Institui o Programa de Avaliação da Qualidade das Ações de Controle e o Comitê de Qualidade no âmbito da Subcontroladoria de Controle Interno.
O CONTROLADOR-GERAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições que lhes conferem os incisos I e III do Parágrafo Único do artigo 105 da Lei Orgânica do Distrito Federal, e Considerando o Acordo de Resultados - 2016, celebrado em 29 de fevereiro de 2016, entre o Governador do Distrito Federal e o Controlador-Geral do Distrito Federal, que estabeleceu metas para a implantação do Modelo de Capacidade de Auditoria Interna - IACM; Considerando o Plano Estratégico Institucional da Controladoria-Geral do Distrito Federal (CGDF) - PEI 2016-2019; Considerando as atividades e os processos contemplados pelo IA-CM; e Considerando a Estrutura Internacional de Práticas Profissionais - IPPF do Instituto dos Auditores Internos, RESOLVE:
Art. 1º Instituir o Programa de Avaliação de Qualidade das Ações de Controle, ora denominado PRO-Qualidade, no âmbito da Subcontroladoria de Controle Interno (SUBCI).
Art. 2º O PRO-Qualidade tem por objetivo estabelecer atividades de caráter permanente destinadas a avaliar a qualidade, produzir informações gerenciais e promover ações que visem à melhoria contínua dos processos de trabalho e dos produtos decorrentes das ações de controle empreendidas pela SUBCI.
Art. 3º As avaliações e demais procedimentos de asseguração e melhoria da qualidade, preconizados pelo PRO-Qualidade, compreendem todas as etapas das ações de controle, bem como os aspectos relacionados ao atingimento dos objetivos globais das atividades de controle, à conformidade dos processos de trabalho com as normas vigentes, às boas práticas nacionais e internacionais aplicáveis e à postura profissional dos auditores.
Parágrafo único. As etapas das ações de controle previstas no caput deste artigo compreendem a programação, o planejamento da execução, a apuração, o encaminhamento dos resultados, a divulgação e o acompanhamento das recomendações.
Art. 4º Os resultados decorrentes da implementação do PRO-Qualidade devem subsidiar a identificação de necessidades de capacitação e de oportunidades para aprimoramentos dos processos de auditorias conduzidos pela SUBCI.
Art. 5º O PRO-Qualidade será implementado por meio de avaliações internas e externas, assim consideradas:
Art. 5º O PRO-Qualidade será implementado por meio de avaliações internas e externas, assim consideradas: (Artigo alterado(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
Art. 5° O PRO-Qualidade será implementado por meio de avaliações internas, que compreendem o monitoramento contínuo e a autoavaliação, e externas. (Artigo alterado(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 1° O monitoramento contínuo é o acompanhamento sistemático e permanente de supervisão e de revisão nos diversos níveis gerenciais das ações de controle realizadas pela SUBCI. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 2º O monitoramento contínuo é realizado por meio de processos, ferramentas e informações destinados a acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e assegurar sua conformidade com as normas práticas de conduta e de execução do plano operacional da SUBCI, além de aferir o atingimento dos objetivos estratégicos da SUBCI e indicadores de desempenho, operacionalizado conforme segue: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
I - reunião periódica com o Subcontrolador de Controle Interno e os Coordenadores/Diretores, para relatar e discutir o andamento dos trabalhos de auditoria e seus resultados; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
II- relatórios gerenciais, extraídos do SAEWEB, objetivando avaliar a execução da programação das ações de controle e produtos decorrentes dessas ações; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
III- supervisão dos trabalhos de auditoria por meio do SAEWEB, para assegurar o alcance dos objetivos propostos e qualidade nos resultados dos trabalhos desenvolvidos pela equipe de auditoria; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
IV- avaliação do índice de cumprimento do Planejamento das Ações de controle, com a finalidade de verificar o atingimento dos objetivos estratégicos da SUBCI e identificar desvios e impedimentos no decorrer de sua execução; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
