PORTARIA Nº 1.417, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2018
(Revogado(a) pelo(a) Portaria 436 de 04/05/2021)
Estabelece o Regulamento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso III do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal e incisos II e IX do Art. 509 do Regimento Interno da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, aprovado pelo Decreto nº 39.546, de 19 de dezembro de 2018, e
CONSIDERANDO o Decreto nº 7646, de 21 de dezembro de 2011, que dispõe sobre a Comissão Nacional de Incorporação de Tecnologias no Sistema Único de Saúde e sobre o processo administrativo para incorporação, exclusão e alteração de tecnologias em saúde pelo Sistema Único de Saúde - SUS, e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Decreto nº 37.573, de 25 de agosto de 2016, que institui o Modelo de Gestão para Resultados do Distrito Federal, o Sistema Gestão-DF, o Selo Projeto Prioritário, normatiza a Rede de Gestão e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Manual de Boas Práticas de Gestão das Órteses, Próteses e Materiais Especiais, do Ministério de Saúde, de 2016;
CONSIDERANDO a Resolução Normativa nº 428, de 7 de novembro de 2017, que fixa as diretrizes de atenção à saúde e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017, que dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
CONSIDERANDO a Portaria nº 1.307, de 29 de novembro de 2018, que institui a Gestão Orientada por Processos no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Decreto nº 39.527, de 14 de dezembro de 2018, que altera a estrutura administrativa da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal e dá outras providências; e
CONSIDERANDO o trabalho executado pela Equipe Técnica de mapeamento da Cadeia de Suprimentos da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal, em atendimento à Decisão nº 491/2018, do Tribunal de Contas do Distrito Federal, RESOLVE:
Art. 1º Estabelecer o Regulamento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais destinado a padronização das rotinas de inclusão, alteração e gerenciamento dos registros e lançamentos de controle de medicamentos, produtos para a saúde e materiais de consumo da SES/DF.
Parágrafo único. O SIS-Materiais é o módulo de controle do material de consumo e de farmácia do Sistema Integrado de Saúde.
CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - Medicamentos: produto farmacêutico, tecnicamente obtido ou elaborado, com finalidade profilática, curativa, paliativa ou para fins de diagnóstico;
II - Produtos para saúde: equipamento, aparelho, material de consumo, artigo ou sistema de uso ou aplicação médica, odontológica ou laboratorial, destinado a prevenção, tratamento, reabilitação ou anticoncepção e que não utiliza meio farmacológico, imunológico ou metabólico para realizar sua principal função em seres humanos, mas que pode ser auxiliado por esses meios em suas funções;
III - Material: designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas, materiais inservíveis, fora de uso e outros itens empregados ou passíveis de emprego, independentemente de qualquer fator, e aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis;
IV - Material de consumo: todo material que, em razão de sua utilização, perde normalmente sua identidade ou característica física ou tem sua utilização limitada em dois anos de validade;
V - Material permanente: todos os bens ou materiais que, em razão de sua utilização, não perdem sua identidade física ou característica, mesmo quando incorporados a outros bens, tendo durabilidade superior a dois anos;
VI - Órtese: é entendida como qualquer material permanente ou transitório que auxilie as funções de um membro, órgão ou tecido, sendo não ligados ao ato cirúrgico os materiais cuja colocação ou remoção não requeiram a realização de ato cirúrgico;
VII - Prótese: é entendida como qualquer material permanente ou transitório que substitua total ou parcialmente um membro, órgão ou tecido;
