SINJ-DF

DECRETO N° 2245 DE 24 DE ABRIL DE 1973.

(revogado pelo(a) Decreto 2858 de 18/03/1975)

Dispõe sobre a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal e dá outras providências.

O Governador do Distrito Federal, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 20, inciso II, da Lei n° 3.751, de 13 de abril de 1960.

DECRETA:

Art. 1° - As atividades relacionadas com a guarda e eliminação de documentos oficiais do Distrito Federal serão executadas de acordo com o disposto neste Decreto.

Art. 2° - Considera-se documento oficial, para os efeitos deste Decreto, todo e qualquer documento arquivado pelas Secretarias do Estado, Procuradoria-Geral, Gabinetes Civil e Militar, Consultoria Jurídica, Administrações Regionais e Órgãos Relativamente Autónomos.

DA GUARDA DE DOCUMENTOS

Art. 3° - O Arquivo Geral, da Secretaria de Administração, guardará por tempo indeterminado os seguintes documentos oficiais:

a) documentos históricos de qualquer natureza;

b) projetos ou plantas de urbanização ou construção;

c) folhas de pagamento de pessoal;

d) folhas ou cartões de frequência;

e) processos de inquérito administrativos;

f) processos de que hajam resultado punições a qualquer funcionário ou servidor do Distrito Federal;

g) originais de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, Decisões, Pareceres Normativos e demais documentos da mesma natureza;

h) estudos que tenham dado origem aos Decretos, Portarias e Ordens de Serviço.

§ 1° - Para os efeitos deste Decreto, são considerados históricos, dentre outros, os seguintes documentos:

a) os documentos que autorizaram a edificação de prédios ou monumentos tombados pelo património histórico do Distrito Federal;

b) documentos que deram ou vierem a dar origem à criação de órgãos ou entidades da Administração do Distrito Federal;

c) documentos relacionados com o traçado urbanístico e arquitetônico do Plano Piloto e Cidades Satélites do Distrito Federal;

d) cópias de Decretos de nomeação dos Prefeitos, Governadores, Secretários de Estados e dirigentes das entidades da Administração Indireta do Distrito Federal;

e) os documentos e estudos que deram origem ao Brasão de Armas e à Bandeira do Distrito Federal;

f) documentos e estudos que deram ou vieram a dar origem a leis básicas do Distrito Federal;

g) outros documentos, que por suas características e a critério da autoridade competente, vierem a ser considerados históricos.

§ 2° - Fica a Secretaria de Administração responsável pela organização e manutenção de um arquivo de documentos históricos.

Art. 4° - Serão guardados, no Arquivo Geral, pelo prazo de 10 (dez) dias, os seguintes papéis ou documentos, que representam compromissos da administração para com terceiros ou destes para com a administração:

a) processos de pagamento a fornecedores;

b) processos de pagamentos de terceiros à administração;

c) processos ou outros documentos fiscais;

d) processos de baixa de inscrição;

e) processos de comunicação sobre extravio de notas fiscais;

f) processos de defesa de auto-infração;

g) processos de concessão de direitos e vantagens a funcionários;

h) processos de concessão de serviços de táxi.

Art. 5° - Os papéis e documentos não abrangidos pelos artigos 3° e 4°, deste Decreto , serão arquivados pelo prazo de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, de acordo om a regulamentação a ser baixada pela Secretaria de Administração. (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 95 de 18/06/1973)

Art. 6° - Os papéis e documentos que, por exigência legal, são renovados anualmente serão guardados pelo prazo máximo de 2 (dois) anos, a partir do seu arquivamento.

Art. 7° - Os prazos de guarda dos processos e documentos serão contados a partir da data do despacho para arquivamento, exarado pela autoridade competente.

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 9° - A eliminação de todo e qualquer documento na Administração Direta do Distrito Federal, será efetuada exclusivamente pela Secretaria de Administração do Distrito Federal.

Art. 10 - Será designada pelo Secretário de Administração uma comissão incumbida de examinar e classificar os documentos que se encontrarem no Arquivo Geral, eliminando aqueles que, de acordo com os prazos estabelecidos neste Decreto, não mais justificaram a respectiva guarda. (Regulamentado(a) pelo(a) Portaria 97 de 29/06/1973)

Art. 11 - Os documentos eliminados serão inutilizados por destruição mecânica ou por processo adequado que assegura a sua total descaracterização.

§ 1° - A descaracterização dos documentos eliminados será feita sob a orientação, fiscalização e responsabilidade direta do órgão competente da Secretaria de Administração.

§ 2° - Após a descaracterização dos documentos eliminados, estes serão alienados através de licitação, promovida pelo órgão próprio da Coordenação do Sistema de material.

Art. 12 - Os documentos oficiais considerados de guarda, por tempo indeterminado, poderão ser eliminados, desde que previamente microfilmados e após a lavratura de termo em livro próprio, de acordo com o que dispõe a Lei n° 5 433, de 8 de maio de 1968, e o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.

Parágrafo único - os documentos oficiais de valor histórico não poderão ser eliminados sob nenhuma hipótese sendo, entretanto, permitida sua microfilmagem.

Art. 13 - Os casos omissos ou as dúvidas surgidas na execução deste Decreto serão resolvidos pela Comissão a que se refere o artigo 10 e, em última instância, pelo Secretário de Administração.

Art. 14 Este Decreto integra o Livro IV, da Consolidação das normas de Organizarão Administrativa do Distrito Federal, de acordo com o artigo 5°, do Decreto n° 1891, de 21 de dezembro de 1971.

Art. 15 - O presente Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Distrito Federal, 24 de abril de 1973.

85° da República e 13° de Brasília.

HÉLIO PRATES DA SILVEIRA

Governador

JOIRO GOMES DA SILVA

Secretário de Governo

CID FERREIRA LOPES FILHO

Secretário de Administração

ANTONIO AVANCINI FRAGOMENI

Secretário de Finanças

JÚLIO DE CASTILHO CACHAPUZ DE MEDEIROS

Secretário de Educação

ÁLVARO JOSÉ DE PINHO SIMÕES

Secretário de Saúde

OTOMAR LOPES CARDOSO

Secretário de Serviços Sociais

OCTÁVIO ODÍLIO DE OLIVEIRA BITENCOURT

Secretário de Viação e Obras

PAULO DA FONSECA VIANA

Secretário de Serviços Públicos

MANOEL CARNEIRO DE ALBUQUERQUE FILHO

Secretário de Agricultura e Produção

AIME ALCIBÍADES SILVEIRA LAMAISON

Secretário de Segurança Pública

(Republicado do DISTRITO FEDERAL N° 62, de 25 de abril de 1973, Página 4, por haver saído com incorreção devida ao original)

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 67 de 04/05/1973 p. 4, col. 1