PORTARIA Nº 194, DE 04 DE JUNHO DE 2025
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-GDF no âmbito da Secretaria de Estado da Agricultura, Abastecimento e Desenvolvimento Rural do Distrito Federal - SEAGRI e dá outras providências.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA AGRICULTURA, ABASTECIMENTO E DESENVOLVIMENTO RURAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso da atribuição que lhe confere o parágrafo único, inciso III, do art. 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e, ainda, considerando as disposições contidas no Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto nº 37.565, de 23 de agosto de 2016, Decreto nº 40.803, de 21 de maio de 2020, Decreto nº 42.070, de 5 de maio de 2021, alterado pelo Decreto nº 44.872, de 21 de agosto de 2023, Decreto nº 44.610, de 12 de junho de 2023, Decreto nº 46.269, de 16 de setembro de 2024 e na Portaria SEEC nº 03, de 05 de janeiro de 2022, resolve:
Art. 1º Regulamentar a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-GDF no âmbito da Secretaria de Estado da Agricultura, Abastecimento e Desenvolvimento Rural do Distrito Federal - SEAGRI.
CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 2º O SEI-GDF é sistema oficial de gestão de documentos e processos administrativos eletrônicos e digitais no âmbito da SEAGRI.
§ 1º Nas situações de indisponibilidade técnica do sistema deverá ser observado o que dispõe os Decretos nºs 42.070/2021, 46.269/2024 e Portaria nº 306, de 17 de outubro de 2024.
§ 2º Na operacionalização do SEI-GDF, deverá ser observada a legislação em vigor que trata da documentação, tramitação, tratamento e destinação final de documentos e processos.
Art. 3º Para o disposto nesta Portaria, consideram-se:
I - Anexação de processos: juntada, em caráter definitivo, de um processo a outro, desde que trate do mesmo assunto e interessado;
II - Assinatura digital: registro realizado digitalmente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:
a) Certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora - AC credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, na forma da legislação vigente;
b) Usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento.
III - Atos processuais: toda conduta dos sujeitos do processo que tenha por efeito a criação, modificação ou extinção de situações processuais;
IV - Cancelamento de documento: funcionalidade que permite a retirada do acesso ao conteúdo de determinado documento, mantendo o documento na árvore do processo, porém sem a possibilidade de visualização do conteúdo.
V - Credencial de acesso: credencial que permite a um usuário previamente autorizado o acompanhamento, a leitura, a produção e a assinatura de documentos em um processo sigiloso no SEI-GDF;
VI - Desanexação de processos: separação de um processo anexado a outro;
VII - Documento: aquele produzido e recebido pelos órgãos e entidades do Distrito Federal, em decorrência do exercício de funções e atividades, qualquer que seja o suporte da informação;
VIII - Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) Documento nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) Documento digitalizado: aquele criado a partir da conversão de um documento em suporte físico papel, gerando uma fiel representação em código digital.
IX - Documento externo: documento arquivístico produzido fora do sistema SEI-GDF, em papel e digitalizado ou nato-digital, e incluído em processo no SEI-GDF;
X - Documento interno: documento produzido no SEI-GDF;
XI - Elementos descritivos: conjunto de informações que compõem o registro de um documento e permitem a sua identificação;
XII - Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independentemente do suporte, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
XIII - Metadados: conjunto de elementos descritivos de um dado, arquivo, documento ou processo;
XIV - Perfil básico: perfil de acesso à unidade orgânica de lotação oficial ou não-orgânica em que for designado, concedido aos servidores ou empregados públicos ativos, que permite a assinatura e autenticação de documentos;
XV - Perfil colaborador: perfil de acesso à unidade concedido à servidor ou empregado público ativo, fora de sua unidade orgânica de lotação oficial, estagiário ou prestador de serviço;
XVI - Perfis especiais: perfis concedidos a usuários que permitem cancelar ou reordenar documentos ou acesso à lista de todos os processos sigilosos com credencial na unidade;
XVII - Peticionamento eletrônico: envio de documentos eletrônicos e digitais, a fim de iniciar ou compor processo administrativo específico e habilitado pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF;
XVIII - Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento;
XIX - Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XX - Processo legado: processo em suporte físico, em fase intermediária, que não há tramitação e que aguarda a sua destinação final;
