SINJ-DF

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2021

Estabelece normas de instauração, instrução, organização e processamento de tomadas de contas especiais no âmbito do Distrito Federal.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competência que lhe confere o art. 16, L, do Regimento Interno aprovado pela Resolução nº 296, de 15 de setembro de 2016, tendo em vista o decidido pelo egrégio Plenário no Processo nº 00600-00000042/2020-24-e, na Sessão Administrativa nº 1110, realizada em 15/12/2021, e

Considerando que o administrador público deve manter a vigilância e o zelo na condução da gestão pública, cabendo-lhe sempre adotar providências imediatas para a regularização de impropriedades ou o pronto ressarcimento dos danos causados ao patrimônio público, independentemente da ação de controle do Tribunal;

Considerando que a tomada de contas especial é um processo administrativo devidamente formalizado, com rito próprio, para apurar responsabilidades por ocorrência de dano à administração pública, a fim de obter o devido ressarcimento;

Considerando que os processos de ressarcimento de dano ao patrimônio público devem pautar-se pelos princípios do devido processo legal, da ampla defesa, do contraditório, da celeridade, da racionalidade administrativa e da economia processual, evitando que o custo da cobrança seja superior ao valor do ressarcimento pretendido;

Considerando que compete ao Tribunal julgar as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano ao patrimônio público, nos termos do art. 71, II, c/c art. 75 da Constituição Federal, do art. 78, II, da Lei Orgânica do Distrito Federal e do art. 1º, II, da Lei Orgânica desta Corte de Contas;

Considerando que, no âmbito de sua competência e jurisdição, assiste ao Tribunal o poder regulamentar conferido pelo art. 3º da Lei Complementar nº 1/1994, podendo, em consequência, expedir atos e instruções sobre a matéria, visando simplificar a formalização, o trâmite e o julgamento das tomadas de contas especiais, obrigando o seu cumprimento;

Considerando que o Tribunal, na condição de órgão julgador dos processos em que se apura a ocorrência de dano ao patrimônio público, somente deve ser acionado após a autoridade administrativa competente ter adotado, sem sucesso, as medidas administrativas necessárias à caracterização ou ao afastamento do dano;

Considerando o desenvolvimento pelo Tribunal do Sistema Informatizado de Contas – e-Contas;

Considerando, a necessidade permanente de atualização das normas e regulamentações expedidas por este Tribunal, com objetivo de garantir uma atuação mais eficiente e eficaz;

Resolve expedir a seguinte INSTRUÇÃO NORMATIVA:

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO I

DAS NORMAS APLICÁVEIS

Art. 1º A instauração, a instrução, a organização e o processamento de tomada de contas especial obedecerão ao disposto na Lei Orgânica e no Regimento Interno deste Tribunal, bem como nesta Instrução Normativa.

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considerar-se-á:

I – Tomada de Contas Especial: processo administrativo de exceção adotado por autoridade administrativa competente, com o objetivo de apurar os fatos, identificar os responsáveis, quantificar o dano e obter o respectivo ressarcimento ou reposição do bem;

II – Responsável: pessoa física ou jurídica, pública ou privada, à qual possa ser imputada a obrigação de reconstituir o patrimônio público;

III – Envolvido: pessoa física ou jurídica, pública ou privada, cuja conduta esteja relacionada ao objeto da tomada de contas especial;

IV – Autoridade Administrativa Competente: Administrador Regional ou dirigente do órgão ou entidade no qual ocorreu o fato ensejador de apuração, a quem cabe determinar medidas objetivando o ressarcimento do dano ou a regularização da situação;

V – Autoridade Instauradora: pessoa física, ocupante de cargo comissionado ou de natureza especial, capaz de, no âmbito de suas atribuições, promover a instauração de tomada de contas especial;

VI – Dirigente: autoridade investida no cargo máximo de comando de Administração Regional, Secretaria de Estado, autarquia, fundação, empresa pública, sociedade de economia mista ou de nível hierárquico equivalente;

VII – Terceiro não Vinculado à administração pública: qualquer pessoa física que não esteja exercendo, legalmente, atividades inerentes ao serviço público ou pessoa jurídica onde seus empregados não estejam praticando atos oriundos de contratos com a Administração Pública;

VIII – Responsabilidade Solidária ou Solidariedade: quando a imputação do ressarcimento do prejuízo identificado, que não pode ser dividido entre as partes, recair sobre mais de uma pessoa física e/ou jurídica;

IX – Erário: conjunto dos recursos financeiros, bens e direitos públicos;

X – Patrimônio Público: conjunto de direitos e bens, tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos, formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados pelos órgãos e entidades do setor público, que seja portador ou represente um fluxo de benefícios, presente ou futuro, inerente à prestação de serviços públicos ou à exploração econômica por órgão e entidade do setor público e suas obrigações;

XI – Administração: órgão ou entidade integrante da estrutura administrativa direta ou indireta do Distrito Federal;

XII – Tomador de contas ou comissão tomadora das contas: servidor ou grupo de servidores ou de empregados públicos formalmente designados para conduzir um procedimento de tomada de contas especial;

XIII – Fase Interna ou Procedimental: etapa executada pela administração direta ou indireta, que agrega os procedimentos apuratórios compreendidos entre a instauração da tomada de contas especial e a sua remessa ao Tribunal;

XIV – Fase externa: etapa desenvolvida com a conversão do processo de fiscalização em tomada de contas especial ou com o recebimento desta pelo Tribunal e que culmina com o seu julgamento ou encerramento;

XV – Fato Ensejador: circunstância fática cuja ocorrência impõe a instauração de tomada de contas especial;

XVI – Instauração: ordem, consubstanciada em ato administrativo ordinatório publicado no Diário Oficial do Distrito Federal que determina o início dos trabalhos de apuração por tomada de contas especial;

XVII – Órgão ou Setor Jurídico Competente: no âmbito da administração direta, a Procuradoria-Geral do Distrito Federal, ou, tratando-se da Administração indireta, o setor responsável pela representação jurídica da respectiva entidade;

XVIII – Órgão Central do Sistema de Controle Interno: órgão de controle interno da administração pública direta e indireta responsável pela função de auditoria interna, entre outras atividades, no Poder Executivo do Distrito Federal;

XIX – Unidade de Controle Interno: setor integrante da estrutura administrativa da Defensoria Pública do Distrito Federal, da Câmara Legislativa do Distrito Federal e do Tribunal de Contas do Distrito Federal incumbido da verificação da consistência e qualidade dos controles internos, entre outras atividades;

XX – Controle Interno: definição comum para Órgão Central do Sistema de Controle Interno e Unidade de Controle Interno;

XXI – Relatório Conclusivo: documento emitido pelo tomador ou pela comissão tomadora, contendo, entre outros previstos nesta Instrução Normativa, os elementos de fato e de direito quanto à existência ou não de responsabilização e dano ao patrimônio público;

XXII – Relatório de Auditoria: documento emitido pelo Controle Interno para subsidiar o julgamento da tomada de conta especial dos órgãos e entidades da administração pública;

XXIII – Certificado de Auditoria: documento que formaliza a opinião do Controle Interno quanto à regularidade do processamento da tomada de contas especial;

XXIV – Matriz de Responsabilização: documento no qual se caracteriza a responsabilidade pelo prejuízo apurado, apresentando a identificação do responsável, pessoa física ou jurídica, a conduta e o nexo causal, respectivos, conforme previsto no Manual de Auditoria e demais fiscalizações deste Tribunal;

XXV – Convênio: ajuste de mútua colaboração, firmado entre o Poder Público e entidades públicas ou privadas para a realização de objetivos de interesse comum;

XXVI – Alcance: situação em que não houve a prestação de contas no prazo estabelecido ou não houve a aprovação das contas, em virtude da não comprovação, parcial ou total, da aplicação dos recursos públicos transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, ou da inexecução parcial ou total do objeto ou da aplicação em despesas que não aquelas para as quais foram destinados os recursos;

XXVII – Ato Ilegal: ação contrária à lei, em decorrência de uma conduta comissiva ou omissiva, podendo resultar, ou não, em prejuízo ao patrimônio público;

XXVIII – Ato Antieconômico: ação que onera indevidamente o erário ou o cofre da entidade, mesmo que praticado com a observância das formalidades legais;

XXIX – Ato Ilegítimo: ação que viola princípios constitucionais como impessoalidade, moralidade e publicidade ou é contrário ao interesse público; bem como o ato que não observa requisitos formativos essenciais como finalidade, forma, motivo e objeto ou é praticado por pessoa que não detém a competência definida para tal em norma específica;

XXX – Termo Circunstanciado de Regularização – TCR: documento em que o responsabilizado se compromete a ressarcir integralmente o dano;

XXXI – Incidente Processual: questão secundária e acessória que surge durante a tramitação de um processo e que não interfere no mérito da causa principal;

XXXII – Erro Crasso de Procedimento: falha desarrazoada, de tal monta que não poderia passar despercebido por quem lhe deu origem ou pelo seu beneficiário ou situações em que se supõe que o servidor concorreu ativamente para a percepção indevida dos valores, em proveito próprio ou de outrem.

