PORTARIA Nº 49, DE 31 DE AGOSTO DE 2022
Dispõe sobre a Política de Gestão de Riscos da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal – SMDF.
A SECRETÁRIA DE ESTADO DA MULHER DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 105, parágrafo único, incisos I e III, da Lei Orgânica do Distrito Federal - LODF; considerando o Decreto nº 39.736, de 28 de março de 2019, que dispõe sobre a Política de Governança Pública e Compliance no âmbito da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Distrito Federal; considerando a Portaria nº 06, de 29 de maio de 2019, que institui o Comitê Interno de Governança da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal, resolve:
Art. 1º Instituir a Política de Gestão de Riscos no âmbito da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal, que compreende:
V - o processo de gestão de riscos.
Art. 2º A Política de Gestão de Riscos tem como premissa o alinhamento ao parágrafo único do artigo 13, ao artigo 14, inciso V e ao artigo 17 do Decreto nº 39.736, de 28 de março de 2019, que versa sobre a Política de Governança e Compliance no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal.
Art. 3º A Política de Gestão de Riscos tem por objetivo estabelecer os princípios, as diretrizes, as responsabilidades e o processo de gestão de riscos na Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal, com vistas à identificação, à avaliação, ao tratamento, ao monitoramento e à análise crítica de riscos que possam impactar a implementação da estratégia e a consecução dos objetivos no cumprimento da sua missão institucional, observados os seguintes princípios:
I - implementação e aplicação de forma sistemática, estruturada, oportuna e documentada, subordinada ao interesse público;
II - integração da gestão de riscos ao processo de planejamento estratégico e aos seus desdobramentos, às atividades, aos processos de trabalho e aos projetos em todos os níveis do órgão ou entidade, relevantes para a execução da estratégia e o alcance dos objetivos institucionais;
III - estabelecimento de controles internos proporcionais aos riscos, de maneira a considerar suas causas, fontes, consequências e impactos, observada a relação custo-benefício; e
IV - utilização dos resultados da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua do desempenho e dos processos de gerenciamento de risco, controle e governança.
Parágrafo único. A Política definida nesta Portaria deverá ser observada por todas as áreas e níveis de atuação da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal, sendo aplicável a seus respectivos processos de trabalho, projetos, atividades e ações.
Art. 4º A Política de Gestão de Riscos promoverá:
I - a identificação de eventos em potencial que afetem a consecução dos objetivos institucionais;
II - o alinhamento do apetite ao risco com as estratégias adotadas;
III - o fortalecimento das decisões em resposta aos riscos; e
IV - o aprimoramento dos controles internos administrativos.
DOS PRINCÍPIOS DE GESTÃO DE RISCOS
Art. 5º A gestão de riscos observará os seguintes princípios:
I - criar e proteger valores institucionais;
II - ser parte integrante de todas as atividades organizacionais;
III - ser estruturada e abrangente;
IV - ser personalizada e proporcional aos contextos externo e interno da organização;
V - ser inclusiva, envolvendo as partes interessadas;
VI - ser baseada nas melhores informações disponíveis;
VII - considerar fatores humanos e culturais;
VIII - ser dinâmica, interativa e capaz de reagir a mudanças; e
IX - facilitar a melhoria contínua da organização.
