ORDEM DE SERVIÇO Nº 46, DE 06 DE OUTUBRO DE 2016.
O SUPERINTENDENTE DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pela Portaria nº 01, de 20 de maio de 2005, e com fundamento no Parágrafo Único do art. 15 do Decreto nº 24.204/2003 e no inciso II do art. 8º do Decreto nº 24.205/2003, RESOLVE:
Art. 1º Aprovar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área Fim do Arquivo Público do Distrito Federal constantes, respectivamente, dos Anexos I e II desta Ordem de Serviço, para a gestão do conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos no âmbito da Instituição.
Art. 2º Os prazos e destinação estabelecidos na referida tabela de temporalidade poderão ser contestados em até 30 (trinta) dias, a contar de sua publicação, conforme consta do art. 16 do Decreto nº 24.204, de 10 de novembro de 2003.
Art. 3º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data da sua publicação.
Art. 4º Ficam revogadas as disposições em contrário.
JOMAR NICKERSON DE ALMEIDA
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE FIM
100 GESTÃO DA POLÍTICA DISTRITAL DE ARQUIVOS
110 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, planos, programas, projetos, estudos e normas relativos à política de arquivos e às técnicas arquivisticas.
120 EDIÇÃO E ATUALIZAÇÃO DE NORMAS ARQUIVISTICAS - Incluem-se os documentos referentes à edição e atualização de normas arquivisticas tais como: manuais, normas, instrumentos arquivisticos.
200 GESTÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS
210 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, planos, programas e projetos de trabalho de gestão de documentos (inclusive relatórios técnicos).
220 EDIÇÃO E ATUALIZAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS - Incluem-se estudos e orientações para a execução da política distrital de arquivos e documentos referentes à elaboração de manuais, metodologias e procedimentos técnicos.
230 CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS
231 CURSOS
231.1 PLANEJAMENTO - Incluem-se documentos referentes ao planejamento dos cursos ministrados pela instituição (inclusive propostas, estudos, editais, programas, material pedagógico)
231.2 RESULTADO - Incluem-se documentos referentes ao resultado final dos cursos ministrados pela instituição (inclusive relatórios finais, relatórios de avaliação, relação de participantes concluintes e controle de expedição de certificados)
231.3 EXECUÇÃO - Incluem-se documentos referentes a execução dos cursos ministrados pela instituição (inclusive listas de presença, formulários de avaliação, exercícios resolvidos)
232 EVENTOS ARQUIVÍSTICOS - Incluem-se documentos referentes às palestras, seminários, congressos e reuniões de caráter informativo geral, promovidas pelo órgão.
240 ORIENTAÇÃO TÉCNICA AOS ÓRGÃOS PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes ao procedimento de orientação técnica aos órgãos atendidos.
250 COMISSÃO CENTRAL DE ARQUIVOS - CCA
251 COMPOSIÇÃO - Incluem-se documentos referentes à formação da Comissão Central de Arquivos.
252 ANÁLISE E DELIBERAÇÕES - Incluem-se documentos referentes às atividades da Comissão Central de Arquivos (inclusive atas e pareceres)
260 GESTÃO DO CENTRO DE ARQUIVOS
261 NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES - Incluem-se documentos referentes às normas de transferência e custódia de documentos.
262 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes ao procedimento de transferência e custódia de acervos dos órgãos.
262.1 CUSTÓDIA - Incluem-se documentos referentes a guarda provisória de documentos de pessoa física e jurídica.
263 TRATAMENTO ARQUIVISTICO - Incluem-se documentos referentes ao procedimento de tratamento arquivistico dos documentos transferidos dos órgãos e documentos referentes à política de acesso aos documentos transferidos dos órgãos ao Centro de Arquivos.
264 ACESSO - Incluem-se documentos referentes ao controle do acesso aos documentos transferidos dos órgãos (inclusive cadastros de Instituições, consultas por correspondência, formulários de consulta, formulários de empréstimo, termos de responsabilidade/compromisso).
270 MODERNIZAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO EM GESTÃO DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, desenvolvimento, implantação e acompanhamento de sistemas informatizados, para a gestão de documentos.
300 GESTÃO DO ARQUIVO PERMANENTE
310 PLANOS E PROGRAMAS DE TRABALHO - Incluem-se documentos referentes aos planos, programas e projetos de trabalho da gestão do arquivo permanente (inclusive relatório técnico)
320 RECOLHIMENTO
321 NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES - Incluem-se documentos referentes aos planos, programas e projetos de trabalho para normas de recolhimento de documentos
321.1 DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO - Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para declaração de interesse público e social de acervos.
322 FUNDOS PÚBLICOS - Incluem-se documentos referentes ao recolhimento de acervos públicos (inclusive guias, relações e termos de recolhimento, listagens descritivas do acervo, relatórios e pareceres).
