PORTARIA Nº 278, DE 1º DE DEZEMBRO DE 2021
Institui o Assentamento Funcional Digital e dispõe sobre a digitalização de documentos funcionais em formato físico no âmbito do Tribunal de Contas do Distrito Federal.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, LI, do Regimento Interno do TCDF, tendo em vista o que consta do processo nº 00600-00001668/2021-39-e, e
Considerando que a Política de Gestão de Documentos do Tribunal aprovada pela Resolução nº 313, de 5 de abril de 2018, estabelece as diretrizes, premissas e regras gerais que visam garantir a produção, a manutenção e a preservação de documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis;
Considerando o uso no âmbito do Tribunal de meio digital para a tramitação de processos, comunicação de atos e transmissão de peças processuais, por força da Resolução nº 234, de 24 de abril de 2012;
Considerando a necessidade de agilizar o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos e os deveres de membros e servidores, resolve:
Art. 1º Fica instituído o Assentamento Funcionamento Digital – AFD no âmbito do TCDF como agrupamento de documentos digitais referentes à vida funcional de membros e servidores.
Art. 2º Para efeito desta Portaria, considera-se:
I – assinatura eletrônica: registro eletrônico realizado por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar documentos por meio das seguintes formas:
a) simples: a que permite identificar o seu signatário mediante prévio cadastramento de conta de identificação única do usuário, senha e concessão de perfis de acesso;
b) avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil ou outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitidos pelas partes como válidos ou aceitos pela pessoa a quem for oposto o documento;
c) qualificada: a que utiliza certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na ICP-Brasil, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;
II – captura: incorporação de um documento ao sistema por meio de registro, classificação e arquivamento;
III – digitalização: processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado;
IV – documento: unidade de registro de informação produzida no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retida como evidência ou informação para ação ou referência, independentemente do suporte ou formato;
V – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI – documento digitalizado: documento convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado;
VII – documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio digital;
VIII – OCR: tecnologia que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits e convertê-los em dados pesquisáveis e editáveis;
IX– PDF/A: formato de arquivo digital para arquivamento de longo prazo de guarda, conforme normas internacionais ISO 19005-1 e ISO 32000-1;
X – usuário colaborador: prestador de serviço terceirizado, estagiário ou qualquer outro colaborador que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo Tribunal;
XI – usuário interno: conselheiro, auditor, procurador ou servidor ativo que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo Tribunal.
Art. 3º O AFD é a ferramenta oficial de consulta ao histórico funcional de membros e servidores que deve ser utilizada pelas unidades administrativas e servidores autorizados do Tribunal.
Art. 4º Compete à Secretaria de Gestão de Pessoas – Segep e à Coordenadoria de Gestão de Documentos e Preservação da Memória Institucional – Cogedoc a implementação do AFD por meio da:
I – digitalização de documentos dos assentamentos funcionais em formato físico;
II – implantação de repositório digital e de sistema informatizado responsável pelo gerenciamento do AFD, em conformidade com o disposto na Política de Gestão de Documentos do TCDF;
III – captura de documentos funcionais nato-digitais e digitalizados ao sistema de gerenciamento do AFD.
DA DIGITALIZAÇÃO DE ASSENTAMENTOS FUNCIONAIS EM FORMATO FÍSICO
Art. 5º A Cogedoc ficará responsável por conduzir os procedimentos técnicos e operacionais relativos à execução do processo de digitalização dos assentamentos funcionais em formato físico.
