Legislação Correlata - Decreto 36323 de 29/01/2015
DECRETO Nº 38.725, DE 20 DE DEZEMBRO DE 2017 (*)
Aprova o Regimento Interno do Arquivo Público do Distrito Federal e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 100, inciso VII, X e XXVI, da Lei Orgânica do Distrito Federal, DECRETA:
Art. 1° Fica aprovado o Regimento Interno do Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF, constante do Anexo Único deste Decreto.
Art. 2º A Coordenação dos Sistemas de Arquivo passa a denominar-se Coordenação do Sistema de Arquivos;
Art. 3º A Diretoria de Gestão de Documentos passa a denominar-se Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica;
Art. 4º A Gerência de Assistência Técnica e Monitoramento passa a denominar-se Gerência de Orientação Técnica;
Art. 5º A Gerência de Elaboração e Acompanhamento de Instrumentos Arquivísticos passa a denominar-se Gerência de Instrumentos de Gestão de Documentos;
Art. 6º A Diretoria de Monitoramento dos Centros de Arquivos passa a denominar-se Diretoria de Controle e Monitoramento;
Art. 7º A Gerência de Estudos Técnicos passa a denominar-se Gerência de Estudos Técnicos e Normativos;
Art. 8º A Gerência de Atendimento Administrativo passa a denominar-se Gerência de Monitoramento dos Órgãos Setoriais;
Art. 9º A Coordenação do Arquivo Permanente passa a denominar-se Coordenação de Arquivo Permanente;
Art. 10. A Gerência de Tratamento e Preservação de Acervos passa a denominar-se Gerência de Tratamento e Preservação de Acervos Textuais e Cartográficos;
Art. 11. A Gerência de Acervo Bibliográfico passa a denominar-se Gerência de Biblioteca.
Art. 12. Em razão das alterações previstas nos artigos 2º a 11, o anexo I do Decreto 36.929/2015 passa a vigorar com a seguinte redação:
1.1. ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
1.3. UNIDADE DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E PROTOCOLO
1.4. UNIDADE DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
2. UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO GERAL
2.1. GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS
2.2. GERÊNCIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
2.3. GERÊNCIA DE MATERIAL, PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
3. COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS
3.1. DIRETORIA DE CAPACITAÇÃO E ORIENTAÇÃO TÉCNICA
3.1.1. GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO
3.1.2. GERÊNCIA DE INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
3.1.3. GERÊNCIA DE ORIENTAÇÃO TÉCNICA
3.2. DIRETORIA DE CONTROLE E MONITORAMENTO
3.2.1. GERÊNCIA DE ESTUDOS TÉCNICOS E NORMATIVOS
3.2.2. GERÊNCIA DE MONITORAMENTO DOS ÓRGÃOS SETORIAIS
4. COORDENAÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
4.1. DIRETORIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO
4.1.1. GERÊNCIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO DE ACERVOS TEXTUAIS E CARTOGRÁFICOS
4.1.2. GERÊNCIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO DE ACERVO DIGITAL
4.1.3. GERÊNCIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO DE ACERVO AUDIOVISUAL
4.2. DIRETORIA DE PESQUISA, DIFUSÃO E ACESSO
4.2.3. GERÊNCIA DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO
Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 14. Fica revogado o regimento interno aprovado pela Portaria nº 01, de 20 de maio de 2005, da Secretaria de Estado de Cultura do Distrito Federal.
Brasília, 20 de dezembro de2017.
130º da República e 58º de Brasília
(*) Republicado por ter sido encaminhado com incorreções no original, publicado no DODF nº 243, de 21/12/17, páginas 03 a 07.
Retificado no DODF nº 98 de 23/05/2018, pág. 5.
REGIMENTO INTERNO DO ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL
DAS COMPETÊNCIAS LEGAIS E DA ESTRUTURA
Art. 1º Ao Arquivo Público do Distrito Federal - ArPDF, órgão relativamente autônomo, de caráter cultural, técnico e científico, criado pelo Decreto nº 8.530, de 14 de março de 1985, instituição arquivística pública do Distrito Federal e Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF, nos termos do artigo 7º, inciso I, da Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000, integrante da Administração Pública Direta do Distrito Federal como órgão do Poder Executivo, vinculado à Secretaria de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais do Distrito Federal, nos termos do Decreto nº 32.716, de 1º de janeiro de 2011, alterado pelo Decreto nº 36.929, de 27 de novembro de 2015, compete:
I - formular, planejar e coordenar diretrizes e políticas governamentais na área de arquivos no âmbito do Poder Executivo do Distrito Federal;
II - promover programas, projetos e ações de gestão, transferência, recolhimento, preservação, pesquisa e difusão do acervo documental permanente do Distrito Federal sob sua custódia;
III - exercer as competências como Órgão Central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF, estabelecer diretrizes e normas para sua organização e funcionamento e promover a integração e interação das unidades de gestão de documentos dos órgãos e entidades do Distrito Federal;
IV - orientar e acompanhar as atividades de gestão de documentos desenvolvidas no âmbito do Distrito Federal, assim consideradas aquelas relativas à produção, tramitação, arquivamento, uso, avaliação e destinação de documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos setoriais que compõem o SIARDF, nas suas fases corrente, intermediária e permanente;
V - compatibilizar a legislação arquivística do Distrito Federal com as normas emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos -CONARQ;
VI - definir requisitos, acompanhar e orientar o desenvolvimento e o aperfeiçoamento de sistemas informatizados que produzam documentos arquivísticos, no âmbito do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF, e em conformidade com as políticas nacional e distrital de arquivos;
VII - pesquisar, identificar, selecionar, adquirir e manter, independentemente de formato ou suporte, arquivos privados, que constituírem conjunto de fontes relevantes para a história e para o desenvolvimento científico e cultural do Distrito Federal;
VIII - assegurar especial proteção, preservação, manutenção e tratamento aos documentos arquivísticos de valor permanente no âmbito do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF;
IX - propor providências para apuração de atos lesivos à política de arquivos do Distrito Federal;
X - manter intercâmbio técnico e cultural com entidades nacionais e internacionais, no âmbito de suas competências.
