DECRETO Nº 8.531 DE 14 DE MARÇO DE 1985
Aprova o Regimento do Arquivo Público do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 20, Inciso II da Lei Nº 3.751, de 13 de abril de 1960, combinado com o artigo 34 da Lei Nº 4.545, de 10 de dezembro de 1.964,
Art. 1º - Fica aprovado o Regimento do Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF que, assinado pelo Secretário de Educação e Cultura do Distrito Federal, a este acompanha.
Art. 2º - A distribuição das funções de confiança do Grupo de Direção e Assessoramento Superiores e das funções do Grupo de Direção e Assistência Intermediárias pelas unidades orgânicas de que trata o Regimento aprovado por este Decreto são as constantes do Anexo que a este acompanha.
Parágrafo Único - A criação das funções de que trata este artigo, dar-se-á através de Ato próprio.
Art. 3º - Fica o Secretário de Educação e Cultura do Distrito Federal responsável pelo acompanhamento e controle do disposto neste Decreto.
Art. 4º - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Brasília, 14 de março de 1.985.
97º da República e 25º de Brasília.
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E CULTURA
REGIMENTO DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL
Das Competências Básicas e da Estrutura
Art. 1º - Ao Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF, órgão relativamente autônomo, de direção superior da Administração Direta do Distrito Federal, vinculado à Secretaria de Educação e Cultura tem por finalidade recolher, preservar e garantir acesso aos documentos arquivístico de valor permanente produzidos e acumulados pela Administração Direta, Indireta e Fundações do Distrito Federal, constituindo-se em instrumento de apoio ao planejamento, à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento cientifico e tecnológico de acordo com os interesses do Governo do Distrito Federal e da comunidade, compete basicamente:
I - executar a programação anual do arquivo;
II - assegurar a proteção especial, a preservação e a manutenção dos documentos arquivísticos de valor permanente de acordo com os interesses do Governo do Distrito Federal e da comunidade;
III - atender às consultas dos órgãos oficiais do Governo do Distrito Federal e ao usuário em geral, provendo o acervo de tratamento adequado;
IV - colaborar com programas educacionais de divulgação do patrimônio documental sobre o Distrito Federal;
V - divulgar para a comunidade a história do Distrito Federal através de cursos, seminários, exposições, palestras e outros meios;
VI - realizar e incentivar pesquisas sobre a história do Distrito Federal;
VII - realizar estudos e pesquisas visando ampliar o conhecimento da problemática arquivística do Governo do Distrito Federal, ouvindo o Órgão Central do Sistema de Arquivo.
Art. 2º - Para a execução de suas atividades específicas e o cumprimento das atividades de Administração Geral, a estrutura administrativa do Arquivo Público, compreende:
GERÊNCIA DE ARQUIVO PERMANENTE
Núcleo de Documentos Não Convencionais
Núcleo de Documentos Convencionais
Núcleo de Restauração e Conservação
DIVISÃO DE APOIO ADMINISTRATIVO
Seção de Documentação e Comunicação Administrativa
Seção de Recursos Materiais e Manutenção
Seção de Administração de Pessoal
Art. 3º - A Gerência de Arquivo Permanente, õrgão de programação e de execução, diretamente subordinada à Superintendência, compete:
I - supervisionar, coordenar e controlar a programação e a execução das atividades do Núcleo de Documentos Não Convencionais, do Núcleo de Documentos Convencionais e do Núcleo de Restauração e Conservação;
II - propor a programação anual da Gerência;
III - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 4º - Ao Núcleo de Documentos Não Convencionais, õrgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:
I - acompanhar os processos de avaliação, seleção, eliminação e transferência de documentos dos arquivos intermediários para o ArPDF;
II - descrever e arranjar os documentos não convencionais de acordo com as normas e os métodos estabelecidos;
III - guardar e preservar adequadamente os do cumentos não convencionais;
IV - preparar índices, catálagos, guias e outros instrumentos de pesquisa que possibilitem a recuperação dos documentos;
V - manter sob controle os documentos em circulação e inspecionar o estado dos documentos devolvidos;
VI - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 5º - Ao Núcleo de Documentos Convencionais, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:
I - recolher os documentos de valor permanente da Administração Direta, Indireta e Fundações;
II - preparar índices, catálagos, guias e outros instrumentos de pesquisa que possibilitem a recuperação dos documentos;
III - guardar e preservar adequadamente os documentos convencionais;