CAPÍTULO III

DOS PRESSUPOSTOS

Art. 3º A tomada de contas especial será adotada quando evidenciada uma ou mais das seguintes hipóteses:

I – omissão no dever de prestar contas;

II – desfalque, extravio, alcance, desvio ou desaparecimento de dinheiro, bens ou valores públicos;

III – não comprovação da aplicação dos recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos pelo Distrito Federal mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição;

IV – dano ao patrimônio público da administração direta ou indireta do Distrito Federal resultante da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico.

Art. 4º São requisitos para a instauração da tomada de contas especial:

I – identificação do fato gerador do dano, com a sua descrição detalhada;

II – indício de participação, direta ou indireta, culposa ou dolosa, efetiva ou potencial, de agente público ou de agente privado gestor de recursos públicos;

III – evidência de dano efetivo ou presumido ao patrimônio público, quantificado ou quantificável;

IV – adoção das medidas preliminares dispostas no Capítulo I do Título II.

Art. 5º São requisitos para a conversão de processos de fiscalização do Tribunal em tomada de contas especial:

I – descrição detalhada da situação que deu origem ao dano, lastreada em documentos, narrativas e outros elementos probatórios que deem suporte à sua ocorrência;

II – identificação das pessoas físicas ou jurídicas que deram causa ou concorreram para a ocorrência do dano;

III – caracterização do nexo causal entre a conduta do agente e a ocorrência que deu origem ao dano;

IV – quantificação individualizada ou solidária do débito, indicando o valor original e atualizado, bem como suas respectivas datas.

TÍTULO II

DOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES

CAPÍTULO I

DAS MEDIDAS PRELIMINARES

Art. 6º A autoridade administrativa competente, diante das hipóteses previstas no artigo 3º, antes da instauração de tomada de contas especial, deverá adotar medidas administrativas internas para regularizar a situação ou ressarcir o dano, observados os princípios norteadores dos processos administrativos, em especial o da racionalidade administrativa, do devido processo legal, da economia processual, da celeridade, da ampla defesa e do contraditório.

§ 1º No caso de dano ao patrimônio público, consideram-se medidas administrativas internas para cumprimento do disposto no caput deste artigo, dentre outras:

I – determinar a autuação de processo administrativo específico;

II – especificar as irregularidades ensejadoras do dano;

III – quantificar, indicando a data da ocorrência, e atualizar o valor do dano;

IV – identificar o provável responsável;

V – notificar o provável responsável com vistas ao estabelecimento do termo de composição do acordo ou a declaração da recusa em reparar o dano, no prazo improrrogável de 10 (dez) dias;

VI – adotar providências para integrar ao patrimônio do órgão ou entidade a reposição do bem ou o ressarcimento do valor do dano, quando adimplido pelo provável responsável;

VII – submeter as conclusões e resultados à autoridade administrativa competente para homologação da proposta e formalização da composição ou, ainda, para decidir quanto à instauração da tomada de contas especial.

§ 2º Na ausência de prestação de contas total ou parcial, consideram-se medidas administrativas internas para cumprimento do disposto no caput deste artigo, dentre outras:

I – determinar a autuação de processo administrativo específico;

II – notificar o responsável para apresentação da prestação de contas total ou da parcela pendente;

III – encaminhar a documentação apresentada na prestação de contas ao setor responsável, com vistas à manifestação quanto à regularidade formal da prestação de contas;

IV – submeter as conclusões e resultados à autoridade administrativa competente para decidir quanto à instauração da tomada de contas especial.

§ 3º As medidas previstas nos parágrafos anteriores serão adotadas em até 45 (quarenta e cinco) dias, contados:

I – da data da ciência do fato pela autoridade administrativa competente, nos casos de desfalque ou desvio de dinheiro, bens ou valores públicos e de caracterização de dano ao patrimônio público da administração direta e indireta do Distrito Federal resultante da prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico;

II – da data fixada para a apresentação de prestações de contas de recursos repassados pelo Distrito Federal, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres ou de demais valores passíveis de comprovação.

Art. 7º A composição visando à regularização deverá ser formalizada mediante Termo Circunstanciado de Regularização – TCR.

Art. 8º A Administração poderá autorizar o ressarcimento parcelado dos débitos, devidamente atualizados na forma da lei, sendo-lhe vedado transigir acerca do montante integral, salvo quando reconhecer a existência de erro que justifique a alteração.

§ 1º Em caso de autorização do parcelamento do débito, o prazo de que trata o § 3º do art. 6º será suspenso até a quitação da dívida ou até o seu vencimento antecipado por interrupção do recolhimento.

§ 2º Na hipótese em que for autorizado o parcelamento do débito, a ausência de pagamento por três parcelas, consecutivas ou não, ou de qualquer parcela por mais de 90 (noventa) dias, deverá acarretar, além da providência descrita no caput, o cancelamento, de ofício, do parcelamento.

Art. 9º Aceita a proposta de composição, caberá à Administração o acompanhamento da quitação ou da regularização, segundo o registro constante do Termo Circunstanciado de Regularização.

Parágrafo único. Em qualquer hipótese, verificados indícios de má-fé, a Administração deverá providenciar as apurações de natureza disciplinar cabíveis e, suscitados indícios da prática de crime, comunicar o fato ao Ministério Público do Distrito Federal e Territórios e demais órgãos competentes.

Art. 10. O descumprimento do acordado no Termo Circunstanciado de Regularização implicará a remessa imediata dos documentos ao órgão ou setor jurídico competente para adoção das medidas judiciais ou extrajudiciais cabíveis.

Art. 11. O procedimento da tomada de contas especial não será instaurado quando, no decorrer do prazo assinalado no parágrafo 3º do artigo 6º, ocorrer:

I – recolhimento do débito, reposição ou reparação do bem ou recomposição do patrimônio público;

II – apresentação da prestação de contas, atendidos os requisitos formais;

III – descaracterização do fato gerador do dano;

IV – identificação de responsabilidade exclusiva de terceiro não vinculado à administração pública;

V – constatação de erro unilateral da Administração que dê origem a pagamento indevido a servidor, exceto se decorrer de erro crasso de procedimento.

§ 1º Caracterizada a hipótese prevista no inciso IV, deverá o órgão ou entidade adotar as providências administrativas, judiciais ou extrajudiciais cabíveis para ressarcimento do débito apurado, se for o caso.

§ 2º Se o erro unilateral da Administração decorreu de falha nos procedimentos administrativos de rotina, após garantir ao servidor o direito à informação e ao contraditório, deverá ser observado o disposto na Decisão TCDF n.º 6.806/2007 ou outra deliberação que a substituir.

§ 3º A inexistência ou a insuficiência da devida comprovação da circunstância que motivou a não instauração da tomada de contas especial poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 ao responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.

Art. 12. No caso de omissão no dever de prestar contas, a autoridade administrativa competente providenciará, de imediato, o registro dos valores em alcance e dos responsáveis na conta contábil adequada.

Parágrafo único. Realizada a prestação de contas, a autoridade administrativa providenciará a baixa do respectivo registro contábil.

