PORTARIA CONJUNTA Nº 12, DE 15 DE MARÇO DE 2017
Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEIGDF), institui o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal (SES), e dá outras providências.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (SEPLAG) e o SECRETÁRIO DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL (SES), no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, do Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, alterado pelo Decreto 37.565, de 23 de agosto de 2016, RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), instituir o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da Secretaria de Estado de Saúde do Distrito Federal (SES), e dar outras providências.
Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorrerá de forma escalonada, iniciando-se pelo processo de negócio "Execução Financeira", sendo os demais processos previamente definidos pelo Órgão Gestor e pela SES.
§ 1º O início da implantação do SEI-GDF, na SES, deu-se em 13 de fevereiro de 2017, conforme previsto em cronograma de implantação.
§ 2º O Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF da SES terá o prazo de 180 dias para finalizar a implantação, a contar da data prevista no § 1º deste artigo.
§3º Cumpridos os 180 dias para finalização da implantação, a autuação de processos, a produção e a tramitação de documentos dar-se exclusivamente em meio eletrônico.
§ 4º Havendo impossibilidade de cumprimento do prazo previsto no art. 2º deste artigo, a Unidade Central de Gestão do SEI-GDF deverá ser comunicada, com antecedência mínima de 30 dias, para que novos alinhamentos sejam realizados no cronograma de implantação. Art. 3º As espécies documentais numeradas, produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF, serão acrescidas da descrição "SEI-GDF".
§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no "SEI-GDF" iniciará com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em toda a SES, a descrição "SEI-GDF" será suprimida.
Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF, na SES, os processos serão iniciados com o número 25.000.
Parágrafo único. Concluída a fase de implantação do SEI-GDF, em todos os processos de negócio da SES, a numeração dos processos será iniciada com o número 1 e será reiniciada a cada ano.
Art. 5º Para cada processo de negócio implantado, a produção e a tramitação dos documentos e processos dar-se-ão exclusivamente no SEI-GDF.
Art. 6º Para cada processo de negócio implantado, no âmbito da SES, e que tenha que ser tramitado fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham o SEI-GDF implantado, deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - a SES produzirá um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e o gravará em mídia eletrônica em formato PDF;
II - a SES deverá imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;
III - a Unidade Protocolizadora receberá o Ofício e procederá ao devido encaminhamento interno;
IV - após análise, a unidade de destino encaminhará resposta à SES, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico.
Art. 7º Os processos tramitados à SES por órgãos e entidades do Distrito Federal que ainda não tenham SEI-GDF implantado deverão seguir os seguintes procedimentos:
I - o órgão remetente tramitará o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);
II - a SES receberá o processo no SICOP e tramitará o processo físico internamente;
III - os documentos relacionados ao processo serão produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal;
IV - finalizada a análise pela SES, a unidade responsável tramitará o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.
Art. 8º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.
Art. 9º Fica instituído o Comitê Setorial de Gestão, no âmbito da SES, para gerir e executar as ações de gestão do SEI-GDF, durante o processo de implantação, devendo atuar de acordo com a metodologia de gestão estabelecida pelo Órgão Gestor do Sistema.
Art. 10. Ficam designados os servidores abaixo discriminados para comporem o Comitê Setorial de Gestão do SEI-GDF, no âmbito da SES:
I - Marucia Valença Barbosa de Miranda, matrícula 1375881, que o coordenará;
II - Ney Ferreira dos Santos, matrícula 1.677.743-3, como suplente da coordenação;
III - Adriana Conceição Guerra da Silveira, matrícula 130.505-0;
IV - Carlos Henrique Silva Freitas, matrícula 11.657-0;
V - Carolina Rejane de França Thomé Bragança, matrícula 198.532-9
VI - Daniel de Oliveira Campos, matrícula 195.760-0;
VII - Ericka Maria de Araújo Redondo - matrícula 159.620-9
VIII - Fabiana Mendes de Oliveira Cortez, matrícula nº 1.435.136-6;
IX - Fernanda Borges Oliveira, matrícula 1.724.681;
X - Hugo Lima Alencar, matrícula 194.072-4;
XI - Jaqueline Carneiro Ribeiro, matrícula 1.676.265-7;
XII - Liliane Aparecida Menegotto, matrícula 1.443.132-7;
XIII - Luciene Carrijo, matrícula 1.672.729-0;
XIV - Ludmila Lustosa Guimarães Lopes, matrícula 0163.136-5;
XV - Nayara Ribeiro Damasceno da Silva, matrícula 1.677.796-5;
XVI - Regia Colacio da Silva, matrícula 1.442.898-9;
XVII - Thiago Alves Guimarães Faria, matrícula 1.677.839-1;
Art. 11. A SES poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema.
Art.12. Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.
Art. 13. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão
HUMBERTO LUCENA PEREIRA DA FONSECA
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 123, seção 1, 2 e 3 de 29/06/2017 p. 21, col. 1