IV - manter sob controle os documentos em circulação e inspecionar o estado dos documentos devolvidos;
V - descrever e arranjar os documentos convencionais de acordo com as normas e os métodos estabelecidos;
VI - lavrar certidões quando solicitadas e autorizadas;
VII - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 6º - Ao Núcleo de Restauração e Conservação, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Arquivo Permanente, compete:
I - fiscalizar o controle sistemático dos valores termoigrométricos ambientais dos depósitos do arquivo permanente;
II - supervisionar a manutenção dos documentos convencionais e não convencionais, determinando o melhor método de acondicionamento e guarda;
III - efetuar a limpeza regular dos documentos, embalagens e equipamentos e diagnosticar o estado de conservação dos mesmos;
IV - restaurar os documentos convencionais e não convencionais de acordo com os processos técnicos indicados;
V - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 7º - A Gerência de Pesquisa, órgão de programação e de execução, diretamente subordinado à Superintendência, compete:
I - supervisionar, coordenar e controlar e programação e a execução das atividades do Núcleo de Pesquisa Interna e do Núcleo de Pesquisa Externa;
II - propor o planejamento anual da Gerência ;
III - manter intercâmbio com arquivos não integrantes do Sistema e com instituições científicas e culturais correlatas, nacionais e estrangeiras;
IV - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 8º - Ao Núcleo de Pesquisa Interna, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Pesquisa, compete:
I - atender e orientar o usuário na realização de pesquisas documentais e nas informações solicitadas;
II - realizar pesquisas sobre assuntos de interesse do ArPDF;
III - participar, na definição e no aperfeiçoamento dos instrumentos de pesquisa para recuperação de documentos;
IV - desenvolver metodologias adequadas à pesquisa histórica;
V - desenvolver e estimular a pesquisa sobre a história do Distrito Federal;
VI - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 9º - Ao Núcleo de Pesquisa Externa, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência de Pesquisa, compete:
I - manter contatos periódicos com os arquivos intermediários da Administração Direta, Indireta e Fundações com vistas a conhecer o seu funcionamento, a sua organização e a sua massa documental;
II - realizar estudos nos Arquivos Intermédiarios sugerindo processos de preservação e guarda de documentos;
III - acompanhar os processos de avaliação, seleção, eliminação e transferência dos documentos dos arquivos intermediários para o ArPDF;
IV - elaborar pesquisas sobre a avaliação histórica da Administração Direta, Indireta e Fundações do Governo do Distrito Federal;
V - executar outras atividades afins ou julga das de sua alçada.
Art. 10 - À Gerência Cultural e Técnica, órgão de programação e de execução, diretamente subordinado à Superintendência, compete:
I - supervisionar, coordenar e controlar a programação e a execução das atividades do Núcleo de Difusão Cultural e do Núcleo de Imagem e Som;
II - propor a programação anual da Gerência;
III - entrosar-se com as demais Gerências com o objetivo de realizar um trabalho integrado que vise um atendimento eficiente ao usuário;
IV - colocar à disposição dos estudiosos as fontes arquivísticas sob guarda da Gerência de Arquivo Permanente;
V - propor atividades de divulgação do acervo e das pesquisas históricas realizadas pelo ArPDF;
VI - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 11 - Ao Núcleo de Difusão Cultural, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência Cultural e Técnica, compete:
I - providenciar a publicação e divulgar estudos e pesquisas sobre a história do Distrito Federal;
II - divulgar catalagos e outros instrumentos de difusão do acervo do ArPDF;
III - oferecer subsídios aos programas educacionais visando a divulgação da história do Distrito Federal nas escolas;
IV - desenvolver atividades de difusão cultural voltadas para a comunidade em geral, realizando cursos, exposições, seminários, palestras e outros;
V - conservar, ampliar e aperfeiçoar a biblioteca do ArPDF;
VI - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 12 - Ao Núcleo de Imagem e Som, órgão executivo, diretamente subordinado à Gerência Cultural e Técnica, compete:
I - reproduzir documentos, através da microfilmagem, do laboratório de Imagem e Som ou de processo eletrostático;
II - organizar os arquivos micrográficos atendendo aos requisitos técnicos de segurançaa, sigilo e preservação dos suportes físicos;
III - atender às solicitações dos usuários quanto à reprodução de documentos, convencionais e não convencionais, respeitadas as normas vigentes;
IV - executar outras tarefas afins ou julgadas de sua alçada.