XXI - Protocolo eletrônico - e-Protocolo: plataforma digital que possibilita ao usuário do serviço público o envio eletrônico de documentos para os órgãos e entidades do GDF sem a necessidade de comparecer presencialmente ou arcar com despesas de envio postal;
XXII - Relacionar processos: vinculação temporária de um processo ao outro em razão da correlação do seu assunto;
XXIII - Repositório de processos: local de armazenamento e organização de processos;
XXIV - Sobrestamento de processo: interrupção formal do andamento de processo em razão de determinação existente neste ou em outro processo;
XXV - Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;
XXVI - Tramitação: movimentação do processo desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;
XXVII - Tramita GOV.BR: solução de sistema com infraestrutura centralizada que permite que um órgão ou entidade envie processos ou documentos administrativos digitais para outro, independentemente da tecnologia adotada, de maneira segura e com confiabilidade de entrega;
XXVIII - Unidade Central de Gestão do SEI-GDF: unidade responsável pela gestão do SEI-GDF no âmbito do Governo Distrito Federal;
XXIX - Unidade não-orgânica: unidade não integrante da estrutura administrativa da SEAGRI, criada mediante publicação de ato administrativo, podendo ser de caráter permanente ou temporária;
XXX - Unidade orgânica: designação dada a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional formal da SEAGRI, conforme as disposições do decreto em vigor;
XXXI - Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF: unidade responsável pela gestão e operacionalização, de forma setorizada, no âmbito da SEAGRI, que compete à Gerência de Atendimento ao Público, Protocolo e Documentação - PROTOCOLO;
XXXII - Unidade Setorial de Recursos Humanos: unidade responsável pela gestão de pessoas, no âmbito da SEAGRI, que compete à Diretoria de Gestão de Pessoas - DIGEP.
XXXIII - Unidade Setorial de Tecnologia da Informação: unidade responsável pela gestão, operacionalização e disponibilização dos dispositivos de tecnologia da informação necessários à utilização do SEI-GDF, no âmbito da SEAGRI, que compete à Gerência de Tecnologia da Informação - GETI;
XXXIV - Usuário: servidor ou empregado público ativo, no efetivo exercício de suas funções, com cadastro e acesso à rede de seu órgão ou entidade, com permissão no SEI-GDF na unidade orgânica de lotação oficial, conforme o Sistema de Gestão de Pessoas, estagiário ou prestador de serviço;
XXXV - Usuário externo: pessoa física externa ao Governo do Distrito Federal - GDF autorizada a ter acesso ao SEI-GDF para prática de atos processuais em nome próprio ou como representante legal de pessoa jurídica.
CAPÍTULO II - DO GESTOR E DAS UNIDADES DE APOIO DO SEI-GDF NA SEAGRI
Art. 4º A Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF será responsável por:
I - Receber, digitalizar e autenticar documentos externos de cidadãos, órgãos e unidades que não possuam acesso ao SEI-GDF, iniciando e tramitando, preferencialmente, processo do tipo ‘Gestão de Documentos: Protocolo e Arquivo’ para as unidades;
II - Orientar e sanar dúvidas sobre a criação de documentos e processos;
III - Orientar sobre o acesso e a gestão de processos;
IV - Criar ou excluir unidades no sistema;
V - Criar ou excluir usuários no sistema;
VI - Incluir e excluir perfis de acesso na unidade;
VII - Gerir o cadastro de usuários e de unidades;
VIII - Acompanhar o cadastramento de usuários externos, de interessados ou requerentes em processos da SEAGRI;
IX - Verificar os perfis e acessos às unidades;
X - Desanexar processos, mediante justificativa;
XI - Reordenar documentos em processo, mediante justificativa;
XII - Receber e reclassificar processos oriundos de outros órgãos e entidades enviados pelo Tramita GOV.BR;
XIII - Identificar e informar à Unidade Central de Gestão do SEI-GDF as necessidades de atualização das funcionalidades dos sistemas e alimentação e atualização das tabelas auxiliares do SEI-GDF;
XIV - Manter atualizadas as tabelas auxiliares do SEI-GDF, cujo cadastro seja de sua competência
XV - Identificar necessidades de capacitação dos servidores quanto à gestão de documentos e uso do SEI-GDF;
XVI - Executar as ações de gestão do SEI-GDF, em consonância com os normativos e orientações do Órgão Gestor do Sistema;
XVII - Aplicar e disseminar as diretrizes, normas, orientações e procedimentos relacionados ao SEI-GDF;
XVIII - Orientar as unidades administrativas a produzir e manter atualizadas as Bases de Conhecimento
XIX - Atender e orientar as unidades administrativas quanto aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente e as recomendações técnicas do Órgão Gestor do Sistema;
XX - Receber, analisar e encaminhar à Unidade Central de Gestão as ocorrências de problemas técnicos não solucionadas internamente.