VIII - Materiais Especiais: quaisquer materiais ou dispositivos de uso individual que auxiliam em procedimento diagnóstico ou terapêutico e que não se enquadram nas especificações de órteses ou próteses, implantáveis ou não, podendo ou não sofrer reprocessamento, conforme regras determinadas pela Anvisa;
IX - DMI: Qualquer instrumento, aparelho, equipamento, software, material ou artigo, utilizado isoladamente ou em combinação, introduzido no corpo humano para fins de diagnóstico, prevenção, controle, tratamento, atenuação ou compensação de uma doença, lesão ou deficiência;
X - Centro de Abastecimento Farmacêutico (CAF): unidade central que executa atividades de recebimento, estocagem e distribuição de medicamentos e produtos para saúde;
XI - Farmácia (local de estoque): unidade setorial que executa atividade de estocagem e distribuição de medicamentos e produtos para saúde;
XII - Farmácia de Dose (FD): área responsável pela preparação da dose unitária, por paciente, ou seja, que prepara a quantidade de medicamento a ser administrada, de acordo com a prescrição médica, para um período de 24 horas;
XIII - Dispensário: área que executa atividade de estocagem e de distribuição de medicamentos e produtos para saúde para os Centros de Custos, privativas de pequena unidade hospitalar ou equivalente;
XIV - Centro de Custo (CC): unidade consumidora de medicamentos, de produtos para saúde e/ou de materiais;
XV - Almoxarifado (local de estoque): unidade setorial que executa atividades de estocagem e distribuição de materiais;
XVI - Centro de Distribuição (CD): unidade central que executa atividades de estocagem e distribuição de materiais;
XVII - Transferência: toda movimentação de estoque registrada no Sis-Materiais, seja entrada ou saída, realizada entre locais de estoque e entre dispensários e/ou farmácias de dose;
XVIII - Saída para o paciente: movimentação de estoque entre locais de estoque e centro de custos, registrada nos Sis-Materiais, que indica o local onde o item foi consumido; e
XIX - Controle de estoque: são os registros e lançamentos de entrada e saída de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo que permitem, no menor tempo possível, o conhecimento e controle da movimentação.
Art. 3º Para fins de controle, armazenamento e distribuição, o material de consumo de consumo classifica-se em material de consumo estocável e não estocável.
§ 1º Materiais estocáveis são materiais que devem ser mantidos constantemente em estoque e para os quais existem critérios de ressuprimento, de acordo com a previsão de consumo.
§ 2º Os materiais não estocáveis são materiais que não devem ser mantidos em estoque, pois seu consumo é imprevisível e não são considerados críticos para a operação da instituição, de forma que seu ressuprimento não é feito automaticamente e sua aquisição se dá mediante solicitação dos setores usuários para utilização, geralmente, imediata.
CAPÍTULO II - DAS UNIDADES INTEGRANTES DO SIS-MATERIAIS
Art. 4º São consideradas unidades integrantes do Sis-Materiais:
I - Unidade de Coordenação Gerencial (UCG): Subsecretaria de Logística em Saúde (SULOG);
II - Unidade Gestora do Sis-Materiais (UGS): Diretoria de Logística da Subsecretaria de Logística em Saúde (DLOG);
III - Unidades Gestoras dos Centros de Abastecimento Farmacêutico (UGCAF): Gerência de Armazenamento e Distribuição de OPME e DMI (GADOP), Gerência de Armazenamento e Distribuição de Medicamentos e Materiais Laboratoriais (GADMLAB), e Gerência de Armazenamento e Distribuição de Materiais Médico-Hospitalares e de Odontologia (GADMHOD);
IV - Unidades Gestora do Centro de Distribuição (UGCD): Gerência de Almoxarifado Central (GAC); e
V - Unidades Setoriais (US): Farmácias do Componente Especializado (NFCE), Núcleo de Farmácia Judicial (NUFAJ), Gerências Administrativas (GEADM), Núcleos de Farmácia Hospitalar (NFH), Núcleos de Logística Farmacêutica (NFL), Núcleos de Patologia Clínica (NUPAC), Laboratórios Regionais (LR), Gerências de Serviços de Atenção Secundária (GSAS) Gerências de Serviços de Atenção Primária (GSAP) e Núcleos de Almoxarifado (NUAL).