Da Execução das Atividades de Administração Geral
Art. 13 - A Divisão de Apoio Administrativo, órgão de coordenação e controle, diretamente subordinado à superintendência, coirpete:
I - dirigir, coordenar e controlar a execução das competências das unidades orgânicas que lhe são diretamente subordinadas;
II - propor o planejamento fundamental da Divisão;
III - executar atividades de implantação, operação e manutenção dos sistemas administrativos e gerenciais;
IV - manter articulação com as demais unidades orgânicas do ArPDF.
Art. 14 - A Seção de Documentação e Comunicação Administrativa, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de apoio Administrativo, compete:
I - autuar, receber e distribuir processos;
II - controlar a tramitação de processos e outros documentos;
III - prestar informações sobre a tramitação de processos e outros documentos;
IV - atestar prestação de serviços telefônicos;
V - registrar e arquivar correspondência expedida e recebida;
VI - promover a publicação de despachos decisões e outros atos, quando necessários;
VII - executar serviços de mecanografia;
VIII - executar outras atividades afins ou das de sua alçada.
Art. 15 - A Seção de Recursos Materiais e manutenção, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:
I - manter registro de fornecedores;
II - instruir processos de liquidação de fornecimento de material, execução de obras e serviços, bem como da aplicação de penalidades por inadimplência;
IV - conferir, examinar, receber e armazenar o material adquirido;
V - manter controle físico do material estocado;
VI - inventariar bens imóveis e móveis do ArPDF;
VII - fiscalizar a utilização dos bens patrimoniais;
VIII - promover a nanutenção de bens móveis e imóveis;
IX - orientar e controlar a utilização e manutenção de veículos;
X - adotar providências relativas à portaria e vigilância do ArPDF ;
XI - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 16 - A Seção de Administração de pessoal, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:
I - manter e controlar o registro dos servidores;
II - providenciar os atos necessários à admissão, demissão, designação e dispensa de servidores;
III - manter e controlar o registro financeiro dos servidores;
IV - adotar as medidas relativas a efetuação do pagamento dos direitos dos servidores;
V - efetuar e controlar os descontos e recolhimentos dos descontos obrigatórios ou autorizados pelos servidores;
VI - apurar a frequência dos servidores;
VII - expedir declarações e certidões requeridas e autorizadas;
VIII - prestar informações a respeito dos direitos e deveres dos servidores;
IX - controlar as férias, afastamento e licenças dos servidores;
X - manter controle sobre as tabelas de pessoai do ArPDF e prestar as informações que se fizerem necessárias a respeito;
XI - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 17 - A Seção de Orçamento e Finanças, unidade orgânica executora de atividades administrativas, diretamente subordinada à Divisão de Apoio Administrativo, compete:
I - registrar e movimentar os créditos orçamentários;
II - realizar e controlar a execução orçamentária, bem como propor as alterações que se fizerem necessárias ao orçamento;
III - emitir empenhos e outros documentos, bem como promover suas retificações e anulações quando necessárias;
IV - adotar as providências relativas a liquidação da despesa;
V - efetuar pagamentos e recolhimentos devidos;
VI - contabilizar os atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial do ArPDF;
VII - elaborar balancetes e demonstrativos orçamentários, financeiros e patrimoniais;
VIII - efetuar controle sobre as disponibilidades financeiras do ArPDF;
IX - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Das Atribuições do Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal e das demais Funções do Grupo Direção e Assessoramento Superiores.
