SINJ-DF

Legislação correlata - Portaria 347 de 05/09/2019

DECRETO Nº 39.443, DE 08 DE NOVEMBRO DE 2018

Dispõe sobre normas, procedimentos e critérios de observância obrigatória na contratação e realização de eventos pelos órgãos e entidades do Distrito Federal e dá outras providências.

O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 100, incisos VII e XXVI, da Lei Orgânica do Distrito Federal, DECRETA:

Art. 1° Ficam estabelecidas normas, procedimentos e critérios de observância obrigatória nas contratações de empresas especializadas na prestação de serviços de organização e realização de eventos pelos órgãos e entidades do Distrito Federal, conforme definido pelo Caderno Técnico de Eventos a ser disponibilizado no sítio eletrônico da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG.

Parágrafo único. Este Decreto tem como objetivo orientar e definir a realização dos eventos sob a responsabilidade dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública direta e indireta, com exceção das empresas públicas, as quais são regidas pela Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016 e pelo Decreto nº 37.967, de 20 de janeiro de 2017, do Governo do Distrito Federal.

CAPÍTULO I - DO COMITÊ DE EVENTOS

Art. 2º Fica determinada a criação do Comitê de Eventos para cada órgão ou entidade do Distrito Federal, a ser regulamentado por portaria específica de cada unidade promotora de eventos, com a finalidade de deliberar sobre a autorização prévia dos serviços listados no calendário anual, visando garantir o equilíbrio orçamentário e financeiro para a realização das respectivas contratações no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal.

§ 1º O órgão ou entidade que possuir outros órgãos subordinados a sua estrutura poderá instituir comitê geral, que substituirá a criação de comitês de eventos específicos para cada unidade promotora de eventos.

§ 2º Os órgãos e entidades do Distrito Federal terão o prazo máximo de 120 dias para instituir os Comitês de que trata o caput deste artigo, contados a partir da entrada em vigor deste Decreto.

Art. 3º É competência do Comitê de Eventos a aprovação dos eventos propostos pelas unidades administrativas do Poder Executivo do Distrito Federal.

§ 1º A aprovação dos eventos propostos pelas unidades administrativas do Poder Executivo do Distrito Federal ocorrerá nas reuniões periódicas do Comitê de Eventos ou ad referendum.

§ 2º As unidades técnicas responsáveis pelo evento devem registrar no Plano Anual de Compras e Contratações (PACC) os eventos previstos, elaborar os calendários anuais de eventos e publicá-los no sítio eletrônico institucional do órgão ou entidade, até a data de 31 de dezembro do ano em que for aprovado o ato.

§ 3º O registro dos eventos no PACC, por meio do Sistema e-ComprasDF, subsidiará a análise prévia do Comitê de Eventos e permitirá sua autorização no módulo de Formulário para Aprovação da Realização do Evento, a ser definido e disponibilizado pela Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPLAG, com as seguintes informações:

I - número do processo;

II - título do evento;

III - Unidade Gestora;

IV - nome do Demandante;

V - cargo do Demandante;

VI - tipo de evento;

VII - número de dias do evento;

VIII - início e término da realização do evento;

IX - endereço eletrônico do responsável pelo evento;

X - público estimado;

XI - endereço do evento;

XII - nome, telefone e endereço eletrônico do Fiscal/Executor do evento;

XIII - valor estimado da contratação.

§ 4º Além das informações estabelecidas no § 2º deste artigo, a unidade demandante deverá anexar o Termo de Referência aprovado pela autoridade competente no Formulário para Aprovação da Realização do Evento, para fins de acompanhamento e controle governamental, para garantir a transparência e a lisura nas contratações.

§ 5º Caso haja a necessidade, serão permitidas retificações no Formulário para Aprovação da Realização do Evento.

CAPÍTULO II - DAS ATRIBUIÇÕES

Art. 4º Serão consideradas unidades demandantes os órgãos e entidades do Poder Executivo do Distrito Federal que propuserem eventos, ficando os mesmos responsáveis pela execução destes.