Art. 13. Finalizado o prazo previsto no § 3º do art. 6º, o processo deverá ser encaminhado à autoridade administrativa competente para providenciar a instauração de tomada de contas especial, exceto se evidenciado o disposto no Capítulo II do Título II.

CAPÍTULO II

DA DISPENSA

Art. 14. A título de racionalização administrativa e economia processual, fica dispensada a instauração da tomada de contas especial, nas seguintes hipóteses:

I – quando o valor original do dano, efetivo ou presumido, atualizado até a data do conhecimento dos fatos pela autoridade administrativa competente, for inferior ou igual a ¼ (um quarto) do valor estabelecido no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015, ou norma que vier a sucedê-la;

II – se inviável o pleno exercício do contraditório e da ampla defesa, decorrente de transcurso de prazo superior a 5 (cinco) anos entre a data provável de ocorrência do dano e o conhecimento do fato pela autoridade administrativa competente;

III – para apurar incidentes ocorridos com veículo oficial em casos de dano, furto, roubo ou infração de trânsito, bem como de bens públicos nos casos de dano, furto, roubo ou não localização, cujo valor do prejuízo estimado ou presumido seja inferior a 10 (dez) vezes o limite estabelecido no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015;

§ 1º A dispensa de instauração de tomada de contas especial não se aplica aos casos em que a instauração for determinada pelo Tribunal.

§ 2º A dispensa de instauração de tomada de contas especial de valor inferior ao estabelecido no inciso I do caput não se aplica aos casos em que a soma dos débitos de um mesmo responsável, perante o mesmo órgão ou entidade, ultrapassar o referido valor.

§ 3º Os casos de dispensa de instauração de tomada de contas especial, previstos no inciso I do caput, não implicam o cancelamento do débito, ao qual continuará obrigado o devedor e cujo pagamento é condição para baixa de responsabilidade na conta contábil pertinente.

§ 4º A dispensa de instauração prevista no inciso III não isenta a autoridade administrativa competente da adoção de medidas para regularização da situação ou ressarcimento do dano, nos termos do Capítulo I do Título II, caso ainda não efetivadas.

§ 5º A falta de adoção das medidas administrativas previstas no parágrafo anterior, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.

TÍTULO III

DOS TOMADORES DE CONTAS

CAPÍTULO I

DA COMISSÃO E DO TOMADOR DE CONTAS

Art. 15. O procedimento de tomada de contas especial será conduzido por 1 (um) servidor ou empregado público efetivo, estranho ao setor no qual ocorreu o fato motivador, ou por comissão formalmente designada pela autoridade instauradora, composta por servidores ou empregados públicos estranhos ao setor no qual ocorreu o fato motivador, podendo a escolha recair em servidores de outros órgãos e/ou entidades.

§ 1º A comissão tomadora deverá ser integrada por no mínimo 3 (três) servidores ou empregados, sendo ao menos 1 (um) efetivo, que deverá presidi-la, observada sua qualificação técnica, bem como a complexidade e a singularidade do objeto a ser averiguado.

§ 2º As apurações relativas às tomadas de contas especiais podem ser conduzidas por apenas um servidor ou empregado efetivo, na figura do “tomador de contas”, desde que a matéria em exame não seja complexa.

§ 3° O tomador e os membros da comissão a que se refere o caput deste artigo, designados mediante expedição de ato formal da autoridade administrativa competente, devidamente publicado, não podem estar envolvidos com os fatos a serem apurados ou possuir qualquer interesse no resultado da tomada de contas especial, e devem firmar declaração de que não se encontram impedidos ou suspeitos de atuar no procedimento, nos termos dos artigos 144 e 145 do Código de Processo Civil – CPC, no que couber.

§ 4° Se o possível responsável for a atual autoridade instauradora, a designação do tomador ou da comissão tomadora será feita pela autoridade de nível hierárquico imediatamente superior ao potencial responsabilizado.

§ 5° No caso de as apurações procedidas pela comissão levarem à responsabilidade da autoridade que a constituiu, nova comissão deverá ser designada, no prazo improrrogável de 5 (cinco) dias, pela autoridade de nível hierárquico imediatamente superior ao do responsabilizado.

Art. 16. A designação como tomador ou membro de comissão tomadora das contas constitui encargo obrigatório, ressalvadas as hipóteses legais de impedimento e de suspeição.

Parágrafo único. O servidor designado para atuar no procedimento que, incorrendo nas hipóteses de impedimento e suspeição previstas em Lei, omitir-se quanto ao fato, tornar-se passível de ter instaurado contra si processo administrativo disciplinar para apurar sua conduta.

Art. 17. O tomador ou a comissão tomadora das contas poderá solicitar à autoridade administrativa competente a atuação de peritos e assistentes técnicos, nos casos em que ficar comprovada a essencialidade dessa medida, observados os princípios da economicidade e da razoabilidade.

Art. 18. O Órgão Central do Sistema de Controle Interno poderá avocar procedimentos de tomadas de contas especiais no âmbito da administração direta e indireta em razão da ocorrência das seguintes circunstâncias:

I – caracterização de omissão da autoridade originariamente competente para instauração da tomada de contas especial;

II – inexistência de condições objetivas para sua realização no órgão ou entidade de origem;

III – complexidade, repercussão e relevância da matéria;

IV – materialidade envolvida;

V – apuração que envolva atos e fatos relacionados a mais de um órgão ou entidade.

§ 1º O Tribunal poderá determinar a adoção dos procedimentos da tomada de contas especial ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno, à Secretaria de Estado ou Entidade diferente daquela em que o fato ocorreu, caso observe qualquer das circunstâncias indicadas neste artigo.

§ 2º A autoridade administrativa competente poderá solicitar ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno que avoque procedimentos de tomada de contas especial, desde que presente alguma das circunstâncias elencadas nos incisos anteriores, cabendo a este decidir pela instauração requerida.

Art. 19. A tomada de contas especial será realizada com independência e imparcialidade, cabendo à autoridade administrativa competente assegurar os meios necessários ao desenvolvimento dos trabalhos pelo tomador ou pela comissão tomadora das contas.

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 20. Compete ao tomador das contas ou à comissão tomadora realizar os atos necessários ao regular andamento do processo de tomada de contas especial, especialmente:

I – assegurar o sigilo necessário à elucidação dos fatos investigados;

II – efetuar as apurações necessárias, tomando-se depoimentos a termo, se for o caso;

III – levantar ou fazer levantar o valor atualizado do dano;

IV – coligir as provas necessárias à comprovação dos fatos apurados;

V – realizar diligências com o intuito de colacionar os elementos de convicção indispensáveis à atribuição de responsabilidade;

VI – expedir aviso ao responsável, no sentido de verificar seu interesse em apresentar sua defesa, conforme o rito estabelecido, ou ressarcir o dano ao patrimônio público;

VII – analisar as justificativas e os documentos apresentados pelos defendentes, emitindo-se pronunciamento conclusivo;

VIII – manter o controle dos prazos que fixar e dos que lhe forem impostos pelas normas e pelos órgãos de controle interno e externo;

IX – formular e fundamentar, com antecedência, os pedidos de prorrogação de prazo que necessitar;

X – cumprir as diligências que lhe forem requeridas pelos órgãos de controle interno e externo;

XI – arguir as razões de suspeição ou impedimento que se lhe aplicarem, na forma da Lei;

XII – apresentar relatório conclusivo;

XIII – recomendar medidas assecuratórias para preservação e zelo do patrimônio público, a instauração de sindicâncias e processos administrativos disciplinares, bem como a adoção de providências para o aperfeiçoamento de procedimentos e sistemas administrativos;

XIV – realizar outras medidas necessárias à apreciação do fato, quantificação do dano e imputação de responsabilidade.

CAPÍTULO III

DAS PRERROGATIVAS

Art. 21. São prerrogativas do tomador das contas ou comissão tomadora:

I – requisitar informações, documentos, processos e provas, inclusive fazer averiguações in loco;

II – fixar prazos para o cumprimento de diligências;

III – requerer a realização de cálculos e levantamentos pelas unidades especializadas do próprio órgão ou entidade, fixando prazo para a sua ultimação;

IV – representar à autoridade instauradora os casos de descumprimento injustificado de prazos e de contumaz resistência no atendimento de solicitações;

V – ter acesso, na modalidade de consulta, aos sistemas informatizados e aos bancos de dados indispensáveis ao desempenho de suas competências.