Das Atribuições do Superintendente
Art. 18 - Ao Superintendente do ArPDF, cabe o desempenho das seguintes atribuições:
I - dirigir, coordenar e controlar a execução das atividades das unidades orgânicas do ArPDF;
II - despachar com o Secretário de Educação e Cultura;
III - baixar normas específicas de acordo com as competências do ArPDF;
IV - celebrar contratos, acordos ou convênios;
V - propor à Secretaria de Educação e Cultura a Programação Anual e Plurianual do ArPDF;
VI - propor alterações das tabelas de pessoal do ArPDF;
VII - admitir, dispensar e demitir pessoal sob regime da Consolidação das Leis do Trabalho;
VIII - designar, nomear, dispensar e exonerar ocupantes e substitutos de funções de confiança e cargos de níveis superior e intermediário;
IX - exercer o poder disciplinar na esfera de sua competência;
X - determinar a instauração de processos administrativos;
XI - assessorar o Secretário de Educação e Cultura em assuntos relativos à arquivologia;
XII - baixar normas internas de Administração Geral;
XIII - autorizar a concessão de suprimentos de fundos, obedecida a legislação expedida pelos órgãos sistêmicos centrais;
XIV - autorizar a realização de despesas;
XV - assinar, com o diretor da Divisão de Apoio Administrativo, cheques para pagamentos, bem como outros documentos necessários à movimentação de contas e ordens bancárias;
XVI - submeter a apreciação do Secretário de Educação e Cultura a proposta orçamentária os pedidos de créditos adicionais e o plano de aplicação de recursos;
XVII - autorizar a realização de licitações e dispensá-las nos casos previstos na legislação;
XVIII - autorizar a aplicação de penalidades a fornecedores nos casos previstos na legislação;
XIX - designar membros de comissões e de grupos de trabalho;
XX - delegar competências e constituir mandatários;
XXI - zelar pela fiel observância e execução do presente regimento;
XXII - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Das Atribuições das Funções de Confiança do Grupo de Direção e Assessoramento Superiores.
Art. 19 - Aos Gerentes da Gerência de Arquivo Permanente, da Gerência de Pesquisa e da Gerência Cultural e Técnica, cabe o desempenho das seguintes atribuições:
I - dirigir, coordenar e controlar a execução de atividades específicas das unidades orgãnicas de suas áreas de competência;
II - assessorar o Superintendente em assuntos de suas áreas de competência;
III - sugerir ao Superintendente a designação e dispensa de servidores;
IV - exercer o poder disciplinar na esfera de suas competências;
V - propor ao Superintendente o planejamento fundamental anual de suas áreas de competência;
VI - elaborar relatório das atividades de suas unidades;
VII - propor, coordenar, avaliar e controlar os programas e projetos desenvolvidos nas suas áreas de atuação;
VIII - controlar a eficiência dos procedimentos, técnicos adotados nas suas unidades orgânicas;
IX - opinar sobre as medidas a serem adotadas para aperfeiçoamento do pessoal;
X - executar outras atividades afins ou julgadas de sua alçada.
Art. 20 - Ao Chefe da Divisão de Apoio Administrativo cabe o desempenho das seguintes atribuições:
I - dirigir, coordenar e controlar a execução de atividades específicas das unidades orgânicas de suas áreas de competência;
II - assessorar o Superintendente em assuntos de suas áreas de competência;
III - sugerir a designação e dispensa de servidores;
IV - assinar conjuntamente com o Superintendente do ArPDF, os cheques e ordens bancárias para pagamentos ou movimentação de contas;
V - assinar conjuntamente com o Chefe do Núcleo de Orçamento e Finanças, balancetes e demonstrativos contábeis e financeiros do ArPDF;
VI - assinar prestações de contas do ArPDF;
VII - propor ao Superintendente o planejamento anual de suas áreas de competência;
VIII - elaborar relatório das atividades de suas unidades;
IX - propor a aplicação de penalidades a fornecedores inadimplentes;
X - assinar Carteira Profissional de Trabalho e Contrato Individual de Trabalho;
XI - instruir pedido de requisição e remoção de servidores.
