INSTRUÇÃO Nº 2-63
O Secretário-Geral de Administração no uso das atribuições que lhe confere o artigo 22, item II da Lei 3.751 de 13 de abril de 1960, e considerando a necessidade de disciplinar os serviços de expediente da Prefeitura do Distrito Federal, resolve mandar observar a seguinte
Da Classificação
Art. 1º Para efeito deste Regulamento, designa-se como Expediente os meios de comunicação utilizados pela Prefeitura quando representados por documentos escritos.
Parágrafo único. O expediente da Prefeitura tem a seguinte classificação:
a) ato normativo: Decreto, Portaria, Instrução, Ordem de Serviço.
b) correspondência externa: Mensagem, Exposição de Motivos, Ofício, Carta, Telegrama e Radiograma;
c) correspondência interna: Exposição de Motivos, Circular, Representação, Informação, Parecer, Relatório, Comunicação Interna.
d) outros expedientes: Anteprojeto de Lei, Edital, Certidão e Atestado.
Da Conceituação quanto à Natureza
I — Normal — o expediente cuja resposta, quando necesssária, não tenha prazo estipulado;
II — Urgente — o expediente que exija resposta imediata.
§ 1º O expediente normal será respondido dentro do prazo de cinco dias.
§ 2º O expediente urgente será assinalado pela expressão urgente escrita a máquina ou carimbada e será respondido obrigatoriamente no prazo máximo de quarenta e oito horas.
Da Conceituação Quanto ao Caráter
I — Ordinário — o expediente ostensivo, que verse assunto de rotina cuja possível divulgação não seja inconveniente.
II — Reservado — o expediente que diz respeito a assunto cujo conhecimento deva ficar restrito às chefias dos órgãos a que estiverem relacionados.
III — Confidencial — o expediente que diz respeito a informações de caráter pessoal cujo conhecimento deva ficar restrito às pessoas diretamente interessadas no assunto.
Da Conceituação Quanto à Espécie
I — Decreto — o ato que tem por objetivo regulamentar uma lei, fixar normas administrativas, e prover cargos públicos. Classificam-se em:
a) regulamentar — quando regula a aplicação de uma lei ou fixa normas administrativas. O decreto regulamentar é sempre numerado.
b) coletivo ou individual — quando cria ou altera situações jurídicas funcionais. Coletivo quando atinge mais de uma pessoa; Individual, quando atinge uma só pessoa.
II — Portaria — o ato pelo qual a Administração faz funcionar o mecanismo burocrático: criação de grupos de trabalho, de comissões designações e dispensas de função gratificada, admissão e dispensa de extranumerários.
III — Instrução — o ato que fixa normas para cumprimento de disposições já constantes de atos oficiais e disciplina a execução dos serviços nos diversos órgãos da Prefeitura.
IV — Ordem de Serviço — é o ato pelo qual são determinadas providências a serem cumpridas por autoridades hierarquicamente interior.
V — Orientação de Serviço — o ato pelo qual se estabelecem normas administrativas, no âmbito dos Departamentos ou das Divisões.
Parágrafo único. As Instruções e Orientações de Serviço serão acompanhadas, sempre que necessário, de rotinas, que estabeleçam as fases de execução dos serviços.
I — Mensagem — a forma de correspondência do Poder Executivo ao Poder Legislativo, solicitando providências que julgar necessárias, ou encaminhando projeto de lei.
II — Ofício — a forma de correspondência com autoridade de repartições e entidades externas, tratando de assunto de serviço.
III — Carta — a forma de correspondência com personalidades públicas ou particulares, tratando de assunto oficial, porém não de serviço.
IV — Telegrama ou rádio — a forma de correspondência, de qualquer autoridade da Prefeitura para autoridades ou órgãos públicos, ou para pessoas ou entidades particulares, tratando de assunto oficial, do serviço ou não.
V — Exposição de Motivos — a forma de correspondência em que expõe assuntos da Administração para que sejam solucionados por despachos, decreto ou mensagem ao Poder Legislativo;
a) do Prefeito ao Presidente da República;
b) dos Secretários, Superintendentes ou autoridade equivalente ao Prefeito.
VI — Circular — a forma pela qual se leva ao conhecimento dos responsáveis pelos órgãos da Prefeitura, de recomendações e determinações emanadas do Prefeito.
VII — Representação — a forma pela qual se solicita à autoridade superior quaisquer providências que devam ser tomadas no interesse da administração ou se propõe elogios ou aplicação de penalidades ao servidor.
VIII — Informação — e parecer - os esclarecimentos prestados pelo funcionário ou órgão informante ou sua opinião sobre determinado assunto.
IX — Relatório — a forma pela qual se presta contas de missões, encargos, trabalhos, viagens, etc.
X — Comunicação Interna — a forma de correspondência de uso interno nos assuntos referentes às atividades administrativas em geral. Terão caráter informativo, de consulta, de determinação ou de solicitação de providências e outras que digam respeito ao funcionamento burocrático ou ao andamento de obras ou prestação de serviços.