TÍTULO IV

DO PROCEDIMENTO

CAPÍTULO I

DAS FASES

Art. 22. A fase interna da tomada de contas especial terá natureza apuratória e ocorre no âmbito do órgão ou entidade processante, bem como no âmbito do Controle Interno.

Parágrafo único. O vício sanável eventualmente ocorrido no curso da fase interna da tomada de contas especial não implicará a nulidade do procedimento, sendo facultado ao Tribunal determinar o seu saneamento ou regularizar a apuração.

Art. 23. A fase externa da tomada de contas especial, em regra, no rito ordinário, ocorre no Tribunal, com o exame e o encerramento ou o julgamento dos fatos apurados.

CAPÍTULO II

DOS RITOS

Art. 24. São ritos do processo de tomada de contas especial:

I – ordinário, quando o montante em apuração for igual ou superior a 4 (quatro) vezes o valor previsto no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015;

II – sumário, quando o montante em apuração for inferior ao previsto no rito ordinário e superior ou igual a 2 (duas) vezes o valor previsto no art. 1º da Lei Complementar nº 904/2015;

III – sumaríssimo, quando o montante em apuração for abaixo do limite inferior previsto para o rito sumário e superior a ¼ (um quarto) do art. 1º, II, da Lei Complementar nº 904/2015.

§ 1º Para efeito dos limites dispostos acima, considerar-se-á o valor efetivo ou presumido do dano atualizado até a data de instauração da tomada de contas especial.

§ 2º Caso haja revogação da Lei Complementar nº 904/2015, aplicar-se-á como referência o valor que vier a ser estabelecido em norma para a dispensa de ajuizamento de execução de créditos não tributários.

§ 3º Nas tomadas de contas instauradas por determinação do Tribunal será utilizado o rito ordinário, salvo expressa determinação em contrário na decisão que impuser a instauração.

CAPÍTULO III

DA INSTAURAÇÃO

Art. 25. Considera-se autoridade administrativa competente para instaurar a tomada de contas especial, no âmbito do Distrito Federal:

I – Presidente da Câmara Legislativa do Distrito Federal, Procurador-Geral do Distrito Federal e Defensor Público-Geral do Distrito Federal, quando o fato sob apuração tiver ocorrido no âmbito de suas unidades;

II – Administrador Regional, quando o fato sob apuração ocorrer na unidade de sua jurisdição;

III – Secretário de Estado, quando o fato sob apuração ocorrer em sua pasta ou envolver o atual dirigente de órgão ou entidade integrante da administração direta ou indireta sujeitos à supervisão da secretaria;

IV – Titular do órgão ou entidade da Administração indireta, quando a omissão de prestar contas ou o eventual dano for relativo a recursos geridos pelo órgão ou entidade;

V – Autoridade responsável por transferências de recursos distritais a entidade privada ou pública mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres;

VI – Controlador-Geral quanto a fatos ocorridos no âmbito da Controladoria e nos casos de avocação de que trata o art. 18 desta Instrução Normativa e do art. 1º, II, do Decreto nº 37.096/2016;

VII – Autoridade cuja competência deriva de determinação legal;

VIII – Governador do Distrito Federal, quando:

o dano envolver mais de uma secretaria ou órgãos/entidades vinculados a mais de uma secretaria; a omissão de prestar contas ou o dano for de responsabilidade dos atuais secretários de estado ou titulares de órgão ou entidade integrante da administração direta ou indireta ou caso essas autoridades se omitirem no dever de instaurar a tomada de contas especial.

§ 1º As apurações sobre fatos ocorridos no âmbito de entidades incorporadas, extintas, liquidadas, em processo de liquidação ou sob intervenção, salvo disposição em contrário, deverão ser instauradas pelo Secretário de Estado supervisor a que estiver vinculada a entidade independentemente do agente público envolvido.

§ 2º A competência prevista nesse artigo poderá ser delegada mediante ato formal devidamente publicado.

Art. 26. Esgotado o prazo limite de 45 (quarenta e cinco) dias para adoção das medidas administrativas preliminares, sem a elisão do dano ou a obtenção do ressarcimento pretendido, e subsistindo os pressupostos a que se refere o art. 3º, a autoridade administrativa competente deve providenciar a imediata instauração de tomada de contas especial.

Parágrafo único. No caso de não cumprimento do disposto no caput deste artigo, o Tribunal, ao tomar conhecimento da omissão, determinará a imediata instauração da tomada de contas especial, fixando prazo para o cumprimento da obrigação.

Art. 27. A instauração e o processamento de tomada de contas especial relativa à apuração de fato ocorrido em determinado exercício não serão obstados pelo julgamento da respectiva tomada ou prestação de contas anual, salvo expressa determinação do Tribunal.

Art. 28. A falta de instauração de tomada de contas especial, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação de multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em lei.

CAPÍTULO IV

DO RITO ORDINÁRIO

Art. 29. O processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito ordinário será remetido pelo órgão ou entidade instauradora ao Controle Interno, para a fiscalização da sua condução, da efetividade das medidas adotadas e do cumprimento dos prazos, bem como para exame de mérito, e, em seguida, ao Tribunal para deliberação.

Art. 30. Na fase interna, deverão ser adotados os seguintes procedimentos, entre outros:

I – instauração de tomada de contas especial, com a comunicação do fato ao Tribunal e ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno, conforme previsto no art. 68;

II – designação de servidor para secretariar os trabalhos, quando conduzidos por comissão;

III – realização de diligências e oitivas, com vistas à apuração dos fatos e responsáveis, se for o caso;

IV – reunião do conjunto probatório, contendo todos os elementos de convicção que amparam a quantificação do eventual dano e a identificação do responsável ou a prestação de contas, se for o caso;

V – elaboração de relatório prévio, contendo os resultados e as conclusões dos trabalhos;

VI – notificação do eventual responsável para apresentação de defesa prévia, se for o caso;

VII – elaboração de relatório final, contendo o exame de eventual defesa prévia e os resultados e as conclusões do trabalho;

VIII – elaboração de Matriz de Responsabilização, na forma do Manual de Auditoria e demais fiscalizações deste Tribunal, se for o caso;

IX – registro dos fatos contábeis e patrimoniais pertinentes;

X – emissão de Relatório e Certificado de Auditoria pelo Controle Interno;

XI – manifestação da autoridade administrativa competente, na forma do art. 32, III.

§ 1º A pretensão de regularização do débito, durante a fase interna da tomada de contas especial, será formalizada por meio do Termo Circunstanciado de Regularização – TCR.

§ 2º Se as apurações conduzirem à conclusão de ausência de prejuízo ou de impossibilidade de identificação dos responsáveis ou de quantificação do dano, são dispensados os procedimentos referentes aos incisos V, VI e VIII, lavrando-se o relatório final com os elementos de convicção que fundamentaram esse desfecho.

Art. 31. A fase interna da tomada de contas especial será realizada nos seguintes prazos:

I – instauração, processamento e envio dos autos ao controle interno, no prazo de 90 (noventa) dias;

II – emissão de Relatório e Certificado de Auditoria, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias;

III – manifestação do Secretário de Estado supervisor da área ou da autoridade de nível hierárquico equivalente, na forma do art. 51 da Lei Complementar nº 1/1994, no prazo de 10 (dez) dias.

§ 1º Exaurido o prazo previsto no inciso III, sem manifestação da autoridade administrativa competente, presume-se o seu conhecimento com o comprovante de recebimento dos documentos previstos no inciso II por meio do Sistema Eletrônico de Informações – SEI-GDF.

§ 2º O descumprimento de prazo, sem justo motivo, poderá caracterizar grave infração à norma legal e sujeita a autoridade administrativa competente à multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 e às demais sanções legais, não gerando qualquer prejuízo à adoção imediata das medidas pendentes e à tramitação da tomada de contas especial nas instâncias subsequentes.