Art. 2º Para o cumprimento de suas competências legais e a execução de suas atividades, o Arquivo Público do Distrito Federal tem a seguinte estrutura:
1.1. ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
1.3. UNIDADE DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E PROTOCOLO
1.4. UNIDADE DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
2. UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO GERAL
2.1. GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS
2.2. GERÊNCIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
2.3. GERÊNCIA DE MATERIAL, PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
3. COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS
3.1. DIRETORIA DE CAPACITAÇÃO E ORIENTAÇÃO TÉCNICA
3.1.1. GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO
3.1.2. GERÊNCIA DE INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
3.1.3. GERÊNCIA DE ORIENTAÇÃO TÉCNICA
3.2. DIRETORIA DE CONTROLE E MONITORAMENTO
3.2.1. GERÊNCIA DE ESTUDOS TÉCNICOS E NORMATIVOS
3.2.2. GERÊNCIA DE MONITORAMENTO DOS ÓRGÃOS SETORIAIS
4. COORDENAÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
4.1. DIRETORIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO
4.1.1. GERÊNCIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃODE ACERVOS TEXTUAIS E CARTOGRÁFICOS
4.1.2. GERÊNCIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO DE ACERVO DIGITAL
4.1.3. GERÊNCIA DE TRATAMENTO E PRESERVAÇÃO DE ACERVO AUDIOVISUAL
4.2. DIRETORIA DE PESQUISA, DIFUSÃO E ACESSO
4.2.3. GERÊNCIA DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO
DAS COMPETÊNCIAS DAS UNIDADES ORGÂNICAS
Art. 3º Ao Gabinete, unidade orgânica de representação política e social, diretamente subordinado ao Superintendente, compete:
I - ssistir o Superintendente na definição e cumprimento de sua agenda institucional;
II - exercer a supervisão administrativa do órgão, dos seus setores e dos agentes nele lotados, em todos os seus níveis;
III - examinar, preparar e despachar o expediente institucional do ArPDF;
IV - elaborar textos para subsidiar discursos e apresentações para o público externo;
V - articular-se com as unidades administrativas integrantes da estrutura orgânica do ArPDF para a coleta de dados, informações e subsídios técnicos sobre a atuação do órgão;
VI - consolidar relatório anual de gestão do ArPDF, com base nos relatórios parciais de atividades encaminhados pelas demais unidades da Instituição;
VII - sugerir alterações estruturais, regimentais e racionalização de rotinas, métodos e procedimentos para melhoria na execução das atividades institucionais;
VIII - receber e consolidar propostas de manuais de serviços e normas de funcionamento das unidades administrativas e técnicas do ArPDF, submetendo-as à apreciação prévia da Assessoria Jurídica para posterior decisão superior;
IX - acompanhar o andamento dos projetos de interesse do ArPDF;
X - propor e acompanhar a negociação de acordos, parcerias e projetos especiais de interesse do ArPDF;
XI - promover a publicação de atos oficiais;
XII - exercer outras competências que lhe forem delegadas ou atribuídas pelo Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal.
