SINJ-DF

PORTARIA Nº 256, DE 26 DE DEZEMBRO DE 2016.

Institui o Programa de Avaliação da Qualidade das Ações de Controle e o Comitê de Qualidade no âmbito da Subcontroladoria de Controle Interno.

O CONTROLADOR-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições que lhes conferem os incisos I e III do Parágrafo Único do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e Considerando o Acordo de Resultados - 2016, celebrado em 29 de fevereiro de 2016, entre o Governador do Distrito Federal e o Controlador-Geral do Distrito Federal, que estabeleceu metas para a implantação do Modelo de Capacidade de Auditoria Interna - IACM; Considerando o Plano Estratégico Institucional da Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF) - PEI 2016-2019; Considerando as atividades e os processos contemplados pelo IA-CM; e Considerando a Estrutura Internacional de Práticas Profissionais - IPPF do Instituto dos Auditores Internos, RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Programa de Avaliação de Qualidade das Ações de Controle, ora denominado PRO-Qualidade, no âmbito da Subcontroladoria de Controle Interno (SUBCI).

Art. 2º O PRO-Qualidade tem por objetivo estabelecer atividades de caráter permanente destinadas a avaliar a qualidade, produzir informações gerenciais e promover ações que visem à melhoria contínua dos processos de trabalho e dos produtos decorrentes das ações de controle empreendidas pela SUBCI.

Art. 3º As avaliações e demais procedimentos de asseguração e melhoria da qualidade, preconizados pelo PRO-Qualidade, compreendem todas as etapas das ações de controle, bem como os aspectos relacionados ao atingimento dos objetivos globais das atividades de controle, à conformidade dos processos de trabalho com as normas vigentes, às boas práticas nacionais e internacionais aplicáveis e à postura profissional dos auditores.

Parágrafo único. As etapas das ações de controle previstas no caput deste artigo compreendem a programação, o planejamento da execução, a apuração, o encaminhamento dos resultados, a divulgação e o acompanhamento das recomendações.

Art. 4º Os resultados decorrentes da implementação do PRO-Qualidade devem subsidiar a identificação de necessidades de capacitação e de oportunidades para aprimoramentos dos processos de auditorias conduzidos pela SUBCI.

Art. 5º O PRO-Qualidade será implementado por meio de avaliações internas e externas, assim consideradas:

Art. 5º O PRO-Qualidade será implementado por meio de avaliações internas e externas, assim consideradas: (Artigo alterado(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

Art. 5° O PRO-Qualidade será implementado por meio de avaliações internas, que compreendem o monitoramento contínuo e a autoavaliação, e externas. (Artigo alterado(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 1° O monitoramento contínuo é o acompanhamento sistemático e permanente de supervisão e de revisão nos diversos níveis gerenciais das ações de controle realizadas pela SUBCI. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 2º O monitoramento contínuo é realizado por meio de processos, ferramentas e informações destinados a acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e assegurar sua conformidade com as normas práticas de conduta e de execução do plano operacional da SUBCI, além de aferir o atingimento dos objetivos estratégicos da SUBCI e indicadores de desempenho, operacionalizado conforme segue: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

I - reunião periódica com o Subcontrolador de Controle Interno e os Coordenadores/Diretores, para relatar e discutir o andamento dos trabalhos de auditoria e seus resultados; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

II- relatórios gerenciais, extraídos do SAEWEB, objetivando avaliar a execução da programação das ações de controle e produtos decorrentes dessas ações; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

III- supervisão dos trabalhos de auditoria por meio do SAEWEB, para assegurar o alcance dos objetivos propostos e qualidade nos resultados dos trabalhos desenvolvidos pela equipe de auditoria; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

IV- avaliação do índice de cumprimento do Planejamento das Ações de controle, com a finalidade de verificar o atingimento dos objetivos estratégicos da SUBCI e identificar desvios e impedimentos no decorrer de sua execução; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