Art. 32. A prorrogação de prazo nos processos de tomada de contas especial somente será concedida quando o pedido, além de observar as disposições do regimento interno do TCDF:

I – for devidamente justificado pela autoridade administrativa competente, pelo tomador de contas ou comissão de tomada de contas especial ou órgão de controle interno acerca da sua necessidade para a conclusão do processo;

II – ter por subscritor o dirigente máximo do órgão/entidade, ou substituto legalmente designado;

III – indicar as providências adotadas no prazo original;

IV – elencar as medidas a serem realizadas no novo prazo com vistas à conclusão dos procedimentos de competência do órgão/entidade integrante do Complexo Administrativo do Distrito Federal.

Seção I

Dos Elementos Constituintes

Art. 33. A tomada de contas especial será composta, entre outras peças, por:

I – ato de instauração publicado no Diário Oficial do Distrito Federal, que conste no mínimo a identificação dos membros designados, o número do processo, o valor do dano efetivo ou presumido, o órgão a que se refere e a descrição sintética do objeto de apuração;

II – termos originais dos depoimentos colhidos, assinados pelos depoentes e tomador ou integrantes da comissão tomadora, se for o caso;

III – conjunto probatório, contendo os elementos de convicção que amparam a quantificação do dano e a identificação dos responsáveis ou a prestação de contas, se for o caso;

IV – demonstrativo financeiro do débito em apuração, indicando a memória de cálculo, a data da ocorrência do fato e os valores original e atualizado;

V – termo de notificação de responsáveis para apresentação de defesa prévia, se for o caso;

VI – Relatórios prévio e final, contendo a análise do conjunto probatório;

VII – Matriz de Responsabilização, na forma do Manual de Auditoria e demais fiscalizações deste Tribunal;

VIII – demonstrativo do registro dos fatos contábeis e patrimoniais pertinentes;

IX – Relatório e Certificado de Auditoria emitidos pelo Controle Interno;

X – expediente de manifestação da autoridade administrativa competente, na forma do art. 31, III.

§ 1º O relatório prévio individualizará a conduta dos responsáveis, estabelecerá o nexo de causalidade, definirá o valor original e atualizado do dano e fixará prazo para apresentação da defesa prévia, ressarcimento ou regularização.

§ 2º Se as apurações conduzirem à conclusão de ausência de prejuízo ou de impossibilidade de identificação dos responsáveis ou de quantificação do dano são dispensadas as peças referentes aos incisos IV, V e VII, lavrando-se apenas o relatório final com os elementos de convicção que fundamentam esse desfecho.

§ 3º Referindo-se a tomada de contas especial a recursos concedidos na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, constarão também do processo, os seguintes elementos:

I – cópia dos termos de ajuste ou dos instrumentos de concessão e respectivos planos de trabalho;

II – cópia da nota de empenho, ordem bancária e demais documentos que subsidiaram a liquidação da despesa, quando for o caso;

III – prova de que a autoridade administrativa competente exerceu tempestivamente a fiscalização;

IV – relatório da execução físico-financeira e prestação de contas, se for o caso.

§ 4º O processo de tomada de contas especial poderá ser devolvido ao órgão ou entidade se ausentes ou insuficientes os elementos previstos neste capítulo, para saneamento e restituição ao Tribunal no prazo de até 30 (trinta) dias.

Seção II

Da Defesa Prévia

Art. 34. A defesa prévia contemplará:

I – expedição de mandado de notificação;

II – observância do decurso de prazo para manifestação.

Art. 35. O mandado de notificação dirigido ao envolvido, conterá:

I – descrição do fato inquinado e da conduta;

II – caracterização do nexo de causalidade;

III – indicação do valor original e atualizado do dano;

IV – fixação do prazo improrrogável de 10 (dez) dias para apresentação da defesa, ressarcimento ou regularização.

Parágrafo único. No caso de múltiplas notificações, o prazo previsto no inciso IV começa a contar da data da efetivação da última.

Art. 36. A oportunidade de defesa prévia na fase interna da tomada de contas especial não exclui a obrigatoriedade de concessão do mesmo direito na fase externa, quando da sua apreciação e julgamento pelo Tribunal.

Parágrafo único. A eventual ausência de defesa prévia na fase interna da tomada de contas especial não gera a sua nulidade, podendo ser suprida pelo exercício do contraditório e da ampla defesa no Tribunal.

Seção III

Do Relatório

Art. 37. Após análise do conjunto probatório e da defesa prévia, se houver, o tomador ou a comissão tomadora das contas emitirá relatório conclusivo e circunstanciado, no qual constarão, entre outros elementos:

I – identificação do processo administrativo que originou a tomada de contas especial, com a descrição cronológica dos fatos apurados, especificando o motivo determinante da instauração, a origem e a data da ocorrência do fato ou do seu conhecimento;

II – relato das medidas preliminares adotadas com vistas à caracterização ou elisão do dano;

III – identificação dos responsáveis: sendo pessoa física, nome, filiação, CPF, cargo, função, matrícula, período de gestão e lotação atualizados; ou sendo pessoa jurídica, CNPJ, razão social, endereço comercial e representante legal;

IV – individualização das condutas inquinadas;

V – estabelecimento do nexo de causalidade entre a conduta e o dano;

VI – indicação da ação ou omissão, culposa ou dolosa, que deu causa à irregularidade;

VII – análise da manifestação e dos documentos de defesa apresentados, quando for o caso, emitindo-se pronunciamento conclusivo;

VIII – indicação precisa das causas excludentes da ilicitude ou da causalidade, quando for o caso;

IX – fundamentos de fato e de direito que embasaram a convicção da comissão;

X – características, localização, registro patrimonial, valor e data de aquisição, estado de conservação e valor de mercado dos bens, quando for o caso;

XI – indicação precisa, analítica e individualizada do débito original e atualizado, e dos valores recolhidos, se for o caso;

XII – especificação de documentos, no caso de reparação ou reposição do bem ou recolhimento do valor correspondente;

XIII – fundadas razões, nas hipóteses de absorção do prejuízo, ausência de prejuízo e impossibilidade de quantificação do dano ou de identificação dos responsáveis;

XIV – demais relatos e elementos relevantes ao embasamento do relatório e que permitam formar juízo acerca da materialidade dos fatos e responsabilidade pelo prejuízo verificado;

XV – conclusão e recomendação das providências e da tramitação subsequente.

Art. 38. Devem acompanhar o relatório a que se refere o artigo anterior as peças abaixo relacionadas, cuja localização nos autos deve ser informada, quando neles mencionadas:

I – Matriz de Responsabilização, na forma prevista no Manual de Auditoria e demais fiscalizações do Tribunal, evidenciando os seguintes aspectos:

irregularidade que ensejou o dano;data ou período de ocorrência do fato danoso;responsáveis pela irregularidade identificada;período de exercício no cargo e eventuais afastamentos, se for o caso;conduta com a indicação da ação ou omissão, culposa ou dolosa, que deu causa à irregularidade;nexo de causalidade entre a ação ou omissão do agente e o dano;excludentes, se for o caso; proposta de encaminhamento pela imputação ou não de débito;

II – documentos utilizados para a demonstração da ocorrência, elisão ou absorção do dano;

III – defesa prévia e documentos juntados aos autos pelos responsáveis, inclusive comprovante de pagamento ou requerimento de parcelamento do débito, se for o caso;

IV – pareceres emitidos pelas áreas técnicas do órgão ou entidade;

V – demonstração do ajuizamento do feito, quando os fatos consignados na tomada de contas especial forem objeto de ação judicial;

VI – outros documentos considerados necessários ao julgamento da tomada de contas especial pelo Tribunal.

Art. 39. As disposições dos artigos 37 e 38 aplicam-se, no que couber, aos processos de fiscalização do Tribunal convertidos em tomada de contas especial.

Seção IV

Da Quantificação e Ressarcimento do Dano

Art. 40. O dano será sempre patrimonial e suscetível de avaliação monetária, e seu ressarcimento dar-se-á mediante recuperação, reposição ou por meio do recolhimento pecuniário correspondente.