§ 1º Os documentos em suporte físico referidos no inciso I poderão ser devolvidos ao interessado.
§ 2º O setor que receber o processo citado no inciso I deverá reclassificá-lo de acordo em o tipo de processo que melhor identifique seu assunto e poderá alterar os metadados, adequando seus elementos descritivos.
Art. 5º A Unidade Setorial de Recursos Humanos da SEAGRI será responsável por encaminhar à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF as seguintes informações: cadastro de servidor ativo no sistema de recursos humanos do GDF, aposentadoria, cessão de servidor, término de cessão, disposição, exoneração, mudança de lotação, substituição de cargo e afastamentos ou licenças que impliquem na alteração ou exclusão de perfil de acesso.
Art. 6º A Unidade Setorial de Tecnologia da Informação será responsável por:
I - Criar endereço de correspondência eletrônica institucional (e-mail) de servidores, estagiários, terceirizados e de unidades;
II - Alterar senha de acesso ao e-mail institucional, à rede de computadores e ao SEI-GDF.
III - Configurar e manter atualizados os computadores e escâneres da SEAGRI, conforme os padrões estabelecidos pela legislação vigente, além de outros dispositivos e configurações para a utilização do sistema;
IV - Manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local;
V - Definir um ponto focal da área;
VI - Disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e o suporte ao usuário.
CAPÍTULO III - DO ACESSO AO SEI-GDF
SEÇÃO I - DOS USUÁRIOS E DOS PERFIS DE ACESSO NO SEI-GDF
Art. 7º A criação de usuários e a atribuição de perfis de acesso no SEI-GDF obedecerá às regras previstas na Portaria SEEC nº 3/2022.
§ 1º A Unidade Setorial de Recursos Humanos da SEAGRI deve encaminhar processo com indicação da posse, início do exercício ou apresentação e lotação do servidor.
§ 2º A criação de usuário e cadastro de perfil de acesso na unidade, além da criação de e-mail institucional, deve ser solicitada por meio de memorando encaminhado simultaneamente à Unidade Setorial Técnica e à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF.
§ 3º É recomendável ao servidor ou empregado público a participação no curso ‘Sistema Eletrônico de Informações (SEI) – Módulo: Usar’ promovido pela Escola de Governo do Distrito Federal - EGov, sendo admitido curso realizado anteriormente à criação do usuário no sistema.
§ 4º A criação de usuário e cadastro de perfil colaborador para estagiário ou jovem aprendiz dependerá da solicitação do seu supervisor de estágio e da anuência do gestor da unidade e deverá ser formalizada, conforme o § 2º deste artigo.
§ 5º O supervisor do estágio será responsável pela orientação do estagiário ou jovem aprendiz na utilização do sistema.
§ 6º É recomendável aos estagiários e jovens aprendizes a participação em cursos do SEI que sejam oferecidos ao público em geral.
Art. 8º O servidor ou empregado público terá o perfil básico na sua unidade de lotação ou unidade não-orgânica em que for designado.
§ 1º Cada servidor ou empregado público poderá ter quantos perfis básicos corresponderem às suas designações um unidades não-orgânicas.
§ 2º O servidor ou empregado público poderá ter no máximo cinco perfis de acesso como colaborador, qualquer acesso acima desse limite deverá ser formalmente justificado à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF.
§ 3º O estagiário ou jovem aprendiz poderá ter no máximo cinco perfis de acesso como colaborador.
§ 4º O gestor da unidade orgânica ou o responsável pela não-orgânica deve anuir ou solicitar o cadastro de perfil colaborador para servidor, empregado público, estagiário ou jovem aprendiz.
§ 5º A inclusão e exclusão de perfil de acesso em unidade não-orgânica se dará de acordo com a forma em que o servidor ou empregado público foi designado.
Art. 9º Todo gestor ou assessor de unidade orgânica e o responsável pela unidade não-orgânica terão cadastrados os perfis especiais.
§ 1º O substituto poderá requerer o perfil durante o período de afastamento do titular.
§ 2º Poderá ser indicado servidor lotado na unidade para cadastro dos perfis especiais.