CAPÍTULO III - DAS OBRIGAÇÕES DAS UNIDADES INTEGRANTES
Secção I - Das Obrigações Específicas
Art. 5º São obrigações da Unidade de Coordenação Gerencial:
I - supervisionar e avaliar o cumprimento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais;
II - coordenar e supervisionar o processo de gestão de estoque; e
III - realizar diligências e articular com os dirigentes das unidades da Secretaria para prestar os esclarecimentos necessários sobre os dados informados no SIS-Materiais, quando houver indícios de registros errôneos ou em desacordo com as normas vigentes.
Art. 6º São obrigações da Unidade Gestora do SIS-Materiais:
I - promover o cumprimento dos Procedimentos Operacionais do Sis-Materiais;
II - dirigir e supervisionar as rotinas de inclusão, alteração e gerenciamento dos registros e lançamentos de controle de medicamentos, produtos para a saúde e materiais de consumo da SES/DF;
III - adotar medidas para a atualização permanente dos dados cadastrais de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo;
IV - formalizar a imediata retificação dos lançamentos indevidos, solicitando os esclarecimentos aos responsáveis pelas Unidades Setoriais para análise e deliberação;
V - analisar as solicitações de concessão, bloqueio e alteração de acesso ao SIS-Materiais, de acordo com o processo estabelecido no Anexo II;
VI - bloquear o acesso ao SIS Materiais de servidores que tiverem divergência de lotação no SIGRH; e
VII - definir, habilitar e cadastrar os níveis de perfil do usuário e níveis de acesso ao SisMateriais.
Art. 7º São obrigações específicas das unidades integrantes:
I - Farmácia: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos e produtos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos e, em especial, dos Dispensários e das Farmácias de Dose, além de dispensar medicamentos;
II - Laboratório: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de produtos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos;
III - Odontologia: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos e produtos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos;
IV - Farmácia de Dose: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos e de produtos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos;
V - Dispensário: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos e de produtos para saúde, mediante solicitações dos Centros de Custos;
VI - Almoxarifado: consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de materiais, mediante solicitações dos Centros de Custos;
VII - Centro de Abastecimento Farmacêutico (Farmácia Central): consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de medicamentos e de produtos para saúde, mediante solicitações das Unidades Setoriais; e
VIII - Centro de Distribuição (Almoxarifado Central): consolidar e registrar os pedidos e as movimentações de material de consumo, mediante solicitações das Unidades Setoriais e dos Centros de Custos.
Secção II - Das Obrigações Comuns
Art. 8º São obrigações comuns das Unidades Setoriais:
I - executar e supervisionar as atividades de consolidação de pedidos, solicitação, recebimento, armazenagem e distribuição;
II - atualizar os registros e lançamentos de controle de medicamentos, produtos para a saúde e materiais de consumo e manter o estoque virtual atualizado;
III - atender aos prazos e cronogramas de trabalho definidos pela UCG;
IV - esclarecer à UGS sobre quaisquer dados ou informações lançados no Sis-Materiais, sempre que necessário;
V - encaminhar informações à UGS sobre quaisquer irregularidades identificadas no sistema, quando delas tiver conhecimento e não puderem saná-las por iniciativa própria; e
VI - manter atualizado o cadastro dos servidores responsáveis pela operação do Sis-Materiais e, especialmente, do servidor com perfil de chefe de estoque.
Art. 9º São obrigações comuns dos Centros de Custo do Sis-Materiais:
I - cadastrar as solicitações de medicamentos (prescrições) e/ou de produtos para saúde e de materiais de consumo (requisições);
II - registrar e analisar os itens consumidos;
III - solicitar à UGS o cadastro de servidores para acesso ao SIS-Materiais, alteração ou bloqueio de acesso, conforme o processo estabelecido no Anexo II; e
IV - manter atualizado o cadastro dos servidores responsáveis pela operação do Sis-Materiais e, especialmente, do servidor com perfil de chefe de estoque.
Art. 10. Para acesso ao Sis-Materiais é obrigatória a utilização de senha personalizada.
§ 1º O acesso ao Sis-Materiais é exclusivo para os servidores, efetivos ou comissionados.
