RESOLUÇÃO Nº 378, DE 06 DE MARÇO DE 2024

Institui a Política de Desenvolvimento de Coleções da Biblioteca Cyro dos Anjos.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, L, do Regimento Interno do TCDF, tendo em vista o que se apresenta no Processo nº 00600-00010496/2023-56-e, e

Considerando a necessidade de alcançar o ensejo institucional de obter informações confiáveis e atualizadas com a imposição do princípio da eficiência em racionalizar os gastos públicos com aquisição de material bibliográfico e manutenção do acervo por meio de critérios claros e objetivos de seleção, de aquisição e de descarte de materiais bibliográficos;

Considerando a necessidade de estabelecer diretrizes para a composição do acervo bibliográfico da Biblioteca Cyro dos Anjos em conformidade com os interesses de seus usuários e com a missão e os objetivos desta Corte e, assim, garantir adequada segurança no processo de tomada de decisões dos gestores do acervo bibliográfico;

Considerando que a Biblioteca Cyro dos Anjos mantém em seu acervo grande quantidade de bens públicos permanentes, e a necessidade de, nos processos de alienação desses bens ou movimentação para outras unidades do Governo do Distrito Federal, serem estabelecidos critérios claros e objetivos de avaliação, conforme Decreto nº 16.109, de 1º de dezembro de 1994, recepcionado por esta Corte pela Resolução nº 243, de 16 de outubro de 2012;

Considerando o que prevê o inciso II do art. 39-J da Resolução nº 273, de 3 de julho de 2014, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Seção I

Da Política de Desenvolvimento de Coleções

Art. 1º Fica instituída a Política de Desenvolvimento de Coleções da Biblioteca Cyro dos Anjos.

Art. 2º A Política de Desenvolvimento de Coleções é o instrumento para a formação e manutenção do acervo da Biblioteca Cyro dos Anjos, constituído por um conjunto de princípios, diretrizes, objetivos, ações, atividades, critérios e metodologias, descritos nesta Resolução e em documentos complementares.

Parágrafo único. A Política será gerenciada pela Coordenadoria de Gestão do Conhecimento Institucional – CGCI, em conformidade com os interesses de seus usuários e com a missão e os objetivos estratégicos do Tribunal de Contas do Distrito Federal – TCDF.

Seção II

Das Definições

Art. 3º Para os fins desta Resolução, ficam estabelecidas as seguintes definições:

I – obra: material bibliográfico publicado física ou digitalmente;

II – título: nome de obra publicada física ou digitalmente;

III – exemplar: unidade de uma obra;

IV – coleções: materiais agrupados por possuírem características em comum segundo critérios previamente determinados;

V – acervo: conjunto de obras registradas em qualquer tipo de suporte;

VI – seleção: processo de avaliação e de escolha de materiais para serem incorporados ao acervo;

VII – aquisição: incorporação de materiais ao acervo, por meio de compra, doação ou permuta;

VIII – desbastamento: processo de retirada de materiais do acervo, para fins de remanejamento ou descarte;

IX – remanejamento: subprocesso do desbastamento que consiste no deslocamento de exemplares para local não circulante;

X – descarte: subprocesso do desbastamento que consiste na retirada definitiva de materiais do acervo;

XI – avaliação das coleções: processo com o propósito de analisar se os objetivos estabelecidos na Política de Desenvolvimento de Coleções foram alcançados;

XII – empréstimo: cessão temporária de materiais bibliográficos da CGCI para usuários cadastrados;

XIII – empréstimo permanente: cessão de materiais para as unidades administrativas e técnicas da Instituição por tempo indeterminado e para atender demanda funcional específica;

XIV – lista de duplicatas: relação de materiais duplicados no acervo.

Seção III

Dos Objetivos

Art. 4º São objetivos da Política de Desenvolvimento de Coleções:

I – promover o desenvolvimento do acervo em consonância com a missão e os objetivos estratégicos do TCDF;

II – propiciar o crescimento racional e equilibrado do acervo;

III – estabelecer critérios para a seleção, a aquisição, o desbastamento e a avaliação das coleções;

IV – garantir o uso responsável e racional dos recursos financeiros destinados à aquisição de materiais bibliográficos;

V – orientar e respaldar o processo de descarte de materiais bibliográficos.