Art. 41. Considera-se ocorrido o dano:

I – na data do efetivo desembolso, nas hipóteses de recursos repassados na forma de suprimento de fundos ou transferidos mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição;

II – nos demais casos, na data da ocorrência do evento inquinado ou, se desconhecida, na data do conhecimento do fato pela Administração;

III – a data do último ato, quando forem inúmeros os eventos danosos.

Art. 42. Tratando-se de desaparecimento de bem ou de extravio cuja reparação for insuscetível de restituí-lo às funções normais de uso, a Administração deverá preferir a reposição ao ressarcimento.

§ 1º A reposição e o registro de reaparecimento de bem serão processados junto ao órgão de patrimônio competente.

§ 2º Não sendo possível a reposição, o ressarcimento dar-se-á com base no valor de mercado do bem, levando-se em conta o menor orçamento, o tempo de uso e o estado de conservação.

§ 3º Na impossibilidade de se indicar o valor de mercado do bem desaparecido ou extraviado, por motivo devidamente justificado, o débito será determinado pelo valor de bem similar que permita cumprir as funções do material ou equipamento objeto da apuração.

Art. 43. Não apresentada a prestação de contas relativa ao convênio, acordo, ajuste ou outro instrumento congênere, bem como não comprovada a aplicação dos recursos recebidos a título de subvenção, auxílio ou contribuição, o dano ao patrimônio público deverá abranger a totalidade dos valores transferidos ou, sendo a omissão referente à parcela ou etapa, pelo valor correspondente ao inadimplemento.

Art. 44. Apresentada a prestação de contas e impugnadas as despesas ou constatado que foram realizadas com desvio de finalidade, o dano corresponderá ao valor impugnado ou realizado em desacordo com as disposições do termo celebrado.

Parágrafo único. A inexecução total ou parcial do objeto caracteriza o dano na extensão do inadimplemento.

Art. 45. O ressarcimento poderá ocorrer:

I – por meio de documento de arrecadação apropriado ou, tratando-se da Administração indireta, conforme dispuserem as normas da entidade;

II – mediante desconto em folha de pagamento, com a anuência do responsável ou deliberação do Tribunal, em se tratando de servidor ou empregado público, observada a legislação aplicável.

Seção V

Das Demais Providências

Art. 46. Concluída a tomada de contas especial, o tomador ou a comissão tomadora deverá providenciar:

I – o lançamento dos fatos contábeis pertinentes;

II – o registro patrimonial, no qual deverá constar, entre outros elementos, características, localização, tombamento, valor e data de aquisição, estado de conservação e valor de mercado dos bens, quando for o caso;

III – a remessa da tomada de contas especial para manifestação da autoridade instauradora, a qual atestará, no prazo de 10 (dez) dias, haver tomado conhecimento das conclusões nela contidas.

Parágrafo único. O descumprimento do prazo previsto neste artigo, sem justo motivo, poderá caracterizar grave infração à norma legal e sujeita a autoridade instauradora à multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em lei.

Art. 47. Após as providências do artigo anterior, a tomada de contas especial será remetida ao Controle Interno, com vistas à emissão do Relatório e do Certificado de Auditoria.

Seção VI

Do Controle Interno

Art. 48. O Controle Interno deverá, no prazo de até 45 (quarenta e cinco) dias, examinar os processos de tomadas de contas especiais, emitindo:

I – Relatório de Auditoria;

II – Certificado de Auditoria.

§ 1º É obrigatória a emissão de Relatório e de Certificado de Auditoria ainda que o Órgão Central do Sistema de Controle Interno tenha sido o responsável pela instauração e instrução da tomada de contas especial.

§ 2º O Órgão Central do Sistema de Controle Interno, além de outras medidas que julgar cabíveis, poderá, observada a economia processual, baixar o processo de tomada de contas especial em diligência, visando ao saneamento de falhas e irregularidades detectadas, fixando prazo não superior a 30 (trinta) dias, e registrando o fato imediatamente no Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.

§ 3º O prazo estipulado no caput deste artigo ficará suspenso pelo interstício concedido para cumprimento da diligência, inclusive durante eventual prorrogação.

Art. 49. Incumbe ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno proceder ao controle efetivo sobre os prazos que fixar, prorrogar ou daqueles que lhe sejam impostos pelo regulamento ou pelo Tribunal.

Art. 50. O Relatório de Auditoria da tomada de contas especial deverá contemplar, dentre outros, os seguintes aspectos:

I – delimitação do escopo do trabalho;

II – verificação se os fatos foram devida e apropriadamente apurados pelo tomador ou pela comissão tomadora e se permitem a formação de convicção acerca das circunstâncias descritas no processo, confirmando se a conclusão do tomador ou da comissão tomadora é compatível com as evidências constantes dos autos;

III – conclusão quanto à existência de elementos suficientes e capazes de levar ou não ao entendimento pela responsabilidade pelos prejuízos havidos, bem como quanto à regularidade ou irregularidade das contas, se for o caso;

IV – indicação da existência de recolhimento do débito, quando for o caso.

§ 1º Caso o controle interno alcance conclusão pela responsabilização diferente do tomador ou da comissão de tomada de contas especial, deverá produzir a matriz prevista no art. 38, inciso I, salvo se apontada a inexistência de prejuízo, ou a impossibilidade de quantificação do dano ou de identificação dos responsáveis.

§ 2º O entendimento diverso do controle interno acerca da responsabilização proposta pelo tomador ou pela comissão tomadora não enseja a remessa da tomada de contas especial à origem e não exige uma nova notificação do eventual responsável, devendo a matéria ser submetida ao Tribunal para deliberação, independente do rito a que ela estiver submetida.

Art. 51. No Certificado de Auditoria da tomada de contas especial deverá constar, dentre outros, os seguintes aspectos:

I – objeto da tomada de contas especial;

II – análise da adequação da composição processual;

III – manifestação acerca do processamento da tomada de contas especial, que consignará qualquer irregularidade ou ilegalidade eventualmente constatada, indicando as medidas adotadas para corrigi-las.

Art. 52. Finalizados os trabalhos, o Controle Interno enviará à autoridade administrativa competente cópia do Certificado e do Relatório de Auditoria para manifestação, na forma do art. 31, III.

Parágrafo único. Após as providências de que trata o caput, o Controle Interno encaminhará ao Tribunal a tomada de contas especial para deliberação, via Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.

CAPÍTULO V

DO RITO SUMÁRIO

Art. 53. No processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito sumário, fica dispensado o seu envio ao Tribunal, aplicando-se os dispositivos referentes ao rito ordinário previstos no Capítulo IV do Título IV, à exceção dos arts. 36 e 52, parágrafo único.

Parágrafo único. Concluídos os trabalhos de competência do tomador ou da comissão tomadora de contas, após a manifestação da autoridade instauradora, os autos serão encaminhados ao Controle Interno, para a fiscalização da sua condução, da efetividade das medidas adotadas e do cumprimento dos prazos, bem como para exame de mérito.

Art. 54. Finalizados os trabalhos no prazo de até 45 (quarenta e cinco) dias, o Controle Interno enviará a tomada de contas especial:

I – ao Secretário de Estado supervisor da área ou à autoridade de nível hierárquico equivalente para conhecimento, na forma do art. 31, III, no prazo de 10 (dez) dias;

II – à autoridade instauradora para adoção de medidas que entender pertinentes à recomposição do patrimônio público, se for o caso, no prazo de 10 (dez) dias.

§ 1° Coincidindo as autoridades previstas nos incisos I e II, o prazo para conhecimento e adoção das medidas cabíveis será singular de 10 (dez) dias.

§ 2º Exaurido o prazo previsto neste artigo, o Secretário de Estado supervisor da área ou a autoridade de nível hierárquico equivalente deverá encaminhar a tomada de contas especial ao órgão ou setor jurídico competente, para adoção das medidas judiciais ou extrajudiciais cabíveis para o ressarcimento do débito apurado, se for o caso.

Art. 55. A falta de adoção das medidas administrativas previstas neste Capítulo, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo das demais penalidades previstas em Lei.