§ 2º Os usuários terão acesso às funcionalidades do Sis-Materiais de acordo com o perfil que lhes for atribuído no sistema e em razão da natureza de sua função.
§ 3º Será possível o acesso e a utilização do sistema por meio de três perfis:
§ 4º As permissões de acesso ao SIS-Materiais serão autorizadas pela Diretoria de Logística, UGS, de acordo com o processo estabelecido no Anexo II.
Art. 11. O cadastro de servidor será realizado, mediante solicitação da chefia imediata, por meio de formulário eletrônico, constante do Sistema Eletrônico Documental (SEI).
§ 1º A solicitação de cadastro deve apresentar nome, telefone, e-mail institucional, CPF, matrícula, perfil a ser atribuído, código e nome da unidade de lotação, conforme o Sistema Único de Gestão de Recursos Humanos - SIGRH.
§ 2º A primeira senha de acesso ao SIS-Materiais será provisória e deverá ser alterada pelo usuário, obrigatoriamente, no primeiro acesso.
§ 3º A senha de acesso ao sistema deverá iniciar com uma letra, ter, no mínimo, 07 (sete) dígitos, pelo menos uma letra maiúscula e uma minúscula, um número e, pelo menos, um caractere especial.
§ 4º A senha será bloqueada, automaticamente, nos períodos correspondentes aos afastamentos legais.
§ 5º A senha será bloqueada pela UGS, nos casos de indício de irregularidade, a qualquer momento, nos casos de acesso inativo por período igual ou superior a 60 (sessenta) dias ou se houver 05 (cinco) tentativas inválidas de acesso.
§ 6º A chefia imediata deverá informar à UGS a mudança de sua lotação de servidor para outra unidade orgânica e solicitar bloqueio de sua senha de acesso.
Art. 12. A permissão ou facilitação de acesso de pessoa não autorizada, mediante atribuição, fornecimento ou empréstimo de senha, ou qualquer outro meio, ao Sis-Materiais, recursos computacionais, sistemas de informações ou banco de dados da administração pública e a locais de acesso restrito, poderá configurar infração média, nos termos do inciso I, do art. 191 da Lei Complementar nº 840/2011.
CAPÍTULO V - DA CATALOGAÇÃO E DA CODIFICAÇÃO
Art. 13. Os medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo devem ser cadastrados no SIS Materiais, em conformidade com o Catálogo da Secretaria.
§ 1º O Catálogo é o documento que apresenta as especificações técnicas de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo e sua finalidade é padronizar a descrição dos produtos para promover maior agilidade e segurança nos processos de compras da SES/DF.
§ 2º A elaboração e atualização do Catálogo é de responsabilidade das Comissões de padronização, estabelecidas pela Portaria nº 210/2017, Regulamento de Contratações da SES/DF.
Art. 14. A codificação e cadastro de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo no Sis-Materiais é de responsabilidade da UGS e obedecerá ao Catálogo da SES/DF.
CAPÍTULO VI - DA ARQUITETURA DO SIS-MATERIAIS
Art. 15. A arquitetura do Sis-Materiais deve observar a estrutura administrativa da SES/DF. (Legislação Correlata - Portaria 742 de 30/09/2020)
§ 1º A arquitetura do Sis-Materiais, excepcionalmente, poderá apresentar subdivisões-padrão distintas da estrutura administrativa, de forma a retratar o real funcionamento da rede de serviços de saúde.
§ 2º A arquitetura-padrão do Sis-Materiais e a lista das unidades integrantes estão dispostas no Anexo I desta Portaria, disponível no sítio institucional da Secretaria.
§ 3º Nos casos de necessidade de criação de novas subdivisões no SIS-Materiais, será necessária a manifestação da Subsecretaria de Planejamento em Saúde - SUPLANS e da Subsecretaria de Logística em Saúde - SULOG.
§ 4º A UGS é a unidade responsável pela atualização do Sis-Materiais, no caso de alteração da estrutura administrativa da Secretaria, no prazo, máximo, de 30 (trinta) dias após a publicação da nova estrutura.