I — Anteprojeto de lei — o esboço de um projeto de lei, a ser objeto de estudo pelo Poder Legislativo.
II — Edital — o ato mediante e qual se dá conhecimento aos interessados de uma resolução da Administração.
III — Certidão — o documento oficial, passando por autoridade competente, a pedido do interessado e para fins indicados com base em elementos constantes de assentamentos, livros, registros ou peças de processo.
IV — Atestado — a declaração escrita firmada por autoridade competente, para atestar a existência ou verdade de um fato, circunstância ou estado.
Das Disposições Especiais Quanto aos Relatórios
Art. 7º Os relatórios são obrigatórios:
I — Dos Secretários, Superintendentes ou autoridades equivalentes para o Chefe do Executivo, dos Diretores de Departamento para os respectivos Secretários, Superintendentes ou autoridades equivalentes, dos Diretores de Divisão para os respectivos Diretores de Departamento.
a) para apresentar, anualmente, a análise dos trabalho executados no ercício anterior;
b) para apresentar, mensalmente, a análise dos trabalhos executados no mês anterior;
c) para informar o resultado de viagens em objeto de serviço;
d) nos casos determinados em atos oficiais.
II — dos funcionários para as respectivas chefias:
a) após o desempenho de missões ou encargos especiais;
b) após viagens de representação ou estudos no interesse do serviço.
Art. 8º Os relatórios são facultativos;
I — após a realização de contactos importantes para a Administração;
II — após o desempenho de atividades do interesse da Administração, nas quais o Chefe do Executivo ou os responsáveis pelas Secretarias, Superintendências ou órgãos equivalentes, conforme o caso, não tenham participado diretamente.
Parágrafo único. Nesses casos são admitidos relatos verbais das atividades desenvolvidas.
Art. 9º É da competência privativa do Chefe do Executivo a assinatura de:
II — portarias, exceto as referidas nos artigos 10 e parágrafo único do art. 12.
IV — ofícios, cartas e telegramas, dirigidos a autoridades de maior hierarquia dos órgãos federais, estaduais, municipais e aos Poderes Legislativo e Judiciário.
V — exposições de motivos dirigidas ao Presidente da República.
Ari. 10. É da competência privativa dos Secretários, Superintendentes ou autoridades equivalentes a assinatura de:
I — Portarias para constituição de comissão de concorrência pública;
III — ofícios, cartas e telegramas, dirigidos a pessoas e entidades estranhas à Prefeitura, fora de competência privativa do Prefeito;
IV — exposição de motivos e redirigidas ao Chefe do Executivo;
V — informações e pareceres, submetifos à consideração do Chefe do Executivo;
VI — relatórios, apresentados ao Chefe do Executivo;
VII — comunicações internas, memorandos dirigidos a outros responsáveis por unidades administrativas de mesmo grau hierárquico;
Art. 11. É da competência privativa da Chefia do Gabinete do Prefeito a assinatura de circulares.
Art. 12. É da competência privativa dos Diretores de Departamento, Divisão, e responsáveis por órgão equivalente, a assinatura de:
II — carta e telegrama, em resposta a correspondência que tenham recebido de pessoas e entidades de igual hierarquia;
III — informações, pareceres e relatórios submetidos ao superior hierárquico;
IV — comunicações internas, dirigidas aos responsáveis pelos demais Departamentos ou Divisões ou órgãos equivalentes
Art. 13. Compete a qualquer chefia superior, até o nível de Divisão, a assinatura de Ordens de Serviço.
Art. 14. Os demais funcionários assinam:
I — representações dirigidas ao Chefe imediato;
II — Informações e pareceres de sua autoria;
III — relatórios, submetidos ao chefe imediato;
IV — comunicações internas, dirigidas aos outros funcionários do órgão.
Art. 15. Na correspondência oficial será adotada a ortografia da Convenção Ortográfica, regulada pelas instruções aprovadas pelo Decreto Legislativo nº 9, de 29 de maio de 1957, e consubstanciada no "Pequeno Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa".
Art. 16. A grafia dos nomes próprios dos servidores da Prefeitura será a constante do respectivo registro civil.
Art. 17. O tratamento varia de acordo com as autoridades signatária e destinatária, devendo, consequentemente, coincidir com o tratamento do fecho de cortesia.
Art. 18. Os tratamentos usados na correspondência são:
I — Para autoridades: Vossa Excelência (por extenso) ou V. Exª (abreviado); Vossa Senhora (por extenso) ou V. Sª (abreviado); e vós.
II — Para personalidades eclesiásticas: Vossa Eminência Reverendíssima (por extenso) ou V. Emª Revmª (abreviado); Vossa Excelência Reverendíssima (por extenso) ou V. Exª Revmª (abreviado).
