PORTARIA CONJUNTA Nº 42, DE 17 DE AGOSTO DE 2017

Estabelece procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), no âmbito do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do DF (INAS), e dá outras providências.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO E O PRESIDENTE DO INSTITUTO DE ASSISTÊNCIA À SAÚDE DOS SERVIDORES DO DF (INAS), no uso das atribuições que lhes foram conferidas pelo artigo 105, parágrafo único, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, pelo Decreto nº 8.539, de 14 de março de 1983, pelo Decreto nº 36.756, de 16 de setembro de 2015, alterado pelo Decreto n.º 37.565 de 23 de agosto de 2016, e pelo Decreto n.º 37.335, de 13 de maio de 2016, RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer procedimentos para a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-GDF), no âmbito do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do DF (INAS) e dar outras providências.

Art. 2º A utilização do SEI-GDF ocorre em todos os processos de negócio do INAS e é assistida pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

§ 1º A implantação do SEI-GDF no Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do DF se inicia a partir de 10 de agosto de 2017, conforme previsto em cronograma de implantação.

Art. 3º Acrescenta-se a descrição "SEI-GDF" às espécies documentais numeradas e produzidas durante a fase de implantação do SEI-GDF.

§ 1º A numeração das espécies documentais produzidas no SEI-GDF deve ser iniciada com o número 1 e reiniciada a cada ano.

§ 2º Depois de finalizada a fase de implantação do SEI-GDF em todos os órgãos e entidades do Distrito Federal, deve ser suprimida a descrição "SEI-GDF".

Art. 4º Durante a fase de implantação do SEI-GDF, no INAS, os processos se iniciam com o número 1.

Art. 5º O processo de negócio implantados, no âmbito do INAS, que deva ser tramitados fisicamente para órgãos e entidades do Distrito Federal os quais não tenham o SEI-GDF implantado, devem seguir os seguintes procedimentos:

I - o INAS deve produzir um Ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravar em mídia eletrônica em formato PDF;

II - o INAS deve imprimir o Ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à Unidade Protocolizadora do órgão de destino;

III - a Unidade Protocolizadora deve receber o Ofício e proceder ao devido encaminhamento interno;

IV - após análise, a unidade de destino deve encaminhar resposta ao INAS, por meio de ofício impresso, referindo-se ao número do processo eletrônico.

Art. 6º Os processos tramitados ao INAS por órgãos e entidades do Distrito Federal que não tenham SEI-GDF implantado devem seguir os seguintes procedimentos:

I - o órgão remetente deve tramitar o processo utilizando o Sistema Integrado de Controle de Processos (SICOP);

II - o INAS deve receber o processo no SICOP e tramitar o processo físico internamente;

III - os documentos relacionados ao processo devem ser produzidos em suporte papel e inseridos no processo, numerando-se as folhas conforme as normas do Manual de Gestão de Documentos Administrativos do Governo do Distrito Federal, aprovado pela Instrução Normativa nº 02, de 28/05/2014, da SEPLAG/DF;

IV - finalizada a análise pelo INAS, a unidade responsável deve tramitar o processo físico ao órgão remetente utilizando o SICOP.

Art. 7º Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-GDF, estes podem ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.

Parágrafo único. Os documentos mencionados no caput deste artigo devem ser digitalizados e inseridos no SEI-GDF assim que restabelecido o sistema, devendo ser registradas, no campo observação, a data e a hora da impossibilidade técnica.

Art. 8º O INAS poderá disciplinar normas e orientações internas em consonância com as diretrizes do Órgão Gestor do Sistema, da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG/GDF.

Art. 11 Os casos omissos nesta Portaria Conjunta serão dirimidos pela Unidade Central de Gestão do SEI-GDF.

Art. 12 Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

LEANY BARREIRO DE SOUSA LEMOS

Secretária de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão do Distrito Federal

LUIZ ALBERTO GOMES GRANDE

Presidente do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do Distrito Federal

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 163, seção 1, 2 e 3 de 24/08/2017 p. 13, col. 1