CAPÍTULO VII - DO CONTROLE DE ESTOQUE
Art. 16. São requisitos para a eficiência do controle de estoque:
II - fácil acesso às informações;
III - atualização célere entre a ocorrência do fato e registro do Sis-Materiais.
Art. 17. São ações do controle do estoque:
I - manter e promover verificações periódicas dos registros processados no Sis-Materiais, conciliando a existência física dos itens e quantidades registradas;
II - supervisionar e controlar a distribuição racional do item requisitado, promovendo cortes necessários em função do consumo médio mensal, apurado no histórico de consumo; e
III - identificar os itens inativos devido à obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis.
Art. 18. São responsáveis pelo controle de estoque as US, as UGCAF e a UGCD.
Art. 19. As entradas e saídas de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo nas UGCAF e na UGCD se darão por recebimento, conforme nomenclatura utilizada no SisMateriais.
Art. 20. As entradas e saídas de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo nas US se darão por aceite de transferência, conforme nomenclatura utilizada no SisMateriais.
Art. 21. Para controle físico de medicamentos, de produtos para saúde e de materiais de consumo estocados nas Unidades Setoriais é necessário o controle:
I - da identificação do local de estoque;
II - da descrição do item, conta e subitem da despesa;
IV - do saldo anterior (quantidade, valor e preço médio unitário);
V - do saldo atual (quantidade, valor e preço médio unitário);
VI - da data de lançamento (data gerada pelo sistema);
VII - da data contábil (data de registro do material no sistema);
VIII - da identificação do setor requisitante;
IX - do tipo e número do documento que originou a entrada ou saída do material, e
X - da quantidade de entrada, de saída e saldo atual do material constante em estoque.
Parágrafo único. As informações do artigo 21 serão atualizadas automaticamente no sistema.
Art. 22. Os fluxos de recebimento e distribuição estão dispostos no Anexo II desta Portaria, disponível no sítio institucional da Secretaria.
Art. 23. É vedada a liberação de medicamentos, produtos para saúde e materiais de consumo antes do registro formal de aceite de transferência pelas US no Sis-Materiais.
CAPÍTULO VIII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 24. Independente do motivo, o servidor que deixar de responder pelas US, UGCAF e a UGCD deverá assinar termo de transferência de responsabilidade, de acordo com as informações constantes no artigo 21.
Art. 25. Na ausência do termo de transferência de responsabilidade, responderão, solidariamente, o sucessor e o sucedido pela guarda dos itens estocados nas US, as UGCAF e a UGCD.
Art. 26. Na hipótese de não atendimento ao disposto no artigo 25, o superior hierárquico deverá tomar as providências cabíveis, após ciência do fato.
Art. 27. O superior hierárquico, no prazo máximo de 30 dias, a contar da não realização do termo de transferência de responsabilidade, procederá à contagem dos materiais estocados nas Unidades Setoriais, transferindo a responsabilidade ao novo titular do setor e adotando as providências cabíveis, no caso de eventuais irregularidades.
Art. 28. Ocorrendo qualquer irregularidade nos estoques das unidades setoriais, unidades gestoras dos CAF e unidade gestora do CD, caberá ao superior hierárquico adotar as providências necessárias para a sua apuração, em conformidade com a legislação vigente.
Art. 29. As unidades setoriais, unidades gestoras dos CAF e unidade gestora do CD poderão, a qualquer tempo, encaminhar à UGS, para análise e deliberação, em grau de recurso, informações, justificativas, pareceres e outros documentos referentes a registros ou informações no SIS-Materiais.
Art. 30. Os Anexos I e II estão disponíveis no sítio eletrônico institucional da Secretaria.
Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário.
HUMBERTO LUCENA PEREIRA DA FONSECA
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 91, Edição Extra de 26/12/2018 p. 8, col. 1
DODF nº 91, Edição Extra, seção 1 e 2 de 26/12/2018