Art. 4º À Assessoria de Comunicação Social, unidade orgânica de assessoramento, diretamente subordinada ao Gabinete, compete:
I - assistir o Superintendente e as demais unidades do ArPDF nos assuntos de comunicação social, promovendo a divulgação de atos, ações e eventos de interesse da Instituição, do Distrito Federal e da comunidade;
II - planejar, criar e produzir campanhas, folders, jornais e outras peças promocionais;
III - elaborar e distribuir as informações de caráter institucional a serem dirigidas aos meios de comunicação;
IV - exercer as funções de marketing direto, endomarketing e outras técnicas de criação de opiniões favoráveis entre o público interno e externo do órgão, por meio de criação de matérias, boletins internos, jornais e revistas;
V - coletar e compilar os programas e projetos do ArPDF para divulgá-los por meio de uma linha editorial, compreendendo revistas, cadernos e outros materiais impressos e digitais;
VI - promover a comunicação interna e institucional do ArPDF;
VII - produzir, editar e divulgar material fotográfico, assim como manter arquivo de fotografias para atender demandas jornalísticas e/ou publicitárias;
VIII - coletar, organizar e manter arquivos, inclusive em meio digital, das matérias relativas à atuação e de interesse do ArPDF veiculadas pelos meios de comunicação;
IX - planejar e atualizar, em conjunto com a Unidade de Tecnologia da Informação, a página eletrônica e demais mídias digitais do ArPDF;
X - exercer outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 5º À Assessoria Jurídica, unidade orgânica de assessoramento e supervisão, diretamente subordinada ao Gabinete, e integrante do Sistema Jurídico do Distrito Federal, nos termos do parágrafo único do art. 2° da Lei Complementar nº 395, de 31 de julho de 2001, compete:
I - assessorar juridicamente o Superintendente e demais unidades do ArPDF;
II - promover o exame prévio de atos normativos, termos, contratos, convênios, ajustes e outros assemelhados inerentes às atividades do ArPDF;
III - oferecer suporte jurídico sobre os assuntos de interesse do ArPDF que forem submetidos à sua apreciação;
IV - manter arquivo atualizado com o controle das decisões jurídicas proferidas nas ações e feitos de interesse do ArPDF e demais processos nos quais tenha participação;
V - manifestar-se sobre os procedimentos jurídicos para o cumprimento das decisões e orientações emanadas pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal, Controladoria Geral do Distrito Federal, Procuradoria-Geral e outros órgãos com competência decisória ou de controle;
VI - exercer outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 6º À Unidade de Gestão de Documentos e Protocolo, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada ao Gabinete, compete:
I - assessorar o Superintendente e demais unidades do ArPDF, no âmbito de sua atuação;
II - normatizar, coordenar e executar as atividades de arquivamento, protocolo e gestão de documentos no âmbito do ArPDF;
III - planejar, executar, coordenar e orientar programas, projetos e atividades relacionados à gestão de documentos no âmbito do ArPDF;
IV - planejar e executar as atividades de suporte operacional relacionadas a sistemas de gestão eletrônica de documentos no ArPDF;
V - capacitar e orientar os servidores das unidades administrativas do ArPDF quanto à gestão de documentos;
VI - elaborar e atualizar instrumentos de gestão de documentos arquivísticos do ArPDF;
VII - capacitar, orientar e acompanhar as atividades de classificação, avaliação e tratamento do acervo documental dos arquivos setoriais do ArPDF;
VIII - coordenar a classificação, a avaliação e o tratamento dos documentos do arquivo intermediário do ArPDF, bem como elaborar e acompanhar as listagens de transferência, recolhimento e eliminação;
IX - coordenar o acesso aos documentos do arquivo intermediário do ArPDF;
X - garantir e orientar o cumprimento das normas legais e técnicas arquivísticas no âmbito das unidades do ArPDF, em especial aquelas emanadas do Sistema de Arquivos do Distrito Federal -SIARDF;
XI - orientar as unidades do ArPDF quanto aos procedimentos de guarda e de preservação de documentos;
XII - gerenciar os sistemas informatizados de gestão de protocolo e de documentos arquivísticos no âmbito do ArPDF;
XIII - exercer outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 7º À Unidade de Tecnologia da Informação, unidade orgânica de execução e assessoramento, diretamente subordinada ao Gabinete, compete:
I - assessorar o Superintendente e demais unidades do ArPDF, no âmbito de sua atuação;
II - planejar, executar, coordenar e orientar programas e projetos relacionados à tecnologia da informação no âmbito do ArPDF;
III - planejar e executar as atividades de infraestrutura, segurança e suporte técnico relacionadas ao ambiente de tecnologia da informação do ArPDF;
IV - subsidiar as unidades do ArPDF no planejamento das contratações de tecnologia da informação;
V - acompanhar a execução das políticas de segurança de tecnologia da informação estabelecidas pelo ArPDF, pelo GDF e legislação de regência;
VI - zelar pelo cumprimento das normas arquivísticas no conjunto de requisitos dos sistemas utilizados pelo ArPDF;
VII - implementar, no âmbito do ArPDF, as decisões emanadas pelo SIARDF relativas à tecnologia da informação;
VIII - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
DA UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO GERAL
Art. 8º À Unidade de Administração Geral, unidade orgânica de comando e supervisão, diretamente subordinada ao Superintendente, compete:
I - assessorar o Superintendente e demais unidades do ArPDF, no âmbito de sua atuação;
II - planejar, dirigir, coordenar e controlar a execução setorial das atividades de gestão de pessoas, planejamento, orçamento e finanças, serviços gerais, administração de material, patrimônio, apoio administrativo, conservação e manutenção de próprios do ArPDF;
III - subsidiar tecnicamente os órgãos centrais relacionadas com as funções de planejamento, orçamento, pessoal, material, patrimônio e serviços gerais;
IV - propor e elaborar normas relativas à administração geral de uso interno, respeitando as orientações definidas pelos órgãos centrais;
V - dirigir, coordenar, controlar e avaliar a execução das atividades de orçamento, finanças, programação orçamentária e financeira, controle da despesa de pessoal, encargos sociais, contratos administrativos e corporativos, convênios e suprimento de fundos;
VI - coordenar as atividades de elaboração da proposta orçamentária em conjunto com as demais unidades do ArPDF e cadastrar a inclusão da proposta consolidada no sistema informatizado;
VII - coordenar, elaborar e supervisionar a formalização de contratos e convênios, no âmbito do ArPDF;
VIII - solicitar e controlar a designação de executores de contratos e convênios bem como orientar seu trabalho;
IX - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 9º À Gerência de Gestão de Pessoas, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Unidade de Administração Geral, compete:
I - coordenar, monitorar e avaliar planos, programas e ações de gestão e desenvolvimento de pessoas em suas competências e desempenhos, vinculados à missão e objetivos do planejamento estratégico do ArPDF;
II - acompanhar e controlar a execução das atividades relativas à folha de pagamento, cadastro, classificação, registro funcional, lotação, movimentação de pessoas, atualização e correção de dados lançados nos sistemas informatizados;
III - acompanhar e controlar a execução das atividades de concessão e manutenção de aposentadorias e pensão;
IV - promover a interlocução com todas as áreas da Instituição, no sentido de que informem eventuais riscos à saúde dos servidores e manter intercâmbio com o órgão central de Saúde Ocupacional do Distrito Federal;
V - emitir declarações e certidões solicitadas pelos servidores;
VI - organizar, controlar, manter atualizadas e zelar pela guarda das pastas de assentamentos funcionais dos servidores;
VII - promover a disseminação de informações sobre direitos e deveres dos servidores;
VIII - instruir processos relativos a direitos e deveres dos servidores ativos, aposentados, pensionistas, emitindo pronunciamento preliminar;
IX - manter atualizado o rol de responsáveis por bens e valores junto à Secretaria de Fazenda;
X - executar outras atividades que lhe forem atribuídas em sua área de atuação.