Seção IV

Do Público-Alvo

Art. 5º Considera-se público-alvo para efeito desta Resolução:

I – membros e servidores ativos do TCDF;

II – membros do Ministério Público junto ao TCDF – MPjTCDF;

III – unidades administrativas e técnicas do TCDF.

CAPÍTULO II

DO ACERVO

Seção I

Das Coleções

Art. 6º O acervo físico da Biblioteca Cyro do Anjos é direcionado às atividades administrativas, pedagógicas e de controle externo desempenhadas pelo TCDF.

Parágrafo único. Compõem o acervo da Biblioteca Cyro dos Anjos as seguintes coleções:

I – Coleção Geral;

II – Coleção de Periódicos Físicos;

III – Coleção Digital;

IV – Coleção de Reserva Técnica;

V – Coleção de Literatura;

VI – Coleção do Diário Oficial do Distrito Federal;

VII – Coleção sobre a História de Brasília e do Distrito Federal;

VIII – Coleção de Monografias;

IX – Coleção de Acervo Intermediário.

Art. 7º As coleções devem contemplar, predominantemente, obras de:

I – direito constitucional;

II – direito civil;

III – direito processual civil;

IV – direito administrativo;

V – direito previdenciário;

VI – direito tributário;

VII – direito ambiental;

VIII – contabilidade pública;

IX – finanças públicas;

X – controle externo;

XI – auditoria;

XII – administração pública;

XIII – gestão administrativa.

Art. 8º A Coleção Geral é composta por livros e folhetos que não pertencem a outra coleção específica.

Art. 9º A Coleção de Periódicos Físicos da Biblioteca Cyro dos Anjos é composta por publicações seriadas periódicas de cunho técnico-científico.

Art. 10. A Coleção Digital da Biblioteca Cyro dos Anjos é composta por obras bibliográficas disponíveis em meio eletrônico.

Art. 11. A Coleção de Reserva Técnica é composta por obras editadas pelo TCDF e tem como finalidade promover a guarda e a preservação das publicações editadas pelo Tribunal.

§ 1º Serão mantidos dois exemplares de cada publicação editada pelo TCDF no acervo, um na Coleção Geral e um na Coleção de Reserva Técnica.

§ 2º Os exemplares da Coleção de Reserva Técnica não serão objeto de empréstimo ou consulta.

§ 3º Os exemplares da Coleção Geral ficarão disponíveis para empréstimo aos usuários elegíveis para esse serviço.

§ 4º As unidades devem encaminhar para a Biblioteca as publicações editadas, em número mínimo de dois exemplares, para guarda e preservação.

Art. 12. A Coleção de Literatura é formada por obras literárias clássicas e modernas.

Art. 13. A Coleção de Diários Oficiais do Distrito Federal é composta pelos Diários Oficiais do Distrito Federal publicados fisicamente.

Parágrafo único. A Biblioteca manterá em seu acervo toda a coleção de Diários Oficiais do Distrito Federal.

Art. 14. A Coleção sobre a História de Brasília e do Distrito Federal contempla obras que abordam essa temática.

Art. 15. A Coleção de Monografias é composta pelos trabalhos de conclusão de curso dos membros e servidores do TCDF.

§ 1º Os servidores que realizarem cursos de graduação ou pós-graduação latu sensu ou stricto sensu custeados pelo TCDF devem, obrigatoriamente, entregar para a Escola de Contas Públicas do TCDF cópia do trabalho final em meio eletrônico para fins de depósito na Biblioteca Cyro dos Anjos.

§ 2º Os servidores que realizarem cursos de graduação e/ou pós-graduação sem o custeio do TCDF e queriam depositar o trabalho de conclusão de curso na Biblioteca, podem encaminhar à CGCI para análise de pertinência para o acervo.

Art. 16. A Coleção de Acervo Intermediário é composta por obras candidatas à descarte, que são deslocadas para local não circulante, durante o processo de remanejamento, para fins de avaliação.

Seção II

Da Seleção

Subseção I

Do Processo de Seleção

Art. 17. O processo de seleção consiste na escolha dos materiais que irão compor o acervo, segundo critérios previamente estabelecidos, podendo utilizar-se de métodos qualitativos e quantitativos.

Art. 18. São utilizados critérios intrínsecos, relacionados às próprias obras, e extrínsecos, relacionados ao acervo da Biblioteca.