V- questionários respondidos pelos auditores e gestores ao final de cada trabalho, e pelo cidadão voluntariamente quando acessar o relatório publicado. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 3° O questionário respondido individualmente pelos auditores/diretores visa avaliar seu desempenho e postura em relação ao trabalho executado, bem como fornecer a percepção dos membros das equipes de auditoria quanto ao processo de supervisão, à devida alocação de recursos humanos, materiais, tecnológicos e de tempo e ao alcance dos objetivos gerais da ação de controle, preservando-se a identificação dos respondentes. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 4° O questionário encaminhado aos dirigentes das unidades auditadas pela SUBCI visa aferir a percepção geral sobre a atuação e o valor agregado pela CGDF e, de forma pontual, obter sua avaliação sobre o trabalho realizado e a conduta da equipe de auditoria. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 5° O questionário disponibilizado por meio eletrônico aos cidadãos que acessarem relatórios no Portal da CGDF visa coletar informações sobre a qualidade dos relatórios, a clareza das informações prestadas e a contribuição do trabalho para o aperfeiçoamento da gestão pública. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 6° A autoavaliação é o processo de avaliação de qualidade realizado pelo Comitê de Qualidade que tem como objetivo revisar trabalhos realizados pelas unidades de auditoria, em todas as suas etapas, de forma a fornecer diagnósticos que apontem boas práticas a serem disseminadas ou indiquem fragilidades a serem mitigadas, e abordará: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
I - aderência na definição da auditoria interna e informações requeridas com os normativos que o regem e balizam a sua execução - planejamento, código de ética e normas; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
II - qualidade do trabalho de auditoria em consonância com a metodologia de auditoria interna estabelecida; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
III- qualidade da supervisão; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
IV- infraestrutura de suporte e apoio às atividades no decorrer da auditoria interna; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
V- formas que a auditoria agrega valor aos auditados. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 7° A autoavaliação observará os parâmetros estabelecidos a seguir: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
I - serão analisados os trabalhos de auditoria interna realizados no ano anterior ao da realização da autoavaliação; (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
I- os trabalhos serão escolhidos por amostra considerando os critérios definidos pelo Comitê; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
III- será realizada anualmente pelo Comitê de Qualidade. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 8° A autoavaliação será conduzida por meio de: (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
I- avaliação pelo comitê de qualidade dos papéis de trabalho e de aspectos vinculados à governança, prática profissional e comunicação em conformidade com a definição de auditoria interna, código de ética, normas, políticas e procedimentos aplicados à auditoria interna; revisão das medidas de desempenho de auditoria interna e comparação com referências de melhores práticas; e (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
II- reporte periódico de atividades e desempenho à alta administração e outras partes interessadas, conforme necessário. (Inciso acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 9° As avaliações externas consistem nas avaliações da qualidade dos trabalhos produzidos pela SUBCI e dos resultados do PRO-Qualidade, realizada pelo menos uma vez a cada cinco anos por avaliador, indivíduo ou organização externa à CGDF, com o objetivo de avaliar a aderência dos trabalhos de auditoria às normas aplicáveis e o adequado funcionamento do PRO-Qualidade. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
§ 10° As avaliações externas poderão ser implementadas, alternativamente, por meio de autoavaliação, desde que submetida a um processo de validação externa independente, por profissional ou organização devidamente qualificada para essa atribuição. (Parágrafo acrescido(a) pelo(a) Portaria 7 de 26/01/2018)
a) Monitoramento Contínuo: acompanhamento sistemático, permanente, da supervisão e da revisão nos diversos níveis gerenciais das ações de controle realizadas pela SUBCI. É operacionalizado por meio de processos, ferramentas e informações destinadas a acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos e assegurar sua conformidade com as normas práticas de conduta e de execução do plano operacional da SUBCI, além de aferir o atingimento dos objetivos estratégicos da SUBCI e indicadores de desempenho;
b) Autoavaliação: realizada individualmente pelos auditores por meio de questionários com vistas a avaliar seu desempenho e postura em relação ao trabalho executado, bem como fornecer a percepção dos membros das equipes de auditoria quanto ao processo de supervisão, à devida alocação de recursos humanos, materiais, tecnológicos e de tempo e ao alcance dos objetivos gerais da ação de controle, preservando-se a identificação dos respondentes.
c) Avaliação Centralizada: processo de avaliação de qualidade realizado pelo Comitê de de Qualidade que tem como objetivo revisar trabalhos realizados pelas unidades de auditoria, em todas as suas etapas, de forma a fornecer diagnósticos que apontem boas práticas a serem disseminadas ou indiquem fragilidades a serem mitigadas.