V- questionários respondidos pelos auditores e gestores ao final de cada trabalho, e pelo cidadão voluntariamente quando acessar o relatório publicado. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 3° O questionário respondido individualmente pelos auditores/diretores visa avaliar seu desempenho e postura em relação ao trabalho executado, bem como fornecer a percepção dos membros das equipes de auditoria quanto ao processo de supervisão, à devida alocação de recursos humanos, materiais, tecnológicos e de tempo e ao alcance dos objetivos gerais da ação de controle, preservando-se a identificação dos respondentes. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 4° O questionário encaminhado aos dirigentes das unidades auditadas pela SUBCI visa aferir a percepção geral sobre a atuação e o valor agregado pela CGDF e, de forma pontual, obter sua avaliação sobre o trabalho realizado e a conduta da equipe de auditoria. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 5° O questionário disponibilizado por meio eletrônico aos cidadãos que acessarem relatórios no Portal da CGDF visa coletar informações sobre a qualidade dos relatórios, a clareza das informações prestadas e a contribuição do trabalho para o aperfeiçoamento da gestão pública. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 6° A autoavaliação é o processo de avaliação de qualidade realizado pelo Comitê de Qualidade que tem como objetivo revisar trabalhos realizados pelas unidades de auditoria, em todas as suas etapas, de forma a fornecer diagnósticos que apontem boas práticas a serem disseminadas ou indiquem fragilidades a serem mitigadas, e abordará: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

I - aderência na definição da auditoria interna e informações requeridas com os normativos que o regem e balizam a sua execução - planejamento, código de ética e normas; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

II - qualidade do trabalho de auditoria em consonância com a metodologia de auditoria interna estabelecida; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

III- qualidade da supervisão; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

IV- infraestrutura de suporte e apoio às atividades no decorrer da auditoria interna; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

V- formas que a auditoria agrega valor aos auditados. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 7° A autoavaliação observará os parâmetros estabelecidos a seguir: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

I - serão analisados os trabalhos de auditoria interna realizados no ano anterior ao da realização da autoavaliação; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

I- os trabalhos serão escolhidos por amostra considerando os critérios definidos pelo Comitê; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

III- será realizada anualmente pelo Comitê de Qualidade. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 8° A autoavaliação será conduzida por meio de: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

I- avaliação pelo comitê de qualidade dos papéis de trabalho e de aspectos vinculados à governança, prática profissional e comunicação em conformidade com a definição de auditoria interna, código de ética, normas, políticas e procedimentos aplicados à auditoria interna; revisão das medidas de desempenho de auditoria interna e comparação com referências de melhores práticas; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

II- reporte periódico de atividades e desempenho à alta administração e outras partes interessadas, conforme necessário. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 9° As avaliações externas consistem nas avaliações da qualidade dos trabalhos produzidos pela SUBCI e dos resultados do PRO-Qualidade, realizada pelo menos uma vez a cada cinco anos por avaliador, indivíduo ou organização externa à CGDF, com o objetivo de avaliar a aderência dos trabalhos de auditoria às normas aplicáveis e o adequado funcionamento do PRO-Qualidade. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

§ 10° As avaliações externas poderão ser implementadas, alternativamente, por meio de autoavaliação, desde que submetida a um processo de validação externa independente, por profissional ou organização devidamente qualificada para essa atribuição. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)

I - Avaliações Internas:

a) Monitoramento Contínuo: acompanhamento sistemático, permanente, da supervisão e da revisão nos diversos níveis gerenciais das ações de controle realizadas pela SUBCI. É operacionalizado por meio de processos, ferramentas e informações destinadas a acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e assegurar sua conformidade com as normas práticas de conduta e de execução do plano operacional da SUBCI, além de aferir o atingimento dos objetivos estratégicos da SUBCI e indicadores de desempenho;

b) Autoavaliação: realizada individualmente pelos auditores por meio de questionários com vistas a avaliar seu desempenho e postura em relação ao trabalho executado, bem como fornecer a percepção dos membros das equipes de auditoria quanto ao processo de supervisão, à devida alocação de recursos humanos, materiais, tecnológicos e de tempo e ao alcance dos objetivos gerais da ação de controle, preservando-se a identificação dos respondentes.

c) Avaliação Centralizada: processo de avaliação de qualidade realizado pelo Comitê de de Qualidade que tem como objetivo revisar trabalhos realizados pelas unidades de auditoria, em todas as suas etapas, de forma a fornecer diagnósticos que apontem boas práticas a serem disseminadas ou indiquem fragilidades a serem mitigadas.