322.1 FRAGMENTOS DE FUNDOS PÚBLICOS - Incluem-se documentos referentes ao recolhimento de fragmentos de Fundos Públicos (inclusive relações e termos de recolhimento, listagens descritivas do acervo, relatórios e pareceres)
323 FUNDOS PRIVADOS - Incluem-se documentos referentes ao recolhimento de acervos privados de pessoas físicas ou jurídicas (inclusive guias, relações e termos de doação, listagens descritivas do acervo, relatórios e pareceres).
323.1 FRAGMENTOS DE FUNDOS PRIVADOS - Incluem-se documentos referentes ao recolhimento de fragmentos de Fundos Privados (inclusive relações e termos de doação, listagens descritivas do acervo, relatórios e pareceres).
324 COLEÇÕES - Incluem-se documentos referentes à doação de coleções de pessoas físicas ou jurídicas.
330 TRATAMENTO ARQUIVISTICO
331 CONSERVAÇÃO - Incluem-se documentos referentes à conservação dos documentos.
331.1 CONTROLE DE TEMPERATURA E UMIDADE - Incluem-se documentos referentes ao controle das condições climáticas.
331.2 RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes à restauração do acervo.
331.3 DIAGNÓSTICO - Incluem-se documentos referentes ao diagnóstico do acervo.
331.4 MIGRAÇÃO DE SUPORTE - Incluem-se documentos referentes a migração de suporte analógico ou digital dos documentos do acervo.
332 ARRANJO E DESCRIÇÃO DE ACERVOS
332.1 INSTRUMENTOS DE PESQUISA - Incluem-se estudos e orientações referentes à elaboração e aplicação de instrumentos de descrição arquivistica, metodologias e procedimentos técnicos (inclusive quadros de arranjo, listagens de bases de descrição fotográfica e cinematográfica, planos de classificação do Arquivo de /recortes, catálogos de depoimentos orais, guias de atendimento).
340 PESQUISA
341 PROJETOS E PROGRAMAS - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, programas e projetos de trabalho para desenvolvimento de Pesquisa e do Programa de História Oral (inclusive documentos referentes a parcerias e intercâmbio).
341.1 HISTÓRIA ORAL - Incluem-se documentos referentes às entrevistas realizadas (inclusive manuais e instrumentos de trabalho, dossiês de entrevistados, diário de campo, roteiros, transcrições, fotografias, CDs com as transcrições) e controle das entrevistas.
350 DIFUSÃO - Incluem-se documentos referentes à difusão do acervo.
351 PROJETOS E PROGRAMAS - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, programas e projetos de trabalho para desenvolvimento de publicações e exposições.
352 PUBLICAÇÕES DA INSTITUIÇÃO - Incluem-se documentos referentes a publicações da instituição.
352.1 EDITORAÇÃO, MULTIMEIOS E REVISÃO DE TEXTOS - Incluem-se documentos referentes à composição, e revisão de textos.
352.2 MATERIAL DIVULGATIVO - Incluem-se documentos referentes a publicações.
352.21 CONTROLE DE ESTOQUE DE PUBLICAÇÕES - Incluem-se documentos referentes ao controle de estoque de publicações.
353 DIVULGAÇÃO EXTERNA
353.1 EXPOSIÇÕES - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, projetos e relatórios das exposições a partir do acervo (tais como dossiês e processos).
353.11 EMPRÉSTIMO - Incluem-se documentos referentes a empréstimos de exposição (inclusive termos de guarda e responsabilidade).
353.2 OUTROS EVENTOS - Incluem-se documentos referentes ao planejamento, projetos e relatórios dos eventos e exposições complementares (tais como dossiês e processos).
360 ACESSO
361 NORMAS, REGULAMENTAÇÕES E DIRETRIZES - Incluem-se documentos referentes normas de acesso ao acervo (inclusive circulares, portarias, manuais).
362 ATENDIMENTO AO USUÁRIO - Incluem-se documentos referentes ao atendimento de usuários (inclusive consultas e solicitações por correspondência, formulários de consulta, formulários de empréstimo, termos de responsabilidade, relatórios, estatísticas de consultas).
362.1 OBRIGAÇÕES E DIREITOS DO USUÁRIO - Incluem-se documentos referente a obrigações e direitos do usuário (inclusive termos de responsabilidade e direito patrimonial).
362.2 RESULTADOS DO ATENDIMENTO
362.21 RELATÓRIOS/ESTATISTICAS DE CONSULTAS - Incluem-se documentos referentes ao resultado do atendimento ao usuário.
362.22 PUBLICAÇÕES DE TERCEIROS - Incluem-se documentos referentes a publicações inclusive recortes de jornais, folders, calendários, livros, teses, vídeos e CDs-ROM, informativos, noticias, e obras geradas com base no acervo.
362.23 COMPROVAÇÃO DE DIREITOS - Incluem-se documentos referentes a comprovação de direitos pessoais (inclusive procurações e declarações de tempo de serviço).
363 VISITAS - Incluem-se documentos referentes a visitas planejadas e guiadas.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE FIM
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 193 de 11/10/2016 p. 8, col. 1
DODF nº 193, seção 1 de 11/10/2016