Art. 10. À Gerência de Orçamento e Finanças, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Unidade de Administração Geral, compete:
I - acompanhar, controlar e proceder a execução orçamentária e financeira do ArPDF;
II - acompanhar e controlar a disponibilidade orçamentária do ArPDF;
III - propor, acompanhar e supervisionar as alterações orçamentárias;
IV - analisar, conciliar e proceder aos ajustes das contas contábeis;
V - auxiliar a elaboração da proposta orçamentária do ArPDF;
VI - acompanhar e executar a emissão de notas de empenho, liquidação e pagamento de despesas;
VII - acompanhar e controlar a movimentação do limite financeiro programado para o ArPDF;
VIII - analisar a documentação fiscal e relatórios elaborados por executores dos contratos firmados pelo ArPDF para liquidação e o pagamento;
IX - proceder o registro dos contratos no sistema informatizado;
X - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 11. À Gerência de Material, Patrimônio e Serviços, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Unidade de Administração Geral, compete:
I - executar as atividades relacionadas a guarda e distribuição de materiais;
II - manter atualizada toda documentação relativa à aquisição e distribuição de bens patrimoniais;
III - acompanhar o tombamento dos bens patrimoniais do ArPDF, objetivando sua identificação, uso e responsáveis pela sua guarda;
IV - inventariar e controlar o material de consumo em estoque e registrar sua movimentação;
V - identificar a necessidade de reposição dos estoques;
VI - efetuar a movimentação de bens patrimoniais e expedir termo de guarda e responsabilidade;
VII - propor incorporação, distribuição, alienação, cessão, baixa, transferência, doação e remanejamento de bens patrimoniais;
VIII - solicitar propostas de possíveis fornecedores para compor processos de licitação e realizar estimativas para aquisições diversas;
IX - orientar e controlar o cumprimento de normas complementares sobre conservação e utilização de próprios;
X - orientar a inspeção dos dispositivos de segurança contra sinistros no ArPDF;
XI - propor a conservação de próprios do ArPDF, bem como as reposições necessárias nos mesmos;
XII - orientar e supervisionar o cumprimento das normas patrimoniais;
XIII - administrar e controlar os veículos oficiais que estão à disposição do ArPDF;
XIV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
DA COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVOS
Art. 12. À Coordenação do Sistema de Arquivos, unidade orgânica de comando e supervisão, diretamente subordinada ao Superintendente, compete:
I - assessorar o Superintendente no âmbito de sua atuação;
II - planejar, coordenar, supervisionar e implementar a política de arquivos do Distrito Federal, no seu âmbito de atuação;
III - planejar, coordenar e supervisionar a gestão de documentos, nas fases corrente e intermediária, no âmbito do Sistema de Arquivos do Distrito Federal-SIARDF;
IV - planejar e coordenar a capacitação em gestão de documentos para os servidores da Administração Pública do Distrito Federal;
V - planejar e coordenar os ciclos de estudos, seminários, conferências e iniciativas congêneres destinados ao debate de temas relacionados à gestão de documentos pertinentes à Administração Pública do Distrito Federal;
VI - fomentar a criação de centros de arquivamento intermediário e unidades de protocolo e arquivo;
VII - promover o diálogo entre o Arquivo Público e os órgãos setoriais do Sistema de Arquivo do Distrito Federal -SIARDF;
VIII - elaborar e propor estratégias para a gestão de informação e conhecimento no âmbito do SIARDF;
IX - planejar e executar projetos e planos de trabalho de sua competência;
X - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 13. À Diretoria de Controle e Monitoramento, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação do Sistema de Arquivos, compete:
I - assessorar a Coordenação do Sistema de Arquivos no âmbito de sua atuação;
II - opinar, elaborar e acompanhar as normas, regulamentos e instrumentos de gestão de documentos;
III - orientar e acompanhar a instalação e funcionamento de unidades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
IV - orientar e acompanhar a instalação e funcionamento de centros de arquivamento no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
V - orientar e acompanhar a instalação e funcionamento de unidades protocolizadoras no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
VI - coletar e processar informações sobre acervos e serviços arquivísticos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF, atualizando o cadastro de arquivos do DF;
VII - acompanhar o recolhimento e a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
VIII - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 14. À Gerência de Estudos Técnicos e Normativos, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Controle e Monitoramento, compete:
I - realizar análise teórica, técnica e normativa relacionada a gestão de documentos, arquivologia ou assuntos relacionados ao ArPDF;
II - acompanhar e analisar a legislação relacionada a gestão de documentos vigente ou aplicada ao Distrito Federal;
III - opinar sobre a aplicação ou execução de procedimentos de gestão de documentos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
IV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 15. À Gerência de Monitoramento dos Órgãos Setoriais, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Controle e Monitoramento, compete:
I - manter cadastro geral atualizado das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, das unidades protocolizadoras e das unidades de arquivamento dos órgão setoriais que compõem o SIARDF;
II - realizar diagnóstico quantitativo e qualitativo dos acervos documentais e serviços de gestão de documentos prestados pelos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
III - monitorar as ações de gestão de documentos desenvolvidas pelos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
IV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 16. À Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação do Sistema de Arquivos, compete:
I - assessorar a Coordenação do Sistema de Arquivos no âmbito de sua atuação;
