SINJ-DF

PORTARIA Nº 73, DE 19 DE ABRIL DE 2018

O PRESIDENTE DO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições, de acordo com a Lei Complementar nº 769, de 30 de junho de 2008, Lei Complementar nº 840, de 23 de dezembro de 2011 e art. 105, inciso III, da Lei Orgânica do Distrito Federal, RESOLVE:

Art. 1º Fica estabelecido o fluxo de recebimento, análise e resposta às demandas de órgãos de controle interno e externo no âmbito do Iprev/DF, nos termos das orientações desta Portaria.

§ 1º Para fins desta Portaria, entende-se por demandas de órgãos de controle interno as consultas, determinações, recomendações, dentre outras manifestações, decorrentes de auditorias e fiscalizações da Controladoria-Geral do Distrito Federal - CGDF e da Controladoria deste Instituto.

§ 2º Para fins desta Portaria, entende-se por demandas de órgãos de controle externo as consultas, determinações, recomendações, dentre outras manifestações, decorrentes de auditorias e fiscalizações do Tribunal de Contas do Distrito Federal - TCDF, dos Ministérios Públicos, da Secretaria de Previdência do Ministério da Fazenda, dentre outros órgãos que exercem controle externo sobre a Administração Pública Distrital.

Art. 2º No âmbito do Iprev/DF dever-se-á observar ao seguinte fluxo de recebimento, análise e resposta às demandas de órgãos de controle interno e externo:

I - as demandas provenientes de órgãos de controle externo e da CGDF serão recebidas pelo Protocolo do Instituto ou pelo Sistema SEI, e serão encaminhadas à Assessoria da Presidência do Instituto para envio à Controladoria, a fim de que sejam adotadas as seguintes providências.

a) identificar e direcionar para a Diretoria ou Setor responsável pelo atendimento da demanda, estipulando-se prazos para atendimento;

b) informar à Assessoria da Presidência sobre os encaminhamentos efetuados;

b) promover orientação para melhor exame, análise e resposta a serem feitas pela Diretoria ou Setor, quando demandada;

II - o Diretor ou Chefe da Unidade será o responsável pelo recebimento da demanda direcionando-a à Coordenação ou a Área Técnica competente pela análise e resposta da mesma, observando os prazos estabelecidos;

III - após a análise e manifestação a Coordenação ou Área Técnica competente deverá restituir a demanda devidamente respondida ao Diretor da Unidade, que examinará se a resposta contempla o que foi solicitado e providenciará o seu encaminhamento à Controladoria;

IV - a Controladoria do Iprev/DF, após examinar se a demanda foi adequadamente respondida, consubstanciará minuta de ofício e providenciará o seu encaminhamento à Assessoria da Presidência, que enviará resposta ao órgão de controle demandante;

§. 1º Quando a demanda envolver mais de uma Diretoria ou Unidade do Iprev/DF, a Controladoria será responsável pela consolidação das respostas previamente ao envio à Assessoria da Presidência.

§ 2º Quando a demanda decorrer de ação de controle realizada pela Controladoria do Iprev/DF, a mesma enviará à Assessoria da Presidência minuta de memorando a ser remetida à Diretoria ou Unidade responsável para conhecimento e devidas providências, nos prazos estipulados.

§ 3º No que toca ao inciso III e IV, caso se verifique que a demanda não foi integral e acertadamente respondida, dever-se-á restituí-la à Coordenação ou Área Técnica para que promova os ajustes e complemente as informações.

§ 4º Caso inexista prazo estipulado pelo órgão de controle demandante, observar-se-á os seguintes prazos, a contar da data de recebimento na Coordenação ou Área Técnica:

I - 5 (cinco) dias corridos para as demandas identificadas pela Controladoria do Iprev/DF como urgentes; e

II - 20 (vinte) dias corridos para as demais demandas.

§ 5º No momento do recebimento da demanda, caso a Coordenação ou Área Técnica verificar a impossibilidade de cumprimento do prazo, dada a complexidade da demanda ou outro fator que justifique, deverá notificar o Diretor, o qual remeterá à Assessoria da Presidência minuta de ofício, contendo solicitação de dilação de prazo ao órgão de controle demandante, com cópia à Controladoria.

§ 6º Caso o Diretor verifique que a demanda não se trata de matéria afeta à sua competência ou não se exaure no âmbito de suas atribuições, deverá redirecionar a demanda à Controladoria do Iprev/DF para ajuste no fluxo.

§ 7º Quando a área técnica responsável pelo atendimento da demanda verificar inconsistência ou não aplicabilidade da recomendação ou determinação deverá justificar expressa e devidamente em sua manifestação, com posterior envio à Controladoria para avaliação, a qual, se de acordo estiver, consubstanciará minuta de ofício e providenciará o seu encaminhamento à Assessoria da Presidência, para notificação ao órgão de controle demandante;

§ 8º A Controladoria deverá no prazo de até 02 (dois) dias úteis, antes do vencimento dos prazos estabelecidos no âmbito do Iprev/DF, comunicar às Diretorias/Unidades do Instituto, por intermédio de comunicação eletrônica, com cópia para a Assessoria da Presidência, acerca da proximidade do término do prazo determinado, bem como da necessidade do envio das informações requeridas, em homenagem aos princípios da eficiência e economicidade dos atos da administração pública.

§ 9º Os responsáveis pela demanda deverão adotar todas as medidas administrativas cabíveis para o seu atendimento, além de manter a Controladoria informada acerca das remessas externas, quando necessária e das solicitações de dilação de prazo, para fins de controle.

§ 10º Ultrapassado o prazo para atendimento, a Controladoria deverá instar a Diretoria ou Unidade diligenciada, consignando prazo de cinco dias, para envio de cópia das medidas adotadas até o momento, com vista ao saneamento da demanda junto aos órgãos de controle demandantes.

§ 11º Ultrapassado o prazo da primeira reiteração, a Controladoria comunicará o fato à Assessoria da Presidência do Instituto para providências junto à Diretoria/Unidade inadimplente.

Art. 3º Compete à Controladoria do Iprev/DF no que tange a ação de resposta às demandas de órgãos de controle interno e externo no âmbito do Instituto de Previdência dos Servidores do Distrito Federal - Iprev/DF:

I - monitorar as demandas de controle no âmbito do Iprev/DF;

II - servir como instância de debate e de propostas resolutivas quanto às pendências, conflitos e pontos críticos que surgirem com relação às demandas de controle, devendo, sempre que necessário promover a articulação com outros setores do Instituto;

III - promover o mapeamento de todas as demandas de controle que se encontram pendentes, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da publicação desta Portaria, de forma a apresentar o diagnóstico situacional do órgão, com o apoio das Diretorias ou Unidades do Iprev/DF;

IV - o diagnóstico situacional de que trata o inciso III desta Portaria será apresentado em reunião de Diretoria, para conhecimento e providências por parte das respectivas Diretorias.

Parágrafo único. A Controladoria deverá propor, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da publicação desta Portaria, modelo de Plano de Providências Permanentes, a ser instituído como instrumento que consolida as medidas a serem adotadas pelas Diretorias ou Unidades do Iprev/DF, o qual deverá conter, dentre outras informações, todas as recomendações ou determinações feitas pelos órgãos de controle interno e externo competente, acompanhadas das providências assumidas pela gestão para resolução ou justificativas para sua não adoção.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADLER ANAXIMANDRO DE CRUZ E ALVES

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 77 de 23/04/2018 p. 2, col. 2