SINJ-DF

PORTARIA N° 162, DE 6 DE DEZEMBRO DE 2011.

Dispõe sobre a atualização do Manual de Gestão de Documentos.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais, e ainda, de acordo com o que lhe confere o artigo 105, parágrafo único, inciso V, da Lei orgânica do Distrito Federal,

Considerando a necessidade de estabelecer entre órgãos do Governo do Distrito Federal procedimentos uniformes das atividades relativas à gestão de documentos em seu âmbito,

Considerando que cabe à Secretaria de Estado de Planejamento e Orçamento realizar ajustes ou alterações necessárias à permanente atualização do Manual de Gestão de Documentos, instituído pelo Decreto nº 31.017, de 9 de novembro de 2009, RESOLVE:

Art. 1º Os carimbos de que tratam o Manual de Gestão de Documentos devem ser corretamente preenchidos, evitando-se a ocorrência de escrita além das margens delimitadas.

Parágrafo único: Caso ocorra escrita além das margens delimitadas, isso não se configurará em motivo para devolução do processo.

Art. 2º O carimbo NUMERAÇÃO DE FOLHAS será preenchido utilizando-se o código do órgão com três dígitos, o número do processo com seis dígitos, seguido por uma barra que separa o ano de autuação do processo com quatro dígitos.

Parágrafo único: caso no preenchimento do carimbo seja utilizado um zero a mais à esquerda do código do órgão, isso não se configurará em motivo de devolução de processo.

Art. 3º O processo listado em remessa será recebido pelo destinatário no Sistema SICOP e aquele que apresentar alguma irregularidade deverá ser devolvido à origem, por meio de nova remessa, informando-se no campo, “observação”, da Guia de Remessa, que o processo está sendo devolvido para correção.

Art. 4º Considera-se tamanho reduzido, para fins do disposto no item 2.3.3 do Manual, que trata das dimensões e suportes diferenciados da folha do processo, documentos que tenham tamanho inferior ao papel A-5 (148 X 210).

Parágrafo único: nos casos em que for dispensada a colagem no papel A-4, na forma definida no Caput, deverá ser observada, também, a fragilidade do documento a ser anexado, de forma a preservar o suporte e as informações contidas naquele documento.

Art. 5º No caso de processo juntado por apensação deverá constar na última folha, do processo principal e do apenso, despacho contendo a data, o número do processo ao qual foi apensado, a assinatura e a identificação da autoridade que o proferiu.

Art. 6º O carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME será aposto em uma folha em branco, numerada como a última folha do volume do processo, observando-se a continuidade da numeração de folhas.

Parágrafo primeiro: Fica vedada a aposição do carimbo TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME em espaço em branco ou no verso de folhas já existentes no processo.

Parágrafo segundo: Fica vedada a retirada de folhas que contenham o Termo de Abertura de Volume e o Termo de Encerramento de Volume.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor no prazo de 30 (trinta) dias a contar de sua publicação, à exceção do artigo 1º e seu parágrafo único, que vigorará a partir do quinto dia após a publicação.

EDSON RONALDO NASCIMENTO

Este texto não substitui o publicado no DODF nº 234 de 08/12/2011