§ 1º São critérios intrínsecos de seleção:

I – abrangência: alcance ou extensão de uma informação;

II – atualidade: deve refletir o estado atual do conhecimento sobre o assunto;

III – autoridade: conhecimento, qualificação ou experiência dos autores, colaboradores ou editora;

IV – precisão: exatidão da informação contida na obra;

V – suporte: material ou dispositivo onde está registrada a informação;

VI – normalização: obras que se submetam às normas de publicação, apresentação e referência;

VII – regularidade da publicação: pontualidade com a periodicidade estabelecida;

VIII – custo: comparação com preços de obras similares.

§ 2º São critérios extrínsecos de seleção:

I – data da última edição adquirida;

II – diferenças e atualizações da edição anterior;

III – estatísticas de uso;

IV – cobertura: priorizar novas abordagens sobre um assunto presente no acervo;

V – existência de título idêntico em redes de bibliotecas das quais a Biblioteca Cyro dos Anjos seja integrante.

§ 3º Critérios de seleção específicos serão definidos para cada coleção em Seção própria desta Resolução.

Art. 19. São utilizadas, preferencialmente, as seguintes fontes de seleção:

I – bibliografias gerais e especializadas;

II – catálogos, listas e propagandas de editores e livreiros;

III – sites de editoras;

IV – catálogos de outras bibliotecas;

V – bases de dados pertinentes;

VI – sugestões de usuários;

VII – listas de novas aquisições e boletins bibliográficos.

Subseção II

Da Seleção Qualitativa

Art. 20. Na seleção qualitativa, são avaliados aspectos em relação ao conteúdo das obras, levando em consideração os critérios de seleção elencados no art. 18 desta Resolução.

§ 1º Poderá ser solicitada a colaboração de especialistas no âmbito do TCDF para a seleção de assuntos específicos.

§ 2º Na seleção qualitativa, além das fontes de seleção elencadas no art. 19, deve-se utilizar dos instrumentos de planejamento editados pelo TCDF, dos boletins e sistemas jurisprudenciais de tribunais de contas e das inovações legislativas distritais e federais para subsidiar a escolha de assuntos e conteúdo de obras a serem adquiridas.

Art. 21. Deve-se priorizar a seleção de títulos nas áreas de ênfase do acervo elencadas no art. 7º desta Resolução.

Subseção III

Da Seleção Quantitativa

Art. 22. A seleção de materiais também respeitará, sempre que possível, critérios quantitativos para o crescimento das diferentes coleções.

Art. 23. Será adquirido apenas um exemplar de cada título selecionado, salvo em situações que justifiquem a aquisição de outros exemplares, tais como:

I – número expressivo de empréstimos de um item em comparação ao fluxo geral de circulação;

II – títulos relacionados a assuntos de bibliografias temáticas do TCDF;

III – grupos e/ou comunidades de prática no TCDF com assuntos específicos;

IV – cursos de capacitação promovidos pela Escola de Contas Públicas;

V – atualização de legislação de interesse do TCDF;

VI – temática das auditorias programadas;

VII – solicitações de gabinetes ou unidades administrativas e técnicas do TCDF.

§ 1º As solicitações previstas no art. 23, VII, devem ser formalizadas e assinadas pelos titulares das respectivas unidades.

§ 2º Caso seja necessária a aquisição de mais de um exemplar em situação diversa das elencadas no art. 23, essa deve ser fundamentada e justificada como necessidade especial.

Art. 24. Ao determinar a quantidade de exemplares a ser adquirida, deve-se, necessariamente, realizar avaliação prévia de uso dos exemplares das edições anteriores existentes no acervo.

Art. 25. Não deverão ser adquiridos mais que dois exemplares de títulos de livros de áreas do conhecimento que sofrem atualizações constantes.

Art. 26. A existência do título de livro em redes de bibliotecas das quais a Biblioteca Cyro dos Anjos seja integrante e a quantidade de exemplares disponíveis devem ser levadas em consideração para decidir o número de exemplares a ser adquirido.

Subseção IV

Dos Critérios Específicos de Seleção

Art. 27. É vedada a inclusão de obras de conteúdo preparatório para concursos públicos no acervo da Biblioteca.

Art. 28. Livros em idioma estrangeiro serão adquiridos quando não houver adequada tradução em português.

