SINJ-DF

INSTRUÇÃO Nº 18, DE 14 DE SETEMBRO DE 2023

Institui a Política de Gestão de Riscos no âmbito da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS).

A PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO DE ENSINO E PESQUISA EM CIÊNCIAS DA SAÚDE, DA SECRETARIA DE ESTADO DE SAÚDE DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições estatutárias e regimentais, além daquelas contidas no art. 9º da Lei nº 2.676, de 12 de janeiro de 2001; e

Considerando o Decreto nº 39.736, de 28 de março de 2019, que dispõe sobre a Política de Governança Pública e Compliance no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Distrito Federal;

Considerando a Ordem de Serviço nº 35, de 1º de junho de 2022, que instituiu o Comitê Interno de Governança (CIG) da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS), Processo SEI-GDF nº 00064-00001969/2023-76, resolve:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão de Riscos no âmbito da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS), que compreende:

I - o objetivo;

II - os princípios;

III - as diretrizes;

IV - as responsabilidades; e

V - o processo de gestão de riscos.

Art. 2º A Política de Gestão de Riscos tem como premissa o alinhamento ao Planejamento Estratégico Institucional e Planejamento Estratégico do Governo do Distrito Federal.

DO OBJETIVO

Art. 3º A Política de Gestão de Riscos tem por objetivo estabelecer os princípios, as diretrizes, as responsabilidades e o processo de gestão de riscos na Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS), com vistas à incorporação da análise de riscos à tomada de decisão, em conformidade com as boas práticas de governança adotadas no setor público.

Parágrafo único. A Política definida nesta Instrução deverá ser observada por todas as áreas e níveis de atuação da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS), sendo aplicável a seus respectivos processos de trabalho, projetos, atividades e ações.

Art. 4º A Política de Gestão de Riscos promoverá:

I - a identificação de eventos em potencial que afetem a consecução dos objetivos institucionais;

II - o alinhamento do apetite ao risco com as estratégias adotadas;

III - o fortalecimento das decisões em resposta aos riscos; e

IV - o aprimoramento dos controles internos administrativos.

DOS PRINCÍPIOS DE GESTÃO DE RISCOS

Art. 5º A gestão de riscos observará os seguintes princípios:

I - ser parte integrante de todas as atividades organizacionais;

II - ser estruturada e abrangente;

III - ser personalizada e proporcional aos contextos externo e interno da organização;

IV - ser inclusiva;

V - ser baseada nas melhores informações disponíveis;

VI - considerar fatores humanos e culturais;

VII - ser dinâmica, interativa e capaz de reagir a mudanças; e

VIII - facilitar a melhoria contínua da organização.

DAS DIRETRIZES DE GESTÃO DE RISCOS

Art. 6º Para fins desta Instrução considera-se:

I - Riscos - efeito da incerteza nos objetivos a serem atingidos pela instituição;

II - Gestão de Riscos - atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que diz respeito ao risco;

III - Estrutura de Gestão de Risco - conjunto de elementos que fornecem os fundamentos e disposições organizacionais para conceber, implementar, monitorar, rever e melhorar continuamente a gestão do risco em toda a organização;

IV - Política de Gestão de Risco - declaração das intenções e diretrizes gerais de uma organização relacionadas à gestão de riscos;

V - Atitude perante o Risco - abordagem da organização para avaliar e eventualmente buscar, manter, assumir ou afastar-se do risco;

VI - Apetite pelo Risco - quantidade e tipo de riscos que uma organização está preparada para buscar, manter ou assumir;

VII - Aversão ao Risco - atitude de afastar-se de riscos;

VIII - Plano de Gestão de Riscos - esquema dentro de uma estrutura de gestão de riscos, especificando a abordagem, os componentes de gestão e os recursos a serem aplicados para gerenciar riscos;

IX - Proprietário/Gerente de Risco - pessoa ou entidade com a responsabilidade e a autoridade para gerenciar o risco;