DAS DIRETRIZES DE GESTÃO DE RISCOS
Art. 6º Para fins desta Portaria considera-se:
I - Riscos - efeito da incerteza nos objetivos a serem atingidos pela instituição;
II - Gestão de Riscos - atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que diz respeito ao risco;
III - Estrutura de Gestão de Risco - conjunto de elementos que fornecem os fundamentos e disposições organizacionais para conceber, implementar, monitorar, rever e melhorar continuamente a gestão do risco em toda a organização;
IV - Política de Gestão de Risco - declaração das intenções e diretrizes gerais de uma organização relacionadas à gestão de riscos;
V - Atitude perante o Risco - abordagem da organização para avaliar e eventualmente buscar, manter, assumir ou afastar-se do risco;
VI - Apetite pelo Risco - quantidade e tipo de riscos que uma organização está preparada para buscar, manter ou assumir;
VII - Aversão ao Risco - atitude de afastar-se de riscos;
VIII - Plano de Gestão de Riscos - esquema dentro de uma estrutura de gestão de riscos, especificando a abordagem, os componentes de gestão e os recursos a serem aplicados para gerenciar riscos;
IX – Proprietário/Gerente de Risco - pessoa ou entidade com a responsabilidade e a autoridade para gerenciar o risco;
X - Processo de Gestão de Riscos - aplicação sistemática de políticas, procedimentos e práticas de gestão para as atividades de comunicação, consulta, estabelecimento do contexto, e na identificação, análise, avaliação, tratamento, monitoramento e análise crítica dos riscos;
XI - Parte Interessada - pessoa ou organização que pode afetar, ser afetada, ou perceberse afetada por uma decisão ou atividade;
XII - Processo de Avaliação de Riscos - processo global de identificação de riscos, análise de riscos e avaliação de riscos;
XIII - Fonte de Risco - elemento que, individualmente ou combinado, tem o potencial intrínseco para dar origem ao risco;
XIV - Evento - ocorrência ou alteração em um conjunto específico de circunstâncias;
XV - Consequência - resultado de um evento que afeta os objetivos;
XVI - Probabilidade - chance de algo acontecer;
XVII - Nível de Risco - magnitude de um risco expressa na combinação das consequências e de suas probabilidades;
XVIII - Controle - medida que está modificando o risco;
XIX - Risco Residual - risco remanescente após o tratamento do risco;
XX - Risco Inerente - risco ao qual se expõe face à inexistência de controles que alterem o impacto ou a probabilidade do evento;
XXI - Tolerância ao Risco - é o nível de variação aceitável quanto à realização dos seus objetivos; e
XXII - Impacto - efeito resultante da ocorrência do evento.
Art. 7º A Política de Gestão de Riscos abrange as seguintes categorias de riscos:
I - Estratégicos: riscos decorrentes da falta de capacidade ou habilidade da Unidade em proteger-se ou adaptar-se às mudanças que possam interromper o alcance de objetivos e a execução da estratégia planejada;
II - De Conformidade: riscos decorrentes do órgão/entidade não ser capaz ou hábil para cumprir com as legislações aplicáveis ao seu negócio e não elaborar, divulgar e fazer cumprir suas normas e procedimentos internos;
III - Financeiros: riscos decorrentes da inadequada gestão de caixa, das aplicações de recursos em operações novas/desconhecidas e/ou complexas de alto risco;
IV - Operacionais: riscos decorrentes da inadequação ou falha dos processos internos, das pessoas ou de eventos externos;
V - Ambientais: riscos decorrentes da gestão inadequada de questões ambientais, como: emissão de poluentes, disposição de resíduos sólidos e outros;
VI - De Tecnologia da Informação: riscos decorrentes da inexistência, indisponibilidade ou inoperância de equipamentos e sistemas informatizados que prejudiquem ou impossibilitem o funcionamento ou a continuidade normal das atividades da instituição representado, também, por erros ou falhas nos sistemas informatizados ao registrar, monitorar e contabilizar corretamente transações ou posições;
VII - De Recursos Humanos: riscos decorrentes da falta de capacidade ou habilidade da instituição em gerir seus recursos humanos de forma alinhada aos objetivos estratégicos definidos;
VIII - De Integridade: riscos decorrentes da não aderência aos valores, princípios e normas éticas da instituição, principalmente àqueles ligados a fraudes e a atos de corrupção.
Art. 8º São elementos estruturantes da Gestão de Riscos da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal a Política de Gestão de Riscos, o Comitê Interno de Governança, o Processo de Gestão de Riscos e o Controle.
DAS RESPONSABILIDADES PELA GESTÃO DE RISCOS
Art. 9º São considerados proprietários dos riscos, em seus respectivos âmbitos e escopos de atuação, os responsáveis pelos processos de trabalho, projetos, atividades e ações desenvolvidos na Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal.