§ 3º Não é permitido o cadastro de perfil cancelar documentos ou acervo de sigilosos na unidade para colaboradores.
Art. 10. A retirada ou suspensão de permissão de acesso e a inativação do usuário será realizada pela Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF da seguinte forma:
I - No caso de demissão, exoneração de servidor em cargo de livre provimento e sem vínculo com o GDF, afastamento por decisão judicial, suspensão disciplinar, cessão ou disposição, assim como o seu término, será formalizado em processo pela Unidade Setorial de Recursos Humanos da SEAGRI.
II - No caso de desligamento de estagiário ou jovem aprendiz, o supervisor do estagiário ou o executor local do contrato de estágio deverá informar em processo à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF.
III - Nos demais casos não previstos nesta Portaria, caberá ao Gabinete a análise e decisão sobre a suspensão ou retirada de perfil de acesso.
Art. 11. O usuário externo é cadastrado conforme prevê a Portaria SEEC nº 3/2022 e a Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF observará o seguinte:
I - A liberação do usuário externo ocorrerá somente após a conferência das informações pela Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF, no prazo de até dois dias úteis contados do recebimento da petição eletrônica ou documentação física e cadastro de usuário externo.
II - Caso as informações ou documentos estejam em desconformidade, a solicitação de liberação de usuário externo será negada e o processo de peticionamento eletrônico será concluído.
III - Caso a desconformidade possa ser sanada, será dado o prazo de dois dias úteis para que o cidadão faça as correções necessárias.
IV - O endereço de e-mail cadastrado deverá ser o da pessoa física, de caráter pessoal, ainda que este seja institucional, não sendo recomendado o endereço de e-mail institucional da pessoa jurídica.
V - Será permitida a liberação de apenas um cadastro de usuário externo por cidadão.
VI - Caso o cidadão cadastre outro usuário externo em razão de problemas de acesso ao e-mail pessoal, ou por conta de mudança de endereço de e-mail, deverá solicitar à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF a exclusão do usuário externo anterior.
SEÇÃO II - DA CRIAÇÃO E DA INATIVAÇÃO DE UNIDADES
Art. 12. A criação das unidades orgânicas e não-orgânicas se dará conforme o estabelecido na Portaria SEEC nº 3/2022.
§ 1º A criação de qualquer unidade no SEI-GDF se dará após a publicação do ato administrativo no DODF.
§ 2º O cadastro da unidade deve estar de acordo com a publicação no DODF ou outro normativo que institua a unidade.
§ 3º Não será aceita a criação de unidade fictícia ou de unidade que sirva apenas como repositório de processos.
§ 4º Para a criação das unidades, os seus responsáveis deverão sugerir em formulário próprio as siglas que serão cadastradas no SEI-GDF.
§ 5º A publicação do ato de criação das unidades não-orgânicas deverá indicar, além dos membros que as compõem, a responsabilidade pela sua coordenação ou presidência, a sua criação no SEI-GDF, se for o caso, a atribuição dos tipos de perfis de acesso à unidade, a responsabilidade pela autorização de eventuais acessos de usuários não designados e os tipos de assinaturas utilizadas pela unidade.
§ 6º Para a criação das unidades não-orgânicas o responsável deverá iniciar o tipo de processo ‘Gestão de Sistema: cadastro e manutenção’ e atribuir os elementos descritivos, conforme orientação da Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF, e juntar os seguintes documentos:
I - Formulário de criação de unidade no SEI-GDF, conforme modelo estabelecido pela Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF; e
II- Memorando solicitando a criação de e-mail institucional e criação da unidade no SEI-GDF encaminhando simultaneamente à Unidade Setorial Técnica e à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF.
§ 7º No caso dos colegiados temporários, o responsável pela unidade deverá informar a conclusão dos seus trabalhos e solicitar a sua inativação no sistema, por meio de memorando, preferencialmente, no mesmo processo utilizado para a criação da unidade.
Art. 13. A reestruturação administrativa pode resultar na inativação da unidade ou das unidades a ela subordinadas.
§ 1º Havendo mudança de sigla da unidade, deve ser avaliado se nas unidades subordinadas na hierarquia devem ser efetuadas alterações.
§ 2º A migração dos dados e processos, inclusive os sigilosos, é de responsabilidade dos usuários lotados na unidade antiga e na nova unidade.