Art. 21 - Aos Assessores cabe o desempenho das seguintes atribuições:
I - assessorar o Superintendente no desempenho de suas atribuições;
II - analisar e fornecer informações relacionaidas com as atividades do ArPDF;
III - elaborar ou analisar minutas de Decretos, Portarias, Ordens de Serviços, convênios, acordos, contratos, relatórios e exposições de motivos de interesse do ArPDF;
IV - realizar estudos técnicos e emitir pareceres;
V - assistir o Superintendente em assuntos que lhes forem submetidos;
VI - executar outras atividades que lhes forem atribuídas pelo Superintendente.
Das Atribuições dos Ocupantes de Funções do Grupo Direção e Assistência Intermediárias e Empregos Permanentes.
Art. 22 - Aos Assistentes cabe o desempenho das seguintes atribuições:
I - assistir a Chefia no desempenho de suas atribuições;
II - estudar e sugerir formas de simplificação de métodos e processos de trabalhos;
III - participar da elaboração da programação da respectiva unidade;
IV - colaborar na orientação técnica das atividades a serem desenvolvidas pela unidade;
V - controlar a qualidade e eficácia das atividades desenvolvidas pela unidade;
VI - executar outras atividades que lhes forem atribuídas.
Art. 23 - Ao Encarregado de Reprografia, diretamente subordinado ao Núcleo de Imagem e Som, cabe desempenhar atividades definidas pela chefia imediata.
Art. 24 - Aos demais servidores do ArPDF cabe o desempenho das seguintes atribuições:
I - zelar pelo cumprimento do regime disciplinar;
II - cumprir os seus deveres e as ordens dos superiores hierárquicos;
III - zelar pela conservação e perfeita utilização dos bens do ArPDF;
IV - sugerir ao Chefe imediato medidas que julgarem úteis à consecução dos fins do ArPDF e ao aperfeiçoamento dos respectivos serviços.
Art. 25 - A todos os ocupantes de funções de direção e chefia, cabe o desempenho das seguintes atribuições :
I - dirigir as respectivas unidades, observadas as competências especificadas no presente Regimento;
II - programar as atividades da unidade;
III - zelar pela manutenção, conservação, limpeza de móveis, máquinas, equipamentos e pendências sob sua responsabilidade;
IV - proferir despachos interlocutórios;
V - assinar os expedientes e demais atos relativos às atividades da unidade;
VI - adotar ou sugerir medidas adequadas à boa execução dos serviços;
VII - orientar os subordinados na execução de suas tarefas;
VIII - zelar pelo regime disciplinar.
Art. 26 - O Arquivo Público do Distrito Federal-ArPDF, poderá contratar ou acordar a execução de suas competências com órgãos públicos ou privados, desde que tal procedimento seja recomendado por carências de recursos humanos, materiais e técnicos do ArPDF.
Art. 27 - As atividades do ArPDF relacionadas com pessoal, material, patrimônio, transporte, orçamento, finanças, documentação e comunicação administrativa, são as constantes deste Regimento e se regerão pelas orientações normativas emanadas dos órgãos centrais dos respectivos sistemas.
Art. 28 - O Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal, em seus impedimentos, será substituído por servidor por ele indicado e designado pelo Secretário de Educação e Cultura.
Art. 29 - Os titulares de funções de direção e chefia, em seus impedimentos eventuais, serão substituídos por servidores por ele indicados e designados pelo Superintedente do ArPDF.
Art. 30 - A subordinação hierárquica dos órgão do Arquivo define-se na posição de cada um deles na estrutura administrativa e pelo enunciado de suas respectivas competências.
Art. 31 - As dúvidas surgidas na interpretação deste Regimento serão dirimidas pelo Secretário de Educação e Cultura.
Brasília, 14 de março de 1985,
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO E CULTURA
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 50, Suplemento, seção Suplemento de 14/03/1985 p. 1, col. 1