INSTRUÇÃO Nº 03, DE 17 DE JANEIRO DE 2024
Dispõe sobre a Política de Gestão de Riscos do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan.
O DIRETOR-PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PESQUISA E ESTATÍSTICA DO DISTRITO FEDERAL – IPEDF CODEPLAN, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 11 e o art. 72, do Regimento Interno aprovado pelo Decreto nº 43.977, de 01 de dezembro de 2022, resolve:
Considerando o Decreto nº 39.736, de 28 de março de 2019, que dispõe sobre a Política de Governança Pública e Compliance no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Distrito Federal;
Considerando a Instrução nº 27, de 05 de julho de 2023, que institui o Comitê Interno de Governança Pública do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal, alterada pela Instrução nº 41, de 05 de outubro de 2023;
Considerando a aprovação da Política de Gestão de Riscos pelo Comitê Interno de Governança Pública do Distrito Federal, em 01/12/2023, no processo nº 04031-00001234/2023-17, em consonância com a ata nº 128469749.
Art. 1º Instituir a Política de Gestão de Riscos, que estabelece a gestão de riscos com a finalidade de definir os princípios, as diretrizes, as responsabilidades e o processo de gestão de riscos, no âmbito do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan, com vistas à incorporação da análise de riscos e à tomada de decisão, em conformidade com as boas práticas de governança adotadas no setor público, que compreende:
V - o processo de gestão de riscos.
Art. 2º A Política de Gestão de Riscos tem como premissa o alinhamento ao parágrafo único do artigo 13 do Decreto nº 39.736, de 28 de março de 2019, que versa sobre a Política de Governança e Compliance no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal.
Art. 3º A Política de Gestão de Riscos tem por objetivo estabelecer os princípios, as diretrizes, as responsabilidades e o processo de gestão de riscos do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan, com vistas à identificação, à avaliação, ao tratamento, ao monitoramento e à incorporação da análise crítica de riscos que possam impactar a implementação da estratégia e o alcance dos objetivos no cumprimento de sua missão institucional, observando os seguintes princípios.
I - implementação e aplicação de forma sistemática, estruturada oportuna e documentada, subordinada ao interesse público;
II - integração da gestão de riscos ao processo de planejamento estratégico e aos seus desdobramentos, às atividades, aos processos de trabalho e aos projetos em todos os níveis deste Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal, relevantes para a execução da estratégia e o alcance dos objetivos institucionais;
III - utilização dos resultados da gestão de riscos para apoio à melhoria continua do desempenho e dos processos de gerenciamento de risco, controle e governança.
Parágrafo único. A Política de Gestão de Riscos deverá ser observada por todas as áreas e níveis de atuação do IPEDF Codeplan, sendo aplicável aos seus respectivos processos de trabalho, projetos, atividades e ações.
Art. 4º A Política de Gestão de Riscos promoverá:
I - a identificação de eventos em potencial que afetem a consecução dos objetivos institucionais;
II - o alinhamento do apetite ao risco com as estratégias adotadas;
III - o fortalecimento das decisões em resposta aos riscos; e o
IV - o aprimoramento dos controles internos administrativos.
DOS PRINCÍPIOS DE GESTÃO DE RISCOS
Art. 5º A gestão de riscos observará os seguintes princípios:
I - criar e proteger valores institucionais;
II - ser parte integrante de todas as atividades organizacionais;
III - ser estruturada e abrangente;
IV - ser personalizada e proporcional aos contextos externo e interno da organização;
V - ser inclusiva, envolvendo as partes interessadas;
VI - ser baseada nas melhores informações disponíveis;
VII - considerar fatores humanos e culturais;
VIII - ser dinâmica, interativa e capaz de reagir a mudanças; e
IX - facilitar a melhoria contínua da organização.