a) Avaliação Cidadã: pesquisa de opinião voluntária disponibilizada por meio de questionário eletrônico aos cidadãos que acessarem relatórios no Portal da CGDF, que identifique o perfil do usuário, com vistas a coletar informações sobre a qualidade dos relatórios, a clareza das informações prestadas e a contribuição do trabalho para o aperfeiçoamento da gestão pú- blica;
b) Avaliação pelos Gestores: pesquisa realizada por meio de questionários específicos encaminhados aos dirigentes das unidades auditadas pela SUBCI com vistas a, de forma ampla, aferir a percepção geral sobre a atuação e o valor agregado pela CGDF e, de forma pontual, obter sua avaliação sobre o trabalho realizado e a conduta da equipe de auditoria;
c) Avaliação Independente: avaliação da qualidade dos trabalhos produzidos pela SUBCI e dos resultados do PRO-Qualidade, realizada pelo menos uma vez a cada cinco anos por avaliador, indivíduo ou organização externo à CGDF, com o objetivo de avaliar a aderência dos trabalhos de auditoria às normas aplicáveis e o adequado funcionamento do PROQualidade. Pode ser implementada, alternativamente, por meio de autoavaliação, desde que submetida a um processo de validação externa independente, por profissional ou organização devidamente qualificada para essa atribuição.
Art. 6º Os resultados do PRO-Qualidade serão reportados periodicamente ao Subcontrolador de Controle Interno e ao Controlador-Geral do Distrito Federal.
Parágrafo único. Quando os resultados do PRO-Qualidade indicarem a existência de não conformidades que possam impactar a execução das atividades de auditoria e fiscalização e o alcance dos objetivos estratégicos, o Subcontrolador de Controle Interno deve reportar o fato e seus possíveis impactos ao Controlador-Geral do Distrito Federal, de forma a identificar as ações e os recursos necessários ao saneamento dos problemas.
Art. 7º As unidades da SUBCI somente poderão declarar nos relatórios que os trabalhos foram conduzidos em conformidade com as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna quando os resultados do PRO-Qualidade sustentarem essa afirmação.
Art. 8º Fica instituído o Comitê de Qualidade que atuará no âmbito da SUBCI com a seguinte composição:
I - Chefe da Assessoria de Harmonização Central - AHC, que o presidirá; e
II - 02 (dois) Coordenadores da SUBCI, a serem designados pelo Presidente do Comitê a cada processo de avaliação, desde que não tenham participado ou participem dos trabalhos que serão objetos de avaliação.
§ 1º A função de membro do Comitê de Qualidade é indelegável e não remunerada.
§ 2º Os membros do Comitê poderão ser substituídos, em suas ausências e impedimentos legais, por substitutos designados pelo Presidente do Comitê.
Art. 9º Compete ao Comitê de Qualidade coordenar as atividades do PRO-Qualidade, incluindo, entre outras, as seguintes funções:
I - definir e documentar os roteiros, a periodicidade, os elementos e a metodologia das avaliações internas e autoavaliações a serem submetidas à validação externa, se for o caso;
II - estabelecer o conteúdo e a forma de realização das pesquisas de opinião previstas nesta norma;
III - verificar regularmente e validar os objetivos e critérios usados no PRO-Qualidade para determinar se se estão atualizados, adequados e válidos;
IV - alterar os critérios de qualidade quando necessário;
V - estabelecer mecanismos de registro de colaborações pelos Auditores e partes interessadas,
VI - propor procedimentos de asseguração e melhoria da qualidade às unidades da SUBCI;
VII - realizar ações de acompanhamento para garantir que melhorias sejam implementadas;
VIII - promover a consolidação e a divulgação dos resultados das avaliações realizadas no âmbito do programa; e
IX- encaminhar relatório com recomendações às unidades da SUBCI para elaboração de planos de ações para as atividades a serem melhoradas.
Art. 10. Compete ao Presidente do Comitê de Qualidade:
I - convocar e presidir as reuniões do Comitê;
II - orientar os membros do Comitê para realizarem as avaliações de qualidade conforme estabelecido nas diretrizes do Programa de Avaliação da Qualidade das Ações de Controle;
III - cumprir e fazer cumprir esta Portaria.
Art. 11. O PRO-Qualidade deve ser revisado e atualizado, conforme necessário.
Art. 12. Os casos omissos serão resolvidos pelo Comitê de Qualidade.
Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 243 de 27/12/2016 p. 31, col. 1
DODF nº 243, seção 1, 2 e 3 de 27/12/2016