plano Piloto;
c) linha 3 : Plano Piloto/Sobradinho/ Planaltina/ Plano Piloto.
18.1 - Não será permitida dupla passagem pelos constantes deste Item. locais
19 - Ficam aprovados os instrumentos abaixo relaciona doe, necessários a fiel execução desta Portaria:
a) Agenda Semanal da Distribuição de Malotes, conforme Anexo I;
b) Tabelas de Itinerários, conforme Anexos II, III e IV;
c) Mapa de Itinerário, conforme Anexo V;
20 - Os horários estabelecidos no Anexo I, desta Portaria, deverão ser rigorosamente observados:
a) pelo funcionário encarregado da distribuição de malotes;
b) pelo chefe da Seção de Comunicação Administrativa da Secretaria do Governo;
c) pelos respectivos Chefes das Seções de Documentacão e Comunicação Administrativa dos órgãos vinculados à Secretaria do Governo.
20.1 - O funcionário encarregado da distribuição de Malotes comunicará ao Chefe da Seção de Comunicação Administrativa da Secretaria do Governo, a inobservância do disposto na alínea "c" deste item.
21 - Os malotes deverão ser preparados em tempo hábil, de forma, que não haja atrazo no cumprimento dos horários, fixados por esta Portaria.
22 - A Seção de Comunicação Administrativa da Secretaria do Governo, para distribuição dos malotes, contará sempre com um veiculo e respectivo motorista à sua disposição.
23 - Ficam responsáveis pelo controle do cumprimento do disposto nesta Portaria, respectivamente:
a) na Secretaria do Governo, a Divisão de Administração Geral, do Gabinete;
b) nos órgãos vinculados ã Secretaria do Governo, as respectivas Divisões de Administração Geral.
24 - Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicacão desta Portaria, serão dirimidos pelo Secretário do Governo do Distrito Federal.
25 - A presente Portaria integra o Livro IV, da Consolidação das Normas de Organização Administrativa do Distrito Federal, nos termos do artigo 59, do Decreto nº 1.891, de 21 de de zembro de 1971.
26 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua blicação, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, 06 de setembro de 1974
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 149 de 27/09/1974
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 149, seção 1, 2 e 3 de 27/09/1974 p. 6, col. 1