X - Processo de Gestão de Riscos - aplicação sistemática de políticas, procedimentos e práticas de gestão para as atividades de comunicação, consulta, estabelecimento do contexto, e na identificação, análise, avaliação, tratamento, monitoramento e análise crítica dos riscos;

XI - Parte Interessada - pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada, ou perceber-se afetada por uma decisão ou atividade;

XII - Processo de Avaliação de Riscos - processo global de identificação de riscos, análise de riscos e avaliação de riscos;

XIII - Fonte de Risco - elemento que, individualmente ou combinado, tem o potencial intrínseco para dar origem ao risco;

XIV - Evento - ocorrência ou alteração em um conjunto específico de circunstâncias;

XV - Consequência - resultado de um evento que afeta os objetivos;

XVI - Probabilidade - chance de algo acontecer;

XVII - Perfil de Risco - descrição de um conjunto qualquer de riscos;

XVIII - Critérios de Risco - termos de referência contra a qual o significado de um risco é avaliado;

XIX - Nível de Risco - magnitude de um risco expressa na combinação das consequências e de suas probabilidades;

XX - Controle - medida que está modificando o risco;

XXI - Risco Residual - risco remanescente após o tratamento do risco;

XXII - Risco Inerente - risco ao qual se expõe face à inexistência de controles que alterem o impacto ou a probabilidade do evento;

XXIII - Tolerância ao Risco - é o nível de variação aceitável quanto à realização dos seus objetivos; e

XIV - Impacto - efeito resultante da ocorrência do evento.

Art. 7º A Política de Gestão de Riscos abrange as seguintes categorias de riscos:

I - Estratégicos: riscos decorrentes da falta de capacidade ou habilidade da Unidade em proteger-se ou adaptar-se às mudanças que possam interromper o alcance de objetivos e a execução da estratégia planejada;

II - De Conformidade: riscos decorrentes do órgão/entidade não ser capaz ou hábil para cumprir com as legislações aplicáveis ao seu negócio e não elaborar, divulgar e fazer cumprir suas normas e procedimentos internos;

III - Financeiros: riscos decorrentes da inadequada gestão de caixa, das aplicações de recursos em operações novas/desconhecidas e/ou complexas de alto risco;

IV - Operacionais: riscos decorrentes da inadequação ou falha dos processos internos, das pessoas ou de eventos externos;

V - Ambientais: riscos decorrentes da gestão inadequada de questões ambientais, como: emissão de poluentes, disposição de resíduos sólidos e outros;

VI - De Tecnologia da Informação: riscos decorrentes da inexistência, indisponibilidade ou inoperância de equipamentos e sistemas informatizados que prejudiquem ou impossibilitem o funcionamento ou a continuidade normal das atividades da instituição representado, também, por erros ou falhas nos sistemas informatizados ao registrar, monitorar e contabilizar corretamente transações ou posições;

VII - De Recursos Humanos: riscos decorrentes da falta de capacidade ou habilidade da instituição em gerir seus recursos humanos de forma alinhada aos objetivos estratégicos definidos;

VIII - De Integridade: riscos decorrentes da não aderência aos valores, princípios e normas éticas da instituição, principalmente àqueles ligados a fraudes e a atos de corrupção.

Art. 8º São elementos estruturantes da Gestão de Riscos da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS) a Política de Gestão de Riscos, o Comitê Interno de Governança, o Processo de Gestão de Riscos e o Controle.

DAS RESPONSABILIDADES PELA GESTÃO DE RISCOS

Art. 9º São considerados proprietários dos riscos, em seus respectivos âmbitos e escopos de atuação, os responsáveis pelos processos de trabalho, projetos, atividades e ações desenvolvidos na Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS).

Art. 10. Compete aos proprietários dos riscos, relativamente aos processos de trabalho e iniciativas sob sua responsabilidade, decidir sobre:

I - a escolha dos processos de trabalho que devam ter os riscos gerenciados e tratados com prioridade em cada área técnica, considerando a dimensão dos prejuízos que possam causar;

II - quais riscos deverão ser priorizados para tratamento por meio de ações de caráter imediato, a curto, médio ou longo prazos ou de aperfeiçoamento contínuo; e

III - as ações de tratamento a serem implementadas, assim como o prazo de implementação e avaliação dos resultados obtidos.