Art. 6º A digitalização contemplará as seguintes atividades:
I – desmontagem, reorganização, higienização e preparação dos documentos funcionais;
II – digitalização integral dos documentos funcionais considerando os requisitos que se seguem:
a) adotar arquivo digital único para cada assentamento, sendo permitida a fragmentação em mais de um arquivo no caso de o arquivo ultrapassar o tamanho máximo de 100 mbytes;
b) aplicar funcionalidade de reconhecimento óptico de caracteres – OCR no arquivo digital;
c) utilizar formato PDF/A na gravação do arquivo digital;
d) utilizar tipo de reprodução bitonal, resolução mínima de 300 pontos por polegada (DPI), para textos impressos, sem ilustração, em preto e branco;
e) utilizar tipo de reprodução escala de cinza, resolução mínima de 300 pontos por polegada (DPI), para textos impressos, com ilustração, em preto e branco;
f) utilizar tipo de reprodução cor (RGB), resolução mínima de 300 pontos por polegada (DPI), para textos impressos, com ilustração, em cor;
III – exercer controle de qualidade, mediante a conferência da compatibilidade entre as imagens presentes no arquivo digital e os documentos em formato físico;
IV – remontar o assentamento funcional, utilizando grampo trilho plástico para unir folhas e capa;
V – gravar o arquivo digital em pasta compartilhada, o qual deve ser identificado com matrícula e nome do servidor e, na hipótese de fragmentação em mais de um arquivo, numeração sequencial indicando a respectiva parte do assentamento.
Parágrafo único. A pasta compartilhada a que se refere o inciso V deste artigo deverá ser de acesso exclusivo a usuários internos ou colaboradores autorizados e credenciados.
Art. 7º O documento em formato físico criado em data anterior à publicação desta Portaria e que não componha assentamento funcional deve ser digitalizado e juntado a ele para fins de armazenamento.
Art. 8º Após digitalizados, os assentamentos funcionais em formato físico serão encerrados mediante juntada de Termo de Encerramento constante do Anexo Único desta Portaria e deverão ser transferidos ao Arquivo Central com vistas à guarda e preservação.
Parágrafo único. Fica vedada a juntada de novos documentos em formato físico ao assentamento funcional já digitalizado, observado o disposto do art. 7º.
DO GERENCIAMENTO DO ASSENTAMENTO FUNCIONAL DIGITAL
Art. 9º O gerenciamento do AFD será realizado por meio de módulo específico do Sistema Eletrônico de Gestão de Pessoas – e-Gesp, administrado pela Segep e de acesso exclusivo por usuários credenciados e autorizados.
Parágrafo único. O credenciamento a que alude o caput ocorrerá em conformidade com Resolução que disponha acerca do tratamento de informações com restrição de acesso no âmbito do Tribunal.
Art. 10. O AFD será composto exclusivamente por documentos nato-digitais e por documentos digitalizados, quando a digitalização ocorrer nos termos desta Portaria.
Art. 11. Cabe exclusivamente à Segep:
I – proceder com a captura dos documentos nato-digitais e dos documentos digitalizados que comporão o AFD;
II – autenticar os documentos digitalizados mediante utilização de assinatura eletrônica por usuário interno;
III – registrar os metadados necessários à identificação do AFD.
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 12. As disposições desta Portaria observarão a legislação de acesso à informação e de proteção de dados pessoais, conforme regramentos próprios do Tribunal.
Parágrafo único. O usuário interno ou colaborador pode ser responsabilizado nas esferas administrativa, cível e penal na hipótese de concorrer para o acesso ou divulgação indevidos de informações pessoais.
Art. 13. A Secretaria de Tecnologia da Informação ficará incumbida de fornecer a infraestrutura necessária para o armazenamento e preservação do AFD, em consonância com os requisitos para repositórios arquivísticos digitais confiáveis previstos na Resolução n° 43, de 4 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de Arquivos.
Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
TERMO DE ENCERRAMENTO DE ASSENTAMENTO FUNCIONAL EM FORMATO FÍSICO
Certifico que os documentos funcionais referentes ao assentamento funcional supracitado foram digitalizados em consonância com os procedimentos descritos no Capítulo II da Portaria n° ....., de ...... de ............... de ........
A partir desta data, fica encerrado o Assentamento Funcional em Formato Físico. Todos os novos documentos funcionais serão registrados exclusivamente em meio digital no Assentamento Funcional Digital – AFD.
O presente Termo, gerado por meio eletrônico, foi afixado ao final do Assentamento Funcional em Formato Físico, que deve ser transferido ao Arquivo Central.
Responsável pela digitalização:
Este texto não substitui o publicado no BTCDF nº 23 de 15/12/2021