§ 3º Não existindo unidade correlata na nova estrutura hierárquica a responsabilidade pela migração será da respectiva subsecretaria que recebeu a função, ou, em último caso, do Gabinete.
CAPÍTULO IV - DA FORMAÇÃO PROCESSUAL
SEÇÃO I - DO RECEBIMENTO E DA CRIAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS
Art. 14. Os atos processuais são realizados em meio eletrônico, e a formação processual deverá observar o disposto na Portaria SEEC-DF nº 3/2022.
Art. 15. Documentos e processos físicos produzidos antes de 25 de outubro de 2017 poderão ser digitalizados e convertidos em processo eletrônico, a critério do gestor da unidade, observada a legislação vigente, em especial a Portaria SEEC-DF nº 3/2022.
§ 1º Cada unidade será responsável por iniciar, digitalizar ou converter os seus processos, exceto processos legados, bem como capturar documentos e incluir nos processos abertos na sua unidade, seguindo as normas e orientações técnicas vigentes.
§ 2º Após a inserção do termo de encerramento do trâmite físico do processo, a unidade responsável pela digitalização poderá mantê-lo arquivado na própria unidade ou encaminhá-lo à unidade central de arquivo, que o receberá caso haja disponibilidade de espaço para armazenamento, conforme o disposto na Portaria SEAGRI nº 60, de 25 de agosto de 2021.
Art. 16. Os formatos e extensões de arquivo admitidos no sistema são os definidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 17. Os documentos cujos formatos ou suportes sejam tecnicamente inviáveis a sua digitalização serão avaliados pela unidade quanto à forma do seu recebimento.
Art. 18. O documento em suporte físico papel protocolado na SEAGRI deverá estar datado, conter a unidade a qual será encaminhado, o pedido, a assinatura e os dados de contato para resposta.
Art. 19. Os documentos externos serão recebidos no PROTOCOLO em meio físico papel, de forma presencial, ou por meio do peticionamento eletrônico ou do protocolo eletrônico.
§ 1º No caso de indisponibilidade do protocolo eletrônico será permitido o recebimento dos documentos no endereço de e-mail institucional da unidade, desde que esteja assinado digitalmente no padrão ICP-Brasil ou outro instrumento formal de validação de assinatura.
§ 2º Qualquer documento que esteja fora do padrão descrito no parágrafo anterior será recusado o seu recebimento.
§ 3º No caso de indisponibilidade do peticionamento eletrônico serão recebidos apenas, de forma presencial, os documentos físicos originais, ou pelos Correios, aqueles com assinatura reconhecida em cartório ou cópia autenticada em cartório.
Art. 20. As unidades da SEAGRI poderão adotar o peticionamento eletrônico como forma de recebimento de documentos externos.
Art. 21. As unidades da SEAGRI deverão definir os critérios para recebimento de documentos externo no caso de indisponibilidade do protocolo eletrônico ou do peticionamento eletrônico.
Art. 22. Todo documento criado no SEI-GDF está associado a um tipo de processo administrativo eletrônico.
§ 1º Caso não haja um tipo de processo ou documento adequado disponível no SEI-GDF, a unidade demandante deverá solicitar a criação de novo tipo à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF na SEAGRI.
§ 2º Prestam-se como inicial de processo memorando, circular, ofício, requerimento e formulário padronizado.
§ 3º Formulário ou Requerimento padronizado poderá ser peça inicial de processo desde que os procedimentos administrativos estejam previamente definidos nas unidades em que o processo tramitará, o qual deverá ser seguido de memorando, circular ou ofício.
§ 4º O processo não poderá ser concluído na unidade em que tiver algum documento pendente de assinatura ou erro formal que exija a inserção de termo de correção ou de termo de documento tornado sem efeito.
§ 5º Os usuários do SEI-GDF devem classificar, conforme a Lei, os níveis de acesso de todos processos e documentos carregados no sistema.
§ 6º Os usuários do SEI-GDF devem atribuir, conforme a Lei, prioridade ao processo, quando for o caso.
Art. 23. Compete à unidade orgânica responsável pela matéria e análise dos requerimentos o encaminhamento da resposta ao cidadão.
§ 1º A resposta deverá ser prioritariamente enviada no próprio processo por correspondência eletrônica, caso tenha sido informado o endereço pelo cidadão.
§ 2º Caso não tenha sido informado o endereço para envio de correspondência eletrônica, deverão ser adotados outros meios de comunicação possíveis, como envio de mensagens por aplicativos, contato telefônico, envio de correspondência pelos Correios ou outros.
