PORTARIA CONJUNTA Nº 20, DE 20 DE MARÇO DE 2018
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) E O SECRETÁRIO DE ESTADO DE JUSTIÇA E CIDADANIA (SEJUS), Interino, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo artigo 5º, inciso IX, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-GDF, instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Justiça e Cidadania - SEJUS e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre nos processos e documentos da SEJUS a partir de 06 de fevereiro de 2018 e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".
Art. 4º Na implantação do SEI-GDF, na SEJUS, os processos se iniciam com o número 2.000.
Parágrafo único. A partir do ano posterior à implantação a numeração dos processos deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos ocorrem exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º O processo de negócio implantado, no âmbito da SEJUS, que deva ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal, os quais ainda não tenham o SEIGDF implantado, deve seguir os procedimentos abaixo indicados:
I - a SEJUS deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravar em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a SEJUS deve imprimir o Ofício, anexar à mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta à SEJUS, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à SEJUS por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a SEJUS deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28 de maio de 2014, da SEPLAG/DF;
IV - finalizada a análise pela SEJUS, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SEJUS, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da SEJUS:
I - ALEX PEREIRA GOMES DA SILVA, matrícula nº 237.601-6, que o Coordenará;
II - ROSIMEIRE FERREIRA DOS SANTOS, matrícula nº 237.642-3, como suplente do Coordenador;
III - ANDERSON MOURA E SOUSA, matrícula nº 164.731-8, como membro;
IV - CIBELE MARIA TOLLER, matrícula nº 238.220-2, como suplente;
V - CLÁUDIA REGIANE DE OLIVEIRA SOUSA, matrícula nº 269.140-X, como suplente;
VI - JOSILENE COSTA DE SOUSA, matrícula nº 174.909-9, como suplente;
VII - JOZÉLIA MARIA DA SILVA, matrícula nº 1.431.139-9, como membro;
VIII - KENNEDY VALENTE DA SILVA, matrícula nº 270.703-9, como membro;
IX - MÁRCIA MENDES DA SILVA, matrícula nº 1.430.851-7, como membro;
X - MÁRCIO MACEDO LEÃO, matrícula nº 237.566-4, como membro;
XI - MARLON EUGÊNIO SANTOS TRAJANO, matrícula nº 217.693-9, como membro;
XII - MÉRCIO SANTANA RAMOS, matrícula nº 124.664-X, como membro;
XIII - RUBENS MATIAS TELES, matrícula nº 124.973-8, como membro;
XIV - SANDRO GOMES PEDRA, matrícula nº 238.390-X, como membro;
XV - WELLINGTON RODRIGUES LEITE, matrícula nº 237.545-1, como membro.
Parágrafo único. A participação nas atividades do Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF é considerada serviço público relevante e não enseja qualquer tipo de remuneração.
Art. 11. A SEJUS pode propor a expedição de normas complementares e orientações internas em consonância com as diretrizes fixadas pelo Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.
Art. 12. Havendo necessidade de alteração da composição do Comitê Setorial de Gestão, a SEJUS deve expedir Portaria com os ajustes necessários.
Art.13. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta são dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 14. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
Secretário de Estado de Justiça e Cidadania - Interino
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 60, seção 1, 2 e 3 de 28/03/2018 p. 42, col. 2