DAS DIRETRIZES DE GESTÃO DE RISCOS
Art. 6º Para fins desta Instrução considera-se:
I - Riscos - efeito da incerteza nos objetivos a serem atingidos pela instituição;
II - Gestão de Riscos - atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que diz respeito ao risco;
III - Estrutura de Gestão de Risco - conjunto de elementos que fornecem os fundamentos e disposições organizacionais para conceber, implementar, monitorar, rever e melhorar continuamente a gestão do risco em toda a organização;
IV - Política de Gestão de Risco - declaração das intenções e diretrizes gerais de uma organização relacionadas à gestão de riscos;
V - Atitude perante o Risco - abordagem da organização para avaliar e eventualmente buscar, manter, assumir ou afastar-se do risco;
VI - Apetite pelo Risco - quantidade e tipo de riscos que uma organização está preparada para buscar, manter ou assumir;
VII - Aversão ao Risco - atitude de afastar-se de riscos;
VIII - Plano de Gestão de Riscos - esquema dentro de uma estrutura de gestão de riscos, especificando a abordagem, os componentes de gestão e os recursos a serem aplicados para gerenciar riscos;
IX - Proprietário/Gerente de Risco - pessoa ou entidade com a responsabilidade e a autoridade para gerenciar o risco;
X - Processo de Gestão de Riscos - aplicação sistemática de políticas, procedimentos e práticas de gestão para as atividades de comunicação, consulta, estabelecimento do contexto, e na identificação, análise, avaliação, tratamento, monitoramento e análise crítica dos riscos;
XI - Parte Interessada - pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada, ou perceber-se afetada por uma decisão ou atividade;
XII - Processo de Avaliação de Riscos - processo global de identificação de riscos, análise de riscos e avaliação de riscos;
XIII - Fonte de Risco - elemento que, individualmente ou combinado, tem o potencial intrínseco para dar origem ao risco;
XIV - Evento - ocorrência ou alteração em um conjunto específico de circunstâncias;
XV - Consequência - resultado de um evento que afeta os objetivos;
XVI - Probabilidade - chance de algo acontecer;
XVII - Nível de Risco - magnitude de um risco expressa na combinação das consequências e de suas probabilidades;
XVIII - Controle - medida que está modificando o risco;
XIX - Risco Residual - risco remanescente após o tratamento do risco;
XX - Risco Inerente - risco ao qual se expõe face à inexistência de controles que alterem o impacto ou a probabilidade do evento;
XXI - Tolerância ao Risco - é o nível de variação aceitável quanto à realização dos seus objetivos; e
XXII - Impacto - efeito resultante da ocorrência do evento.
Art. 7º A Política de Gestão de Riscos abrange as seguintes categorias de riscos:
I - Estratégicos: riscos decorrentes da falta de capacidade ou habilidade da Unidade em proteger-se ou adaptar-se às mudanças que possam interromper o alcance de objetivos e a execução da estratégia planejada;
II - De Conformidade: riscos decorrentes do órgão/entidade não ser capaz ou hábil para cumprir com as legislações aplicáveis ao seu negócio e não elaborar, divulgar e fazer cumprir suas normas e procedimentos internos;
III - Financeiros: riscos decorrentes da inadequada gestão de caixa, das aplicações de recursos em operações novas/desconhecidas e/ou complexas de alto risco;
IV - Operacionais: riscos decorrentes da inadequação ou falha dos processos internos, das pessoas ou de eventos externos;
V - Ambientais: riscos decorrentes da gestão inadequada de questões ambientais, como: emissão de poluentes, disposição de resíduos sólidos e outros;
VI - De Tecnologia da Informação: riscos decorrentes da inexistência, indisponibilidade ou inoperância de equipamentos e sistemas informatizados que prejudiquem ou impossibilitem o funcionamento ou a continuidade normal das atividades da instituição representado, também, por erros ou falhas nos sistemas informatizados ao registrar, monitorar e contabilizar corretamente transações ou posições;
VII - De Recursos Humanos: riscos decorrentes da falta de capacidade ou habilidade da instituição em gerir seus recursos humanos de forma alinhada aos objetivos estratégicos definidos;
VIII - De Integridade: riscos decorrentes da não aderência aos valores, princípios e normas éticas da instituição, principalmente àqueles ligados a fraudes e a atos de corrupção.
Art. 8º São elementos estruturantes da Gestão de Riscos do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan, a Política de Gestão de Riscos, o Comitê Interno de Governança Pública, o Processo de Gestão de Riscos e o Controle.
DAS RESPONSABILIDADES PELA GESTÃO DE RISCOS
Art. 9º São considerados proprietários dos riscos, em seus respectivos âmbitos e escopos de atuação, os responsáveis pelos processos de trabalho, projetos, atividades e ações desenvolvidos no Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan.