Art. 19. Qualquer que seja o signatário, usa-se Vossa Excelência, por extenso, apenas na correspondência dirigida ao Presidente da República e V. Exª abreviado, para os seguintes destinatários:
I — Presidente, Vice-Presidente, Secretários e Membros do Senado Federal e da Câmara dos Deputados;
II — Membros do Congresso Nacional;
IV — Chefe do Gabinete Militar Civil da Presidência da República;
V — Procurador Geral da República;
VI — Membros do Supremo Tribunal Federal;
VII — Membros do Superior Tribunal Militar;
VIII — Membros do Superior Tribunal Eleitoral;
IX — Membros do Tribunal Federal de Recursos;
X — Membros do Tribunal Superior do Trabalho;
XI — Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais;
XII — Membros dos Tribunais de Justiça;
XIII — Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho;
XIV — Membros dos Tribunais de Contas;
XV — Governadores de Estado e de Territórios da União;
XVI — Prefeitos e Presidentes de Câmaras de Vereadores;
XVII — Chefe do Estado-Maior do Exército, da Armada e da Aeronáutica.
Art. 20. Os tratamentos Vossa Senhoria e V. Sª e Vós variam de acordo com o grau hierárquico do signatário e do destinatário. Assim, será usado o tratamento Vossa Senhoria quando o destinatário for de hierarquia equivalente ou superior à do signatário e será usado Vós quando o destinatário for hierarquicamene inferior ao signatário, observado o disposto o artigo anterior.
Art. 21. O tratamento de Vossa Eminência Reverendíssima e Vossa Ema. Revma. é aplicado aos cardeais; aos Arcebispos e Bispos aplica-se Vossa Excelência Reverendíssima e V. Exª Revma; e para Monsenhores, Cônegos e Padres, usa-se Vossa Senhoria Reverendíssima e V. Sª Revma.
Art. 22. Os títulos constarão da indicação, do endereço, do cargo deempenhado pelo destinatário e do órgão a que o mesmo pertence e, na assinatura, pela indicação do cargo desmpenhado pelo signatário.
Art. 23 — O fecho de cortesia é constituido pela saudação final, constante do último parágrafo da correspondência. Varia de acordo com a categoria do destinatário e com a hiearquia do signatário e deverá coincidir com o tratamento empregado.
Art. 24. Serão utilizados os seguintes fechos:
I — Para o Presidente da República, em exposição de motivos;
"Aproveito a oportunidade para apresentar (ou renovar) a V. Excelência os protestos de minha mais elevada consideração''.
II — Para autoridades a quem se dispensa o tratamento de V. Exª.:
"Aproveito a oportunidade para apresentar (renovar) a Vossa Excelência meus protestos de elevada estima e distinta consideração."
"Com elevada estima e consideração subscrevo-me."
III — Para autoridade a quem se dispensa o tratamento de V. Exª.:
"Apresento (ou renovo) a V. Sª, meus protestos de elevada estima e consideração."
"Com estima e consideração, subscrevo-me."
IV — Para autoridades a quem se dispensa o tratamento vós:
"Apresento-vos (ou reítero-vos) meus protestos de elevada consideração."
"Subscrevo-me atenciosamente" ou "Cordiais Saudações."
V — Para personalidades eclesiásticas:
"Aproveito a oportunidade para apresentar (ou renovar) a V. Ema. Revmª. meus protestos de elevada estima e distinta consideração."
"Com elevada estiva e distinta consideração Subscrevo-me."
"Apresento (ou renovo) a Vossa Exª Revmª meus protestos de alta estima e distinta consideração".
"Com estima e consideração, subscrevo-me".
c — Monsenhores, Cónegos ou Padres:
"Apresento (ou renovo) a Vossa Sª Revmª meus protestos de elevada consideração."
"Subscrevo-me, atenciosamente."
Art. 25 — Na correspondência interna que não seja dirigida ao Chefe do Executivo não será empregado fecho de cortesia.
Art. 26 — O texto é a exposição do assunto tratado.
§ 1º — Na correspondência e em atos não articulados o texto será constituído de tantos parágrafos quantos sejam necessários, seguidamente numerados com algarismos arábicos à exceção do primeiro e do fecho. Os parágrafos poderão desdobrar-se em alíneas (letras).
§ 2° — Nos decretos e em outros atos normativos articulados, o texto será constituído de tantos artigos quantos sejam necessários, por meio números ordinais de 1ª ao 9° e da números cardinais do 10 em diante.
§ 3º — Os artigos subdividem-se em parágrafos ou itens; aqueles numerados com algarismos arábicos e estes com algarismos romanos.
§ 4° — Os parágrafos subdividem-se em itens e estes em alíneas.
Art. 27. A súmula ou ementa é o resumo do assunto de que trata o expedente. Será redigido de maneira clara e sucinta, mas de modo a expressar realmente o resumo do documento.
Parágrafo único — A súmula ou ementa só será usada nos seguintea tipos de expedientes.