§ 1º São competências das unidades demandantes:

I - registrar no PACC do exercício correspondente a relação dos eventos a serem executados no ano subsequente, em cumprimento ao disposto nos artigos 12, 14 e 15 do Decreto Distrital nº 35.592, de 2 de julho de 2014, e os incisos I e II do artigo 2º do Decreto nº 37.729, de 26 de outubro de 2016;

II - publicar em seu sítio eletrônico o calendário anual de eventos;

III - encaminhar à Secretaria de Estado de Comunicação a relação de eventos abertos previstos para fins de maior publicização;

IV - autuar os processos licitatórios de eventos;

V - encaminhar às Subsecretaria de Administração Geral (SUAG) ou unidade técnica correspondente o custo anual estimado dos eventos, acompanhado das informações quanto à origem do crédito orçamentário.

VI - indicar seus Fiscais/Executores de eventos;

VII - emitir Ordem de Serviço à contratada, atestar e encaminhar a Nota Fiscal para o pagamento, utilizando exclusivamente o Sistema e-ContratosDF;

VIII - acompanhar a realização dos eventos.

§ 2º As unidades demandantes deverão registrar no e-ComprasDF, até 31 de dezembro de cada ano, os eventos constantes no seu calendário, referente ao ano subsequente.

Art. 5º A equipe de fiscalização deverá observar o disposto no Decreto nº 32.598, de 15 de dezembro de 2010 e demais legislação correlata.

Art. 6º O Fiscal/Executor é responsável pelo atesto da Nota Fiscal e ainda pela operacionalização do Formulário para Aprovação da Realização do Evento junto ao Comitê de Eventos no e-ComprasDF.

Parágrafo único. São competências específicas do Fiscal/Executor de evento, sem prejuízo das demais atribuições legais:

I - emitir Ordem de Serviço (OS), que deve ser devidamente assinada eletronicamente pelo Fiscal/Executor de evento;

II - fiscalizar, in loco, a realização dos eventos;

III - prestar contas da realização do evento, conforme Check List constante no Caderno Técnico de Eventos - Relatório de Avaliação Pós-Evento, em até 05 dias úteis após sua execução;

IV - atestar a Nota Fiscal e enviar à unidade técnica competente para providências de pagamento, por meio do Sistema e-ContratosDF.

CAPÍTULO III - DAS FASES DA TRAMITAÇÃO

Art. 7º São fases da tramitação dos processos relativos aos eventos:

I - autuação do processo pela unidade administrativa interessada para cada demanda/evento, de acordo com sua classificação, que poderá ser de pequeno, médio ou grande porte, segundo os critérios estabelecidos pelo órgão/entidade demandante.

II - cadastramento do Formulário para Aprovação da Realização do Evento, do sistema e-ComprasDF, com Termo de Referência devidamente aprovado pela autoridade competente, bem como a composição da infraestrutura necessária para a realização do evento, com antecedência mínima em relação ao início da execução do evento de:

a) 120 dias úteis, para eventos de pequeno porte;

b) 150 dias úteis, para eventos de médio porte;

c) 180 dias úteis, para eventos de grande porte.

III - realização de procedimento licitatório e consequente formalização da Ata de Registro de Preços e/ou Nota de Empenho/Contrato por meio de ata já registrada;

IV - emissão da Ordem de Serviço (OS) pela unidade demandante devidamente assinada pelo Fiscal/Executor;

V - fiscalização, in loco, da realização do evento;

VI - prestação de contas pelo Fiscal/Executor da realização do evento - conforme Check List constante no Relatório de Avaliação Pós-Evento, bem como das Informações Exigidas para Comprovação da Prestação do Serviço de Apoio a Eventos, ambos do Caderno Técnico de Eventos.

Parágrafo único. Os prazos estipulados nas alíneas "a", "b" e "c" do inciso II deste artigo poderão ser excetuados, desde que haja autorização expressa do Comitê responsável pelo evento.