Art. 10. Compete aos proprietários dos riscos, relativamente aos processos de trabalho e iniciativas sob sua responsabilidade:
I - indicar para aprovação do Comitê Interno de Governança – CIG os processos de trabalho que devam ter os riscos gerenciados e tratados com prioridade em cada área técnica, considerando a dimensão dos prejuízos que possam causar;
II - propor ao Comitê Interno de Governança - CIG quais riscos deverão ser priorizados para tratamento por meio de ações de caráter imediato, a curto, médio ou longo prazos ou de aperfeiçoamento contínuo;
III - propor e acompanhar a implementação das ações de tratamento a serem implementadas, assim como o prazo de implementação e avaliação dos resultados obtidos; e
IV - fornecer as informações sobre o gerenciamento dos riscos sob sua responsabilidade.
DO PROCESSO DE GESTÃO DE RISCOS
Art. 11. Serão adotadas como referências técnicas para a gestão de riscos as normas ABNT NBR ISO 31000:2018, ABNT ISO 19001:2011, ABNT ISO 31010:2012, ABNT ISO/CD 31070 agregadas ao COSO 2017 - Controles Internos - Estrutura Integrada, compreendido pelas seguintes fases:
I - Comunicação e Consulta - processos contínuos e interativos que uma organização conduz para fornecer, compartilhar ou obter informações e se envolver no diálogo com as partes interessadas e outros, com relação a gerenciar riscos;
II - Estabelecimento do Contexto - definição dos parâmetros externos e internos a serem levados em consideração ao gerenciar riscos e ao estabelecimento do escopo e dos critérios de risco para a política de gestão de riscos;
III - Identificação dos Riscos - busca, reconhecimento e descrição dos riscos, mediante a identificação das fontes de risco, eventos e suas causas e suas consequências potenciais;
IV - Análise dos Riscos - compreensão da natureza do risco e à determinação do seu respectivo nível mediante a combinação da probabilidade de sua ocorrência e dos impactos possíveis;
V - Avaliação dos Riscos - processo de comparação dos resultados da análise de risco com os critérios do risco para determinar se o risco e/ou sua respectiva magnitude é aceitável ou tolerável;
VI - Tratamento dos Riscos - processo para modificar o risco;
VII - Monitoramento dos Riscos - verificação, supervisão, observação crítica ou identificação da situação, executadas de forma continua, a fim de identificar mudanças no nível de desempenho requerido ou esperado;
VIII - Identificação dos Controles - identificação dos procedimentos, ações ou documentos que garantem o alcance dos objetivos do processo e diminuam a exposição aos riscos; e
IX - Estabelecimento dos Controles - políticas e procedimentos que assegurem o alcance dos objetivos da administração, diminuindo a exposição das atividades aos riscos. Tais atividades acontecem ao longo do processo organizacional, em todos os níveis e em todas as funções, incluindo aprovações, autorizações, verificações, reconciliações, revisões de desempenho operacional, segurança de recurso e segregação de funções.
Parágrafo único. Eventuais conflitos de atuação decorrentes do processo de gestão de riscos serão dirimidos pelo Comitê Interno de Governança Pública.
Art. 12. O processo de gestão de riscos deve ser realizado em ciclos não superiores a 1 (um) ano abrangendo os processos de trabalho das áreas de gestão do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan.
Art. 13. O gerenciamento dos riscos no Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan será feito por meio do Sistema de Gestão de Auditoria do Distrito Federal (Saeweb) ou de outro que vier a substituí-lo.
Art. 14. Os artefatos produzidos na gestão de riscos, quais sejam, o contexto, a matriz de riscos e o plano de ação, são considerados documentos preparatórios para tomada de decisão pela gestão do Instituto de Pesquisa e Estatística do Distrito Federal – IPEDF Codeplan.
Parágrafo único. Tendo em vista que a matriz de riscos pode conter informações sensíveis, cuja divulgação possa prejudicar ou causar riscos para o desenvolvimento das atividades de interesse estratégico da Unidade e do GDF, seu sigilo deverá ser devidamente resguardado.
Art. 15. Esta Política deve ser revisada e atualizada caso ocorram eventos ou fatos que justifiquem tal medida.
Art. 16. No cumprimento desta Política deve ser considerado o conjunto de normas, procedimentos aplicáveis ao IPEDF Codeplan, e as demais políticas pertinentes.
Art. 17. Os casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pelo Comitê Interno de Governança de acordo com as orientações a serem emanadas da Controladoria-Geral do Distrito Federal - CGDF.
Art. 18. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 30, seção 1, 2 e 3 de 14/02/2024 p. 9, col. 2