Relatórios e Comunicações internas.
Art. 28. Na redação do expediente da Prefeitura deverão ser observadas, ainda, as seguintes disposições:
I — Aí — será sempre substituída pelo nome que designar. Exemplo: quando se referir a "país" usar-se-á "nesse país"; quando disser respeito a cidade, usar-se-á "nessa cidade"; quando se referir a "departamento" ou a repartição, empregar-se-á "nesse departamento" ou nessa repartição e assim por diante.
II — 1º, 2º, 3º — acompanhados do nome de qualquer cargo, serão escritos por extenso.
III — Cidade, Capital, Nota, Despacho, e Meses do ano — todos serão escritos com letra minúscula.
IV — Ministro — Embaixador — Cônsul, Doutor e todos os títulos — serão iniciados sempre com letra maiúscula.
V — Ofício, Exposição de Motivos e outros tipos de expediente — quando forem citados esm indicação de números e data, isto é indeterminadamente, serão escritos com letra minúscula; quando se der o caso contrário, com inical maiúscula. Exemplo: "Em relação ao Ofício n° 615, de 8 de julho de 1956, desta Diretoria, ..."; "O ofício do DNER não esclareceu a questão ...'';
VI — Embaixador francês, Governador argentino — nos títulos, cargos, órgãos etc., usar-se-á sempre a primeira letra da primeira palavra em maiúcula; a nacionalidade, porém, em minúscula.
VII — O Secretário Geral da Administração cumprimenta atenciosamente — só se emprega "atenciosamente'' quando é pessoa que cumprimenta.
VIII — O Prefeito ao Distrito Federal apresenta ... — não se emprega o "apresenta" quando é de órgão para órgão.
IX — Sr. Dr. — serão escritas sempre no contexto, por extenso: Senhor Doutor.
X — Estrangeiro — será usado "exterior": Exemplo: "O funcionário foi designado para missão no exterior".
XI — Art., § — quando forem citados no contexto, serão usados: o primeiro, abreviadamente, se vier determinado (art. 5º) e por extenso em caso contrário (O artigo referente ao caso...); o segundo, com o sinal indicativo, se se tratar de se... § (§ 1º, § 2º, § 3º) e, por extenso quando for um só (parágrafo único).
XII — 22ª sessão não se empregará algarismos arábicos e, sim, algarismos romanos, todas as vees que se refiram a conferência, sessão, reunião, assembléia, etc. (XXII Sessão, XXXVII Reunião Parlamentar, XVIII Congresso de Administração).
XIII — Número — não se escreverá par extenso quando vier seguido de algarismos.
XIV — Tenho a honra de solicitar ou Tenho a honra de me dirigir a Vossa Excelência para solicitar... — expressões já ultrapassadas; usar preferencialmente: Rogo ou Muito agradeceria a Vossa Excelência...
XV — Dona — empregar-se-á: Senhora
XVI — De acordo com o art... do Decreto n.º... de 10-9-61, e item... do art... do Decreto nº... — nesse caso após a citação do número do artigo não se usa vírgula. Usa-se, no entanto, obrigatoriamente, depois do número do Decreto ou da lei e depois da data, mesmo que esta venha seguida de conjunção aproximativa e. Se o item vier preposto ao artigo será escrito, então, entre virgulas. Exemplo: De acordo com o art. 31, item II, do Decreto nº 34.258 de 12-3-56, e art. 17, § 3º, do Decreto nº...
XVII — A respeito — será sempre seguido de complemento. Assim, em vez de "Solicito vossas providências a respeito", deve-se dizer: "Solicito vossas providências a respeito do asssunto",
XVIII — 1942, 1950, 1958, indicando ano deve ser grafado sem ponto ou espaço separado as classes.
Das Disposições Específicas sobre Correspondências Telegráficas
Art. 29 - Os telegramas oficiais serão usados exclusivamente no interesse do serviço público e só quando se tratar de assunto de natureza urgente.
Art. 30 — Os telegramas serão redigidos com o menor número de palavras. As expressões de cortesia serão suprimidas, bem como as partículas gramaticais e os sinais de pontuação, desde que isso não aete o sentido do texto.
§ 1º— Poderão ser usadas nos telegramas abreviaturas ou expressões de uso corrente, desde que não prejudiquem a clareza do texto.
§ 2º — Quando os sinais de pontuação forem imprescindíveis, serão substituídos no texto pelas seguintes indicações:
Art. 31. - Quando não existir endereço telegráfico, serão indicados claramente o nome do cargo ou do destinatário a designação do logradouro em que será encontrado (rua, número, andar, sala, etc.), o bairro, a localidade e finalmente, o Estado, com as abreviaturas abaixo adotadas pelo Departamento dos Correios e Telégrafos:
Território de Fernando de Noronha — Fn
Art. 32. O traço de união será sempre suprimido nas palavras justapostas de uso corrente e ainda nas expressões que contenham pronomes oblíquos.