Parágrafo único. Na hipótese prevista no caput deste artigo, será adquirido, preferencialmente, somente um exemplar de cada título.

Art. 29. A seleção de títulos de periódicos buscará atender as demandas informacionais específicas e técnicas da Instituição, conforme os critérios elencados no art. 18, a importância do periódico no assunto tratado e, quando for o caso, a classificação no sistema de avaliação de periódicos – Qualis, mantido pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Capes, do Ministério da Educação.

Parágrafo único. Deve-se considerar o número de títulos de periódicos da mesma área já disponíveis na coleção da Biblioteca e dar preferência, sempre que possível, à versão digital.

Art. 30. Ao decidir sobre a renovação de um título de periódico, deve-se empreender nova análise considerando os mesmos critérios de seleção utilizados para a primeira assinatura, bem como o uso efetivo do periódico no último período de contratação.

Parágrafo único. O título de periódico que estiver listado como responsabilidade da Biblioteca Cyro dos Anjos para indexação em rede de cooperação da qual seja integrante deverá ser obrigatoriamente renovado.

Art. 31. Ao assinar ou renovar bases de dados, deve-se observar, além dos critérios previstos no art. 18, os seguintes:

I – facilidade de acesso simultâneo;

II – cobertura temática da assinatura;

III – tipo de licença;

IV – custos de manutenção do documento na coleção;

V – confiabilidade;

VI – frequência de atualizações;

VII – viabilidade técnica;

VIII – usabilidade;

IX – suporte oferecido pelo fornecedor;

X – possibilidade de se extraírem relatórios de estatísticas de uso.

Art. 32. As obras recebidas por doação passarão por critérios de seleção para serem incorporadas ao acervo, conforme art. 18, podendo ser negadas e/ou descartadas quando não seguirem os critérios mínimos de adequabilidade.

Seção III

Das Modalidades de Aquisição

Art. 33. As obras para compor o acervo bibliográfico poderão ser adquiridas por meio de compra, doação, permuta ou captura de conteúdos digitais.

Art. 34. A aquisição por meio de compra respeitará a legislação vigente de compras públicas.

Parágrafo único. A aquisição por meio de compra é de responsabilidade da CGCI.

Art. 35. As unidades do Tribunal poderão solicitar a aquisição de títulos de livros e de periódicos para fins de empréstimo permanente, desde que relacionados com o desempenho de suas atividades funcionais.

§ 1º A carga patrimonial das obras ficará sob a responsabilidade da unidade solicitante enquanto perdurar o empréstimo.

§ 2º Quando da devolução dos títulos em empréstimo permanente, as obras terão a carga patrimonial transferida para a CGCI e passarão pelos critérios apresentados nesta Política para a decisão pela reincorporação do material ao acervo ou por seu descarte.

Art. 36. Cada unidade poderá solicitar até três exemplares de um mesmo título, na modalidade empréstimo permanente.

§ 1º Exemplares únicos de obras previamente existentes no acervo da Biblioteca não serão objeto de empréstimo permanente, devendo as unidades solicitarem a aquisição de mais exemplares.

§ 2º Caso exista edição mais recente no acervo, exemplar único de edições mais antigas poderá ser emprestado a título de empréstimo permanente.

§ 3º Ao analisar solicitações de obras para empréstimo permanente, a CGCI poderá adicionar um ou mais exemplares ao pedido de aquisição para compor o acervo da Biblioteca caso seja identificado que o tema é de relevância para outras unidades do Tribunal.

Art. 37. As obras bibliográficas recebidas por doação submetem-se também à Política de Desenvolvimento de Coleções.

Art. 38. As obras recebidas por meio de doação que não forem incorporadas ao acervo serão oferecidas para outras bibliotecas ou encaminhadas para reciclagem.

Parágrafo único. Os doadores deverão ser comunicados da existência desta Política e das possíveis destinações das obras.

Art. 39. Não é permitida a aquisição por compra de obras literárias, portanto a Coleção de Literatura será desenvolvida por meio de doações.

Parágrafo único. Será permitida a aquisição de obras literárias por meio de compra quando houver solicitação formal de unidade do Tribunal para auxiliar as atividades funcionais do setor.

Art. 40. A permuta de exemplares com outras bibliotecas ou unidades de informação será feita por meio de listas de duplicatas de livros e periódicos.