II - planejar e promover orientação técnica em gestão de documentos nos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
III - planejar, coordenar, supervisionar e promover capacitação em gestão de documentos nos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
IV - promover eventos de integração e cooperação entre os órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
V - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 17. À Gerência de Capacitação, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica, compete:
I - promover capacitação em gestão de documentos nos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
II - elaborar material didático e pedagógico em gestão de documentos;
III- avaliar a capacitação realizada e promover o seu aperfeiçoamento;
IV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 18. À Gerência de Instrumentos de Gestão de Documentos, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Controle e Monitoramento, compete:
I - elaborar, acompanhar, analisar e atualizar os instrumentos e manuais de gestão de documentos;
II - elaborar, acompanhar e analisar o plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio do SIARDF;
III - manifestar-se sobre a elaboração e atualização de planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim e demais instrumentos de gestão de documentos desenvolvidos pelos órgãos integrantes do SIARDF;
IV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 19. À Gerência de Orientação Técnica, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica, compete:
I - orientar os órgãos setoriais que compõem o SIARDF no desenvolvimento de atividades de gestão de documentos;
II - orientar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSADs quanto à aplicação dos procedimentos de gestão de documentos;
III - orientar a elaboração dos planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
IV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
DA COORDENAÇÃO DE ARQUIVO PERMANENTE
Art. 20. À Coordenação de Arquivo Permanente, unidade orgânica de comando e supervisão, diretamente subordinada ao Superintendente, compete:
I - assessorar o Superintendente no âmbito de sua atuação;
II - planejar, coordenar, supervisionar e implementar a política de arquivos do Distrito Federal, no seu âmbito de atuação;
III - planejar, coordenar e supervisionar a entrada de arquivos permanentes, provenientes dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF, e de arquivos privados;
IV - planejar, coordenar e supervisionar as atividades de tratamento técnico e preservação de arquivos permanentes, sob a guarda do ArPDF;
V - prestar orientação técnica a instituições custodiadoras de arquivos permanentes, em especial aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;
VI - propor e manifestar-se quanto à aquisição de arquivos privados;
VII - apoiar e manifestar-se quanto ao processo de identificação dos arquivos privados para fins de declaração de interesse público e social;
VIII - planejar, coordenar e supervisionar as atividades de pesquisa, difusão e acesso ao acervo arquivístico sob a guarda do ArPDF;
IX - planejar e coordenar as atividades da biblioteca;
X - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 21. À Diretoria de Tratamento e Preservação, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação de Arquivo Permanente, compete:
I - assessorar a Coordenação de Arquivo Permanente no âmbito de sua atuação;
II - planejar e coordenar as atividades de tratamento técnico e preservação de arquivos permanentes recolhidos dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF ou de arquivos privados;
III - apoiar as atividades de pesquisa, acesso e difusão;
IV - supervisionar o gerenciamento dos depósitos de documentos;
V - prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;
VI - planejar, coordenar e supervisionar as ações relacionadas com as atividades de preservação de documentos;
VII - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 22. À Gerência de Tratamento e Preservação de Acervo Digital, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Tratamento e Preservação, compete:
I - assessorar a Diretoria de Tratamento e Preservação no âmbito de sua atuação;
II - executar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, arranjo, descrição e a guarda dos documentos digitais;
III - elaborar instrumentos de pesquisa;
IV - prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;
V - gerenciar o depósito de documentos digitais;
VI - subsidiar e executar procedimentos para a preservação do acervo digital;
VII - desenvolver estudos em acesso, armazenamento e preservação digital;
VIII - apoiar as atividades de consulta e de divulgação;
IX - organizar os documentos digitais e representantes digitais de acordo com as normas e técnicas arquivísticas do CONARQ e legislação correlata;
X - estabelecer padrões, normas e protocolos de processamento, acesso e armazenamento para arquivamento digital;
XI - adotar e manter sistema informatizado de indexação, busca e acesso que possibilite a recuperação e difusão das informações contidas nos documentos digitais e representantes digitais;
XII - adotar procedimentos de segurança da informação;
XIII - executar técnicas de preservação e restauração nos documentos digitais e representantes digitais, de acordo com processos técnicos;
XIV - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 23. À Gerência de Tratamento e Preservação de Acervo Textual e Cartográfico, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Tratamento e Preservação, compete:
I - assessorar a Diretoria de Tratamento e Preservação no âmbito de sua atuação;
II - executar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, arranjo, descrição e a guarda dos documentos textuais e cartográficos;
III - prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;
IV - elaborar instrumentos de pesquisa;
V - apoiar as atividades de consulta e de divulgação;
VI - gerenciar os depósitos de documentos textuais e cartográficos;
VII - executar procedimentos para a preservação de documentos textuais e cartográficos;
VIII - executar ações de conservação preventiva e curativa;
IX - reformatar o acervo com produção de negativos fotográficos, digitalização e microfilmagem de documentos;