Art. 33 — Os números inteiros e fracionários serão escritos de preferência, em algarismos arábicos. Quando se tratar de valor monetário, serão redigidos também por extenso e em algarismos.
Art. 34 — A autenticação dos telegramas será feita pela aposição da rubrica do signatário, no original e nas cópias.
Art. 35 — Nos telegramas de texto idêntico, o originai deve ser redigido com um só endereço, enumerando — se, a seguir, em lista separada, os endereços dos demais despachos agrupados por Estados, fazendo-se menção abaixo da assinatura, no original, assim: "tantos despachos idênticos-relação anexa.
Parágrafo único — A lista solta de endereços será colada ao telegrama, constituindo com ele um todo inseparável.
Das Normas Gerais de Dactilografia
Art. 36 - A fim de padronizar todo expediente dactilografado pelos vários órgãos que compõem a Prefeitura do Distrito Federal evitando expedição de atos idênticos com apresentação formal diferente, ficam os servidores que executam serviços dactiográficos, obrigados a observar as normas gerais, constantes deste capitulo.
Art. 37 — Margem — é o espaço em branco, de cada lado do papel. A margem esquerda será de quinze espaços e a margem direita será de cinco espaços.
Art. 38 — Espaço — é o intervalo entre palavras ou entre letras.
§ 1º — Todo expediente será dactilografado preferencialmente com espaço duplo de entrelinhas, espaço que será inclusive adotado para contagem do espacejamento a ser observado em cada tipo de expediente. Esse duplo, no entanto, poderá ser reduzido, se assim o aconselhar a extensão do expediente, bem como sua estética.
§ 2º — Entre as palavras haverá sempre um espaço.
§ 3º — Os sinais de pontuação seguirão imediatamente as palavras sem qualquer espaço.
§ 4º — Depois de sinais de pontuação serão observados os segumies espaços: virgula e ponto e vírgula — uni espaço; dois pontos, ponto continuação, ponto de exclamação, ponto de interrogação e reticências — dois espaços.
Ari. 39 — Data — é a indicação do dia, mês e ano em que expediente é dactilografado. Serão reservados cinco espaços em branco para o dia.
Art. 40 — Caráter e natureza — serão sempre escritos em letras maiúsculas e grifadas. Exemplo: CONFIDENCIAL, URGENTE.
Art. 41 — Súmula ou ementa — é o resumo da matéria tratada. Sendo muito extenso pode ocupar várias linhas, sempre em espaço um, cada linha não ultrapassando mais de vinte e cinco letras e espaços.
Art. 42 — Parágrafo — a numeração deve acompanhar a margem esquerda e o trecho inieiar-se-á a 20 espaços da margem.
Art. 43 — Texto — na primeira página, ocupará no máximo quinze linhas e nas demais, trinta e duas linhas.
Art. 44 — Assinatura — constará sempre, escrito a máquina, no originnal, e nas cópias, o nome e o cargo do signatário.
Art. 45 - Destinatário — serão dactilografados, conforme o caso, o nome, o cargo e o órgão a que o mesmo está vinculado.
Art. 46 — Indicações no rodapé — na última folha do expediente, conforme o caso, serão feitas as seguintes: código literal do órgão, número do processo, anexos (se houver) e iniciais do redator e do dactilógrafo, separados por barras oblíquas e com um espaço vertical. Exemplo:
Art. 47 — Folha de continuação - começa sempre com a seguinte inscrição: código literal do órgão, dez espaços para o número do protocolo de saída, o ano e o número da folha, todos separados por barras oblíquas. Exemplo:
Art. 48 — Citações — serão feitas em espaço menor que o adotado para o texto e entre aspas. Se, porém, a citação constar de mais de um parágrafo, usa-se o espaço dois entre eles, aspas de abrir no início de cada um e aspas de fechar após a última palavra da citação.
Art. 49 — Anexos — São os documentos que acompanham o expediente. Dividem-se em anexos copiados e anexos originais.
§ 1° - Os anexos copiados começam sempre com a seguinte inscrição: código literal do órgão, dez espaços para o número do protocolo de saída, o ano, e "Anexo Único" ou "anexo n.º 1" e, no último, "anexo nº 1 ... e último" e a quantidade de páginas de cada anexo, tudo separado por barras oblíquas. Exemplo:
SGA-DPE /1961/Anexo nº 8 e último/3
segue-se cópia do texto e por fim a autenticação.
§ 2° — a autenticação — consta do seguinte: no final da cópia, à esquerda, a expressão: Confere com o Original, em caracteres maiúsculos e dois espaços abaixo, sob a qual virá o nome do dactilógrafo que copiou o trabalho e seu cargo. A direita paralelamente ao "Confere com o original a expressão Visto, em caracteres maiúsculos e, também, dois espaços abaixo, uma linha sob a qual constará o nome do chefe da seção a que está subordinado o dactilógrafo e a indicação do órgão que o mesmo chefia. Exemplo:
§ 3º — Tendo o anexo várias cópias, a autenticação é feita em todas — No original, figuram as assinaturas dos que autenticam e nas cópias apenas os nomes dactilografados.