§ 1º As listas de duplicatas recebidas de outras bibliotecas deverão ser analisadas para a verificação de pertinência dos títulos para o acervo da Biblioteca, de acordo com os critérios listados nesta Resolução.

§ 2º Serão elaboradas listas de duplicatas de livros e periódicos do acervo para serem enviadas às outras bibliotecas.

Art. 41. A captura de materiais digitais deverá respeitar as leis vigentes sobre direitos autorais.

Seção IV

Da Avaliação das Coleções

Art. 42. A avaliação das coleções deve acontecer de forma periódica, não superior a dois anos, para garantir que o crescimento do acervo aconteça de forma planejada e estruturada, priorizando a qualidade e a probabilidade de uso das obras.

Art. 43. Caberá à Comissão Permanente de Avaliação do Acervo realizar a avaliação das coleções, considerando os seguintes indicadores:

I – estatísticas de composição temática do acervo que contenham o número de obras existentes em cada área do conhecimento;

II – estatísticas de uso do acervo que contenham o número de empréstimos e consultas locais de obras e a separação por área do conhecimento ou, quando necessário, assuntos mais específicos.

Seção V

Do Desbastamento

Subseção I

Do Processo de Desbastamento

Art. 44. O processo de desbastamento engloba as ações de remanejamento e de descarte de obras.

Parágrafo único. A Comissão Permanente de Avaliação do Acervo é a responsável pelo processo de desbastamento, e a sua composição será estabelecida em ato normativo próprio.

Subseção II

Do Remanejamento

Art. 45. O remanejamento é a transferência de obras passíveis de serem descartadas a fim de se certificar de que não é necessário mantê-las no acervo.

Parágrafo único. As obras remanejadas serão transferidas para a Coleção Acervo Intermediário enquanto perdurar o remanejamento.

Art. 46. As obras selecionadas para remanejamento devem ficar em local separado, de acesso restrito, pelo período de dois anos.

§ 1º As obras devem retornar de imediato ao acervo caso surjam demandas durante esse período.

§ 2º Decorrido o prazo estabelecido no caput deste artigo, a Comissão Permanente de Avaliação do Acervo decidirá sobre o descarte das obras remanejadas que permanecerem ociosas.

Subseção III

Do Descarte

Art. 47. O descarte é a retirada definitiva de obras do acervo.

Parágrafo único. O descarte seguirá os procedimentos legais requeridos conforme a classificação contábil dos materiais.

Art. 48. Após seguir os procedimentos legais requeridos, as obras descartadas poderão ser doadas, permutadas, encaminhadas para reciclagem ou recolhidas para alienação.

Parágrafo único. Será providenciada a baixa no sistema de gerenciamento da biblioteca e, quando cabível, no sistema de controle patrimonial adotado pelo Tribunal.

Art. 49. O processo de descarte deve considerar os seguintes critérios ao selecionar as obras a serem retiradas do acervo:

I – conteúdos desatualizados ou obsoletos;

II – obras com excesso de duplicatas;

III – obras com danos irrecuperáveis;

IV – inadequação do conteúdo ao escopo do acervo;

V – estatística de uso, considerando:

a) quantidade de empréstimos;

b) data do último empréstimo;

c) consulta local.

Art. 50. Além dos critérios mencionados no art. 49, é permitido o descarte de periódicos físicos também nos seguintes casos:

I – quando a Biblioteca tiver acesso permanente às versões digitais;

II – quando a Biblioteca possuir mais de um exemplar do mesmo fascículo;

III – quando se tratar de periódicos não indexados pela Biblioteca em redes de cooperação das quais faça parte.

Art. 51. Não estão sujeitos ao descarte:

I – as publicações editadas pelo TCDF;

II – os trabalhos finais de cursos custeados pelo TCDF;

III – as obras de autoria de Conselheiro ou ex-Conselheiro do TCDF;

IV – os Diários Oficiais do Distrito Federal.

Parágrafo único. As obras previstas no art. 51, II, serão mantidas, preferencialmente, em meio digital.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 52. A Política de Desenvolvimento de Coleções será avaliada e revisada periodicamente.

Art. 53. Os casos não contemplados nesta Política serão submetidos à deliberação da Coordenadoria de Gestão do Conhecimento Institucional.

Art. 54. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

MÁRCIO MICHEL

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 48, seção 1, 2 e 3 de 11/03/2024 p. 26, col. 2