CAPÍTULO IV - DA EXECUÇÃO DO EVENTO

Art. 8º Caberá às Unidades Demandantes:

I - realizar análise prévia da conformidade dos itens demandados em relação aos itens licitados, após a homologação do regular procedimento licitatório, celebração da Ata de Registro de Preços, se for o caso, e emissão da Nota de Empenho/Contrato;

II - definir nos casos de locação específica a melhor entre as 3 (três) propostas equivalentes do local para realização do evento e propostas de preços finais apresentadas pela empresa contratada, sempre respeitando os princípios que regem a Administração Pública;

III - efetuar registro de conformidade da proposta e adequá-la, quando necessário, dentro dos limites estabelecidos no Edital e no Contrato, procedendo também à alteração de seu Formulário para Aprovação da Realização do Evento no e-Compras e incluí-lo ao Processo Eletrônico;

IV - observar que a composição da infraestrutura necessária para a realização do evento deverá ser feita exclusivamente com base na relação dos itens apurados no Edital, Ata de Registro de Preços, se for o caso, e Nota de Empenho/Contrato.

CAPÍTULO V - DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE E DA CONTRATADA

Art. 9º São obrigações dos órgãos e entidades contratantes:

I - cadastrar a estrutura do evento no e-ComprasDF, com devido preenchimento do Formulário para Aprovação da Realização do evento;

II - instaurar procedimento licitatório, após aprovação da Realização do evento pelo Comitê;

III - prestar informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados pela contratada durante as ações precursoras à apresentação da proposta de serviços;

IV - proporcionar todas as facilidades para que a contratada possa desempenhar seus serviços dentro das normas estabelecidas no Contrato;

V - acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, por intermédio de servidores designados como Fiscal/Executor no âmbito da Unidade, nos termos do artigo 67, da Lei nº. 8.666, de 21 de junho de 1993, exigindo seu fiel e total cumprimento;

VI - registrar ocorrência de execução dos eventos autorizados, atestados e anexá-la aos autos, bem como justificar qualquer diferença de valor referente à Proposta de Serviço apresentada pela contratada e a Nota Fiscal para pagamento;

VII - proceder com o atesto na Nota Fiscal, bem como a indicação de glosa, caso algum serviço ou material não tenha sido prestado ou fornecido conforme a Proposta de Serviço previamente aprovada pela Unidade Demandante.

VIII - informar à SUAG, ou unidade técnica equivalente gestora do contrato, qualquer descumprimento das condições e obrigações pela contratada na execução dos serviços autorizados;

IX - emitir relatório de acompanhamento da execução do evento;

X - manter arquivo digital de todos os documentos comprobatórios da realização do evento para posterior prestação de contas aos órgãos de controle;

XI - comunicar ao órgão/entidade demandante e Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF) toda e qualquer irregularidade ocorrida ou observada na execução dos serviços.

Art. 10. São obrigações da empresa Contratada:

I - prestar o serviço conforme Ordem de Serviço emitida pelo demandante.

II - apresentar, após a realização do evento, toda documentação necessáriapara análise do demandante, tais como certidões e documentos fiscais em conformidade com a Ordem de Serviço;

III - dar integral cumprimento as condições e especificações estabelecidas em contrato;

IV - prestar todos os esclarecimentos solicitados pelo órgão e entidade demandante;

V - responsabilizar-se pelos profissionais devidamente capacitados e qualificados, necessários à perfeita execução dos serviços, cabendo-lhes todos os pagamentos, inclusive dos encargos sociais, trabalhistas, previdenciários e fiscais, impostos, taxas alimentação e locomoção, previstos na legislação vigente, em decorrência de sua condição de empregadora, sem qualquer ônus adicional para o órgão/entidade demandante;

VI - designar preposto a quem a fiscalização se reportará de forma ágil, bem como organizar e coordenar os serviços contratados.

CAPÍTULO VI - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 11. Este Decreto entra em vigor 120 dias após a sua publicação.

Art. 12. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 08 de novembro de 2018

130º da República e 59º de Brasília

RODRIGO ROLLEMBERG

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 214 de 09/11/2018