§ 4º — Os anexos originais levam a mesma inscrição na parte superior do papel. Havendo vários anexos, cuja quantidade é indicada no rodapé cada anexo terá a numeração de acordo com a ordem descrita.
Art. 50 — Os papéis usados nos expedientes da Prefeitura obedecem as seguintes especificações gerais:
I — quanto ao formato do papel:
II — quanto a forma do timbre:
a) com brazão dístico;
III — quanto à impressão do timbre:
a) em relevo, em branco (sem tinta de impressão);
IV — quanto à colocação do timbre:
a) no alto e no centro do papel;
b) no alto e à, esquerda do papel.
§ 1º — Na primeira via será usada exclusivamente papel de cor branca.
§ 2º — Timbre é a impressão em relevo ou tinta, do brazão da Prefeitura, e do dístico "Prefeitura" do Distrito Federal" dos papéis.
Art. 51 — Nos atos normativos, correspondência e outros expedientes a serem assinados pelo Prefeito, sevão usados papéis com timbre em relêvo, em branco.
Parágrafo único — Os papéis referidos neste artigo serão utilizados na fornia seguinte:
I — para decreto, portaria, mensagem, anteprojeto de lei e Exposição de Motivos:
a) na primeira folha — papel formato ofício, sem pautas, com timbre (brazão e dístico) ao centro, em relevo branco);
b) nas folhas de continuação — papel formato ofício, sem pautas, com timbre (apenas dístico) à esquerda, em relevo, em branco;
a) na primeira folha e folhas de continuação papel formato oficio sem paula, com dístico ao centro em relevo.
a) na primeira folha — papel formato ofício sem pauta, com timbre (brazão e dístico) ao centro, em relevo, em branco;
b) nas folhas de continuação — papel indicado na letra b do item anterior.
a) na primeira folha — papel formato carta, sem pauta, com timbre (brazão e dístico), à esquerda em relevo, em branco.
Art. 52 — Nos atos normativos, correspondência e outros expedientes a serem assinados pelas chefias serão usados papeis com timbre impresso em tinta preta.
Parágrafo Único — Os papéis referidos neste artigo serão utilizados na forma seguinte:
I — Para instruções, exposições de motivos, ofícios, representação relatórios, informações, pareceres editais, certidões:
a) na primeira folha — papel formato ofício sem pautas, com timbre (brazão e dístico) à esquerda, impresso em tinta preta;
b) nas folhas de continuação — papel formato ofício sem pautas, com timbre (apenas dístico) à esquerda, impresso em tinta preta;
II — Para Ordem de Serviço — na primeira folha e folhas de contnuação, papel formato meio oficio sem pauta com dístico à esquerda, impreso em tinta preta;
III — Para informação a parecer em processo, quando realizados à mão:
a) papel formato ofício, pautado, com timbre (apenas dístico) à esquerda imprensso em tinta preta;
a) na primeira folha — papel formato carta, sem pautas com timbre (brazão e dístico) à esquerda impresso em tinta preta;
b) nas folhas de continuação - papel formato carta, sem pauta, com timbre (apenas dístico) à esquerda, impresso em tinta preta;
V — Para comunicações internas:
a) papel formato meio oficio pautado com indicações impressas próprias do formulário.
Art. 53 para todo trabalho dactilografico será empregada unicamente a fita preta.
Art. 54 Os números e símbolos serão datilografados de acordo com as regras baixadas pela Comissão de Meteorologia sobre grafia dos números e símbolos, as quais assim se resume:
I — Os números não escritos em classes de três algarismos, podendo a separacão das classes ser feita por meio de ponto ou de pequeno intervalo. Exemplo: — 127.123 ou 127.123. Essa regra não se aplica às datas (anos).
II — A parte inteira será separada da parte decimal exclusivamente por meio de vírgula. Exemplo: 1,52.
III — Os símbolos serão grafados sem ponto abreviativo, sem adição de s quando no plural, e sempre na mesma linha horizontal em que o número estiver escrito. Exemplo: 185 m e não 185 ms ou 185. Excetuam-se os símbolos das unidades de temperatura-grau (°); de tempo — hora (h), minuto (m) e segundo (s) e das sexagésimas de ângulo — grau (º), minuto (') e segundo (''), os quais serão grafados como expontes. Exemplo: 3h 10s; 3º 5' 10''.
IV — O símbolo virá sempre no fim do número e nunca intercalado entre a parte inteira e a decimal. Exemplo: 5,12m. A única exceçao é a abreviatura de Cr$ (cruzeiros), que precede sempre o número indicativo da importância. Exemplo: Cr$ 1.000,00.