Art. 24. Documentos que necessitem de correções, que estejam incompletos, que não tenham mais validade ou estejam desatualizados, devem ser complementados ou tornados sem efeito por meio de novo documento com referência explícita ao número único do documento correspondente.
Parágrafo único. Os termos de correção de documento ou documento sem efeito deverão ser reordenados na árvore do processo imediatamente abaixo dos documentos aos quais fazem referência.
Art. 25. A exclusão de documentos no SEI-GDF ocorre nos casos em que não tenham sido assinados ou aos que não tenham sido publicizados.
Parágrafo único. O documento excluído não será exibido ou recuperado para a árvore do processo.
Art. 26. O cancelamento de documento ocorre nos casos em que o documento foi inserido indevidamente e que o assunto tratado não seja objeto do processo.
§ 1º O cancelamento deve ser precedido de solicitação de autoridade competente, por meio do Termo de Cancelamento de Documento.
§ 2º Não devem ser cancelados os documentos que motivaram o início do processo, os decisórios, os que serviram de fundamentação ou manifestação técnica, ou outros que comprometam o conteúdo e a análise do processo.
§ 3º O cancelamento é realizado pela unidade que gerou o documento e o motivo do cancelamento deve ser registrado em campo próprio do sistema.
§ 4º O documento cancelado fica inacessível, embora seja exibido na árvore de documentos do processo.
SEÇÃO II - DA TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS
Art. 27. A tramitação e o recebimento de processo oriundo de outros órgãos ou entidades integradas ao SEI-GDF deverão ocorrer diretamente na unidade orgânica que tratará da demanda do respectivo processo.
§ 1º É vedado o recebimento de documento em suporte físico papel oriundo de órgão ou entidade integrada ao SEI-GDF.
§ 2º Deverá ser adotada cautela na remessa de processos a mais de uma unidade, a fim de se evitar a quebra de fluxos e obrigações legais.
Art. 28. Processo que trata de circular recebido de outro órgão ou entidade deve ser replicado o documento em processo próprio da SEAGRI a ser tramitado internamente nas unidades.
Art. 29. A tramitação e o recebimento de processo oriundo de outro órgão ou entidade integrada ao Processo Eletrônico Nacional - PEN, deverá ocorrer pelo Tramita GOV.BR.
§ 1º O recebimento de processo ocorrerá diretamente no PROTOCOLO que o encaminhará para a unidade orgânica responsável pela análise da demanda.
§ 2º A tramitação de processo da SEAGRI para outro órgão ou entidade integrada ao PEN deverá ocorrer no Gabinete.
§ 3º O processo a ser tramitado pelo Tramita GOV.BR deverá seguir as regras de tramitação do PEN a serem conferidas pelo Gabinete da SEAGRI.
SEÇÃO III - DA CONCESSÃO DE ACESSO A PROCESSOS SIGILOSOS
Art. 30. O usuário que iniciar o processo eletrônico sigiloso deverá observar as disposições legais para a atribuição dessa classificação, e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.
§ 1º A renúncia da credencial poderá ser realizada pelo próprio usuário, desde que este não seja o único detentor da credencial.
§ 2º O gestor da unidade orgânica ou o responsável pela unidade não orgânica terá cadastrado o perfil de “Acervo de Sigilosos na Unidade”, que permite atribuir a si ou a terceiros a credencial de acesso, respeitada a legislação vigente e o sigilo dos processos.
§ 3º O servidor ou empregado público que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso fica responsável pela manutenção do sigilo.
SEÇÃO IV - DO RELACIONAMENTO, DA ANEXAÇÃO, DO SOBRESTAMENTO E DA CONCLUSÃO DE PROCESSOS NO SEI-GDF
Art. 31. Pode ser realizado o relacionamento de qualquer processo a outro guardando-se a correlação dos assuntos.
§ 1º A retirada do relacionamento pode ser feita a qualquer tempo pela unidade que o realizou.
§ 2º É recomendado o relacionamento de processo quando se tratar de execução de convênio, emenda parlamentar, processo de licitação, contratação ou execução de contrato.
Art. 32. Qualquer processo pode ser anexado a outro caso seja necessário.
§ 1º Quando verificado que dois ou mais processos tratam do mesmo assunto e possuem o mesmo interessado, estes devem ser anexado ao processo definido como principal.