X - desenvolver pesquisas nas áreas de entomologia, microbiologia e química, com vistas à conservação de documentos, e de estudos para a produção de materiais especiais com qualidade arquivística, aplicáveis à preservação de acervos documentais;
XI - organizar e realizar atividades de capacitação em preservação;
XII - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 24. À Gerência de Tratamento e Preservação de Acervo Audiovisual, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Tratamento e Preservação, compete:
I - assessorar a Diretoria de Tratamento e Preservação no âmbito de sua atuação;
II - executar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, arranjo, descrição e a guarda dos documentos iconográficos, sonoros, filmográficos e micrográficos;
III - prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;
IV - gerenciar os depósitos de documentos audiovisuais;
V - executar procedimentos para a preservação de documentos audiovisuais;
VI - executar ações de conservação preventiva e curativa;
VII - elaborar instrumentos de pesquisa;
VIII - apoiar as atividades de consulta e de difusão;
IX - reformatar o acervo com produção de negativos fotográficos, digitalização e microfilmagem de documentos;
X - desenvolver pesquisas nas áreas de entomologia, microbiologia e química, com vistas à conservação de documentos, e de estudos para a produção de materiais especiais com qualidade arquivística, aplicáveis à preservação de acervos documentais;
XI - organizar e realizar atividades de capacitação em preservação;
XII - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 25. À Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação de Arquivo Permanente, compete:
I - assessorar a Coordenação de Arquivo Permanente no âmbito de sua atuação;
II - planejar, coordenar e supervisionar as atividades de pesquisa, difusão e acesso ao arquivo permanente sob a custódia do ArPDF e à biblioteca;
III - executar pesquisas auxiliares ao tratamento técnico arquivístico;
IV - supervisionar as visitas ao ArPDF;
V - supervisionar ações de difusão do ArPDF;
VI - fomentar pesquisas para a produção de conhecimento científico sobre a história do Distrito Federal, inclusive por meio de referenciamento de fontes;
VII - desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 26. À Gerência de Difusão, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, compete:
I - assessorar a Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso no âmbito de sua atuação;
II - planejar, coordenar e realizar pesquisas histórico-culturais visando a difusão do acervo;
III - conceber e planejar programa de caráter pedagógico e outras ações de difusão do acervo;
IV - planejar, controlar e executar as atividades de visitação às instalações do ArPDF;
V - executar a programação editorial e supervisionar os trabalhos de preparação de originais, revisão e editoração;
VI - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 27. À Gerência de Atendimento ao Público, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, compete:
I - assessorar a Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso no âmbito dê sua atuação;
II - planejar, coordenar e executar as ações relacionadas com o atendimento ao usuário;
III - produzir e consolidar dados quantitativos e qualitativos relativos ao atendimento ao usuário;
IV - coordenar, controlar e executar as atividades relativas à certificação, transcrição, autenticação e à reprodução de documentos;
V - subsidiar a área de preservação do acervo com informações sobre o estado de conservação dos documentos;
VI - subsidiar as unidades de guarda, descrição e preservação do acervo quanto às necessidades apresentadas pelos usuários;
VII - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
Art. 28. À Gerência de Biblioteca, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, compete:
I - assessorar a Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso no âmbito de sua atuação;
II - produzir e consolidar dados quantitativos e qualitativos relativos ao atendimento ao usuário;
III - planejar, coordenar e executar as ações relacionadas ao acervo bibliográfico e hemerográfico;
IV - promover o tratamento técnico e a gestão da coleção bibliográfica especializada e de obras raras sob sua guarda, zelando por sua preservação;
V - sugerir a atualização da coleção bibliográfica;
VI - incorporar ao acervo bibliográfico exemplares das publicações editadas pelo ArPDF;
VII - elaborar os instrumentos destinados à difusão do acervo bibliográfico;
VIII - apoiar as atividades de consulta e de difusão;
IX - executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.
DAS ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS DE NATUREZA ESPECIAL E EM COMISSÃO
DAS ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS DE NATUREZA ESPECIAL
Art. 29. Ao Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal compete:
I - prestar assessoramento direto ao Secretário de Estado da Casa Civil, Relações Institucionais e Sociais e ao Governador do Distrito Federal;
II - propor diretrizes para as políticas públicas relativas à área de competência do ArPDF;
III - praticar os atos necessários ao pleno exercício das competências descritas no artigo 1º deste Regimento Interno;
IV - dirigir as atividades do ArPDF expedindo orientações e normas, quando necessárias;
V - exercer a articulação política, na sua área de atuação, do Distrito Federal com a sociedade civil, com outros órgãos governamentais ou instituições privadas;
VI - propor e aprovar planos, programas e projetos de acordo com o planejamento estratégico e competências do ArPDF;
VII - aprovar e encaminhar a proposta orçamentária anual do ArPDF;
VIII - exercer atribuições de ordenador de despesas;
IX - solicitar a contratação de pessoal ou serviço técnico especializado, na forma da legislação vigente;
X - celebrar contratos, convênios, acordos e termos de cooperação com entidades públicas e privadas;
XI - propor a nomeação ou exoneração de ocupantes de cargos em comissão, no âmbito do ArPDF;
XII - praticar os atos de gestão relativos a recursos humanos, administração patrimonial e financeira do ArPDF;
XIII - instaurar sindicância e propor processo administrativo disciplinar.