DO PROCESSO DE GESTÃO DE RISCOS

Art. 11. Serão adotadas como referências técnicas para a gestão de riscos as normas ABNT NBR ISO 31000:2018, ABNT ISO 19001:2011 agregadas ao COSO 2017 - Controles Internos - Estrutura Integrada, compreendido pelas seguintes fases:

I - Comunicação e Consulta - processos contínuos e iterativos que uma organização conduz para fornecer, compartilhar ou obter informações e se envolver no diálogo com as partes interessadas e outros, com relação a gerenciar riscos;

II - Estabelecimento do Contexto - definição dos parâmetros externos e internos a serem levados em consideração ao gerenciar riscos e ao estabelecimento do escopo e dos critérios de risco para a política de gestão de riscos;

III - Identificação dos Riscos - busca, reconhecimento e descrição dos riscos, mediante a identificação das fontes de risco, eventos, suas causas e suas consequências potenciais;

IV - Análise dos Riscos - compreensão da natureza do risco e à determinação do seu respectivo nível mediante a combinação da probabilidade de sua ocorrência e dos impactos possíveis;

V - Avaliação dos Riscos - processo de comparação dos resultados da análise de risco com os critérios do risco para determinar se o risco e/ou sua respectiva magnitude é aceitável ou tolerável;

VI - Tratamento dos Riscos - processo para modificar o risco;

VII - Monitoramento dos Riscos - verificação, supervisão, observação crítica ou identificação da situação, executadas de forma contínua, a fim de identificar mudanças no nível de desempenho requerido ou esperado;

VIII - Identificação dos Controles - identificação dos procedimentos, ações ou documentos que garantem o alcance dos objetivos do processo e diminuam a exposição aos riscos; e

IX - Estabelecimento dos Controles - políticas e procedimentos que assegurem o alcance dos objetivos da administração, diminuindo a exposição das atividades aos riscos. Tais atividades acontecem ao longo do processo organizacional, em todos os níveis e em todas as funções, incluindo aprovações, autorizações, verificações, reconciliações, revisões de desempenho operacional, segurança de recurso e segregação de funções.

Parágrafo único. Eventuais conflitos de atuação decorrentes do processo de gestão de riscos serão dirimidos pelo Comitê Interno de Governança (CIG).

Art. 12. A elaboração do Plano de Gestão de Riscos, a ser estabelecido pelo Comitê Interno de Governança (CIG), será desenvolvido com a atuação da consultoria da Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF) e deverá ser analisada durante a realização da Auditoria Baseada em Riscos - ABR.

Art. 13. O processo de gestão de riscos deve ser realizado em ciclos não superiores a 1 (um) ano abrangendo os processos de trabalho das áreas de gestão da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS).

Parágrafo único. O limite temporal a ser considerado para o ciclo de gestão de riscos de cada processo de trabalho será decidido pelo respectivo proprietário do risco, levando em consideração o limite máximo estipulado no caput.

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 14. Os casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pelo Comitê Interno de Governança (CIG) de acordo com as orientações a serem emanadas da Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF).

Art. 15. Os artefatos produzidos na Gestão de Riscos, quais sejam, o contexto, a matriz de riscos e o plano de ação, são considerados documentos preparatórios para tomada de decisão pela gestão da Fundação de Ensino e Pesquisa em Ciências da Saúde (FEPECS).

Parágrafo único. Por se tratar de documento preparatório, a matriz de riscos pode conter informações sensíveis que caso divulgadas indevidamente podem prejudicar ou causar riscos para o desenvolvimento das atividades de interesse estratégico da Fundação, devendo ser resguardado o seu sigilo dentro dos parâmetros normativos.

Art. 16. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação.

LUCILENE MARIA FLORÊNCIO DE QUEIROZ

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 174, seção 1, 2 e 3 de 15/09/2023 p. 8, col. 2