Art. 10. Compete aos proprietários dos riscos, relativamente aos processos de trabalho e iniciativas sob sua responsabilidade:
I - indicar para aprovação da Instância de Governança do Órgão os processos de trabalho que devam ter os riscos gerenciados e tratados com prioridade em cada área técnica, considerando a dimensão dos prejuízos que possam causar;
II - propor à Instância de Governança do Órgão quais riscos deverão ser priorizados para tratamento por meio de ações de caráter imediato, a curto, médio ou longo prazos ou de aperfeiçoamento contínuo;
III - propor e acompanhar a implementação das ações de tratamento a serem implementadas, assim como o prazo de implementação e avaliação dos resultados obtidos; e
IV - fornecer as informações sobre o gerenciamento dos riscos sob sua responsabilidade.
DO PROCESSO DE GESTÃO DE RISCOS
Art. 11. Serão adotadas como referências técnicas para a gestão de riscos as normas ABNT NBR ISO 31000:2018, ABNT ISO 19001:2011 agregadas ao COSO 2017 - Controles Internos - Estrutura Integrada, compreendido pelas seguintes fases:
I - Comunicação e Consulta - processos contínuos e iterativos que uma organização conduz para fornecer, compartilhar ou obter informações e se envolver no diálogo com as partes interessadas e outros, com relação a gerenciar riscos;
II - Estabelecimento do Contexto - definição dos parâmetros externos e internos a serem levados em consideração ao gerenciar riscos e ao estabelecimento do escopo e dos critérios de risco para a política de gestão de riscos;
III - Identificação dos Riscos - busca, reconhecimento e descrição dos riscos, mediante a identificação das fontes de risco, eventos, suas causas e suas consequências potenciais;
IV - Análise dos Riscos - compreensão da natureza do risco e à determinação do seu respectivo nível mediante a combinação da probabilidade de sua ocorrência e dos impactos possíveis;
V - Avaliação dos Riscos - processo de comparação dos resultados da análise de risco com os critérios do risco para determinar se o risco e/ou sua respectiva magnitude é aceitável ou tolerável;
VI - Tratamento dos Riscos - processo para modificar o risco;
VII - Monitoramento dos Riscos - verificação, supervisão, observação crítica ou identificação da situação, executadas de forma contínua, a fim de identificar mudanças no nível de desempenho requerido ou esperado;
VIII - Identificação dos Controles - identificação dos procedimentos, ações ou documentos que garantem o alcance dos objetivos do processo e diminuam a exposição aos riscos; e
IX - Estabelecimento dos Controles - políticas e procedimentos que assegurem o alcance dos objetivos da administração, diminuindo a exposição das atividades aos riscos. Tais atividades acontecem ao longo do processo organizacional, em todos os níveis e em todas as funções, incluindo aprovações, autorizações, verificações, reconciliações, revisões de desempenho operacional, segurança de recurso e segregação de funções.
Parágrafo único. Eventuais conflitos de atuação decorrentes do processo de gestão de riscos serão dirimidos pelo Comitê Interno de Governança.
Art. 12. O processo de gestão de riscos deve ser realizado em ciclos não superiores a 1 (um) ano, abrangendo os processos de trabalho das áreas de gestão da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal.
Art. 13. O gerenciamento dos riscos na Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal será feito por meio do Sistema de Gestão de Auditoria do Distrito Federal (Saeweb) ou de outro que vier a substituí-lo.
Art. 14. Os artefatos produzidos na gestão de riscos, quais sejam, o contexto, a matriz de riscos e o plano de ação, são considerados documentos preparatórios para tomada de decisão pela gestão da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal.
Parágrafo único. Por se tratar de documentos preparatórios, podem conter informações sensíveis que, caso divulgadas indevidamente, podem prejudicar ou causar riscos para o desenvolvimento das atividades de interesse estratégico da Secretaria de Estado da Mulher do Distrito Federal, devendo ser resguardado seu sigilo dentro dos parâmetros normativos.
Art. 15. Os casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pelo Comitê Interno de Governança de acordo com as orientações a serem emanadas pela Controladoria-Geral do Distrito Federal - CGDF.
Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 166 de 01/09/2022 p. 20, col. 1
DODF nº 166, seção 1, 2 e 3 de 01/09/2022