CAPÍTULO VI

DO RITO SUMARÍSSIMO

Art. 56. No processo de tomada de contas especial conduzido sob o rito sumaríssimo, fica dispensado o seu envio ao Órgão Central de Controle Interno e ao Tribunal, aplicando-se os dispositivos referentes ao rito ordinário previstos no Capítulo IV do Título IV, à exceção dos arts. 30, X, 31, I e II, 33, IX, 36 e 47 a 52, parágrafo único.

Art. 57. Finalizados os trabalhos no prazo de até 90 (noventa) dias, o tomador ou a comissão tomadora encaminhará a tomada de contas especial:

I – ao Secretário de Estado supervisor da área ou à autoridade de nível hierárquico equivalente para conhecimento, na forma do art. 31, III, no prazo de 10 (dez) dias;

II – à autoridade instauradora para adoção de medidas que entender pertinentes à recomposição do patrimônio público, se for o caso, no prazo de 10 (dez) dias;

§ 1° Coincidindo as autoridades previstas nos incisos I e II, o prazo para conhecimento e adoção das medidas cabíveis será singular de 10 (dez) dias.

§ 2º Exaurido o prazo previsto neste artigo, o Secretário de Estado supervisor da área ou a autoridade de nível hierárquico equivalente deverá encaminhar a tomada de contas especial ao órgão ou setor jurídico competente, para adoção das medidas judiciais ou extrajudiciais cabíveis para o ressarcimento do débito apurado, se for o caso.

Art. 58. A falta de adoção das medidas administrativas previstas neste Capítulo, sem motivo justo, poderá ensejar a responsabilidade solidária ou a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em lei.

TÍTULO V

DAS HIPÓTESES DE ENCERRAMENTO

Art. 59. Não se dará prosseguimento à tomada de contas especial, encerrando-se o procedimento em qualquer fase, se comprovadas as seguintes hipóteses:

I – ressarcimento integral do dano ou reposição do bem pelos responsáveis;

II – reaparecimento ou recuperação do bem extraviado ou danificado;

III – ausência de prejuízo;

IV – apresentação da prestação de contas de convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, bem como comprovação da aplicação de recursos recebidos a título de subvenção, auxílio ou contribuição, mesmo que extemporaneamente;

V – impossibilidade de identificação do responsável pelo prejuízo;

VI – dano ao erário decorrente de caso fortuito ou força maior;

VII – impossibilidade de identificar e quantificar o prejuízo;

VIII – danos que envolvam bens públicos, quando for demonstrado cumulativamente não haver culpa do servidor responsável e tendo este agido no estrito cumprimento do dever legal, não expondo o bem público a riscos irrazoáveis, estranhos à atividade, ou, ainda, inexigíveis para a situação de serviço em que se encontrava no momento da efetivação do dano;

IX – assinatura de Termo Circunstanciado de Regularização – TCR;

X – responsabilidade pela ocorrência do dano exclusivamente de terceiros, não vinculados à administração pública;

XI – falecimento do responsável antes da citação válida pelo Tribunal;

XII – se o valor do montante em apuração for inferior ou igual a ¼ (um quarto) do valor estabelecido no art. 1º, II, da Lei Complementar nº 904/2015.

§ 1º O encerramento da tomada de contas especial é questão meramente incidental, não tendo o condão de alterar o rito aplicável à espécie, sempre definido em função do valor real ou estimado do dano na data da sua instauração.

§ 2º O encerramento de tomada de contas especial não se aplica na fase interna aos casos em que a instauração seja determinada pelo Tribunal sob o rito ordinário.

§ 3º O disposto neste artigo não se aplicará no caso de o material reposto, apreendido ou recuperado não apresentar condições de uso.

§ 4º Na hipótese do inciso IV, a prestação de contas deverá ser enviada ao setor responsável para exame e, caso nesse momento seja constatada a ocorrência de prejuízo, a autoridade administrativa competente determinará a instauração de nova tomada de contas especial.

§ 5º Nas hipóteses dos incisos V a VIII, as tomadas de contas especiais serão consideradas encerradas, com a consequente absorção do prejuízo pelo erário.

§ 6º Na hipótese do inciso X, o órgão ou a entidade deverá adotar as medidas judiciais ou extrajudiciais cabíveis para a regularização da situação ou o ressarcimento do dano.

§ 7º Na hipótese prevista no inciso XII, a autoridade administrativa competente adotará medidas para a regularização da situação ou ressarcimento do dano previstas no Capítulo I do Título II, aproveitando as informações e procedimentos realizados pelo tomador ou comissão de tomada de contas especial.

§ 8º O encerramento de tomada de contas especial de valor inferior ao estabelecido no inciso XII não se aplica aos casos em que a soma dos débitos de um mesmo responsável, perante o mesmo órgão ou entidade, ultrapassar o referido valor.

§ 9º O encerramento previsto no inciso XII não implica o cancelamento do débito, ao qual continuará obrigado o devedor e cujo pagamento é condição para baixa de responsabilidade na conta contábil adequada.

§ 10. Caso tenha havido a citação válida pelo Tribunal, a tomada de contas especial não será encerrada, sendo obrigatório o julgamento previsto no Título VI.

Art. 60. A falta de adoção das medidas previstas nos parágrafos 5º e 6°, sem motivo justo, ou a inexistência ou insuficiência da devida fundamentação da circunstância que motivou o encerramento da tomada de contas especial poderão ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.

TÍTULO VI

DO JULGAMENTO

Art. 61. A decisão em processo de tomada de contas especial pode ser preliminar, definitiva ou terminativa, na forma do art. 197 do Regimento Interno do Tribunal.

Art. 62. O Tribunal determinará o arquivamento da tomada de contas especial, sem julgamento do mérito, quando verificar a ausência de pressupostos de constituição e de desenvolvimento válido e regular do processo.

§ 1º Dentro do prazo de 5 (cinco) anos, contados da publicação da decisão de arquivamento, o Tribunal poderá, à vista de novos elementos que considere suficientes, autorizar o desarquivamento do processo e determinar que se ultime a tomada de contas especial.

§ 2º Transcorrido o prazo referido no § 1º deste artigo sem que tenha havido nova decisão, as contas serão consideradas encerradas.

Art. 63. Em qualquer fase do processo, o Tribunal poderá, na forma da sua Lei Orgânica, autorizar o recolhimento parcelado da importância devida, na forma estabelecida no Regimento Interno.

Art. 64. Caso o julgamento da tomada de contas especial seja pela regularidade com ressalvas ou irregularidade, o Tribunal poderá determinar ou recomendar ao órgão ou entidade a adoção de medidas necessárias à correção das impropriedades ou faltas identificadas, de modo a prevenir a ocorrência de outras semelhantes.

§ 1º Se comprovada a ausência de dano ou de responsabilidade, o Tribunal julgará as contas regulares e dará quitação ao responsável.

§ 2º Verificada a liquidação tempestiva do débito atualizado, o Tribunal julgará as contas regulares com ressalva e dará quitação ao responsável.

§ 3º A não adoção das medidas referidas no caput, sem motivo justo, poderá ensejar a aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994 à autoridade responsável pela omissão, sem prejuízo da aplicação das demais penalidades previstas em Lei.

Art. 65. No julgamento da tomada de contas especial, o Tribunal poderá determinar o exame da repercussão da matéria nas contas anuais do responsável, além de outras providências que considerar necessárias.

Art. 66. Ao julgar a tomada de contas especial cuja matéria se encontre sob apreciação do Poder Judiciário, o Tribunal poderá comunicar a decisão à autoridade judiciária pertinente.

Art. 67. A autoridade administrativa competente providenciará a baixa da responsabilidade pelo débito, junto ao respectivo cadastro de devedores, se o Tribunal:

I – considerar elidida a responsabilidade pelo dano;

II – considerar não comprovada a ocorrência do dano;

III – arquivar o processo por falta de pressupostos de instauração ou por falta de desenvolvimento válido e regular do processo;

IV – considerar iliquidáveis as contas;

V – der quitação ao responsável pelo recolhimento do débito.