Art. 55 — Os quadros e tabelas devem ser datilografados de acordo corn as normas aprovadas pela Resolução nº 75, da Assembleia Geral do Conselho Nacional de Estatística, modificada pela Resolução nº 158, da mesma Assembléia, as quais podem ser assim resumidas:
I — Os quadros serão dispostos de maneira que sua leitura sestorne possível sem ser preciso deslocar o volume de sua posição normal.
II — As partes componentes quadro são:
a) título — é o resumo de assunto tratado;
b) cabeçalho — é a parte onde são colocados os títulos de cada coluna;
c) coluna — é cada uma das divisões verticais do quadro;
d) coluna indicadora — é a primeira coluna da esquerda, que sintetiza a designação do conteúdo das linhas;
e) linha — é cada uma das divisões horizontais do quadro;
f) casa — é o espaço destinado a cada número. Toda casa conterá un número ou um dos seguintes sinais:
1 — traço (—) quando o valor for zero;
2 — três pontos (...) quando não se tem os dados;
3 — interrogação (?) quando houver dúvida quanto à exatidão do valor;
4 — parágrafo (§) quando certo valor, anteriormente indicado com o sinal (?) já tenha sido corrigido;
5 — zero (0) quando o valor é menor do que a unidade utilizada.
III - Nas diversas enumerações, usam-se:
Da Sobrescritaçâo dos Envelopes
Art. 56. Ao sobrescrita envelope será observado o seguinte:
I — logo abaixo do timbre, ligeiramente à esquerda, lançar-se-á o número do documento que estiver contido no envelope;
II — O sobrescrito será lançado sempre no meio do envelope, em relação à altura. Em relação à largura, porém, a localização variará conforme o formato do envelope.
a) Se for retangular, será desviado um pouco para a esquerda no sentido horizontal.
b) Se for quadrado, ficará no centro.
II — O sobrescrito constará dos seguintes elementos:
a) fórmula de tratamento cerimonioso........
b) nome ou designação do destinatário.
c) qualidade ou cargo do destinatario, precedido das fórmulas usuais (D.D. Diretor, Chefe, etc.).
d) rua e número, cidade, vila ou localidade e Estado ou Território. Essas duas últimas indicações aparecem na mesma linha e serão sempre grifadas.
IV — Será usado um espaço entre as linhas do sobrescrito, a menos que o envelope seja de grandes dimensões caso em que o espaço será maior, proporcional ao seu tamanho.
Art. 57. Os telegramas serão datilografados em caracteres maiúsculos, com dois espaços entre as palavras, números e sinais. Quando o texto do telegrama não couber numa única folha, escrever-se-á, entre parênteses, no canto inferior direito da primeira fôlha a palavra "contínua" e, também em maiúsculas e na folha seguinte, "Continuação" ou "conclusão", conforme o caso, também entre parênteses, dentro do retângulo reservado para o endereço.
Art. 58. Para união das folhas de um mesmo expediente usar-se-á o grampeamento à máquina, as folhas serão unidas no ângulo superior esquerdo, em diagonal.
Dos Requisitos Essenciais do Expediente
Art. 59. São requisitos essenciais no decreto regulamentar:
I — Numeração e data — Decreto nº , de de
II — Súmula ou ementa — resumo do assunto tratado.
III — Titulo — "O prefeito do Distrito Federal, usando das atribuições que lhe confere o art. da Lei nº de de de , decreta:"
IV — Texto — constituído pelos artigos que compõem o decreto.
V — Data — a que deve vir abaixo do último artigo, assim expressa:
"Brasília, em.... de... . de....
VI — Assinatura — do Prefeito do Distrito Federal, e do Secretário que deva referendar o decreto.
Parágrafo único — Entre a data do decreto e a expressão Decreta podem ser introduzidos considerandos ou justificativas.
Art. 60. São requisitos essenciais do decreto individual ou coletivo:
I — Título — "O Prefeito do Distrito Federal resolve............. de acordo com o ................" ou "O Prefeito do Distrito Federal, tendo em vista o que consta do processo nº ......... de............, resolve ................. de acordo com.................".
II — Texto — no qual o nome da ou das pesoas a quem se refere o decreto é escrito em maiúsculas. O nome do funcionário cuja vaga vai ser preenchida pelo beneficiário do decreto, não será destacado pelo emprego das maiúsculas.
III — Data — "Brasília, em ...... de......... de........."
IV — Assinatura — do Prefeito do Distrito Federal.
Art. 61. São requisitos essenciais da portaria e da instrução:
I — numeração e data — Portaria (Instrução) nº ....... de ......... de .............. de ...............
II — Titulo — cargo da autoridade que assina o ato, o Prefeito do Distrito Federal" ou O Secretário Geral de Administração" ou "O Diretor do Departamento de........"
III — fundamentação — citação da legislação básica, seguida ou precedida da palavra "resolve".
IV — texto — desenvolvimento do assunto;
Art. 62. São requisitos essenciais da mensagem:
I — invocação — "Senhores Membros do Poder Legislativo'.