II - Avaliações Externas:

a) Avaliação Cidadã: pesquisa de opinião voluntária disponibilizada por meio de questionário eletrônico aos cidadãos que acessarem relatórios no Portal da CGDF, que identifique o perfil do usuário, com vistas a coletar informações sobre a qualidade dos relatórios, a clareza das informações prestadas e a contribuição do trabalho para o aperfeiçoamento da gestão pú- blica;

b) Avaliação pelos Gestores: pesquisa realizada por meio de questionários específicos encaminhados aos dirigentes das unidades auditadas pela SUBCI com vistas a, de forma ampla, aferir a percepção geral sobre a atuação e o valor agregado pela CGDF e, de forma pontual, obter sua avaliação sobre o trabalho realizado e a conduta da equipe de auditoria;

c) Avaliação Independente: avaliação da qualidade dos trabalhos produzidos pela SUBCI e dos resultados do PRO-Qualidade, realizada pelo menos uma vez a cada cinco anos por avaliador, indivíduo ou organização externo à CGDF, com o objetivo de avaliar a aderência dos trabalhos de auditoria às normas aplicáveis e o adequado funcionamento do PROQualidade. Pode ser implementada, alternativamente, por meio de autoavaliação, desde que submetida a um processo de validação externa independente, por profissional ou organização devidamente qualificada para essa atribuição.

Art. 6º Os resultados do PRO-Qualidade serão reportados periodicamente ao Subcontrolador de Controle Interno e ao Controlador-Geral do Distrito Federal.

Parágrafo único. Quando os resultados do PRO-Qualidade indicarem a existência de não conformidades que possam impactar a execução das atividades de auditoria e fiscalização e o alcance dos objetivos estratégicos, o Subcontrolador de Controle Interno deve reportar o fato e seus possíveis impactos ao Controlador-Geral do Distrito Federal, de forma a identificar as ações e os recursos necessários ao saneamento dos problemas.

Art. 7º As unidades da SUBCI somente poderão declarar nos relatórios que os trabalhos foram conduzidos em conformidade com as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna quando os resultados do PRO-Qualidade sustentarem essa afirmação.

Art. 8º Fica instituído o Comitê de Qualidade que atuará no âmbito da SUBCI com a seguinte composição:

I - Chefe da Assessoria de Harmonização Central - AHC, que o presidirá; e

II - 02 (dois) Coordenadores da SUBCI, a serem designados pelo Presidente do Comitê a cada processo de avaliação, desde que não tenham participado ou participem dos trabalhos que serão objetos de avaliação.

§ 1º A função de membro do Comitê de Qualidade é indelegável e não remunerada.

§ 2º Os membros do Comitê poderão ser substituídos, em suas ausências e impedimentos legais, por substitutos designados pelo Presidente do Comitê.

Art. 9º Compete ao Comitê de Qualidade coordenar as atividades do PRO-Qualidade, incluindo, entre outras, as seguintes funções:

I - definir e documentar os roteiros, a periodicidade, os elementos e a metodologia das avaliações internas e autoavaliações a serem submetidas à validação externa, se for o caso;

II - estabelecer o conteúdo e a forma de realização das pesquisas de opinião previstas nesta norma;

III - verificar regularmente e validar os objetivos e critérios usados no PRO-Qualidade para determinar se se estão atualizados, adequados e válidos;

IV - alterar os critérios de qualidade quando necessário;

V - estabelecer mecanismos de registro de colaborações pelos Auditores e partes interessadas,

VI - propor procedimentos de asseguração e melhoria da qualidade às unidades da SUBCI;

VII - realizar ações de acompanhamento para garantir que melhorias sejam implementadas;

VIII - promover a consolidação e a divulgação dos resultados das avaliações realizadas no âmbito do programa; e

IX- encaminhar relatório com recomendações às unidades da SUBCI para elaboração de planos de ações para as atividades a serem melhoradas.

Art. 10. Compete ao Presidente do Comitê de Qualidade:

I - convocar e presidir as reuniões do Comitê;

II - orientar os membros do Comitê para realizarem as avaliações de qualidade conforme estabelecido nas diretrizes do Programa de Avaliação da Qualidade das Ações de Controle;

III - cumprir e fazer cumprir esta Portaria.

Art. 11. O PRO-Qualidade deve ser revisado e atualizado, conforme necessário.

Art. 12. Os casos omissos serão resolvidos pelo Comitê de Qualidade.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

HENRIQUE MORAES ZILLER

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 243 de 27/12/2016