Parágrafo único. Na hipótese de o Tribunal concluir por débito de valor diferente daquele originalmente apurado, incumbe à autoridade administrativa competente efetuar os ajustes contábeis correspondentes após julgamento definitivo.

TÍTULO VII

DO SISTEMA ELETRÔNICO

Art. 68. A dispensa, a instauração e o processamento da tomada de conta especial serão registrados e controlados no Sistema Eletrônico de Contas – e-Contas.

§ 1º Os prazos previstos nesta instrução normativa serão controlados no sistema e-Contas, inclusive suas eventuais suspensões e prorrogações.

§ 2º O registro da tomada de contas especial compete:

I – à autoridade administrativa competente, ou ao servidor designado, quando houver a dispensa de instauração, prevista no Capítulo II do Título II, e em relação à manifestação prevista no art. 31, III;

II – ao tomador ou à comissão tomadora e ao controle interno em relação aos eventos apuratórios que participar, às diligências que determinar e aos documentos que emitir.

§ 3º O preenchimento das informações previstas no parágrafo anterior deve ser realizado pelos órgãos e entidades da administração pública, no prazo de 5 (cinco) dias, contados da instauração ou sua dispensa, da conclusão dos eventos ocorridos ou das etapas finalizadas na fase interna.

Art. 69. Na dispensa de instauração e nos ritos sumário e sumaríssimo deverão ser registradas as seguintes informações, entre outras:

I – número do processo SEI-GDF;

II – identificação do responsável, se houver;

III – identificação do objeto, data ou período da ocorrência;

IV – valor real, estimado ou apurado do débito;

V – data e forma da reparação do dano (reposição, ressarcimento, recuperação ou reaparecimento), ou a justificativa da não-regularização da situação e da não-recuperação do prejuízo;

VI – valor recolhido e critério de atualização, no caso de ressarcimento;

VII – indicação dos documentos comprobatórios da reparação do dano e regularização patrimonial;

VIII – as contas anuais eventualmente impactadas pela tomada de contas especial.

Art. 70. A apresentação das tomadas de contas especiais ao Tribunal, processadas sob o rito ordinário, será realizada por intermédio do sistema e-Contas, devendo ser registrados os elementos previstos no art. 33.

Art. 71. O Tribunal disponibilizará acesso ao sistema e-Contas no seu endereço eletrônico, mediante prévio cadastramento de usuário, com perfis de acesso diferenciados e de acordo com o tipo de atividade a ser realizada.

Art. 72. Os documentos eletrônicos cadastrados no sistema e-Contas devem ser assinados ou autenticados mediante login e senha do usuário.

Parágrafo único. Os órgãos ou entidades da administração pública e o Controle Interno deverão comunicar ao Tribunal, no prazo de até 30 (trinta) dias de sua identificação, as falhas ou problemas que comprometam a consistência dos dados ou inviabilizem a utilização das informações disponibilizadas no sistema e-Contas.

Art. 73. Os documentos originais cujo formato, tamanho ou conteúdo não puderem ser convertidos em arquivos digitais compatíveis com as características previstas no sistema e-Contas, poderão ser fracionados e associados.

Art. 74. Os órgãos e entidades da administração pública deverão encaminhar a tomada de contas especial ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno, via sistema e-Contas, após adotar as medidas de sua responsabilidade e disponibilizar a documentação que lhe compete constituir, observando o prazo previsto no art. 31, I.

Art. 75. Os órgãos e entidades da administração pública, o tomador ou a comissão tomadora e o controle interno deverão manter a guarda dos documentos físicos digitalizados e disponibilizados no sistema e-Contas, inclusive os de natureza sigilosa, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do julgamento das contas pelo Tribunal.

Art. 76. O Órgão Central do Sistema de Controle Interno procederá ao exame formal da documentação que for disponibilizada pelos órgãos e entidades da administração pública e, caso verifique alguma inconsistência, solicitará a sua retificação ao respectivo emitente, que deverá atender com prioridade, no prazo de até 30 (trinta) dias.

Art. 77. Os órgãos e entidades da administração pública deverão atender com prioridade à retificação solicitada, a partir da inclusão de novos documentos, da desativação de documentos inconsistentes e/ou da comunicação da regularização ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno ou ao Tribunal por meio do sistema e-Contas.

Art. 78. O Órgão Central do Sistema de Controle Interno deverá disponibilizar a tomada de contas especial ao Tribunal, via sistema e-Contas, após a adoção das medidas de sua responsabilidade, observando os prazos previstos no art. 31, I e II.

§ 1º Em se tratando da Defensoria Pública do Distrito Federal, da Câmara Legislativa do Distrito Federal e do Tribunal de Contas do Distrito Federal, a disponibilização da tomada de contas especial será realizada pela sua respectiva unidade de controle interno.

§ 2º A tomada de contas especial será considerada entregue ao Tribunal apenas quando organizada e apresentada com todos os elementos exigidos nesta Instrução Normativa.

§ 3º Se necessário para complementar a instrução processual, o titular da Secretaria de Contas deverá requisitar o respectivo processo de tomada de contas especial via barramento no Sistema Eletrônico de Informações – SEI-GDF, fixando prazo não superior a 5 (cinco) dias, por meio da diligência saneadora prevista no art. 100, VII, da Resolução nº 273, de 3 de julho de 2014.

Art. 79. A unidade instrutiva responsável pela análise da tomada de contas especial procederá ao exame preliminar da documentação disponibilizada e, caso verifique alguma inconsistência insanável, solicitará a sua retificação ao tomador, à comissão tomadora ou ao Controle Interno, por meio do sistema e-Contas, fixando prazo não superior a 30 (trinta) dias.

Art. 80. Verificada a suficiência e a consistência da documentação disponibilizada no sistema e-Contas, será autuado no Tribunal o respectivo processo de tomada de contas especial.

TÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 81. Nos processos de fiscalização dos órgãos de controle interno e externo somente deverá ser sugerida ou recomendada a instauração de tomada de contas especial se evidenciadas as hipóteses previstas no art. 3º.

Art. 82. Para evitar prejuízos à celeridade e à efetividade da prestação jurisdicional, devem ser tratados em autos apartados os eventuais incidentes processuais nas fases interna e externa da tomada de contas especial, que não interferem no exame de mérito, inclusive os relacionados à aplicação da multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, correlacionando-os ao principal.

Art. 83. Salvo se tiver ocorrido citação válida pelo Tribunal, deverão ser encerradas as tomadas de contas especiais em tramitação na data de publicação desta Instrução Normativa e que se enquadrarem nas hipóteses do art. 14, sem prejuízo da adoção das medidas previstas no art. 6º, caso ainda não efetivadas.

Art. 84 A contagem dos prazos previstos nesta Instrução Normativa observará o disposto no art. 169 do Regimento Interno do Tribunal, aprovado pela Resolução nº 296, de 15 de setembro de 2016.

Art. 85. O descumprimento dos prazos previstos nesta Instrução Normativa, sem justo motivo, poderá caracterizar grave infração à norma legal e sujeita a autoridade administrativa competente à multa prevista no art. 57, II, da Lei Complementar nº 1/1994, não gerando qualquer prejuízo à adoção imediata das medidas pendentes e à tramitação da tomada de contas especial nas instâncias subsequentes.

Art. 86. A unidade instrutiva responsável pela análise da tomada de contas especial fica autorizada a devolver aos órgãos e entidades da administração pública, ao tomador ou à comissão tomadora e ao controle interno os processos ou informações que vierem a ser encaminhados em desacordo com o estabelecido nesta Instrução Normativa.

Art. 87. Esta Instrução Normativa aplica-se, no que couber, às tomada de contas especiais em trâmite no âmbito do Órgão Central de Controle Interno ou em deliberação no Tribunal.

Art. 88. Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1º de janeiro de 2022.

Art. 89. Revogam-se a Instrução Normativa nº 1, de 30 de junho de 2021, a Portaria nº 307, de 9 de junho de 2015, e demais disposições em contrário.

PAULO TADEU VALE DA SILVA

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 245 de 31/12/2021 p. 18, col. 2