II — texto — exposição do assunto, constará da introdução, em que se fará referência ao assunto tratado, da apreciação do mesmo, esclarecimentos e informações que o ilustrem e da conclusão, que deve ser clara e precisa.
III — data — que deverá vir após o último parágrafo do texto: "Brasília, em de de ".
Art. 63. São requisitos essenciais da circular:
I — número e data — Circular nº ........... de .........
II — texto — constará das recomendações e determinações do Prefeito,
III — assinatura — do chefe de Gabinete do Prefeito, com nome e cargo repetido à máquina.
Art. 64. São requisitos essenciais de ofício:
III — remetente — cargo e órgão a que pertence ou nome;
IV — destinatário — cargo e órgão do destinatário ou nome;
V — Súmula — resumo do assunto tratado.
VI — texto — exposição do assunto. Constará de introdução, em que se fará referência ao assunto do ofício; da apreciação do mesmo, esclarecimentos e informações que o ilustrem e da conclusão, que deverá ser clara e precisa.
VII — fecho de cortesia — mencionado no art. 24 deste Regulamento.
VIII — assinatura — nome (repetido a máquina) e cargo do signatário;
Parágrafo único — Quando o oficio não for ordinário e normal, constará a indicação "urgente" e o caráter "reservado" ou "confidencial".
Art. 65. São requisitos essenciais da carta:
I — data — cidade, dia, mês e ano.
II — destinatário e endereço — nome, cargo e repartição ou nome e local de residência.
II — texto — desenvolvimento do assunto tratado.
IV — fêcho de cortesia — mencionado no art. 24 deste Regulamento;
V — assintura — nome (repetido à máquina) cargo do remetente.
Art. 66. São requisitos essenciais da exposição de motivos?
II — invocação — "Excelentíssimo Senhor Presidente da República" ou "Excelentíssimo Senhor Prefeito do Distrito Federal";
III — texto — que constará do resumo do assunto; síntese das alegações, argumentos e fundamentos oferecidos, apreciação do assunto, razões e esclarecimentos que o ilustrem; transcrição da Legislação citada e parecer conclusivo, de modo claro e conciso.
IV — fecho de cortesia — mencionado no art. 24 deste Regulamento.
V — assinatura — da autoridade competente.
Art. 67. A representação e o relatório conterão as mesmas partes, indicadas no artigo anterior para a exposição de motivos, observado o disposto no art. 18 deste Regulamento, quanto à pessoa a quem dirigidos.
Art. 68. São requisitos essenciais da informação e do parecer:
I — súmula ou ementa — que deve ser redigida apenas pelo primeiro servidor informante.
II — destinatário — aqueles a quem se dirige a informação ou parecer.
III — texto — constará de introdução, apreciação, esclarecimento, informações ilustrativas e conclusões precisa e clara. Qualquer referência a elementos constantes do processo ou de seus anexos será feita corn indicação da folha que os contiver, bem como serão transcritos no texto da informação ou parecer os dispositivos legais nos mesmos invocados.
V — fecho conterá a abreviatura do órgão a que pertence o informante, sua assinatura e o nome, cargo ou função escrito a máquina.
Art. 69 A certidão deverá conter os seguintes requisitos essenciais:
I — texto — do qual não haverá espaço em branco e será constituído de referência ou resumo de elementos constantes, transcrição de assentamento, livro, ou peça de processo.
IV — assinatura — de quem firma a certidão.
V — visto — da autoridade hierarquicamente superior a quem firma a certidão.
Art. 70. São requisitos essenciais da comunicação interna:
II — remetente — cargo e órgão ou nome do signatário.
III — destinatário — cargo e órgão ou nome do destinatário.
IV — súmula — resumo do assunto tratado.
V — Texto — desenvolvimento do assunto tratado.
VII — fecho — conterá a abreviatura do órgão a que pertence o signatário, sua assinatura, bem como seu cargo ou função.
Art. 71. O anteprojeto de lei conterá as mesmas partes indicadas para o decreto, com excecão;
III — do título, que será: "O Prefeito do Distrito Federal numa linha, e duas linhas abaixo "Faço saber que o Poder Legislativo decreta e eu sanciono a seguinte lei:
Art. 72 O edital tem como requisitos essenciais;
II — primeiro título — "Para ser publicado no......... "
III — segundo título — "Concorrência (pública ou administrativa) número , aberta em de de ", ou Concurso para .... " etc.
IV — Texto — desenvolvimento do assunto.
V — data — "Brasília, em de de ".
VI — fecho — assinatura da autoridade competente, repetida a máquina e seguida do cargo ocupado.
Art. 73. As normas constantes desta Instrução entrarão em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, em 17 de setembro de 1963.
— Edilson Borba Santos, Secretário Geral de Administração.
Este texto não substitui o publicado no DOU nº 182, seção 1, 2 e 3 de 24/09/1963 p. 8182, col. 1