XIV -aplicar penalidades a fornecedores, nos casos previstos na legislação vigente;
XV - delegar competências, dentro dos limites da legislação, especificando a autoridade e os limites dessa delegação para o desenvolvimento dos trabalhos no âmbito do ArPDF;
XVI - determinar a publicação de atos oficiais;
XVII - aprovar os expedientes emitidos pelo órgão e suas unidades;
XVIII - criar grupos ou comissões de trabalho;
XIX - emitir Ordens de Serviço e Instruções Normativas;
XX - praticar os demais atos necessários à consecução das finalidades do ArPDF.
XXI - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas, ou delegadas, no âmbito de suas competências.
Art. 30. Ao Chefe de Gabinete compete:
I - substituir o Superintendente nas suas ausências e impedimentos;
II - prestar assistência direta e imediata ao Superintendente;
III - assessorar o Superintendente em sua representação política, social e administrativa;
IV - supervisionar, orientar, acompanhar e avaliar a execução das atividades do Gabinete;
V - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Art. 31. Aos Assessores Especiais compete:
I - prestar assistência direta e imediata ao chefe da unidade;
II - desenvolver estudos, planos, programas e projetos de interesse da unidade;
III - organizar e preparar agendas da chefia imediata;
IV - produzir, receber, tramitar e organizar informações e documentos, inclusive nos sistemas do GDF;
V - assessorar e assistir o chefe imediato em assuntos de natureza técnica e administrativa;
VI - transmitir, acompanhar e orientar o cumprimento das instruções emanadas dos superiores hierárquicos;
VII - contribuir com a formulação de políticas, diretrizes e ações relacionadas ao planejamento das atividades do ArPDF;
VIII - produzir e consolidar os relatórios de atividades e relatórios de gestão do ArPDF;
IX - monitorar, acompanhar e difundir a execução das ações, planos, programas e projetos do ArPDF e o cumprimento das metas estabelecidas;
X - executar outras atribuições que lhe forem conferidas.
Art. 32. Ao Chefe da Unidade de Administração Geral compete:
I - assistir e assessorar o Superintendente em assuntos relacionados à sua área de atuação, e submeter à sua apreciação atos administrativos e regulamentares;
II - auxiliar o Superintendente na definição de diretrizes e na implementação das ações da respectiva área de competência;
III - coordenar a elaboração do plano anual de trabalho da unidade em consonância com o planejamento estratégico do ArPDF;
IV - submeter ao Superintendente planos, programas, projetos, relatórios referentes a sua área de atuação, acompanhar e avaliar os respectivos resultados;
V - planejar, dirigir, coordenar, acompanhar, avaliar a execução das atividades de suas unidades em programas e projetos estratégicos do ArPDF, que envolvam sua área de atuação;
VI - orientar e supervisionar o planejamento e desenvolvimento de ações voltadas para a qualidade, produtividade e aprimoramento da gestão na sua área de atuação;
VII - promover a articulação e integração, interna e externamente para a implementação de programas e projetos de interesse do ArPDF;
VIII - coordenar a execução de políticas públicas inerentes a sua área de competência;
IX - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Art. 33. Aos Coordenadores compete:
I - assistir e assessorar o Superintendente em assuntos relacionados a sua área de atuação, e submeter à sua apreciação atos administrativos e regulamentares;
II - auxiliar o Superintendente na definição de diretrizes e na implementação das ações da respectiva área de competência;
III - coordenar a elaboração do plano anual de trabalho da unidade em consonância com o planejamento estratégico e orçamentário do ArPDF;
IV - submeter ao Superintendente planos, programas, projetos e relatórios referentes à sua área de atuação;
V - planejar, dirigir, coordenar, acompanhar e avaliar a execução de planos, programas, projetos e atividades de suas unidades;
VI - orientar e supervisionar o planejamento e desenvolvimento de ações voltadas para a qualidade, produtividade e aprimoramento da gestão na sua área de atuação;
VII - promover a articulação e integração, interna e externamente para a implementação de programas e projetos de interesse do ArPDF, no âmbito de sua atuação;
VIII - coordenar a execução de políticas públicas inerentes a sua área de competência;
IX - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Art. 34. Aos Diretores e Chefes de Unidade compete:
I - planejar, dirigir, coordenar, supervisionar o desenvolvimento de planos, programas, projetos e atividades relacionadas à sua área de competência;
II - coordenar o planejamento anual de trabalho da unidade em consonância com os objetivos estratégicos do ArPDF;
III - assistir a chefia imediata em assuntos de sua área de atuação, e submeter os atos administrativos e regulamentares a sua apreciação;
IV - emitir parecer sobre processos e documentos específicos da sua área de atuação;
V - apresentar relatórios periódicos de trabalho com estatísticas, análises e recomendações sobre atividades pertinentes a sua unidade;
VI - propor a racionalização de métodos e processos de trabalho, normas e rotinas, que maximizem os resultados pretendidos;
VII - identificar, registrar e disseminar as experiências de projetos afins com os de responsabilidade da sua área de competência;
VIII - articular ações integradas com outras áreas do ArPDF e demais órgãos;
IX - orientar, coordenar e supervisionar as atividades das unidades que lhes são subordinadas e buscar qualidade e produtividade da equipe;
X - assegurar e estimular a capacitação contínua para o aperfeiçoamento técnico;
XI - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas, no âmbito de suas competências.