§ 2º Deve ser verificado nos processos a serem anexados se não há documento interno sem assinatura.
Art. 33. Verificada a impertinência ou erro na anexação dos processos estes devem ser desanexados.
Parágrafo único. A desanexação é realizada pela Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF, mediante a instrução do processo que deverá apresentar a razão ou justificativa para a desanexação.
Art. 34. Os processos pendentes de análise ou que aguardam a conclusão de alguma atividade para posterior tramitação podem ser sobrestados na unidade, desde que esta seja a única em que o processo esteja aberto.
Parágrafo único. O sobrestamento deverá conter justificativa fundamentada.
Art. 35. O processo deverá ser concluído na unidade quando não existirem mais ações a serem realizadas, tendo sido cessada sua finalidade, ou nos seguintes casos:
I - Indeferimento do pleito, seguido da sua comunicação ao interessado;
II - Atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
III - Perda do objeto, mediante despacho decisório;
IV - Desistência ou renúncia do(s) interessado(s), mediante expressa manifestação no processo.
§ 1º Havendo vários interessados, o fato descrito no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do processo em relação aos remanescentes.
§ 2º A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais unidades nas quais esteja aberto.
§ 3º As unidades que atuaram no processo poderão realizar sua reabertura, desde que o processo não esteja arquivado.
§ 4º Verificada a existência de Termo de Arquivamento, o responsável pela reabertura do processo deverá inserir o Termo de Desarquivamento antes da continuidade do processo.
Art. 36. O arquivamento é a ação pela qual a autoridade responsável pela matéria tratada no processo, indicará o fim da análise do mérito, determinando o encerramento de sua tramitação, mediante inserção de Termo de Arquivamento.
Art. 37. Os processos eletrônicos serão mantidos até que se cumpram os prazos de guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica.
§ 1º O prazo de guarda será contabilizado a partir da inserção do Termo de Arquivamento.
§ 2º Os processos e documentos em papel convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em papel no curso do processo, cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.
Art. 38. Os processos eletrônicos deverão ser preservados no meio eletrônico, de forma a não haver perda ou corrupção da integridade das informações, conforme legislação específica.
SEÇÃO VI - DO PEDIDO DE VISTAS
Art. 39. Os pedidos de vistas a documentos ou processos serão registrados na Ouvidoria da SEAGRI, presencialmente, ou eletronicamente, por meio do ParticipaDF, na opção Lei de Acesso à Informação - LAI, quando pertinente, serão disponibilizados ao requisitante pela unidade orgânica responsável pela matéria tratada no processo, esteja o processo aberto em uma, em múltiplas unidades ou concluído.
§ 1º Cabe a unidade orgânica responsável pela matéria tratada no processo verificar se todas as informações contidas nos documentos e processos podem ser acessadas pelo requisitante, observada a LAI e a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD.
§ 2º Caso algumas informações contidas no processo não devam ser acessadas, cabe à unidade orgânica responsável pela matéria tratada no processo censurar adequadamente tais informações.
Art. 40. Os processos eletrônicos, objeto de pedido de vistas, poderão ser disponibilizados das seguintes formas:
I - Envio externo de processo - Tramita GOV.BR;
II - Gerenciar disponibilização de acesso externo;
III - Envio de correspondência eletrônica; e
IV - Gerar arquivo PDF ou ZIP e disponibilização.
Art. 41. O pedido de vistas a processo em suporte físico papel não implica na sua conversão para o meio eletrônico no SEI-GDF.
§ 1º O processo deverá ser tramitado ao órgão ou entidade solicitante por meio do Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP, ou digitalizado e gravado em mídia quando não for possível a sua consulta no local em que se encontra armazenado.
§ 2º Pedido de cópia de documento ou processo deve ser atendido preferencialmente por meio da disponibilização do arquivo do documento digitalizado.
CAPÍTULO V - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 42. Caberá à Unidade Setorial de Gestão do SEI-GDF a revisão e atualização dessa Portaria, sempre que houver alteração da legislação de regência ou necessidade de modernização dos procedimentos de utilização do SEI-GDF.
Art. 43. Os casos omissos serão resolvidos pelo Gabinete da Pasta com o apoio das unidades administrativas que se fizerem necessárias.
Art. 44. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 45. Revoga-se a Portaria nº 41, de 30 de junho de 2022.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 105, seção 1, 2 e 3 de 06/06/2025 p. 41, col. 1