Art. 35. Aos Gerentes compete:
I - assistir o superior hierárquico em assuntos de sua área de atuação e submeter os atos administrativos e regulamentares a sua apreciação;
II - orientar a chefia imediata, unidades do ArPDF e outros órgãos no que diz respeito à sua área de atuação;
III - elaborar a programação anual de trabalho da unidade em consonância com o planejamento estratégico do ArPDF;
IV - coordenar e controlar a execução das atividades inerentes a sua área de competência e propor normas e rotinas que maximizem os resultados pretendidos;
V - realizar estudos técnicos que subsidiem o processo de elaboração, implementação, execução, monitoramento e avaliação de seus planos, programas e projetos;
VI - apresentar relatórios periódicos de trabalho com estatísticas, análises e recomendações sobre atividades pertinentes a sua unidade;
VII - orientar e supervisionar o desenvolvimento de ações voltadas para a qualidade e produtividade na sua área de atuação;
VIII - identificar necessidades, promover e propor a capacitação adequada aos conteúdos técnicos e processos no âmbito de sua unidade;
IX - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
Art. 36. Aos Assessores Técnicos compete:
I - assessorar e assistir o chefe imediato em assuntos de natureza técnica e administrativa;
II - desenvolver estudos, planos, programas e projetos de interesse da unidade;
III - opinar sobre matéria de competência da respectiva unidade orgânica;
IV - transmitir, acompanhar e orientar o cumprimento das instruções emanadas dos superiores hierárquicos;
V - organizar e preparar agendas da chefia imediata;
VI - controlar a tramitação de documentos destinados à unidade a que estiver vinculado, bem como gerenciar o respectivo arquivo corrente;
VII - controlar e solicitar materiais de consumo e permanentes para a unidade a que estiver vinculado;
VIII - exercer outras atribuições que lhe forem conferidas ou delegadas.
DAS VINCULAÇÕES E DOS RELACIONAMENTOS
Art. 37. A subordinação hierárquica das unidades orgânicas define-se por sua posição na estrutura administrativa e no enunciado de suas competências.
Art. 38. As unidades se relacionam:
I - entre si, na conformidade dos vínculos hierárquicos e funcionais expressos na estrutura e no enunciado de suas competências;
II - entre si, os órgãos e as entidades do Distrito Federal, em conformidade com as definições e as orientações dos sistemas a que estão subordinadas;
III - entre si, os órgãos e as entidades externos ao Distrito Federal, na pertinência dos assuntos comuns.
Art. 39. Os titulares de cargos em comissão, em seus impedimentos eventuais, terão seus substitutos previamente designados.
Art. 40. Os titulares de cargos em comissão e de cargos de natureza especial devem cumprir as decisões e diligências determinadas pelos órgãos de controle interno e externo, relativas à sua área de atuação;
Art. 41. A programação e a execução das atividades compreendidas nas funções exercidas pelo Arquivo Público do Distrito Federal observarão as normas técnicas e administrativas, a legislação orçamentária e financeira e o ordenamento jurídico.
Art. 42. A atividade de ouvidoria deve ser exercida por servidor efetivo designado conforme o §1º, do artigo 2º, da Lei nº 4.896, de 31 de julho de 2012, sendo de sua competência, no exercício dessa atribuição:
I - facilitar o acesso do cidadão ao serviço de ouvidoria;
II - atender com cortesia e respeito a questão apresentada, afastando-se de qualquer discriminação ou prejulgamento;
III - registrar as manifestações recebidas no sistema informatizado definido pelo órgão superior do Sistema de Gestão de Ouvidoria do Distrito Federal-SIGO/DF;
IV - responder às manifestações recebidas;
V - encaminhar as manifestações recebidas à área competente do órgão ou da entidade em que se encontra, acompanhando a sua apreciação;
VI - participar de atividades que exijam ações conjugadas das unidades integrantes do SIGO/ DF, com vistas ao aprimoramento do exercício das atividades que lhes são comuns;
VII - prestar apoio ao órgão superior na implantação de funcionalidades necessárias ao exercício das atividades de ouvidoria;
VIII - manter atualizadas as informações e as estatísticas referentes às suas atividades;
IX - encaminhar ao órgão central dados consolidados e sistematizados do andamento e do resultado das manifestações recebidas;
X - exercer outras atividades inerentes à sua área de atuação que lhe forem atribuídas.
Art. 43. As dúvidas surgidas na aplicação deste Regimento e os casos omissos devem ser dirimidos pelo Superintendente.
Este texto não substitui o publicado no DODF nº 3 de 04/01/2018 p. 1, col. 1
DODF nº 3, seção 1, 2 e 3 de 04/01/2018